Redegørelse om erfaringsopsamling af større byggesager

Uddannelses- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 7. september 2005

 

 

5.      Redegørelse om erfaringsopsamling af større byggesager

  J.nr. 271911

 

 

INDSTILLING

 

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

 

at      udvalget tager redegørelsen om Statens Byggeforskningsinstituts rapport i forbindelse med erfaringsopsamlingen på større byggesager til efterretning

 

 

RESUME

Med udgangspunkt i det store antal byggeprojekter, forvaltningen igennem de seneste år har haft ansvaret for, har forvaltningen ønsket at foretage en mere systematisk erfaringsopsamling med henblik på eventuelt at forbedre både proces og samarbejde med brugerne såvel som det færdige resultat.

 

På den baggrund er der i samarbejde med Statens Byggeforskningsinstitut (SBI) bl.a. via udsendelse af spørgeskemaer til en række byggeudvalg gennemført en systematisk erfaringsopsamling. Resultatet foreligger nu i form af en rapport fra SBI.  Undersøgelsen har beskæftiget sig med hele processen fra forberedelse til det færdige resultat.

 

Erfaringsopsamlingen viser generelt stor tilfredshed (80 pct. eller mere) med såvel proces som resultat.

 

På enkelte områder er tilfredsheden dog lidt lavere (50 – 65 pct.). Det drejer sig bl.a. om:

·        Byggeudvalgenes rolle og ansvarsfordelingen mellem byggeudvalgene og forvaltningen

·        Ugennemsigtighed i økonomien

·        Afhjælpning af fejl og mangler

·        Akustik, indeklima og rengøringsvenlighed

 

På baggrund af undersøgelsen vil forvaltningen bl.a. i samarbejde med Københavns Ejendomme tage mere konkret fat i nogle af de afdækkede problemstillinger.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Siden 1996 har forvaltningen haft ansvaret for at gennemføre udbygningen på skole- og institutionsområdet med henblik på at skabe den fornødne kapacitet og at skabe de fysiske rammer for det pædagogiske  arbejde -  og samtidig sikre det fornødne samarbejde med brugerne i de nedsatte byggeudvalg. Forvaltningen har i den forbindelse ansvaret for at disponere og prioritere relativt store anlægsmidler.

 

Anlægsafdelingen har på den baggrund fundet det rimeligt og ønskeligt at iværksætte en erfaringsopsamling vedrørende større anlægsopgaver med henblik på at justere og eventuelt forbedre arbejdsmetoder, samarbejdsformer, rutiner m.m.

 

Sigtet med erfaringsopsamlingen er primært at kvalificere arbejdsprocesserne med særlig fokus på samarbejdet med brugerne og at skabe de bedst mulige fysiske og pædagogiske rammer for elever og børn i skoler og fritidsinstitutioner.

 

Med baggrund i etableringen af Københavns Ejendomme og de ændringer i den samlede proces og ansvarsfordeling, der følger heraf, er det derudover også formålet med erfaringsopsamlingen, under  ændrede vilkår at  skabe et grundlag for den fortsatte udvikling af samarbejde med brugere og fagforvaltning til gavn for det færdige resultat.

 

Erfaringsopsamlingen er fra starten tænkt i 2 dele:

 

1)     En bagudrettet del, der omfatter udsendelse af spørgeskemaer til 24 byggeudvalg vedrørende de senest afsluttede større projekter, fokusgruppeinterviews og besigtigelse af det færdige byggeri. Den bagudrettede del er gennemført med henblik på dels at justere/forbedre igangværende arbejdsformer mm., dels at udvikle et grundlag for en fremtidig løbende opfølgning på de enkelte projekter.

2)     En fremadrettet del, der omfatter udvikling af en sammenhængende metode til fortløbende undersøgelse/vurdering af proces, resultat mv. ved afslutning af de enkelte byggeprojekter, hvor byggeudvalget som fast kutyme inddrages i en evaluering.

 

Der er i første omgang alene truffet beslutning om gennemførelse af  første del af erfaringsopsamlingen, men forvaltningen vil i samarbejde med Københavns Ejendomme vurdere mulighederne og behovet for også at gennemføre anden del.

