Revisionsprotokollat nr. 3/2001 Økonomistyringen af fritidshjem og klubber

Uddannelses- og Ungdomsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 7. august 2002

 

4. Revisionsprotokollat nr. 3/2001 Økonomistyringen af fritidshjem og klubber

UUU 359/2002 J.nr. U126/02

 

INDSTILLING

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

at det af forvaltningen udarbejdede forslag til besvarelse godkendes

at forvaltningen til december 2002 udarbejder en ajourført redegørelse om forholdene beskrevet i protokollat nr. 3/2001 om Økonomistyringen af fritidshjem og klubber

 

RESUME

Revisionsdirektoratet har den 31. maj 2002 fremsendt revisionsprotokollat nr. 3 / 2001 om Økonomistyring af fritidshjem og klubber.

I henhold til revisionsvedtægtens § 12 stk. 4 skal revisionsprotokollater besvares af pågældende udvalg snarest muligt og senest 4 uger efter modtagelsen. Revisionsdirektoratet har givet udsættelse af besvarelse med henvisning til sommerperioden.

Revisionsprotokollatet peger med hensyn til den centrale økonomistyring af fritidshjem og klubber på forhold vedrørende 1) mål og resultater, 2) lønsum, 3) øvrige faste udgifter, øvrige fleksible udgifter og koloni, 4) styring i årets løb samt 5) regnskabsaflæggelse. Med hensyn til den decentrale økonomistyring indenfor området fremhæves forhold vedrørende 6) mål og resultater, 7) budgetlægning, 8) styring i årets løb samt 9) regnskabsaflæggelse.

Der er på denne baggrund udarbejdet forslag til besvarelse af bemærkningerne i protokollatet.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

I revisionsprotokollat nr. 3 / 2001 om Økonomistyring af fritidshjem og – klubber har Revisionsdirektoratet peget på følgende forhold:

IV Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens centrale økonomistyring af fritidshjem og klubber

 

1. Mål og resultater

Revisionsdirektoratet er af den opfattelse, at arbejdet med målstyringen er godt i gang i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen, men at forvaltningen i det videre arbejde bør arbejde hen imod opstilling af mål og resultatkrav for ydelsens indhold for at sikre kvalitetsniveauet og den løbende udvikling af ydelsen i institutionerne.

 

2. Lønsum

Revisionsdirektoratet finder, at lønsumsstyringen med fordel kunne kombineres med rammestyring, så institutionerne får et stærkere incitament til personaleplanlægning. Det anføres bl.a. at den nuværende ordning ikke giver institutionerne incitament til at planlægge og sammensætte personalet med en kombination af ansatte med lav og høj anciennitet.

 

3. Øvrige faste udgifter, øvrige fleksible udgifter og koloni

Revisionsdirektoratet anfører, at tildelingen af alle typer af dispensationstimer bør ensrettes, så det sikres, at institutionerne har ensartede vilkår for drift.

Revisionsdirektoratet peger på, at tildeling til koloni og ekstra forplejning bør overføres til øvrige fleksible udgifter.

Endvidere anbefales til overvejelse, at tildeling til løn, øvrige faste og fleksible udgifter gives som et samlet beløb ud fra et taxameterprincip.

4. Styring i årets løb

Revisionsdirektoratet finder, at der er behov for yderligere systematisering af styringen i årets løb og udveksling af informationer mellem afdelingerne samt, at budgettet ved væsentlige ændringer i rammenormeringen bør korrigeres og udmeldes til institutionen med det samme.

5. Regnskabsaflæggelse

Revisionsdirektoratet har konstateret, at de sidste års regnskabsaflæggelse for de kommunale institutioner har været forsinket, fordi forvaltningen har haft et efterslæb efter overtagelsen af fritidshjem og klubber efter strukturændringen i 1998.

