Høring over forslag om oprettelse af en central ejendomsenhed

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 8. november 2000

9. Høring over forslag om oprettelse af en central ejendomsenhed

UUU 321/2000 J.nr. U178/00

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

Økonomiforvaltningen har med brev af 17. oktober 2000 fremsendt indstilling af 16. oktober 2000 til Økonomiudvalget samt rapport af 17. oktober 2000 vedrørende principper for oprettelse af en ejendomsenhed med anmodning om en udtalelse i samtlige udvalg og forsøgsbydele. Høringsfristen er fastsat til 2. november 2000, men Økonomiforvaltningen har i brev af 19. oktober 2000 udsat høringsfristen til den 10. november d.å.

Efter Økonomiforvaltningens indstilling er det hensigten, at der skal træffes principbeslutning om etablering af en central kommunal ejendomsenhed, idet der i 2001 afsættes budgetmidler til konsulentbistand, ansættelse af ledelse m.v., ligesom der skal skabes klarhed om de budgetmæssige konsekvenser og den organisatoriske placering af ejendomsenheden. Det fremgår videre, at ejendomsenheden planlægges i perioden frem til 1. januar 2002, hvorefter enheden træder i funktion.

Forvaltningen indstiller, at udvalget anbefaler, at der ikke på det foreliggende grundlag oprettes en central ejendomsenhed.

Forvaltningen peger alternativt på, at udvalget giver udtryk for betænkeligheder ved dele af forslaget.

Af Økonomiforvaltningens brev af 17. oktober 2000 fremgår, at Økonomiudvalget i mødet den 16. maj 2000 anmodede Økonomiforvaltningen om at udarbejde forslag om etablering af en ejendomsenhed gennem belysning af flere modeller.

Baggrunden for forslaget har været rapporten "Bedre styring af ejendomsområdet", som er udarbejdet på baggrund af en redegørelse om kommunens samlede anlægs- og vedligeholdelsesudgifter, der viste et behov for en mere tværgående prioritering og effektivisering af vedligeholdelse af kommunens ejendomme.

Økonomiforvaltningen har i rapport af 17. oktober 2000 "Grundprincipper for etablering af en ejendomsenhed i Københavns Kommune" redegjort nærmere for forslaget, herunder forskellige modeller.

De opstillede modeller for ejendomsenheden tager udgangspunkt i dels en variation i omfanget af opgaveporteføljen og dels i de økonomiske vilkår:

• Opgaveporteføljen kan være enten afgrænset til f.eks. køb, salg, leje, administration og vedligeholdelse eller bredere, dvs. også omfatte drifts- og serviceopgaver samt anlægsopgaver.
• De økonomiske vilkår omhandler den bevillingsmæssige kompetence m.v., mulighed for optagelse af interne lån, deponering og huslejebetaling.

Økonomiforvaltningen anbefaler den bredt definerede ejendomsenhed at sikre en professionalisering af området og en klarhed over ansvarsfordelingen, idet man samtidig peger på fordelene ved stordrift og tværgående prioritering, når det gælder anlægsopgaver og bygningernes udvendige vedligeholdelse.

På Uddannelses- og Ungdomsudvalgets ressortområde betyder det, at samtlige skole- og institutionsbygninger m.v. - men med undtagelse af selvejende institutioner som ejes af 3. part - henføres til ejendomsenheden, dvs. at køb/salg/lejemål, anlægsopgaver og udvendig vedligeholdelse varetages af ejendomsenheden. Drifts- og serviceopgaver (f.eks. indvendig vedligeholdelse, rengøring m.v.) forbliver under fagudvalget. Den nuværende model for selvforvaltning/decentralisering på skole og institutioner kan tilsyneladende videreføres, men muligheden for en udbygning af selvforvaltningen på det bygningsmæssige område vil være begrænset.

