Uddannelses- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 11. august 2004

 

 

3.      Revisionsprotokollat  13/2003 -  Økonomistyringen af folkeskoler

  J.nr. U130/04

 

 

INDSTILLING

 

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

 

at  det af forvaltningen udarbejdede forslag til besvarelse godkendes

 

at   forvaltningen til december 2004 udarbejder en ajourført redegørelse om forhol-

       dene beskrevet i protokollat nr. 13/2003 om Økonomistyringen af folkeskoler

 

 

 

RESUME

 

Revisionsdirektoratet har den 30. juni 2004 fremsendt revisionsprotokollat nr. 13/2003 om Økonomistyringen af folkeskoler

 

I henhold til revisionsvedtægtens § 12, stk. 4 skal revisionsprotokollater besvares af pågældende udvalg snarest muligt og senest 4 uger efter modtagelsen. Revisionsdirektoratet har givet udsættelse med besvarelsen med henvisning til sommerperioden.

 

Revisionsprotokollatet peger med hensyn til den centrale økonomistyring af folkeskoler på forhold vedrørende 1) fastsættelse af vision, målsætninger, mål og resultatkrav, 2) budgetlægning, 3) styringen i årets løb, 4) regnskabsaflæggelse, 5) vurdering af målopfyldelse og evaluering. Med hensyn til den decentrale økonomistyring  på skolerne fremhæves forhold vedrørende 6) fastsættelse af vision, målsætninger, mål og resultatkrav, 7) budgetlægning, 8) styringen i årets løb, 9) regnskabsaflæggelse, 10) vurdering af målopfyldelsen og evaluering og 11) nye udfordringer for skolernes økonomistyring.

 

Afslutningsvis omtaler protokollatet kort det pædagogiske tilsyn.

 

Der er på det grundlag udarbejdet forslag til besvarelse af bemærkningerne i protokollatet.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

 

Baggrund

I revisionsprotokollat nr. 13/2003 om økonomistyring af folkeskoler har Revisionsdirektoratet peget på følgende forhold:

 

V. Forvaltningens centrale økonomistyring på folkeskolerne

1. Fastsættelse af vision, målsætninger, mål og resultatkrav

Det er Revisionsdirektoratets holdning, at der er for mange og for omfattende målsætninger i Målsætning 2000 til, at de kan bruges til målstyring.

Revisionsdirektoratet er af den opfattelse, at mange af målsætningerne mere har karakter af at være henstillinger og hensigtserklæringer, der gør dem ikke-operationelle og vanskelige at efterprøve opfyldelsen af.  Målsætningerne virker ikke til at have styringsrelevans til brug for regulering af ressourceforbrug, hverken for forvaltningen eller den enkelte folkeskole.


2. Budgetlægning

Det er Revisionsdirektoratets opfattelse, at budgetprocessen i forbindelse med folkeskolerne overordnet set er baseret på et sagligt og hensigtsmæssigt grundlag under hensyn til den usikkerhed, der naturligt er forbundet med et så stort antal (65) institutioner.

Revisionsdirektoratet noterer med tilfredshed, at 70 % af alle skoler finder, at forvaltningens udsendte budgetmateriale er meget forståeligt eller forståeligt.

Revisionsdirektoratet giver udtryk for, at forvaltningen bør overveje, hvordan antallet af skoler, der finder de udmeldte budget mindre forståeligt, kan mindskes.

Revisionsdirektoratet ser forsøget med lønsumsstyring som et nyttigt initiativ, der er med til at øge fokus på de lokale behov og ønsker i relation til omkostningerne.

Revisionsdirektoratet konstaterer, at decentraliseringen af de økonomiske beslutninger skaber behov for tilegnelse af nye kompetencer på folkeskolerne i relation til anvendelse af økonomiske redskaber.

3. Styringen i årets løb

Revisionsdirektoratet er af den opfattelse, at styringen i årets løb sikres på en tilfredsstillende måde i form af løbende registreringer af informationer, der gør det muligt at følge den samlede bevilling, samt administration af skolernes timeforbrug.
Revisionsdirektoratet bemærker, at informationernes styringsrelevans primært går på budgetlægningen, og at der ikke indhentes information om den enkelte skoles forbrug.

4. Regnskabsaflæggelse

Revisionsdirektoratet finder, at organiseringen af regnskabsaflæggelsen er hensigtsmæssig.

