Høring om indførelse af et omkostningsbaseret Budget- og Regnskabssystem i Københavns Kommune

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 10. september 2003

 

 

6.      Høring om indførelse af et omkostningsbaseret Budget- og Regnskabssystem i Københavns Kommune

  J.nr. U158/03

 

 

INDSTILLING

 

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

 

at     udvalget godkender forslag til høringssvar til Økonomiudvalget om indførelse af et omkostningsbaseret budget- og regnskabssystem

 

 

RESUME

 

Staten har besluttet, at kommunerne med virkning fra 1. januar 2004 skal udarbejde  omkostningsbaseret regnskab.

 

Med Notat af 19. august 2003 har Økonomiforvaltningen sendt en indstilling til Økonomiudvalget om indførelse af et omkostningsbaseret budget- og regnskabssystem i Københavns Kommune til høring i Uddannelses- og Ungdomsudvalget jf. bilag 1.

 

Indstillingen indeholder blandt andet, at Københavns Kommune udarbejder en åbningsbalance pr. 1. januar 2004 og udarbejder et omkostningsbaseret regnskab for 2004 efter en ny regnskabspraksis.

 

Udarbejdelse af en åbningsbalance indebærer et omfattende ekstra administrativt  arbejde på skoler og institutioner under Uddannelses- og Ungdomsudvalget i efteråret 2003.

 

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller, at Uddannelses- og Ungdomsudvalget tager til efterretning, at der skal udarbejdes åbningsstatus, men indstiller, at der gives tilsagn om kompensation for merudgifterne.

 

Dette omfatter såvel udgifter til udarbejdelse af åbningsstatus som merarbejdet med den løbende registrering og udarbejdelse af to regnskaber.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

 

Indenrigs- og Sundhedsministeren har besluttet, at kommunerne skal udarbejde et omkostningsbaseret regnskab fra 1. januar 2004. Beslutningen forudsætter opstilling af en åbningsbalance pr. 1. januar 2004, som skal foreligge revideret senest den 30. september 2004.

 

Beslutningen om, at staten, amter og kommuner skal aflægge omkostningsbaserede regnskaber og på sigt overgå til omkostningsbaserede budgetter og bevillinger, skal ses i forlængelse af initiativer med at udsætte den offentlige serviceproduktion for konkurrence fra private.

 

Indførelsen af det omkostningsbaserede regnskab ændrer ikke umiddelbart ved de nuværende bevillingsregler i det udgiftsbaserede regnskab, men de nye regler om omkostningsbaserede regnskaber vil indgå som et supplement til de bestående regler.

 

Det omkostningsbaserede regnskabssystem er ikke nyt for Københavns Kommune, idet Københavns Energi siden 2001 har aflagt et omkostningsbaseret regnskab efter næsten den samme regnskabspraksis, og mange selvejende institutioner aflægger i dag regnskaber efter omkostningsprincippet.

 

Økonomiforvaltningen har i samarbejde med Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, Bygge- og Teknikforvaltningen og Revisionen gennemført  pilotforløb på to plejehjem og i Brandvæsnet.

 

På den baggrund er der udarbejdet en foreløbig regnskabspraksis for Københavns Kommunes registrering, værdisætning og afskrivninger af aktiver.

 

Økonomiforvaltningen anfører i udvalgsindstillingen til Økonomiudvalget, at omkostninger i forbindelse med implementeringen af det omkostningsbaserede regnskabssystem som udgangspunkt skal holdes inden for forvaltningernes administrative ramme.

 

Der skal gennemføres registrering og regnskabsføring af enkelte aktiver eller en flerhed af samme aktiver, som forventes udskiftet samtidig, når værdien samlet overstiger 50.000 kr., f. eks. computere til undervisning. Dette arbejde kan som udgangspunkt alene foretages decentralt.

 

Det skønnes ud fra pilotforløbet at tage gennemsnitlig 20 minutter at vurdere, hvorvidt et givet aktiv skal registreres og efterfølgende at gennemføre registreringen.