 

For at sikre en kvalificeret undersøgelse er Erfaringsopsamlingen gennemført i  samarbejde med Statens Byggeforskningsinstitut.

 

Rapportens konklusioner

Undersøgelsen omfatter alle faser i byggeprocessen:

-                Skolernes/fritidsinstitutionernes egen forberedelse og opstartsfasen

-                Helhedsplanlægningsfasen

-                Projektforslagsfasen

og endelig

-                Byggeriets gennemførelse og aflevering

 

Overordnet viser undersøgelsen, at der blandt de adspurgte byggeudvalgsmedlemmer generelt er meget stor tilfredshed med både forløbet og det færdige resultat - typisk er omkring  80-85 % tilfredse. I rapporten er der derfor set nærmere på de områder, hvor tilfredsheden er lavest – svarende til  at "kun" ca. 60-65 pct. af de adspurgte er tilfredse, med henblik på eventuelt at kunne skabe forbedringer.

 

Undersøgelsen viser, at der generelt er høj tilfredshed med skolernes egen forberedelse og opstartsmøderne, med helhedsplanlægningen og med projektforslagsfasen (80-90 pct.) – dog er kun 2/3 af de adspurgte tilfredse med åbenheden omkring økonomien.

 

Undersøgelsen viser, at der er stor tilfredshed med møderne i byggeudvalgene i løbet af processen – dog mener knap 20 pct. af deltagerne, at udvalgets rolle ikke var klar i hele processen.

 

Om selve møderne finder godt 50 pct., at der har været gode diskussioner, der førte til enighed, andre godt 20 pct. oplyser, at der var uenighed, der førte til gode diskussioner og de sidste 20 pct. – at der var uenighed, der førte til frustrationer.

 

Hvor der har været uenighed, skyldes det primært uenighed om de økonomiske forudsætninger (ca. 50 pct.),  men også uenighed om fortolkning af tidligere beslutninger og om den fysiske udformning er væsentlige årsager til uenighed.

 

Der er ligeledes god tilfredshed med byggeriets udførelse og aflevering (75-80 pct.) – dog er kun godt halvdelen af de adspurgte tilfredse med afhjælpning af fejl og mangler.

 

Med hensyn til det færdige resultat er der stor tilfredshed med de arkitektoniske værdier og bygningens egnethed. Der er dog 3 områder, hvor forholdsvis mange (ca. 25-35 %) er utilfredse med det færdige resultat: bygningernes rengøringsvenlighed, akustikken og indeklimaet.

 

Anbefalinger

Med baggrund i undersøgelsesresultaterne giver rapporten nogle anbefalinger til områd er, som forvaltningen opfordres til at se nærmere på. I overskrifter handler disse forhold om:

·        Byggeudvalgenes rolle og ansvarsfordelingen mellem byggeudvalgene og forvaltningen

·        Uklarhed om trufne beslutninger

·        Uigennemsigtighed i økonomien

·        Afhjælpning af fejl og mangler

·        Akustik, indeklima og rengøringsvenlighed

 

Videre foranstaltninger

På baggrund af undersøgelsen og anbefalingerne har forvaltningen sammen med SBI afholdt en workshop, hvor rapportens resultater blev gennemgået. I de efterfølgende drøftelser blev der taget udgangspunkt i følgende 4 temaer: 

 

TEMA 1 "Klare beslutninger", TEMA 2 "Uigennemsigtighed i økonomi", TEMA 3 "Problemer vedr. mangelafhjælpning" og TEMA 4 "Akustik og indeklima".

 

TEMA 1 og  2

På baggrund af erfaringsopsamlingen og drøftelserne på workshoppen er det vurderingen, at de to første temaer i høj grad er et spørgsmål om at skabe det nødvendige samarbejde og den nødvendige tillid mellem brugere og forvaltning. I den forbindelse kan den personudskiftning der ofte finder sted i både byggeudvalg og i forvaltningen i løbet af de som regel flerårige sagsforløb være medvirkende til problemet.

 

"Vejledning om gennemførelse af større byggesager", som udleveres til alle byggeudvalg, klargør roller og ansvar, men er tilsyneladende ikke tilstrækkelig. Bl.a. på den baggrund, men også med erfaringerne fra f.eks. SKUB-projektet i Gentofte er det vurderingen, at der med fordel kunne bruges flere ressourcer på at introducere skoler, institutioner og byggeudvalg til udbygningsopgaven med henblik på at skabe indsigt, gensidig forståelse og tillid og dermed ikke mindst ejerskab til proces og resultat.

