Principper for registrering af elevers fravær fra undervisningen i folkeskolen

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 12. januar 2005

 

 

3.      Principper for registrering af elevers fravær fra undervisningen i folkeskolen

  J.nr. U147/04

 

 

INDSTILLING

 

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

 

at     udvalget tager forvaltningens procedure for skolernes indsendelse af fraværsregistrering i henhold til bekendtgørelsen til efterretning

 

at     udvalget godkender de opstillede principper for registrering af elever med bekymrende fravær fra undervisningen

 

at     udvalget tager forvaltningens forslag til opfølgning på baggrund af de indsendte registreringer for de første 4 måneder i skoleåret 2004/2005 til efterretning

 

 

 

 

RESUME

 

Forvaltningen har udarbejdet nogle midlertidige principper for skolernes registrering af elevernes fravær fra undervisningen gældende for august og september måned 2004. Disse principper er udarbejdet som følge af en bekendtgørelse fra Undervisningsministeriet, der beskriver skoleledelsens ansvar for, at eleverne deltager i undervisningen.

 

Der skal dagligt føres fraværslister, hvor fravær angives som sygdom, fravær med skolelederens tilladelse eller ulovligt fravær. I bekendtgørelsen er det bestemt, at fraværslisterne skal indsendes til de kom­munale skolemyndigheder. Derved bliver det muligt for kommuner og amter at få et bedre grundlag for at varetage deres tilsyn med, at alle børn op­fylder undervisningspligten.

 

Skolerne skal registrere fravær på grund af sygdom, andet fravær og ulovligt fravær som hidtil på klasselister. Desuden har forvaltningen valgt, at skolerne også skal registrere bekymrende fravær. Hvis en elev er fraværende mere end 7 dage i en periode på 20 skoledage eller 15 dage i en periode på 60 skoledage, skal det give anledning til, at skolens ledelse følger op på dette og afgør, om fraværet er be­kymrende. Hvis det er tilfældet, skal der udarbejdes en handleplan.

 

De indsendte registreringer for august og september måned 2004 har vist et meget højt fravær på mange skoler. Forvaltningen har kontaktet en række af disse skoler, og skolerne har oplyst, at registreringen allerede har givet anledning til, at man er blevet opmærksom på manglende procedurer ved indhentning af sedler efter fravær og vil stramme op på dette. Forvaltningen har på den anden side indskærpet over for skolerne, at de skal leve op til bekendtgørelsen og ved ulovligt fravær straks tage kontakt til hjemmet for at afdække årsagen til fraværet.

 

En foreløbig analyse af den indsendte registrering af elevfravær for oktober og november 2004 viser da også et fald i især antallet af ulovlige forsømmelser, men tallene er stadig høje og varierer meget fra skole til skole.

 

Selvom registreringerne fra skolerne for de første fire måneder er forbundet med en vis usikkerhed, da der er tale om en ny opgave for skolerne, finder forvaltningen de høje fraværstal dybt bekymrende. Derfor vil forvaltningen på baggrund af en nøjere analyse af registreringerne igangsætte initiativer, der har til formål at nedbringe elevfraværet på skolerne.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

 

Bekendtgørelsen om elevers fravær fra undervisningen i folkeskolen trådte i kraft den 1. august 2004. Bekendtgørelsen beskriver skoleledelsens ansvar for, at eleverne deltager i undervisningen ved, at der dagligt føres fraværslister, hvor fravær angives som sygdom, fravær med skolelederens tilladelse eller ulovligt fravær.

 

Baggrunden for bekendtgørelsen er, at Folketinget i foråret vedtog, at der skulle fastsættes nærmere regler om elevers fravær fra undervisningen. Dette skete som et led i regeringens målsætning om at sikre, at alle elever får det maksimale faglige og sociale udbytte af undervisningen i folkeskolen.

 

Hensigten med den nye fraværsbekendtgørelse er at give skolerne ensartede retningslinier for re­gistrering af elevens fravær. Samtidig ønsker Undervisningsministeriet, at der på alle skoler bliver øget op­mærksomhed på den enkelte elevs fraværsmønster, så årsagen til elevens fra­vær hurtigst muligt kan afdækkes og afhjælpes.