 

Staten har tilkendegivet, at omkostninger til omstilling vil indgå i forhandlingerne om kommunernes økonomi (DUT-forhandlingerne) i budget 2005.

 

Om forskellen mellem det nuværende og det omkostningsbaserede regnskabssystem kan oplyses:

 

 

Det udgiftsbaserede regnskabssystem (nuværende regler)

 

I det nuværende udgiftsbaserede regnskabssystem påvirkes årets regnskabsresultat øjeblikkeligt med den fulde udgift til køb af det pågældende aktiv uanset dette  aktivs "levetid".

 

Det betyder, at enhver anskaffelse - også anskaffelser, som forventes at være i brug i mange år som for eksempel bygninger - i regnskabet fremstår som en udgift i året i stedet for som en investering.

 

Fordelen ved at anvende det udgiftsbaserede regnskabssystem er, at der ikke opstår regnskabsmæssige aktiver med den deraf følgende usikkerhed om regnskabets værdiansættelser.

 

Ulempen er, at regnskabet øjeblikkeligt belastes med den fulde udgift til køb af aktivet uanset, at det er anskaffet med det formål, at anvendelsen sker over flere regnskabsår, og dermed kan det udgiftsbaserede regnskab komme til at skygge for den reelle omkostning ved at holde aktivet. Derved kan der for eksempel ophobes en "vedligeholdelsesgæld", som er usynlig i regnskabet. 

 

 

Det omkostningsbaserede regnskabssystem (nye regler – supplement til bestående regler)

 

I det omkostningsbaserede regnskabssystem fordeles den samlede investering over den tid, hvor aktivet forventes at være i brug.

 

Det omkostningsbaserede regnskabssystem er påbudt i loven om årsregnskaber, som gælder for private virksomheder.

 

Ved at anvende det omkostningsbaserede regnskabssystem inden for den offentlige sektor bringes den stats-, amtslige og kommunale regnskabspraksis i overensstemmelse med de regler, der gælder for private virksomheder og selskaber.

 

Fordelen ved at overgå til det omkostningsbaserede regnskabssystem er, at anskaffelser af aktiver via afskrivninger over den forventede levetid belaster det fremtidige regnskab i takt med udnyttelsen af aktivet, og dermed er der tilvejebragt en "tidstro" sammenhæng mellem udgiften i regnskabet og brugen af anskaffelsen.

 

Ulempen ved  det omkostningsbaserede regnskab  kan vise sig, hvis aktivets forventede levetid ikke holder således, at uforudsete afskrivninger presser sig ind i regnskabet og medfører underskud på regnskabet eller fremtvinger uønskede servicereduktioner.

 

Økonomiforvaltningen fremhæver følgende forventninger til anvendelsen af et omkostningsbaseret regnskabssystem:

 

·        Øget fokus på omkostninger

 

·        Højere økonomisk informationsniveau

 

·        Bedre styring af kommunens aktiver

 

·        Bedre grundlag for priskalkulationer

 

·        Langsigtede forpligtelser

 

·        Periodisering af store investeringsprojekter

 

·        Likviditetsmæssig virkning

 

 

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen deler principielt Økonomiforvaltningens forventninger til et omkostningsbaseret regnskabssystem.

 

Økonomiforvaltningens organisering af projektet

 

Der er etableret følgende projektorganisation:

 

A. En central styregruppe med direktørerne fra de 7 forvaltninger.

 

B. En central referencegruppe med økonomidirektørerne og kontorcheferne fra de  kontorer, hvor forvaltningsprojekterne er placeret.

 

C. En central koordinationsgruppe med 2 repræsentanter fra hver forvaltning, samt en projektleder og KØR - repræsentant fra Økonomiforvaltningen.

 

D. Forvaltningsstyregruppe med relevante personer, der kan sikre de nødvendige ressourcer.

 

 

 

 

 

E. Forvaltningsprojekterne med det formål at sikre indsamling af nødvendige data m.m.

 

F. Undervisningsgruppe bestående af repræsentanter fra pilotprojekterne, jf. ovenfor

 

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen er repræsenteret i  alle grupper undtagen gruppe F.

