Redegørelse for initiativer og overvejelser som følge af budgetanalyse af rengøring

Uddannelses- og Ungdomsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 8. oktober 2003

3. Redegørelse for initiativer og overvejelser som følge af budgetanalyse af rengøring

J.nr. U176/03

INDSTILLING

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller,

at udvalget godkender redegørelse til Økonomiudvalget om initiativer og overvejelser, der påtænkes igangsat med henblik på at forbedre og effektivisere rengøringen på skoler og institutioner i Uddannelses- og Ungdomsudvalgets regi

RESUME

På mødet den 5. august 2003 behandlede Økonomiudvalget indstilling om budgetanalysen af rengøring i Københavns Kommune, som er udarbejdet af Økonomiforvaltningen og Servicemægleren A/S. Økonomiudvalget besluttede at anmode udvalgene om at redegøre for initiativer og overvejelser, der påtænkes igangsat med henblik på at forbedre og effektivisere rengøringen i Københavns Kommune.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen vurderer, at der i budgetanalysen af rengøring er lagt op til en række initiativer, der kræver nærmere bearbejdning, hvad angår den fulde konsekvens, inden disse gennemføres. For at sikre, at der foretages yderligere analyse af budgetanalysens anbefalinger, og af hvordan det effektiviseringspotentiale, som budgetanalysen påviser, opnås i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen, anbefales det, at der nedsættes en projektgruppe, som over en periode bearbejder og implementerer initiativerne. Initiativerne retter sig mod områderne effektiviseringspotentiale, kvalitetssikringssystem, ledelse af rengøring samt uddannelse.

Det anbefales, at Uddannelses- og Ungdomsudvalget godkender redegørelse til Økonomiudvalget om initiativer og overvejelser, der påtænkes igangsat med henblik på at forbedre og effektivisere rengøringen på skoler og institutioner i Uddannelses- og Ungdomsudvalgets regi.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

På mødet den 5. august 2003 behandlede Økonomiudvalget indstilling om budgetanalysen af rengøring i Københavns Kommune. Økonomiudvalget besluttede at anmode udvalgene om at redegøre for initiativer og overvejelser, blandt andet beskrevet i budgetanalysen, der påtænkes igangsat med henblik på at forbedre og effektivisere rengøringen i Københavns Kommune.

Budgetanalyse af rengøring omfatter rengøring i administrationslokaler, folkeskoler, fritidshjem og klubber samt i daginstitutioner. Fra Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen er 7 skoler og 9 fritidshjem og klubber indgået i analysen via interview/spørgeskema. Skolerne og institutionerne har desuden konkret fået gennemgået deres rengøringsarealer.

Budgetanalysen vedrørende rengøring er udarbejdet af Økonomiforvaltningen med støtte fra konsulentfirmaet Servicemægleren A/S. Før undersøgelsen har alle skoler og institutioner, der indgik i undersøgelsen, deltaget i orienteringsmøde med Økonomiforvaltningen og Servicemægleren A/S.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har været involveret i rapportens tilblivelse gennem en følgegruppe med repræsentanter fra samtlige forvaltninger. Følgegruppen har fungeret som sparringspartner for projektgruppen under Økonomiforvaltningen. Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har hjulpet med den konkrete udvælgelse af institutioner i forbindelse med konsulentundersøgelsen og orientering af forvaltningens institutioner og øvrige interessenter samt med at indsamle og videregive data til projektgruppen.

Formålet med analysen har været at skabe et overblik over ressourceforbruget og organiseringen af rengøringen på de udvalgte områder samt identificere et eventuelt effektiviseringspotentiale.

Servicemæglerens analyse omfatter 9 % af det samlede areal inden for de udvalgte områder. Analysen viser, at der generelt er et effektiviseringspotentiale ved løsning af rengøringsopgaven. Servicemægleren anslår, at besparelsespotentialet ved fortsat drift i eget regi for folkeskolerne udgør 11,1 % af udgifterne til daglig rengøring, og for fritidsinstitutioners vedkommende 32,6 % af udgifterne til daglig rengøring.