Revisionsdirektoratet bemærker med tilfredshed, at 66 % af skolerne finder, at forvaltningens retningslinier og vejledninger til regnskabsaflæggelsen er meget forståelig eller forståelig.

Revisionsdirektoratet giver udtryk for, at forvaltningen bør overveje, hvordan antallet af skoler, der ikke finder at forvaltningens materiale til regnskabsaflæggelsen forståelig, kan mindskes.

5. Vurdering af målopfyldelse og evaluering

Revisionsdirektoratet er af den opfattelse, at forvaltningen har vanskeligheder med at evaluere de mange hoved- og delmål i Målsætning 2000.

Revisionsdirektoratet henstiller til, at forvaltningen arbejder videre med at fastsætte  vision, målsætninger, mål og resultatkrav med henblik på at foretage en operationel afrapportering af styringsrelevante forudsætninger.


VI Den decentrale økonomistyring på folkeskolerne

6. Fastsættelse af vision, målsætninger, mål og resultatkrav

Revisionsdirektoratet er af den opfattelse, at folkeskolerne bør sætte større fokus på de økonomiske aspekter i formuleringen af visioner, målsætninger, mål og resultater.

Revisionsdirektoratet er af den anskuelse, at inddragelse af økonomiske aspekter i målhierarkiet også kunne bidrage til at udforme de pædagogiske målsætninger på en ny og anderledes måde.

Revisionsdirektoratet er overbevist om, at mere konkrete mål og resultatkrav vil sikre større fokusering på  folkeskolens ydelse. I den forbindelse mener Revisionsdirektoratet, at den enkelte skole bør overveje, hvordan den på forhånd kan opstille kriterier og målemetoder for at vurdere målopfyldelsen ved en senere evaluering.

Revisionsdirektoratet tilføjer, at det mener, at arbejdet med at opstille kriterier  vil give et bedre grundlag for en dialog om ydelsens indhold.

Endelig finder Revisionsdirektoratet, at en højere grad af sammenhæng mellem de pædagogiske målsætninger og ressourcestyring skaber mere synlighed om folkeskolernes økonomiske prioritering.

7. Budgetlægning

Revisionsdirektoratet er af den opfattelse, at skolernes handlefrihed i budgetprocessen er begrænset af de mange faste udgifter i driftsbudgettet.

Revisionsdirektoratet er af den opfattelse, at skolerne i højere grad bør arbejde på at forbinde målsætninger og ressourcestyring for at øge fokus på, hvordan og hvornår ressourcerne anvendes bedst til at opnå målene.

8. Styringen i årets løb

Revisionsdirektoratet finder det beklageligt, at næsten halvdelen af skolerne ikke foretager månedlige budgetopfølgninger og henstiller, at skolerne sætter større fokus på at styrke den samlede økonomistyring ved at lave månedsopdelte budgetter og efterfølgende regnskabsopfølgning.

Revisionsdirektoratet finder, at det er uheldigt ud fra styringshensyn, at op mod en femtedel af skolerne ikke følger op på mål og resultatkrav i årets løb.

 

Revisionsdirektoratet påpeger, at skolerne bruger unødige ressourcer til regnskabsopgaver uden for KØR og finder, at der bør iværksættes kompetencetiltag til at imødegå dette.

9. Regnskabsaflæggelse

Revisionsdirektoratet er af den opfattelse, at regnskabsaflæggelsen på de enkelte folkeskoler overordnet set er baseret på et sagligt og hensigtsmæssigt grundlag.

10. Vurdering af målopfyldelsen og evaluering

Revisionsdirektoratet anbefaler, at alle skoler årligt foretager en dokumenteret opfølgning af målopfyldelse.

Revisionsdirektoratet har den opfattelse, at skolerne vil have fordel af at formalisere og systematisere erfaringsudveksling og videndeling i forhold til økonomistyring.

11. Nye udfordringer for skolernes økonomistyring

Revisionsdirektoratet vurderer,  at der er tre årsager til, at et flertal af skolerne (35) ikke føler sig rustet godt nok til at tage nye udfordringer op inden for økonomistyring:

·        mangelfuld information om lønsumsstyringen

·        skolernes vidensniveau

·        utilstrækkelige ledelsesmæssige og administrative ressourcer

 

 

VII Pædagogiske tilsyn

Revisionsdirektoratet har ikke bemærkninger til forvaltningens pædagogiske tilsyn med folkeskolerne og med skolebestyrelsernes tilsyn med skolernes kvalitet.