Økonomiforvaltningen foreslår, at ejendomsenheden etableres som en indtægtsdækket kontraktstyret enhed, som gives vilkår som tilsvarende private operatører, således at enheden på længere sigt - efter en 3-årig periode - kan overvejes konkurrenceudsat. Ejendomsenheden skal underlægges økonomiske principper svarende til forsyningsvirksomhederne, dvs. at der skal være økonomisk balance over en årrække. Der åbnes endvidere mulighed for, at ejendomsenheden kan optage interne lån og henlægge midler til anlæg m.v. Gældende deponeringsregler forudsættes videreført på kort sigt. Der skal udarbejdes en virksomhedskontrakt samt opstilles et afkastkrav.

Inden for anlægsområdet anbefales, at alle anlægsbevillinger henlægges til ejendomsenheden, som udarbejder en overordnet investeringsplan, hvorved der skabes mulighed for en tværgående prioritering. Den samlede investeringsplan og de enkelte anlægsbevillinger omhandlende konkrete projekter forelægges Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen efter forudgående forhandling og høring i fagudvalgene. Tilsvarende gælder den udvendige bygningsvedligeholdelse.

Det anbefales videre, at der udlægges huslejemidler og midler til indvendig vedligeholdelse og drifts- og serviceopgaver til fagudvalgene, som stilles frit for så vidt angår valg af leverandør til udførelse af de sidstnævnte opgaver. Fagudvalgene kompenseres fuldtud for huslejebetalingen i udgangssituationen. Der opereres med en lejer-/udlejermodel efter gældende principper herunder byrdefordelingen mellem lejer og udlejer. Lejefastsættelsen sker på baggrund af markedslejen eller ejendomsvurderingen.

I forbindelse med etableringen af ejendomsenheden opgøres det samlede vedligeholdelsesefterslæb med henblik på opstilling af en finansieringsplan.

På Uddannelses- og Ungdomsudvalgets ressortområde indebærer den økonomiske model, at anlægsrammen til udbygning og modernisering af skoler og institutioner samt bevillingsramme til udvendig vedligeholdelse overføres til ejendomsenheden. Udvalget får tildelt bevilling til husleje, indvendig vedligeholdelse og midler til drifts- og serviceopgaver (f.eks. rengøring m.v.).

Med forslaget om etablering af en ejendomsenhed er det forudsat, at ansvaret for udarbejdelse af udviklingsplaner og sektorplaner på baggrund af demografiske fremskrivninger samt udarbejdelse af handlingsplaner til enhver tid påhviler de respektive fagudvalg. Fagudvalgene har eneansvaret for udarbejdelse af kravspecifikationer til et byggeprojekt og bestiller projektet i ejendomsenheden.

Uddannelses- og Ungdomsudvalget har således ansvaret for udarbejdelse af planer (Perspektiv- og Handleplaner) og opstilling af kvalitets- og funktionskrav til byggeriet (f.eks. vedrørende basisområder i skole og fritidshjem, fagområder m.v.).

Det forudsættes, at ejendomsenheden realiserer byggeprojekterne og dermed optræder som bygherre. I forslaget tilkendegives, at man er opmærksom på, at såvel brugere som fagforvaltninger har medindflydelse i planlægnings- og implementeringsfasen. Endvidere peges på mulighed for at anvende metoder til systematisk måling af brugertilfredshed.

Denne ansvarsfordeling indebærer, at fagudvalgene ikke har ansvar for planlægningen af byggeprocessen og dens forløb.

For en mere udtømmende redegørelse om forslaget henvises til vedlagte "Grundprincipper for etablering af en ejendomsenhed i Københavns Kommune".

Forslaget om etablering af en ejendomsenhed har været forelagt og drøftet i forvaltningens Hovedsamarbejdsudvalg den 23. oktober 2000. Under drøftelsen er fremkommet tilkendegivelser omkring såvel fordele som ulemper ved etablering af en central ejendomsenhed.

