Revisionsprotokollat nr. 8/2001 Revision af årsregnskabet for 2001

Uddannelses- og Ungdomsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 7. august 2002

 

5. Revisionsprotokollat nr. 8/2001 Revision af årsregnskabet for 2001

UUU 358/2002 J.nr. U127/02

 

INDSTILLING

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

at det af forvaltningen udarbejdede forslag til besvarelse godkendes

at forvaltningen til december 2002 udarbejder en ajourført redegørelse om de forhold, der er beskrevet i protokollat nr. 8/2001 Revision af årsregnskabet for 2001

 

RESUME

Revisionsdirektoratet har den 13. juni 2002 fremsendt revisionsprotokollat nr. 8 / 2001 om årsregnskabet for 2001.

I henhold til revisionsvedtægtens § 12 stk. 4 skal revisionsprotokollater besvares af pågældende udvalg snarest muligt og senest 4 uger efter modtagelsen. Revisionsdirektoratet har givet udsættelse af besvarelse med henvisning til sommerperioden.

Revisionsprotokollatet peger på følgende forhold vedrørende årsregnskabet for 2001: 2.1) forretningsgangsbeskrivelser, 2.2) økonomistyringssystemer, 2.3) løn, 2.4) anlæg, 2.5) status og eventualforpligtelser mv., 2.6) kasse- og beholdningseftersyn, 2.7) bevillingskontrol, 2.8) større undersøgelser samt 4) opfølgning af tidligere omtalte forhold

Der er på denne baggrund udarbejdet forslag til besvarelse af bemærkningerne i protokollatet.

 

SAGSBESKRIVELSE

I revisionsprotokollat nr. 8 / 2001 om årsregnskabet for 2001 har Revisionsdirektoratet påpeget følgende forhold:

 

2.1) Forretningsgangsbeskrivelser

Revisionsdirektoratet finder generelt, at der er tale om et ambitiøst og ressourcekrævende projekt samt, at systemet indeholder mange generelle oplysninger på bekostning af en udmøntning heraf i operationelle anvisninger i opgavernes udførelse. Revisionsdirektoratet kan ikke på det foreliggende grundlag bedømme, om det er et dækkende og tilstrækkeligt operationelt system. Direktoratet peger på, at der etableres et projekt om forretningsgangene. Endelig efterlyses en fremsendelse af de udarbejdede forretningsgange.

2.2) Økonomistyringssystemer

Revisionen af registreringer i KØR har ikke givet anledning til bemærkninger.

2.3) Løn

Revisionen af lønområdet har vist en række formelle fejl og mangler, der dog ikke har medført fejludbetalinger. Revisionen henstiller, at der fremover udvises større omhu i forbindelse med fremskaffelse af dokumentation til sikring af grundlaget for lønudbetalingerne. Derudover har revisionen ikke givet anledning til bemærkninger.

2.4) Anlæg

Revisionsdirektoratets gennemgang af anlægsregnskaberne har ikke givet anledning til bemærkninger.

2.5) Status og eventualforpligtelser mv.

Revisionsdirektoratet anfører, at det ikke har modtaget en oversigt over afstemningen af decentrale statuskonti. Revisionsdirektoratet påpeger desuden, at der mangler dækkende specifikationer på 8 centrale statuskonti. Yderligere påpeger Revisionsdirektoratet, at der mangler afregning til Kultur- og Fritidsforvaltningen vedrørende udgifter til valg.

Med hensyn til de selvejende institutioners status påpeger revisionen, at status ikke i alle tilfælde er bogført korrekt. Der er endvidere behov for en korrektion af momsudligningen.

2.6) Kasse- og beholdningseftersyn

Revisionsdirektoratet efterlyser et samlet notat om de i 2001 gennemførte interne kasseeftersyn.

2.7) Bevillingskontrol

Revisionsdirektoratet påpeger, at regnskabet for 2001 er påvirket af udpostering af netto 43,5 mio. kr. fra status. Revisionen finder, at dette burde være omtalt i de specielle bemærkninger. Revisionsdirektoratet henstiller, at Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen forelægger sagen for Økonomiforvaltningen med henblik på at afklare, hvilke konsekvenser sådanne tekniske reguleringer af driftsregnskabet generelt bør have for den nugældende adgang til at overføre et mindreforbrug på de rammebelagte områder.

Revisionsdirektoratet påpeger desuden, at der er et merforbrug på enkelte af budgetposterne under folkeskoleområdet. Revisionsdirektoratet finder, at der burde have været søgt om en tillægsbevilling i Borgerrepræsentationen, da forvaltningen blev opmærksom på, at bevillingen ville blive overskredet.

2.8) Større undersøgelser

Der henvises til særskilt sag om Økonomistyring på fritidshjem og –klubber.

4) Opfølgning af tidligere omtalte forhold

Revisionsdirektoratet har tidligere fundet, at det var en uheldig dobbeltrolle borgmesteren havde som formand for bestyrelsen af en kommunal institution, der er placeret i den forvaltning, hvor borgmesteren har den øverste daglige ledelse.

Revisionsdirektoratet har noteret sig, at borgmesteren for Uddannelses- og Ungdomsudvalget nu er valgt til næstformand for Ungdomsskolens bestyrelse.