Revisionsdirektoratet påpeger endvidere, at der ikke foreligger skriftlige forretningsgange som dokumentation for kontrolarbejdet i forbindelse med godkendelse af de selvejende institutioners regnskaber. Herudover finder Revisionsdirektoratet, at der som dokumentation for afslutningen af regnskabsgennemgangen for det pågældende år bør udarbejdes en overordnet rapport.

Endelig finder Revisionsdirektoratet det beklageligt, at der er så stort et efterslæb med hensyn til afslutning af såvel de kommunale som selvejende institutioners regnskabsopgørelser. Den manglende afslutning af regnskaberne gør det vanskeligt for institutionerne at foretage en optimal økonomistyring, da den eksakte budgetramme ikke er kendt.

V. Den decentrale økonomistyring i fritidshjem og –klubber

6. Mål og resultater

Revisionsdirektoratet finder på grund af resultatet af undersøgelsen i de udvalgte institutioner, at der i fremtiden bør arbejdes med at udmønte målsætninger i mål og resultatkrav til brug for styringen af ydelsens indhold.

7. Budgetlægning

Revisionsdirektoratet finder, at en højere grad af sammenhæng mellem de pædagogiske målsætninger og ressourcestyring vil skabe en øget synlighed omkring institutionernes økonomiske prioritering.

8. Styring i årets løb

Revisionsdirektoratet finder det beklageligt, at de kommunale institutioner ikke har budgettet naturligt indarbejdet i deres forbrugsrapporter.

9. Regnskabsaflæggelse

Revisionsdirektoratet peger på, at budgetterne bør tildeles efter mere enkle principper, og at der hurtigere reguleres i institutionernes budgetter således, at uoverensstemmelser kan blive afklaret i løbet af året mellem institutionerne og forvaltningen.

 

Besvarelse

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen foreslår, at Uddannelses- og Ungdomsudvalget afgiver følgende besvarelse vedrørende Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 3 / 2001 om Økonomistyring af fritidshjem og – klubber:

"Generelt

Det skal indledningsvis bemærkes, at der i december 2002 fremlægges en ajourført redegørelse om de forhold, der er behandlet i protokollatet.

III Organisation og bevillingsområde

I forhold til beskrivelsen af opgavefordelingen i forvaltningen skal det bemærkes, at der med virkning fra 1. august 2002 implementeres en ny organisationsstruktur i forvaltningen. Ændringen indebærer, at Fritidshjem og –klubområdet ophører, idet der oprettes 5 Børne- og Ungeområder med ansvaret for et antal fritidshjem og –klubber samt skoler. Der er derfor i forhold til beskrivelsen i protokollatet en ændret fordeling af arbejdsopgaverne i forvaltningen.

IV Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens centrale økonomistyring af fritidshjem og klubber

 

Ad 1) Mål og resultater

Spørgsmålet om mål- og resultatstyring er generelt taget op i forhold til budgetlægningen og det er besluttet, at der i forbindelse med udvalgets behandling af budgetforslaget for 2004 i større omfang skal indgå mål- og resultatstyring. Som led i denne proces har forvaltningen igangsat et arbejde hermed og i den forbindelse vil også indgå de af Revisionsdirektoratet rejste spørgsmål.

 

Ad 2) Lønsum

I forbindelse med forsøg med decentralisering indgår bl.a. for fritidshjem og –klubber forsøg med lønbudgetter beregnet enten ud fra personalesammensætningen pr. 1. august 2002 eller ud fra gennemsnitslønnen for den pågældende personalegruppe. Herved får institutionerne incitamenter til at planlægge og sammensætte personalet som anført af Revisionsdirektoratet.

Forsøgene skal evalueres i efteråret 2004 således, at der kan træffes beslutning om den endelige model til brug for udmeldingen af budgetter for 2005.

 

Ad 3) Øvrige fast udgifter, øvrige fleksible udgifter og koloni

I forbindelse med ændrede regler om koloni kan institutionerne nu fuldt ud disponere over de udmeldte beløb til koloni og ekstra forplejning. I forbindelse med en forenkling af udmeldingen på undervisningsområderne var der et politisk ønske om fortsat i udmeldingen at kunne vise de politiske prioriteringer af bevillingerne.

