Mødedato: 07.09.2005, kl. 08:15

Evaluering af udvalgets arbejds- og mødeform

Se alle bilag

Evaluering af udvalgets arbejds- og mødeform

Uddannelses- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 7. september 2005

 

 

11.      Evaluering af udvalgets arbejds- og mødeform

  J.nr. 272894

 

 

INDSTILLING

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

 

at      besvarelsen af spørgeskemaet danner udgangspunkt for en drøftelse af udvalgets arbejde

 

 

RESUME

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalget fik på mødet den 1. juni 2005 udleveret et spørgeskema vedrørende udvalgets arbejds- og mødeform. Besvarelserne af spørgeskemaet foreligger nu.

 

Sammenskrivningen er udarbejdet på baggrund af de 9 spørgeskemaer, som er afleveret. Medlemmernes besvarelse af spørgeskemaet viser generelt, at der i udvalget er tilfredshed med udvalgets arbejds- og mødeform.

 

Forvaltningen foreslår, at besvarelsen af spørgeskemaet danner udgangspunkt for en drøftelse af udvalgets arbejde.


SAGSBESKRIVELSE

I lighed med praksis i den forrige periode og de sidste tre år har man valgt at gennemføre en evaluering af udvalgets arbejds- og mødeform. Evalueringen er baseret på en spørgeskemaundersøgelse og har taget sit afsæt i forretningsordenen for udvalget.

 

Sammenskrivningen er udarbejdet på baggrund af de 9 spørgeskemaer, som er afleveret. Med udgangspunkt i de indkomne besvarelser fra medlemmerne af udvalget er der udarbejdet et materiale indeholdende det samlede resultat af udvalgsmedlemmernes afkrydsninger.

 

Medlemmernes besvarelse af spørgeskemaet viser generelt, at der i udvalget er tilfredshed med udvalgets arbejds- og mødeform og billedet er stort set uændret i forhold til evalueringen i 2004. Der er dog en besvarelse som markant afviger med en negativ besvarelse.

 

Nedenfor har forvaltningen fremhævet og kommenteret nogle af de spørgsmål, hvor der i besvarelsen er delte me ninger blandt udvalgets medlemmer, og hvor evalueringen adskiller sig fra sidste år. Opgørelsen i 2004 er baseret på besvarelse fra 8 medlemmer og i 2005 på besvarelser fra 9 medlemmer. Da forvaltningen gerne fortsat vil udvikle dagsordensmaterialet og den øvrige servicering af udvalgets medlemmer er der behov for konstruktive tilbagemeldinger i form af bemærkninger på spørgeskemaet.

 

Spørgeskemaet er besvaret gennem afkrydsning af én af 10 svarmuligheder, hvor 1 er utilfredsstillende, 3 nogenlunde, 5 tilfredsstillende (middel), 7 fint og 9 meget tilfredsstillende. Desuden kan "ved ikke" afkrydses.

 

Spørgsmål 2 Udvalgsmødernes varighed: Der er i 2005 en udpræget tilfredshed med mødernes varighed, idet 5 ligger på 7 og en ligger på 2. Der er tale om en markant forbedring i forhold til 2004, hvor 3 medlemmer lå på 5 og derunder. En peger dog på det utilfredsstillende i, at der bliver udsat for mange sager.

 

Spørgsmål 5 Mødetidspunktet: Medens der i 2004 var to medlemmer, som var kritiske over for mødetidspunktet, er der i 2005 tale om 4 medlemmer, som er utilfredse med mødetidspunktet. Der er fortsat ønske om morgenmøder, henholdsvis et ønske om at undgå møder i arbejdstiden.

 

Spørgsmål 7 Frist for udsendelse af udvalgets dagsorden: I forhold til 2004, hvor der blev noteret en øget utilfredshed med tidspunktet for udsendelse af dagsordenen,  ligger 5 medlemmer i 2005 på 7 og ingen ligger under 5.  

 

Spørgsmål 8 Antallet af sager på dagsordenen: I mødeplanen for 2005 er der lagt 1 time ekstra ind i sidste møde før sommerferien og jul. Der er tilfredshed med antallet af sager på dagsorden, dog anfører et medlem, at det er lidt varierende, idet der er møder, hvor dagsorden er for lang.

 

Spørgsmål 10 Strukturen/opbygningen af dagsordens enkelte punkter er:   

Et medlem mener, at der bør skrives kort og tydeligt, idet der er alt for mange ord.

 

Forvaltningen planlægger et kursus i efteråret omkring det at skrive bedre indstillinger, hvor bemærkningerne vil indgå i kursustilrettelæggelsen, ligesom der løbende afholdes møder med områderne i forvaltningen om forbedringer af udvalgsindstillinger.

 

Spørgsmål 11 De faktuelle sagsoplysninger er: Under bemærkninger er noteret dels svingende og dels, at der bør skrives kort og tydeligt.

 

Se bemærkninger under spørgsmål 10.

 

Spørgsmål 12 Konsekvensbeskrivelsen af mulige beslutninger i de enkelte sager på dagsordenen er: Der kan noteres en mindre stigning i utilfredsheden i forhold til 2004.

 

Under bemærkninger har to medlemmer noteret dels, at de er svingende og dels at de  kan være bedre.

 

Se bemærkninger under spørgsmål 10.

 

Spørgsmål 13 Sagsindstillingerne (at´erne) virker: Der kan noteres en mindre stigning i tilfredsheden i forhold til  2004- evalueringen.

 

Spørgsmål 16 Omfang og relevans af medsendt bilagsmateriale til dagsorden er: Der er sket en større spredning af besvarelserne mellem 5 og 9 end der var i 2004-evalueringen.

 

Spørgsmål 17 Den gule mappe (supplerende materiale til udvalget): I 2004-evalueringen var der en del utilfredshed med den daværende ordning med udsendelse af noget af materialet elektronisk inden mødet og udlevering af andet materiale på selve mødet. Forvaltningen har foretaget ændringen omkring den gule mappe, hvor det supplerende materiale nu udsendes elektronisk og på papir om fredagen inden udvalgsmødet og desuden udsendes det seneste materiale om tirsdagen elektronisk og på papir, således at kun nyt og væsentligt materiale i begrænset omfang omdeles på mødet. Dette har betydet en højere grad af tilfredshed, idet 6 medlemmer ligger mellem 7 og 9.

 

Ordningen tilgodeser såvel de medlemmer, som ønsker alt på mail som de medlemmer, som ønsker alt i papir.

 

Spørgsmål 35 Høringsproceduren: Der er sket en ændring i tilfredsheden med høringsproceduren. I 2004 lå alle besvarelser på 6 og derover, medens de i 2005 ligger fra 5 og opefter, medens 1 svarer ved ikke.

 

  

 

Økonomi

 

Ingen bemærkninger

 

 

Miljøvurdering

 

Sagstypen er ikke omfattet af Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens positivliste over, der skal miljøvurderes.

 

 

Høring

 

Ingen bemærkninger

 

 

 

 

BILAG VEDLAGT

 

·        Forvaltningens opsummering af besvarelse af spørgeskema om udvalgets arbejds- og mødeform

 

 

 

 

Peter Rasmussen

Pernille Theut


 

Bilag

Til top