Organisering af rengøring i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen

Folkeskoleområdet

Siden 1998 har Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen arbejdet med projekt "Fornuftig rengøring". Projektet har til formål at forbedre arbejdsmiljøet, udvikle kvaliteten i arbejdet samt udnytte de givne ressourcer mere optimalt. Projektet indebærer en videreførelse af det generelle princip om synlig rengøring i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen. Synlig rengøring er med til at sikre, at rengøringspersonalet integreres blandt skolens øvrige personale, at lærere og elever har fokus på rengøringsopgaven, har respekt for denne og hjælper med at skabe de bedste betingelser for rengøringen, bl.a. ved at sørge for at rydde op. Dette giver sig udtryk i en rationaliseringsgevinst. I forbindelse med den enkelte skoles overgang til projekt "Fornuftig rengøring" kommer rengøringsassistenterne på et tre ugers samarbejds- og kommunikationskursus samt et tre ugers fagligt rengøringskursus (AMU). Projektet indeholder desuden et integrationsprojekt rettet mod personer med anden etnisk baggrund end dansk, hvor der tilbydes tre til seks måneders dansk-kursus for de medarbejdere, som har behov for dette. Siden 1998 er projekt "Fornuftig rengøring" implementeret på 46 folkeskoler. Alle folkeskoler skal overgå til principperne i projekt "Fornuftig rengøring". Herudover har forvaltningen igangsat pilotprojekt omkring kvalitet på rengøringsområdet med henblik på en fortsat udbygning af den faglige standard hos rengøringspersonalet.

På folkeskolerne finder rengøringen sted mellem klokken 6.00-17.00. Der tilstræbes fuldtidsansættelser for at gøre rengøringen til et bæredygtigt erhverv. Arbejdsugen må for det fastansatte personale ikke være under 10 timer ugentligt.

Skolelederen har ansvaret for kvaliteten af rengøringen, for at rengøringspersonalet kan varetage opgaven, for at ansætte rengøringspersonalet m.m. Budget- og økonomiansvar for rengøringens lønkroner er placeret centralt i forvaltningen, mens ansvaret for midlerne til rengøringsmidler, materiel m.v. er placeret på skolerne. Det er den enkelte skoleleders ansvar at overholde den tildelte timenormering. For hver enkelt skole fastsættes normeringen centralt på baggrund af klassificeringsmetoden og programstrukturen i en rengøringsvejledning udarbejdet i 1977 (Kommuneinformation 12). Rengøringsvejledningen er ændret gennem tre omlægninger af rengøringen i 1983, 1992-94 og i 1998.

På 15 skoler er der med virkning fra 1. januar 2003 iværksat forsøg med lønsumsstyring. På baggrund af normeringen beregnes lønbudgettet til skoler i lønsumsforsøget. De lønsumsstyrede skoler kan prioritere de udmeldte budgetmidler, som skolen ønsker. Dvs., at skolen kan vælge at bruge pengene på andre områder mod, at skolen så får et lavere rengøringsniveau, eller man kan omvendt vælge at prioritere rengøringsopgaven højt på bekostning af andre opgaver. Dette betyder, at selvom det vedtages at rationalisere området, har skolerne mulighed for at fortsætte med den hidtidige normering. Opsparede midler – løn såvel som øvrig drift – kan frit overføres til andre driftsområder, for så vidt angår skoler i lønsumsforsøget. De øvrige skoler kan kun overføre øvrig drift til andre driftsområder.

Udover budget til daglig rengøring er der afsat budget til hovedrengøring, vikar, kaffetid, nøgletid mv. og budget til vinduespolering/linned/midler. Budgettet til rengøring på folkeskoleområdet er i 2003 på i alt 75,6 mio. kr.

Der er ikke centralt afsat ressourcer til koordinering af rengøringsopgaven på tværs af skolerne, og der er ligeledes ikke afsat ressourcer til centralt styret samarbejde vedrørende vikardækning, indkøb samt brug af maskiner og rengøringsmidler, bortset fra, at man følger kommunens fælles indkøbsaftaler.

Der er for skolernes vedkommende rationaliseret på rengøringsområdet i 1983, 1992-94 og 1998, hvor der blev gennemført rationaliseringer på hhv. ca. 30 mio. kr., ca. 10 mio. kr. og ca. 4 mio. kr. Rationaliseringerne er blandt andet sket ved at indføre nye rengøringsmetoder samt nedsætte antallet af timer til hovedrengøring.