På den baggrund har forvaltningen ikke til hensigt at stille forslag om en taxametertildeling, men det vil inden udmeldingen af budgettet for 2003 blive vurderet, om der er mulighed for en forenkling af udmeldingen.

Ad 4) Styring i årets løb

Budgetudmeldingen til institutionerne sker principielt 4 gange årligt:

• December året før
• Maj/juni
• August/september
• December

De fleste ændringer af institutionernes budgetter sker forud for disse udmeldinger.

Der har tidligere været en udmelding efter hver ændring af forholdene på en institution. Dette skabte dels en forvirring på institutioner over de mange udmeldinger, dels var det en stor arbejdsbelastning for forvaltningen. Det blev derfor besluttet at overgå til ovennævnte terminer for udmelding.

Det skønnes ikke muligt ressourcemæssigt at forøge antallet af udmeldinger også set i forhold til det besluttede forsøg om decentralisering. Det skal dog bemærkes, at der i forhold til enkeltinstitutioner vil blive foretaget budgetudmelding ved kapacitetsændringer.

Ad 5) Regnskabsaflæggelse

Gennemgangen af regnskaberne for de selvejende institutioner sker bl.a. i et regneark, hvor alle regelsæt er indarbejdet. Det vurderes derfor ikke, at det er nødvendigt med en egentlig skriftlig forretningsgang. Forvaltningen vil overveje behovet for at udarbejde en overordnet rapport for de enkelte år.

Forvaltningen er enig med Revisionsdirektoratet i, at det er beklageligt, at der er et efterslæb med hensyn til færdiggørelsen af regnskaberne, men det har desværre været vanskeligt at få verificeret enkelte oplysninger fra institutionerne.

Regnskaberne for 1999 vil være afsluttet inden udgangen af august 2002. For 2000 mangler der på nuværende tidspunkt regnskaber for 25 institutioner ud af i alt 185 institutioner. Regnskaberne er udsendt til institutionerne til godkendelse. Det er institutionernes tilbagemelding der har givet anledning til at enkelte regnskaber er taget op til fornyet gennemgang. Disse regnskaber forventes afsluttet inden 1. oktober 2002.

V. Den decentrale økonomistyring i fritidshjem og –klubber

Ad 6) Mål og resultater

Der henvises til ad 1) Mål og resultater under afsnit IV.

Ad 7) Budgetlægning

Forvaltningen vil tage spørgsmålet op på dialogmøderne med institutionerne.

Ad 8) Styring i årets løb

Der er i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen tekniske problemer med at få det elektroniske værktøj til fordeling af budgetter i KØR til at fungere. De tekniske problemer vedrører – ifølge det oplyste – også andre forvaltninger. Der arbejdes imidlertid på at få afklaret vanskelighederne Dertil kommer, at der på kommunalt plan er igangsat et arbejde med at anvende budgetdelen af KØR mere hensigtsmæssigt. Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indgår sammen med Kultur- og Fritidsforvaltningen i dette arbejde. Det forventes, at der i løbet af efteråret vil blive skabt mulighed for elektronisk at indlægge budgettal i KØR.

Der er mulighed for at lægge budgettallene manuelt ind i KØR. Dette er imidlertid meget ressourcekrævende.

Ad 9) Regnskabsaflæggelse

Der henvises til Ad 1 – 5) i afsnit IV."

 

Økonomi

Samlet har institutionerne overholdt de udmelde budgetter og har i den forbindelse overført ca. 8 mill. kr. fra 2001 til 2002.

 

Miljøvurdering

Ingen bemærkninger

 

Høring

Ingen bemærkninger

 

BILAG VEDLAGT

• Revisionsprotokollat nr. 3/2001

 

 

 

 

Peter Rasmussen

Søren Stahl Nielsen