Fordelene synes især at være knyttet til forventningerne om, at der herved gennemføres en markant forbedring af skolernes og institutionernes vedligeholdelsesstand.

Betænkelighederne ved forslaget samler sig omkring bekymringen for, om den pædagogiske indsigt og ekspertise risikerer at blive tilsidesat eller overset ved udbygning og modernisering af skoler og institutioner. Tilsvarende næres betænkelighed ved, at en central ejendomsenhed kan blive særdeles stor – og dermed tynget af bureaukrati til skade for et tæt og dynamisk samarbejde mellem bruger og ejendomsforvalter.

Det blev tilkendegivet, at en organisatorisk forankring af ejendomsenheden under et sideordnet fagudvalg ikke kunne anses for hensigtsmæssigt – og derfor klart måtte afvises.

Det blev understreget, at der måtte sikres medarbejderne den størst tænkelige sikkerhed og tryghed i ansættelsen i forbindelse med etablering af og dermed overflytning af personalegrupper til ejendomsenheden. I den forbindelse må der tages udstrakt hensyn til den enkelte medarbejders ønsker og kompetencer. Tilkendegivelserne skal ikke mindst ses i lyset af den i forslaget indeholdte bemærkning om at lade ejendomsenheden konkurrenceudsætte efter en 3 årig periode.

Afdelingssamarbejdsudvalget for den centrale forvaltning har behandlet forslaget på et ekstraordinært møde den 1. november 2000. Referatet af dette møde vil blive uddelt på udvalgets møde.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen foreslår, at der i høringssvaret til Økonomiforvaltningen anføres, at udvalget er enig i det med forslaget påpegede behov for at sikre en optimal og hensigtsmæssig forvaltning af kommunens samlede ejendomsformue. Det gælder først og fremmest en stærkt påkrævet opprioritering af bygningsmassens vedligeholdelse.

Samtidig foreslås det anført, at en eventuel gennemførelse af forslaget vil indebære en grundlæggende ændring i fagudvalgenes ansvarsområde og opgaveportefølje, og dermed en markant ændring af beslutningsprocessen i forholdet mellem fagudvalgene, ejendomsenheden og dennes organisatoriske forankring og Borgerrepræsentationen.

Det foreslås videre, at Uddannelses- og Ungdomsudvalget giver udtryk for betænkelighed ved, om forslaget om en central ejendomsenhed vil indebære risiko for, at såvel brugerindflydelsen og den pædagogisk-faglige kompetence vil blive tilsidesat.

Beslutninger om pladsgaranti og sikring af den fornødne kapacitet m.m. på skoleområdet kan ikke underlægges en tværgående økonomisk prioritering af anlægsmidlerne i en central ejendomsenhed.

Det må samtidig understreges, at udbygning og modernisering af kommunens skoler og institutioner har været ganske centrale opgaver for udvalgets arbejde og kompetence.

Etableringen af en central ejendomsenhed vil endvidere indebære, at ønsket om en øget selvforvaltning/decentralisering til skoler og institutioner på det bygningsmæssige område - på linie med hvad der er tilfældet for daginstitutionerne - ikke vil kunne gennemføres.

På denne baggrund foreslår forvaltningen, at Uddannelses- og Ungdomsudvalget på det foreliggende grundlag anbefaler, at der ikke etableres en central ejendomsenhed.

Forslag til høringssvar er gengivet i bilag 5

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen foreslår alternativt, at der i høringssvaret til Økonomiforvaltningen anføres, at udvalget er enig i det med forslaget påpegede behov for at sikre en optimal og hensigtsmæssig forvaltning af kommunens samlede ejendomsformue. Det gælder først og fremmest en stærkt påkrævet opprioritering af bygningsmassens vedligeholdelse.

Det er vurderingen, at den anbefalede økonomiske model, herunder de opstillede vilkår og muligheder for finansiering m.v., vil indebære, at der kan tilvejebringes et økonomisk råderum og en dynamisk drivkraft, som kan understøtte bestræbelserne på at opnå en mere optimal formueforvaltning.