 

 
Forslag til Uddannelses- og Ungdomsudvalgets besvarelse til Revisionsdirektoratet:

 

Forvaltningen foreslår, at Uddannelses- og Ungdomsudvalget afgiver følgende svar på Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 13/2003 om Økonomistyringen af  folkeskoler:

 

"Generelt

 

Det bemærkes indledningsvis, at der i december 2004 udarbejdes en ajourført redegørelse om de forhold, der er behandlet i ovenstående revisionsprotokollat.

 

Nedenfor følger forvaltningens kommentarer til de ovenfor fremhævede forhold i revisionsprotokollatet om økonomistyringen af folkeskoler:

 

V. Forvaltningens centrale økonomistyring på folkeskolerne

Ad 1.)  Fastsættelse af vision, målsætninger, mål og resultatkrav

Forvaltningen er enig med Revisionsdirektoratet i, at Målsætning 2000 er for omfattende til økonomisk målstyring. Det har ikke været hensigten med Målsætning 2000, at den skulle anvendes til økonomistyring. 

Målsætning 2000 udmønter i København en særlig indsats for folkeskolen, som er blevet til i et samvirke mellem forældre, lærere, organisationer, forvaltning og politikere. Målsætning 2000 er en beskrivelse af, hvad folkeskolens interessenter vil med folkeskolen i København. Det særlige indsats fokuserer på alle folkeskolens styringsparametre og ikke alene på økonomi.

 

Forvaltningen vil videreføre projekt Mål og Resultatstyring.

 

Forvaltningen har ikke yderligere bemærkninger

 

Ad 2.) Budgetlægning

Forvaltningen er enig i Revisionsdirektoratets konstatering af behovet for, at folkeskolerne tilegner sig nye kompetencer med hensyn til anvendelse af økonomiske redskaber i relation til decentraliseringen med lønsumsstyring.

Forvaltningen vil opfordre skolerne til at målrette en del af indsatsen til efteruddannelse herpå og vil selv målrette et udbud af kurser hertil.
 
Forvaltningen vil i op til budgetudmeldingen til 2005 inddrage repræsentanter for skolerne i at udrede, hvordan flere skoler kan komme til  at forstå forvaltningens materiale om budgetlægning bedre.  

Forvaltningen har ikke yderligere bemærkninger.

Ad 3.) Styringen i årets løb

Forvaltningen har ingen bemærkninger

Ad 4.) Regnskabsaflæggelse

Forvaltningen vil forud for indkaldelsen af folkeskolernes bidrag til regnskab 2004 bede repræsentanter for skolerne om sammen med forvaltningen at udrede, hvordan flere skoler kan komme til at forstå det udsendte regnskabsmateriale bedre.

Forvaltningen har ikke yderligere bemærkninger.

 

 

 

Ad 5.) Vurdering af målopfyldelse og evaluering

Forvaltningen er ikke enig i Revisionsdirektoratets opfattelse af, at der er vanskeligheder med at evaluere hoved- og delmål i "Målsætning 2000" på den måde, som den særlige indsats har været lagt op, og forvaltningen kan i den forbindelse oplyse, at hoved- og delmål i "Målsætning 2000" successivt er blevet evalueret. 

 

På uddannelses- og Ungdomsudvalgets møde den 11. september 2002 blev indstilling (U143/02) om indsatsområder for folkeskolerne – Evaluering og status 2002 forelagt.

 

På mødet den 11. september 2002  blev forelagt en rapport om "Evaluering og status 2002" om indsatsområder for folkeskoler i København, og rapporten tog udgangspunkt i de skolepolitiske målsætninger "Målsætning 2000". Udvalget tiltrådte forvaltningens indstilling  

 

Endvidere blev der på udvalgets møde den 6. november 2002 forelagt en indstilling nr. J U159/ 02 om status på skolernes udviklingsplaner forelagt, og til indstillingen var vedlagt en rapport om skolernes udviklingsplaner for 2002 – 2006.

 

Denne rapport tog igen udgangspunkt i de skolepolitiske målsætninger "Målsætning 2000", og udvalget tiltrådte forvaltningens indstilling. 

Forvaltningen arbejder derudover videre med det økonomisk relevante målstyringshierarki i de årlige budgetforslag og i projektet Mål og Resultatstyring.

 

Forvaltningen har ikke yderligere bemærkninger.