 

Bekendtgørelsen beskriver, hvorledes skolerne skal forholde sig ved fravær på grund af sygdom, andet fravær samt ulovligt fravær.  Er en elev udeblevet fra undervisningen skal forældrene personligt eller skriftligt oplyse skolen om grunden hertil. Ved sygdom beskriver forældrene således, hvad eleven har fejlet, og hvor længe fraværet har stået på. Ved andet (lovligt) fravær forstås fravær, hvor skolen – på forældrenes forespørgsel - har givet tilladelse til, at eleven holder fri. Typisk vil denne tilladelse blive givet inden fraværet, men i enkelte tilfælde, hvor det drejer sig om en eller to fraværsdage, kan forældrene oplyse om årsagen til fraværet efterfølgende. Vedrørende det ulovlige fravær understreger bekendtgørelsen, at skolen skal forsøge at afdække årsagen til det ulovlige fravær i samarbejde med hjemmet, eventuelt ved inddragelse af Pædagogisk-Psykologisk Rådgivning eller andre. Hvis det ikke har været muligt at skabe den nødvendige dialog med eleven og forældrene, skal skolen inddrage de kommunale skolemyndigheder. H vis skolen får oplysning om, at en elev opholder sig i udlandet, skal skolens leder in­formere kommunen efter de regler, der gælder i loven om børnetilskud og for­skudsvis udbetaling af børnebidrag.

 

I bekendtgørelsen er det bestemt, at fraværslisterne skal indsendes til de kom­munale myndigheder. Derved bliver det muligt for kommuner og amter at få et bedre grundlag for at varetage deres tilsyn med, at alle børn op­fylder undervisningspligten. Det er ikke hensigten, at der skal ske en central re­gistrering af fravær, men at det bliver muligt at følge udviklingen nøje.

 

Det er den enkelte kommune, der fastsætter regler for, i hvilken form registreringen skal ske. Forvaltningen har derfor udsendt et cirkulære til alle folkeskoler, hvori det er beskrevet, at registreringen i første omgang vil ske efter midlertidige principper fastsat af forvaltningen. Disse principperne er opstillet ud fra ønsket om at få et overblik over omfanget af elever­nes fravær samt karakte­ren af samme. Foruden indberetning af antallet af sygedage, andet lovligt fravær og ulovligt fravær fra de enkelte klasser, har forvaltningen også ønsket oplysninger om bekymrende fravær.

 

Bekymrende fravær beskrives som fravær i længere tid eller jævnligt fravær med eller uden grund, der af skolen vurderes at kræve handling. Såvel antallet af dage som mønstret i fraværet må tages i betragtning. Forvaltningen har valgt, at alt fravær over 7 dage i en periode på 20 skoledage eller 15 dage i en periode på 60 skoledage skal give anledning til, at skolens ledelse aktivt tager stilling til, hvorvidt fraværet er be­kymrende. Hvis årsagen til fraværet er kendt (fx langvarig sygdom), eller skolen på anden måde orienteret om fraværet, er der ikke umiddelbart grund til bekymring, og der skal ikke udarbejdes handleplan. Hvis årsagen til fraværet derimod ikke er klarlagt, og skolen skønner, at fraværet er bekymrende højt, skal der udarbejdes en handlingsplan, hvori skolen i samarbejde med relevante samarbejdspartnere beskriver hvilke handlinger, der kan iværksættes for at nedsætte ele­vens fravær, samt hvem der har ansvar for handleplanens gen­nemførelse. Der kan selvfølgelig udarbejdes handleplaner for elever med færre fraværsdage end de angivne, hvis fraværet af anden grund vurderes at være bekymrende. Handleplanerne skal kun indsendes til forvaltningen på given foranledning.

 

Bekendtgørelsen understreger afslutningsvis, at reglerne om underretningspligt over for kommunen efter lov om social service stadig gælder, hvis en elev ud over fraværet fra undervisningen har vanskeligheder i forhold til de daglige omgivelser.

 

Forvaltningen har også skrevet til samtlige dag- og døgninstitutioner under Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og meddelt, at de også er omfattet at bekendtgørelsen og derfor skal indsende fraværsoplysninger. Derimod kan forvaltningen ikke indhente de samme oplysninger fra private skoler og dagbehandlingstilbud. Forvaltningen har spurgt Undervisningsministeriet herom og modtaget svar om, at bekendtgørelsen er udstedt med hjemmel i folkeskoleloven, og at der ikke i loven om frie grundskoler findes mulighed for, at undervisningsministeren kan fastsætte regler om elevers fravær fra undervisningen. De private dagbehandlingstilbud er omfattet af serviceloven, og denne giver ikke retsgrundlag til at indhente oplysninger om registrering af fravær. Svaret fra Undervisningsministeriet vedlægges som bilag.