 

I Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen er projektet  forankret i Økonomiområdet,  jf. pkt. B.

 

Tids- og aktivitetsplan for projektet.

 

Økonomiforvaltningen arbejder med følgende "udrulningsplan" for projektet:

 

Tidspunkter:		Aktivitet / resultat:
2003
Juni 2003		Projektorganisationen tilrettelægges
August		Endelig projektbeskrivelse og organisering fastlægges
August til september		Metode til indsamling af data udarbejdes
November		Data færdigbearbejdes til indtastning
December		Indtastning af data om aktiver
December		Uddannelsesmodul 2: Vedligeholdelse af aktiver Åbningsbalance for kommunens samlede aktiver Foreligger
2004
Januar til maj		Passivsiden (gæld og forpligtelser) etableres
Juni		Fuldstændig åbningsbalance klar med tilhørende regnskabspraksis og vejledninger

 

 

 

 

Forvaltningens forslag til høringssvar

 

Forvaltningen foreslår, at Uddannelses- og Ungdomsudvalget svarer Økonomiudvalget således:

 

"I Notat af 19. august 2003 har Økonomiudvalget bedt om Uddannelses- og Ungdomsudvalgets bemærkninger til indstilling og tidsplan for indførelse af det omkostningsbaserede budget- og regnskabssystem i Københavns Kommunes forvaltninger.

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalget ser frem til, at det nuværende regnskab suppleres med yderligere oplysninger, der kan forbedre informationsniveauet.

 

Imidlertid skal en del af arbejdet med etablering af åbningsbalance udføres på skoler og institutioner.

 

Skoler og institutioner er samtidig pålagt arbejdsopgaver i forbindelse med decentralisering herunder lønsumsstyring.

 

Udvalget forudser, at det forberedende arbejde med at registrere aktiver på skoler og institutioner under udvalget, som er en nødvendig forudsætning for at indføre det omkostningsbaserede regnskabssystem, vil blive en stor administrativ belastning for de pågældende skoler og institutioner.

 

Udvalget vurderer, at forberedelserne til indførelsen af det omkostningsbaserede regnskabssystem vil komme til midlertidigt at fortrænge nogle af prioriteringerne på skoler og institutioner, herunder arbejdet med at decentralisere lønsummer. 

 

Det vil derfor være vanskeligt at pålægge skoler og institutioner denne ekstraopgave uden kompensation.

 

Det vurderes, at de samlede merudgifter ved udarbejdelse af åbningsstatus for Uddannelses- og Ungdomsudvalget udgør ca. 2 mio. kr. fordelt på 2003 og 2004.

 

Indførelse af omkostningsbaserede regnskaber vil give ekstraarbejde, da der udover omkostningsregnskaber stadig skal laves udgiftsbaserede regnskaber. De ekstra registreringer der skal foretages på skoler og institutioner, og udarbejdelse af to regnskaber vurderes at give ekstraarbejde svarende til ca. 0,5 mio. kr. årligt.

 

Udvalget anbefaler på den baggrund, at der gives tilsagn om kompensation for merudgifterne.

 

Udvalget er indforstået med, at kompensationen først udløses i 2004, når der opnås DUT-kompensation fra staten."

 

 

Økonomi

 

Der vil være merudgifter til oprettelse af åbningsbalance. Omfanget kan anslås til 0,3 mio. kr. i 2003 og 1,8 mio. kr. i 2004 på grundlag af erfaringerne fra pilotforløbene overført til udvalgets område.

 

Merudgiften ved det daglige arbejde forventes at svare til ca. 0,5 mio. kr.

 

 

Miljøvurdering

 

Forslaget har ingen væsentlige miljømæssige konsekvenser.

 

 

Høring

 

Ingen bemærkninger

 

 

BILAG VEDLAGT

 

·        Notat af 19. august 2003 fra Økonomiforvaltningen om udarbejdelse af åbningsbalance og overgang til omkostningsbaseret regnskab med bilag

 

 

 

                                   Peter Rasmussen

                                                                                       Søren Stahl Nielsen