Hvor den økonomiske model således fremstår attraktiv og underbygget, synes der at være behov for en nærmere præcisering af opgaveporteføljen. Det vil være nødvendigt at foretage en mere præcis detaljering og fastlæggelse af ansvars- og opgavefordelingen i den opstillede lejer-/udlejermodel – specielt for så vidt angår vedligeholdelsesopgaver og drifts- og serviceopgaver.

På tilsvarende måde synes de komplekse problemstillinger omkring planlægning og gennemførelse af anlægsopgaver ikke at være tilstrækkeligt indgående belyst. Der foregår i disse år en omfattende udbygning af skoler og institutioner. Der gøres en stor indsats blandt brugerne omkring udarbejdelse af udbygningsplaner, og der lægges store kræfter i afklaring af de pædagogisk-faglige forhold, og der arbejdes indgående med de funktionelle krav til bygningernes udformning og indretning.

Der kan næres betænkelighed ved, om forslaget om en central ejendomsenhed vil indebære risiko for, at såvel brugerindflydelsen som den pædagogisk-faglige kompetence vil blive tilsidesat. Udvalget har ansvar for blandt andet pladsgarantien på institutionsområdet og den fornødne kapacitet m.v. på skoleområdet. Dette ansvar er opretholdt i forslaget. Det indebærer, at beslutninger herom ikke kan underlægges en tværgående økonomisk prioritering af anlægsmidlerne i en central ejendomsenhed. Udvalget må samtidig understrege, at udbygning og modernisering af kommunens skoler og institutioner har været ganske centrale opgaver for udvalgets arbejde og kompetence.

På den baggrund foreslås, at anlægsopgaver, herunder anlægsbevillinger, fortsat henlægges til fagudvalget. Uddannelses- og Ungdomsudvalget vil således fortsat have ansvar for økonomi og prioritering.

Såfremt dette forslag ikke kan nyde fremme, skal det foreslås, at der søges en nærmere afklaring af en hensigtsmæssig ansvars-/kompetencefordeling, herunder præcisering af samarbejdsfladerne mellem de forskellige aktører. I den forbindelse kan det overvejes, at fagudvalget efter fornøden prioritering forelægger bevillingsansøgningen for Borgerrepræsentationen, og at bevillingen herefter overføres til den centrale ejendomsenhed. Afklaring af disse problemstillinger må anses for at være en forudsætning for, at forslagets grundkoncept kan fremstå med tilstrækkelig overbevisende kraft.

Det må på den baggrund anbefales, at der – såfremt forslaget nyder fremme – iværksættes et tilbundsgående udredningsarbejde, idet det skal foreslås, at dette sker i en projektorganisation, hvor de implicerede fagforvaltninger medvirker.

Det er vigtigt at understrege betydningen af, at den enkelte medarbejder kan opleve tryghed i ansættelsen i forbindelse med ændrede organisationsformer. Det må derfor henstilles, at der i givet fald på et meget tidligt tidspunkt i den videre planlægning sker en afklaring af den enkelte medarbejders fremtidige organisatoriske tilknytningsforhold.

Forslag til alternativt høringssvar er gengivet i bilag 6

Ingen bemærkninger

Ingen bemærkninger

Ingen bemærkninger

• Bilag 1: Overborgmesterens skrivelse af 17. oktober 2000
• Bilag 2: Økonomiforvaltningens indstilling af 16. oktober 2000 til Økonomiudvalget
• Bilag 3: Økonomiforvaltningens rapport af 17. oktober 2000 "Grundprincipper for etablering af en ejendomsenhed i Københavns Kommune"
• Bilag 4: Økonomiforvaltningens brev af 19. oktober 2000
• Bilag 5: Udkast til høringssvar
• Bilag 6: Udkast til alternativt høringssvar