Evaluering af udvalgets arbejds- og mødeform
Evaluering af udvalgets arbejds- og mødeform
Uddannelses- og Ungdomsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde onsdag den 7. september 2005
11. Evaluering af udvalgets arbejds- og mødeform
J.nr. 272894
INDSTILLING
Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,
at besvarelsen af spørgeskemaet danner udgangspunkt for en drøftelse af udvalgets arbejde
RESUME
Uddannelses- og Ungdomsudvalget fik på mødet den 1. juni 2005 udleveret et spørgeskema vedrørende udvalgets arbejds- og mødeform. Besvarelserne af spørgeskemaet foreligger nu.
Sammenskrivningen er udarbejdet på baggrund af de 9 spørgeskemaer, som er afleveret. Medlemmernes besvarelse af spørgeskemaet viser generelt, at der i udvalget er tilfredshed med udvalgets arbejds- og mødeform.
Forvaltningen foreslår, at besvarelsen af spørgeskemaet danner udgangspunkt for en drøftelse af udvalgets arbejde.
SAGSBESKRIVELSE
I lighed med praksis i den forrige periode og de sidste tre år har man valgt at gennemføre en evaluering af udvalgets arbejds- og mødeform. Evalueringen er baseret på en spørgeskemaundersøgelse og har taget sit afsæt i forretningsordenen for udvalget.
Sammenskrivningen er udarbejdet på baggrund af de 9 spørgeskemaer, som er afleveret. Med udgangspunkt i de indkomne besvarelser fra medlemmerne af udvalget er der udarbejdet et materiale indeholdende det samlede resultat af udvalgsmedlemmernes afkrydsninger.
Medlemmernes besvarelse af spørgeskemaet viser generelt, at der i udvalget er tilfredshed med udvalgets arbejds- og mødeform og billedet er stort set uændret i forhold til evalueringen i 2004. Der er dog en besvarelse som markant afviger med en negativ besvarelse.
Nedenfor har forvaltningen fremhævet og kommenteret nogle af de spørgsmål, hvor der i besvarelsen er delte me ninger blandt udvalgets medlemmer, og hvor evalueringen adskiller sig fra sidste år. Opgørelsen i 2004 er baseret på besvarelse fra 8 medlemmer og i 2005 på besvarelser fra 9 medlemmer. Da forvaltningen gerne fortsat vil udvikle dagsordensmaterialet og den øvrige servicering af udvalgets medlemmer er der behov for konstruktive tilbagemeldinger i form af bemærkninger på spørgeskemaet.
Spørgeskemaet er besvaret gennem afkrydsning af én af 10 svarmuligheder, hvor 1 er utilfredsstillende, 3 nogenlunde, 5 tilfredsstillende (middel), 7 fint og 9 meget tilfredsstillende. Desuden kan "ved ikke" afkrydses.
Spørgsmål 2 Udvalgsmødernes varighed: Der er i 2005 en udpræget tilfredshed med mødernes varighed, idet 5 ligger på 7 og en ligger på 2. Der er tale om en markant forbedring i forhold til 2004, hvor 3 medlemmer lå på 5 og derunder. En peger dog på det utilfredsstillende i, at der bliver udsat for mange sager.
Spørgsmål 5 Mødetidspunktet: Medens der i 2004 var to
medlemmer, som var kritiske over for mødetidspunktet, er der i 2005 tale om 4
medlemmer, som er utilfredse med mødetidspunktet. Der er fortsat ønske om
morgenmøder, henholdsvis et ønske om at undgå møder i arbejdstiden.
Spørgsmål 7 Frist for udsendelse af udvalgets dagsorden: I forhold til 2004, hvor der blev noteret en øget
utilfredshed med tidspunktet for udsendelse af dagsordenen, ligger 5 medlemmer i 2005 på 7 og ingen
ligger under 5.
Spørgsmål 8 Antallet af sager på dagsordenen: I mødeplanen for 2005 er der lagt 1 time ekstra ind
i sidste møde før sommerferien og jul. Der er tilfredshed med antallet af sager
på dagsorden, dog anfører et medlem, at det er lidt varierende, idet der er
møder, hvor dagsorden er for lang.
Spørgsmål 10 Strukturen/opbygningen af dagsordens enkelte
punkter er:
Et medlem mener, at der
bør skrives kort og tydeligt, idet der er alt for mange ord.
Forvaltningen planlægger
et kursus i efteråret omkring det at skrive bedre indstillinger, hvor
bemærkningerne vil indgå i kursustilrettelæggelsen, ligesom der løbende
afholdes møder med områderne i forvaltningen om forbedringer af udvalgsindstillinger.
Spørgsmål 11 De faktuelle sagsoplysninger er: Under bemærkninger er noteret dels svingende og
dels, at der bør skrives kort og tydeligt.
Se bemærkninger under
spørgsmål 10.
Spørgsmål 12 Konsekvensbeskrivelsen af mulige beslutninger i de enkelte sager på dagsordenen er: Der kan noteres en mindre stigning i utilfredsheden i forhold til 2004.
Under bemærkninger har
to medlemmer noteret dels, at de er svingende og dels at de kan være bedre.
Se bemærkninger under
spørgsmål 10.
Spørgsmål 13 Sagsindstillingerne (at´erne) virker: Der kan noteres en mindre stigning i tilfredsheden i forhold til 2004- evalueringen.
Spørgsmål 16 Omfang og relevans af medsendt
bilagsmateriale til dagsorden er: Der er sket
en større spredning af besvarelserne mellem 5 og 9 end der var i
2004-evalueringen.
Spørgsmål 17 Den gule mappe (supplerende materiale til
udvalget): I 2004-evalueringen var der en del utilfredshed med den daværende ordning med
udsendelse af noget af materialet elektronisk inden mødet og udlevering af
andet materiale på selve mødet. Forvaltningen har foretaget ændringen omkring
den gule mappe, hvor det supplerende materiale nu udsendes elektronisk og på
papir om fredagen inden udvalgsmødet og desuden udsendes det seneste materiale
om tirsdagen elektronisk og på papir, således at kun nyt og væsentligt
materiale i begrænset omfang omdeles på mødet. Dette har betydet en højere grad
af tilfredshed, idet 6 medlemmer ligger mellem 7 og 9.
Ordningen tilgodeser
såvel de medlemmer, som ønsker alt på mail som de medlemmer, som ønsker alt i
papir.
Spørgsmål 35 Høringsproceduren: Der er sket en ændring i tilfredsheden med høringsproceduren. I 2004 lå
alle besvarelser på 6 og derover, medens de i 2005 ligger fra 5 og opefter,
medens 1 svarer ved ikke.
Økonomi
Ingen bemærkninger
Miljøvurdering
Sagstypen er ikke omfattet af Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens positivliste over, der skal miljøvurderes.
Høring
Ingen bemærkninger
BILAG VEDLAGT
· Forvaltningens opsummering af besvarelse af spørgeskema om udvalgets arbejds- og mødeform
Peter Rasmussen
Pernille Theut