 

Besvarelse

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen foreslår, at Uddannelses- og Ungdomsudvalget afgiver følgende besvarelse vedrørende Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 8 / 2001 om årsregnskabet for 2001:

"Generelt

Det skal indledningsvis bemærkes, at der i december 2002 fremlægges en ajourført redegørelse om de forhold, der er behandlet i protokollatet.

 

Ad 2.1) Forretningsgangsbeskrivelser

Forvaltningens forretningsgange har løbende været drøftet med revisionen, og forvaltningen har hidtil haft den opfattelse, at når revisionen ikke har haft yderligere bemærkninger, var Revisionsdirektoratet orienteret fuldt ud. Forvaltningen har nu officielt fremsendt de udsendte forretningsgange til Revisionsdirektoratet.

I hele processen har det været en forudsætning, at forretningsgangene skal være tilgængelige elektronisk for at sikre, at det er den ajourførte version, der er udgangspunktet for arbejdet på skoler og institutioner. Det har også været forudsat for at forenkle forretningsgangene, at der skal være en henvisning til andre kilder. Bestræbelserne på at udvikle et intranet for hele kommunen er væsentlig forsinket. Det har derfor været nødvendigt løbende at udsende forretningsgangene i papirform til skoler og institutioner. Imidlertid har Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen igangsat et intranet alene for Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen. Som en af de første opgaver er man begyndt at lægge forretningsgangsbeskrivelserne på dette net. Arbejdet forløber planmæssigt og det forventes, at samtlige udarbejdede forretningsgange inden årets udgang er tilgængelige p&a ring; nettet.

Forvaltningen vil drøfte dette arbejde med revisionen for at sikre, at det udarbejdede system også er dækkende efter Revisionsdirektoratets opfattelse. I opfølgningen til december vil der blive givet en status med arbejdet.

Ad 2.2) Økonomistyringssystemer

Ingen bemærkninger.

Ad 2.3) Løn

Forvaltningen har taget henstillingen til efterretning og indskærpet overfor lønmedarbejderne, at de skal udvise større omhu.

Ad 2.4) Anlæg

Ingen bemærkninger.

Ad 2.5) Status og eventualforpligtelser mv.

Oversigt over afstemningen af decentrale statuskonti er nu afleveret til Revisionsdirektoratet, og det er aftalt med direktoratet, at der allerede i december 2002 skrives til de decentrale enheder bl.a. med en tidsplan for arbejdet med statusspecifikationerne.

Specifikationerne på de 8 centrale statuskonti er nu afleveret til den stedlige revisor og reglerne og tidsfristerne for aflevering af statusspecifikationer vil blive indskærpet.

Afregningen til Kultur- og Fritidsforvaltningen vedrørende udgifter til valg er nu bragt i orden.

Med hensyn til selvejende institutioner har forvaltningen igangsat et arbejde med udgangspunkt i de indsendte regnskaber for 2001 for at sikre, at statuskontiene udviser de korrekte saldi. Arbejdet afsluttes inden årets udgang. I opfølgningen til december vil blive redegjort for resultatet af denne oprydning.

Endelig vil korrektionen vedrørende momsudligningen blive foretaget i forbindelse med afslutningen af institutionernes regnskaber for 2002.

Ad 2.6) Kasse- og beholdningseftersyn

Notatet om de i 2001 gennemførte interne kasseeftersyn er nu afleveret til den stedlige revisor.

Ad 2.7) Bevillingskontrol

Udposteringen af de anførte beløb er ikke omtalt i de generelle bemærkninger, men er til gengæld angivet under de enkelte budgetposter. Derudover har udvalget allerede i forbindelse med besvarelsen af årsprotokollatet for 2000 anført, at afviklingen vil finde sted i 2001. Afviklingen er sket i overensstemmelse med gældende retningslinier og hidtidig praksis fra tidligere år. Forvaltningen finder derfor ikke umiddelbart anledning til at forelægge sagen for Økonomiforvaltningen.

Med hensyn til merforbruget på enkelte af budgetposterne under folkeskoleområdet har forvaltningen skønnet, at da den samlede ramme for udvalget er overholdt, har det ikke været nødvendigt at forelægge en særskilt sag for Borgerrepræsentationen om omflytning af bevillinger. For regnskabet for 2002 vil forvaltningen i forbindelse med kalkulerne for juli og oktober 2002 samtidig fremsætte forslag om eventuelle budget-omflytninger. Såfremt der efterfølgende bliver behov for yderligere budgetomflytninger vil forvaltningen fremsætte forslag herom til Uddannelses- og Ungdomsudvalget, Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

Ad 2.8) Større undersøgelser

Der henvises til særskilt sag om Økonomistyring på fritidshjem og –klubber.

Ad 4) Opfølgning af tidligere omtalte forhold

Ingen bemærkninger."

Økonomi

Ingen yderligere bemærkninger

 

Miljøvurdering

Ingen bemærkninger

 

Høring

Ingen bemærkninger

 

BILAG VEDLAGT

• Revisionsprotokollat nr. 8/2001

 

 

 

 

Peter Rasmussen

Søren Stahl Nielsen