Fritidshjem- og klubområdet

Ansvaret for den daglige rengøring er decentraliseret til den enkelte institution, herunder den daglige ledelse og det økonomiske ansvar. Institutionslederen har således ansvaret for kvaliteten af rengøringen, for at rengøringspersonalet kan varetage opgaven, for at ansætte rengøringspersonalet m.m. Nogle institutioner vælger at ansætte rengøringsassistenter, som også forestår andre opgaver, fx køkkenopgaver el. lign.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen forestår udregningen af rengøringsnormeringen til de enkelte institutioner. Dette sker på baggrund af en rengøringsvejledning fra 1982 (Kommuneinformation 19).

Budgettet fastlægges ud fra en rengøringsnormering omsat i timer og tillægges såkaldt "anden tid", som er timer, den enkelte institution råder over og har til fri disponering. Denne tid kan blive brugt til almene pædagogiske opgaver, have- og gårdanlægsarbejde m.m. "Anden tid" udgør mellem 2-4 timer om ugen for den enkelte medarbejder, og udgiften til denne anden tid skønnes at udgøre ca. 3,5 mio. kr. Udover forbrug til daglig rengøring og anden tid afsættes der i budgettet ressourcer til hovedrengøring, vikar og vinduespolering/linned/midler. I alt udgør rengøringsbudgettet for fritidshjem og klubber i 2003 44,8 mio. kr.

Institutionen kan prioritere de udmeldte budgetmidler, som institutionen ønsker. Dvs., at institutionen kan vælge at bruge pengene på andre områder mod, at institutionen så får et lavere rengøringsniveau, eller man kan omvendt vælge at prioritere rengøringsopgaven højt på bekostning af andre opgaver. Dette betyder, at selvom det vedtages at rationalisere området, har institutionerne mulighed for at fortsætte med den hidtidige normering.

Der er ikke i forvaltningen afsat ressourcer til kontrol af, hvordan rengøringsopgaven varetages på de enkelte institutioner. Der er ligeledes ikke centralt afsat ressourcer til koordinering af rengøringsopgaven på tværs af institutionerne, og der er ikke centralt styret samarbejde vedrør ende vikardækning, indkøb og brug af maskiner og rengøringsmidler udover kommunens fælles indkøbsaftaler. Der stilles fra forvaltningens side ingen krav om uddannelse – dog anbefales det, at rengøringsmedarbejderne har gennemført et grundkursus i erhvervsrengøring.

Der er ikke foretaget rationaliseringer på området i den tid, fritidshjem og klubber har været placeret i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen (fra 1998). Heller ikke i en årrække før 1998 er der sket rationaliseringer.

Vurdering af budgetanalysen

Resume af Servicemæglerens anbefalinger

Servicemæglerens analyse af rengøringen vurderer, at der er et effektiviseringspotentiale ved fortsat drift i eget regi inden for den eksisterende struktur og organisering af rengøringsopgaven. For skolerne vurderes effektiviseringspotentialet ved fortsat drift i eget regi at være på 11,1 % af daglig rengøring. For fritidshjems- og klubområdet vurderes effektiviseringspotentialet at være på 32,6 % af daglig rengøring ved fortsat drift i eget regi. For at nå disse effektiviseringsgevinster anbefales det at investere i rengøringsmateriel og medarbejdere. Der skal investeres i tidssvarende redskaber, afsættes ressourcer til uddannelse af rengøringsassistenter i nye rengøringsmetoder, brugen af rengøringsmidler m.m., og der er et behov for tydeligt at definere og omlægge rengøringspersonalets opgaver, herunder udarbejde og revidere rengøringsplanerne.

Konkret anbefaler Servicemægleren følgende:

· At rengøringspersonale, der ikke allerede har gennemgået grundkursus (AMU), gennemfører kurset i erhvervsrengøring samt eventuelt supplerende kurser i AMU-regi.

· At investere i tidssvarende rengøringsudstyr ved at gå over til et såkaldt kop- eller drypsystem til gulvvask, mopper på skaft til tavle og bordaftørring samt microfiberteknologi til inventar- og sanitær rengøring.