 

I samarbejde med den øvrige forvaltning vil der derfor blive taget initiativ til at udarbejde et introduktionsprogram, så skoler og institutioner og især medlemmerne af byggeudvalgene står bedre rustet til opgaven. Det er vurderingen, at det i giver fald vil være en god "investering".

 

TEMA 3

Problemerne med mangler og mangelafhjælpning er desværre velkendte i byggeriet. Der er derfor ikke kun tale om en lokal problemstilling. Samtidig er der ikke tvivl om, at der bruges mange ressourcer på skolerne, i forvaltningen, hos rådgiverne og entreprenørerne i forbindelse med afhjælpning af mangler, og at der er bred enighed om, at det som oftest er en sej proces.

 

Et af problemerne består i den forbindelse bl.a. i, at man af kontraktlige, økonomiske og garantimæssige grunde ikke "bare" kan sætte andre til at udbedre manglerne.

 

Uanset vanskelighederne er det dog vurderingen, at det bør forsøges at ændre situationen bl.a. ved at sætte ind med øget kontrol og opfølgning i mangelafhjælpningen ved en mere kontant adfærd overfor rådgivere og entreprenører og eventuelt ved at indføre "forafleveringer", hvor de værste mangler bliver taget i opløbet.

 

Anlægsafdelingen vil derfor i samarbejde med Københavns Ejendomme sætte fokus på problemerne i forbindelse med mangelafhjælpning.

 

TEMA 4

Der er tale om særdeles komplekse problemstillinger, som der ikke findes enkle eller entydige løsninger på. Ønsker om åbne, fleksible rum, store glaspartier, om at undgå store og dyre  komplicerede mekaniske ventilationsanlæg, om at kunne arbejde med mange forskellige materialer osv. stiller store krav til at kunne løse de akustik-, indeklima- og vedligeholdelsesproblemer, der ofte er konsekvensen.

 

Samtidig har der i en periode været en tiltro til, at man via en kompliceret teknisk/elektronisk regulering af forholdene kunne styre indeklima- og energiforbrug optimalt. Imidlertid har det i praksis vist sig, at indreguleringen af denne styring ofte tog alt for lang tid samtidig med, at "systemet" ofte satte de menneskelige og funktionsmæssige aspekter ud af drift.

 

Disse forhold er en del af forklaringen på, at en del af brugerne ikke oplever indeklimaet mv. som tilfredsstillende. Af samme grund har forvaltningen valgt i de tekniske anlæg at gå tilbage til mere enkle løsninger.

 

Derudover vil forvaltningen lægge op til, at der i forhold til løsninger, hvor der kan være tvivl om akustik og indeklima, skal stilles skærpede krav til rådgiverne om at kunne dokumentere "holdbarheden" af de valgte løsninger.

 

Også disse problemstillinger vil blive taget op i det fremtidige samarbejde med Københavns Ejendomme.

 

"Vejledning om gennemførelse af større byggesager" er baseret på den nuværende ansvarsfordeling. Med etableringen af Københavns Ejendomme vil der blive behov for at få revideret vejledningen, så den ændrede rollefordeling indarbejdes. I den forbindelse vil det også være naturligt med baggrund i erfaringsopsamlingen at vurdere,  om der af den grund er behov for at få præciseret eller ændret i vejledningen.

 

 

Økonomi

Udgiften til "Erfaringsopsamling vedrørende større byggesager" udgør kr. 153.790  eksklusiv moms og afholdes på de hovedkontonumre, som årets anlægssager vedrører.

 

 

 

Miljøvurdering

Denne indstilling er ikke omfattet af Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

Høring

Ingen bemærkninger.

 

 

BILAG VEDLAGT

·        Statens Byggeforskningsinstitut 26. juli 2005: Byggeudvalgenes vurdering af proces og resultat ved ny- og ombygning af 24 skoler og fritidsinstitutioner i København

 

 

 

                                               Peter Rasmussen

                                                                                            Knud Langberg