 

 

Forvaltningen har i første omgang udarbejdet et regneark, som skolerne kan bruge til at indberette elevfraværet, og der er fastsat følgende terminer for indsendelsen af oplysningerne:

 

·        For august og september 2004 indsendes oplysningerne senest 10.11.2004

·        For oktober og november 2004 indsendes oplysningerne senest 15.12.2004

·        For december 2004 og januar 2005 indsendes oplysningerne  senest 15.02.2005

·        For februar og marts 2005 indsendes oplysningerne senest den 15.04.2005

·        For april, maj og juni indsendes oplysningerne senest den 05.07.2005

 

Indberetningerne fra august/september 2004 til de forskellige Børne- og Ungeområder vedlægges som bilag.

 

Forvaltningen har analyseret indberetningerne nærmere og finder, at der på flere skoler er tale om meget høje tal for det ulovlige fravær. Forvaltningen har derfor kontaktet disse skoler efterfølgende for at høre, om der ligger specielle årsager til grund for det høje ulovlige fravær – vel vidende at der må tages forbehold for, at det er første gang, skolerne indsender denne type oplysninger og der kan være forskelle i forståelsen af de opstillede principper. Skolerne forklarer, at det høje fravær dels skyldes elever, der har holdt forlænget sommerferie (august måned) og dels manglende begrundelse på fraværet fra forældrenes side (seddel fra hjemmet). Skolerne påpeger endvidere, at registreringen har givet anledning til, at man er blevet opmærksomme på manglende procedurer ved indhentning af sedler efter fravær og vil stramme op på den lokale procedure omkring ulovligt fravær. Forvaltningen har på den anden side indskærpet over for skolerne, at de skal leve op til bekendtgørelsen og ved ulovligt fravær straks tage kontakt til hjemmet for at afdække årsagen til fraværet.

 

En foreløbig vurdering af de senest indsendte tal for oktober og november 2004 viser da også et mindre fald samlet set i antallet af ulovlige forsømmelser, men både sygefravær og ulovligt fravær er efter forvaltningens opfattelse stadig meget høje.

Selvom der skal tages forbehold for usikkerhed i skolernes opgørelser, hvad angår evt. fejl, fortolkning af de forskellige kategorier samt de interne procedurer på skolerne, finder forvaltningen, at de høje tal giver anledning til dyb bekymring.

 

Derfor vil forvaltningen tage kontakt til skolerne for at sikre, at de indberettede tal er korrekte, og at skolerne udarbejder hensigtsmæssige procedurer ved elevfravær. Desuden vil forvaltningen overfor skolerne understrege, at dialogen om nedbringelse af elevfraværet skal fortsættes lokalt på skolen, fx på møder i Pædagogisk Råd, ved inddragelse af skolebestyrelsen, forældremøder, m.m. Endelig vil forvaltningen forsøge at sammenligne registreringerne fra de københavnske skoler med registreringer fra andre kommuner, for at fastslå om de københavnske tal er særligt høje.

 

Hvad angår det bekymrende fravær, finder forvaltningen ikke, at det er højere end forventeligt og kan konstatere, at der i de fleste tilfælde er udarbejdet handleplaner for, hvordan fraværet kan nedbringes.

 

Omkring den fortsatte procedure for indsendelse af skolernes registreringer til forvaltningen undersøges det for tiden, om det nyudviklede fraværsmodul fra Kommunedatas Elevadministrationssystem kan benyttes til en lignende registrering og om dette modul vil være enklere at anvende for skolerne.

 

Udvalget vil blive orienteret om skolernes indberetninger af fravær for december 2004 og januar 2005 umiddelbart herefter.

 

Forvaltningen vil udarbejde en ny redegørelse til udvalget inden sommerferien 2005.

 

Økonomi

 

Arbejdet med at indsamle, registrere og analysere de indkomne fraværslister fra skolerne er en ny omfattende administrativ opgave for forvaltningen, svarende til ca. ¼ årsværk. Udgiften afholdes indenfor den eksisterende bevilling på konto 3.01.1. Folkeskoler

 

 

Miljøvurdering

 

Sagstypen er ikke omfattet af Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

Høring

 

Ingen bemærkninger

 

BILAG  VEDLAGT

 

·        Bilag 1: Brev fra Undervisningsministeriet om registrering i private skoler og dagbehandlingstilbud

·        Bilag 2: Registrering af elevfravær for august/september og oktober/november måned 2004 med indledende bemærkninger til elevregistreringen

 

 

 

 

                                      Peter Rasmussen   

                                                                                      Lise Poulsen