· At genforhandle overenskomst

· At evt. flytte rengøringstidspunktet

· At der på flere områder foretages et mere struktureret indkøb via fællesaftaler om rengøringsmidler.

Udlicitering

Servicemægleren har vurderet, hvor stort et effektiviseringspotentiale der vil være ved udlicitering af rengøringsopgaven. For skolernes vedkommende vurderes effektiviseringspotentialet ved udlicitering at være på 13,1 % mod 11,1 % ved fortsat drift i eget regi. For fritidshjems- og klubområdet er effektiviseringspotentialet ved udlicitering på 32,6 %, hvilket er præcis det samme effektiviseringspotentiale, som der anslås at være ved fortsat drift i eget regi. Årsagen til, at der kan effektiviseres på skoleområdet via udlicitering, mens dette for institutionernes vedkommende ikke medfører en yderligere effektivisering, er, at der på skolerne generelt er tale om store områder med veldefinerede opgaver.

Vurdering af rengøringsanalysen

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen vurderer, at Servicemæglerens vurderinger af effektiviseringspotentialet er behæftet med usikkerhed, da konklusionerne er baseret på en generalisering fra få udvalgte eksempler til alle skoler og fritidsinstitutioner. Servicemægleren baserer desuden sine konklusioner på en anonym benchmarking, som dermed er ugennemsigtig. Det fremgår ikke, hvilke kommuner oplysningerne stammer fra, og hvordan de er beregnet, hvilket gør det vanskeligt at forholde sig til analysens resultater.

En del af Servicemæglerens konklusioner vurderes endvidere at være rigtige rent teoretisk, men i praksis kan de være svære at implementere. Det er fx begrænset, hvor meget man kan effektivisere, hvis man samtidig vil kunne rekruttere det nødvendige, kvalificerede personale. Servicemæglerens rapport overser, hvilke konsekvenser de foreslåede initiativer får for rengøringsassistenternes arbejdsmiljø og dermed bl.a. graden af nedslidning.

Servicemægleren antyder i analysen, at uddannelse kan give et effektiviseringspotentiale. Der tilbydes imidlertid i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen på skoleområdet allerede nu væsentlig mere uddannelse end det, som Servicemægleren anbefaler i deres analyse. I forbindelse med projekt "Fornuftig rengøring" kommer personalet således både på samarbejds- og kommunikationskursus, rengøringsfagligt kursus samt eventuelt danskkursus, og der er med pilotprojekter om professionalisering påbegyndt en yderligere rengøringsfaglig kvalificering af rengøringsassistenterne. Servicemæglerens analyse tager ikke stilling til, hvordan fremtidige uddannelsesinitiativer skal supplere de hidtidige initiativer i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen.

Servicemægleren lægger op til, at besparelserne kan gennemføres inden for den nuværende organisering af rengøringsområdet. For at gennemføre Servicemæglerens anbefalinger vil det imidlertid i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen, hvor stort set alt vedrørende rengøringsopgaven er decentraliseret, være nødvendigt midlertidigt at ændre organiseringen, således at der etableres en central enhed bestående af personer med en professionel rengøringsbaggrun d. Udgifterne til denne ændrede organisering er ikke medtaget ved vurderingen af rationaliseringsgevinsten.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens anbefalinger

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen vurderer, at der i budgetanalysen af rengøring er lagt op til en række initiativer, der kræver nærmere bearbejdning, hvad angår den fulde konsekvens, inden disse gennemføres. Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen anerkender, at der er et effektiviseringspotentiale på rengøringsområdet, men der er usikkerhed omkring, hvor stort dette potentiale er.

For at sikre, at der foretages yderligere analyse af budgetanalysens anbefalinger og af, hvordan et muligt effektiviseringspotentiale opnås i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen, anbefales det, at der nedsættes en projektgruppe. Projektgruppens arbejde består af to faser: 1) I den første fase bearbejder projektgruppen initiativernes konsekvenser nærmere og udarbejder anbefalinger, som forelægges udvalget til endelig beslutning. 2) I den anden fase implementeres initiativerne. De to faser vil i alt strække sig over en periode på 3-4 år. Initiativerne retter sig overordnet mod følgende områder:

· Effektiviseringspotentiale

· Kvalitetssikringssystem

· Ledelse af rengøring

· Uddannelse

Uddybende redegørelse for initiativer i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen med henblik på at forbedre og effektivisere rengøringen er vedlagt som bilag.