VI Den decentrale økonomistyring på folkeskolerne

Ad 6.) Fastsættelse af vision, målsætninger, mål og resultatkrav

Forvaltningen er i princippet enig med Revisionsdirektoratet i, at folkeskolerne i relation til den øgede decentralisering og lønsumsstyring bør have fokus på alle aspekter af det økonomiske målstyringshierarki.

 

Forvaltningen vil opfordre skolerne til at fokusere på det økonomiske målstyringshierarki og støtte en indsats for bedre økonomistyring med kursusvirksomhed for skolernes ledere og medarbejdere.

 

Forvaltningen har ikke yderligere bemærkninger.

Ad 7.) Budgetlægning

Forvaltningen er enig med Revisionsdirektoratets opfattelse, at skolernes handlefrihed i budgetprocessen er begrænset af mange faste driftsudgifter.

Forvaltningen vil opfordre skolerne til i højere grad at arbejde på at forbinde målsætninger med ressourcestyring for at udnytte ressourcerne bedst muligt.

 

Forvaltningen har ikke yderligere bemærkninger.

Ad 8.) Styringen i årets løb

Forvaltningen vil kraftigt opfordre de skoler, som ikke følger op på mål og resultatkrav i årets løb, til at indføre den rutine.

Forvaltningen vil endvidere i konkrete tilfælde påpege det for skolen, når den bruger unødige ressourcer til regnskabsopgaver uden for KØR.

 

Forvaltningen vil i sammenhæng med lønsumsstyringens indførelse opfordre til, at skolerne indfører månedopdelte budgetter og efterfølgende regnskabsopfølgning.

Forvaltningen har ikke yderligere bemærkninger.

Ad 9.) Regnskabsaflæggelse

Forvaltningen har ingen bemærkninger.

Ad 10.) Vurdering af målopfyldelsen og evaluering

Forvaltningen er enig med Revisionsdirektoratet i, at skolerne har fordel af at formalisere og systematisere erfaringsudveksling og videndeling i forhold til økonomistyring.

Forvaltningen vil i efteråret 2004 oprette et lukket projektrum på KKnet for folkeskolerne om økonomistyring.

 

Forvaltningen vil opfordre skolerne til at dokumentere deres målopfyldelelse ved skoleårets udgang.

Forvaltningen har ikke yderligere bemærkninger.

Ad 11) Nye udfordringer for skolernes økonomistyring

Forvaltningen er enig med Revisionsdirektoratets vurdering, at folkeskolerne ikke har været tilstrækkeligt rustet til at tage nye udfordringer med hensyn til økonomistyring op.

 

Forvaltningen arbejder derfor på at udmønte en ny ledelsesstruktur på folkeskolerne, hvor en administrativ leder indgår i et ledelsesteam sammen med skolens leder og afdelingsledere.

 

Forvaltningen vil i efteråret 2004 arbejde med at forbedre informationen om lønsumsstyring og forbedre vidensniveauet om økonomistyring ved at etablere det tidligere omtalte lukkede projektrum på KKnet om økonomistyring.


VII Pædagogiske tilsyn

Forvaltningen fører tilsyn med, at folkeskolerne lever op til de mål og rammer for virksomheden, som Borgerrepræsentationen har fastlagt med udgangspunkt i lovgivningen.

 

Skolerne er pålagt et selvstændigt ansvar for undervisningens kvalitet og for den pædagogiske udvikling. Alle folkeskoler i København udarbejder en 4-årig udviklingsplan med opfølgning en gang årligt.

 

Forvaltningen gennemfører et årligt tilsynsbesøg på hver enkelt skole, hvor skolen og forvaltningen drøfter aktiviteterne på grundlag af skolens oplysninger, og forvaltningen rådgiver og vejleder om, hvordan skolen kan følge op på udviklingsplanen.

 

Tilsynet indebærer endvidere, at forvaltningen påser, at alle undervisningspligtige børn i kommunen er optaget i en kommunal folkeskole eller opfylder undervisningspligten på anden måde.

Forvaltningen har ikke yderligere bemærkninger"

 

Økonomi

 

Ingen yderligere bemærkninger

 

 

Miljøvurdering

-
 

Høring

 

Ingen bemærkninger

 

 

 

BILAG VEDLAGT

 

·        Revisionsprotokollat nr. 13/2003 om Økonomistyringen af folkeskoler

 

 

Peter Rasmussen

 

                                                                                       Søren Stahl Nielsen