Forvaltningen anbefaler, at udvalget godkender vedlagte redegørelse om konkrete initiativer og overvejelser, som forvaltningen påtænker at igangsætte. Redegørelsen fremsendes til Økonomiudvalget.

Økonomi

Det vurderes, at det er muligt at opnå et effektiviseringspotentiale for det samlede rengøringsbudget, som i 2003 udgør 144,2 mio. kr. Effektiviseringspotentialet skal konkret udregnes af projektgruppen. Det forventes, at en samlet effektiviseringsgevinst kan hentes over en 3-4-årig periode.

Initiativerne indebærer et investeringsbehov i nyt materiel, uddannelse, projektorganisation i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen m.m. Investeringsbehovet forventes at blive udmøntet over en 3-4-årig periode. Investeringerne vil blive finansieret inden for den nuværende ramme og via effektiviseringspotentialet.

Der skal allerede nu for resten af 2003 afsættes ressourcer til projektorganisationen, som skal arbejde med ovenstående initiativer og komme med forslag til udvalget. For resten af 2003 skal afsættes ressourcer svarende til 0,1 mio. kr. og for 2004 0,3 mio. kr. Disse ressourcer skal findes inden for den nuværende ramme, evt. via en midlertidig låneordning, samt via effektiviseringspotentialet.

I forbindelse med drøftelserne om budgetforslaget for 2004 fremlagde forvaltningen forslag om nedsættelse af budgettet til rengøring på fritidshjem og klubber. Udvalget besluttede, at dette forslag ikke skulle indgå i det endelige budgetforslag.

Initiativerne kan få personalemæssige konsekvenser i form af ansættelsesstop, personaleforflyttelser, varsler om nedgang i tid m.m.

Miljøvurdering

Fokus på rengøringen i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har en positiv betydning for miljøet, idet man vil vælge metoder, hvor brug af rengøringsmidler og vand begrænses. Miljøhensynet vil blive taget med i det endelige oplæg til beslutning af, hvilke initiativer der skal igangsættes i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen.

Høring

Budgetanalysen af rengøring er fremsendt til de skoler og institutioner, som har deltaget i undersøgelsen via spørgeskema og interview, og de har haft mulighed for at kommentere budgetanalysen. I de indkomne høringssvar fra Højdevangens Skole udtrykkes der bekymring for, at en effektivisering vil gå ud over rengøringens kvalitet og dermed personalets og brugernes sundhed, samt at den fælles ansvarlighed i forhold til rengøringsopgaven vil forsvinde ved en udlicitering. Indkomne høringssvar er vedlagt som bilag.

Kommunale Lønarbejdere i Storkøbenhavn (KLS) har på et møde haft mulighed for at kommentere budgetanalysen samt de konkrete overvejelser og initiativer, Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen anbefaler. KLS ønsker at holde fokus på, at der allerede er sket mange gode initiativer på rengøringsområdet i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen. KLS mener ikke, at budgetanalysens effektiviseringspotentiale er realistisk. KLS lægger vægt på, at rengøringen fortsat skal være synlig samt, at der oprettes en enhed i forvaltningen, hvor rengøringspersonalet kan få rengøringsfaglig rådgivning. Dette skal dog ikke afløse den fortsatte kvalificering af rengøringsassistenterne.

BILAG VEDLAGT

· Bilag 1: Redegørelse for initiativer og overvejelser, som påtænkes igangsat med henblik på at forbedre og effektivisere rengøringen

· Bilag 2: Indkomne høringssvar

· Bilag 3: Indstilling til Økonomiudvalget

· Bilag 4: Budgetanalyse af rengøring i Københavns Kommune – Økonomiforvaltningens rapport

· Bilag 5: Rengøringsanalyse – Servicemæglerens hovedrapport

Peter Rasmussen

Jørn Larsen

Til top