Uddannelses- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 6. august 2003

 

 

5.      Revisionsprotokollat 6/2002 - Revision af årsregnskabet 2002

 

UUU 295/2003  J.nr. U128/03

 

 

INDSTILLING

 

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

 

at     udvalget godkender det af forvaltningen udarbejdede forslag til besvarelse

 

at     forvaltningen i december 2003 udarbejder en ajourført redegørelse om de forhold, som er beskrevet i protokollat nr. 6/2002 Revision af årsregnskabet for 2002, jf. bilag 1

 

 

RESUME

 

Revisionsdirektoratet har den 11. juni 2003 fremsendt revisionsprotokollat nr. 6 / 2002 om årsregnskabet 2002 for Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen.

 

I henhold til revisionsvedtægtens § 12 stk. 4 skal udvalget besvare revisionsprotokollater snarest muligt, og senest 4 uger efter modtagelsen.

 

Revisionsdirektoratet har givet udsættelse med denne tidsfrist med henvisning til sommerperioden.

 

Revisionsprotokollatet omtaler følgende forhold vedrørende revisionen af årsregnskabet for 2002:

 

2.1                                 Forretningsgangsbeskrivelser, jf. Kasse- og Regnskabsregulativet

2.2                                 Økonomistyringssystemer

2.3                                 < /span>Løn

2.4                                 IT anvendelse

2.5                                 Varekøb og tjenesteydelser

2.6                                 Anlæg

2.7                                 Status og eventuelforpligtelser m.v.

2.8                                 Kasse og beholdningseftersyn

2.9                                 Bevillingskontrol

 

 

3.1                                 Revisorerklæringer

 

4.1                Økonomiforvaltningens bevillingsmæssige opfattelse af 2 revisionssager, jf. revisorbetænkningen for 2001, side 51                    

4.2                Forvaltningernes udarbejdede mål samt aktivitets- og tidsplaner for en forbedret regnskabsforvaltning

4.3                Opfølgning af sagen i revisionsbetænkningen i 2001, side 46, om økonomistyring af fritidshjem og klubber, herunder om forvaltningens overvejelser på grundlag af sammenligningen mellem Københavns Kommune og Malmø Stads økonomistyring af fritidshjem og klubber

 

5.0                Ledelsens årsberetning

 

6.0                Revision af Københavns Kommunes regnskab for 2002 på visse dele af de sociale områder.

 

Forvaltningen har med udgangspunkt i ovenstående udarbejdet forslag til besvarelse af bemærkningerne i protokollatet.

 

SAGSBESKRIVELSE

 

I det følgende anføres først revisionsdirektoratets bemærkninger, hvorefter forvaltningens forslag til svar følger fra side 8 :

 

I revisionsprotokollat nr. 6/ 2002 om årsregnskabet for 2002 har Revisionsdirektoratet  anført følgende forhold:

 

2.1 Forretningsgangsbeskrivelser, jf. Kasse- og Regnskabsregulativet

 

Revisionsdirektoratet anfører, at det har modtaget 20 forretningsgange, hvoraf 4 fremgår af forvaltningens intranet.

 

De øvrige forretningsgange er udsendt som cirkulærer til de respektive kontorer og institutioner under forvaltningen. Det er oplyst, at disse forretningsgange i løbet af sommeren 2003 også bliver lagt på forvaltningens intranet.

 

Arbejdet med forretningsgange er drøftet på møder med forvaltningen. Det er oplyst, at de gældende forretningsgange vil blive afløst af nye, der er bygget over en ændret "maske", og ud fra et eksisterende layout.

 

Afsluttende oplystes, at der udarbej des en tidsplan for arbejdet.

 

Revisionsdirektoratet finder, at denne ændring af beskrivelsen af forvaltningens forretningsgange er hensigtsmæssig.

 

 

2.2. Økonomistyringssystemer

 

Revisionsdirektoratet anfører, at revisionen af registreringer i KØR (Københavns Kommunes ressourcestyringssystem) ikke har givet anledning til bemærkninger.

                     

 

2.3 Løn

 

Revisionsdirektoratet anfører, at det har foretaget revision af løn på gymnasieområdet, hvor lønudgiften har udgjort 194,0 mio. kr. i 2002.

 

Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger.

 

 

2.4 IT anvendelse

 

Revisionsdirektoratet anfører, at det som led i revisionen af Københavns Kommunes regnskab for 2002 har foretaget en struktureret IT-informationsindsamling om samtlige forvaltningers IT anvendelse.

 

I  januar 2003 er forvaltningens besvarelse modtaget.

 

Det er Revisionsdirektoratets  opfattelse, at de modtagne oplysninger med få yderligere uddybende kommentarer, som det  senere vil anmode om, kan indgå i  vurderingen af forvaltningens samlede system-, data og driftssikkerhed.

 

 

2.5 Varekøb og tjenesteydelser

 

Den 6. april 2000 vedtog Borgerrepræsentationen en fælles indkøbspolitik for kommunen. Denne forpligter som udgangspunkt alle kommunens indkøbere til at anvende fælles indkøbsaftaler, da kommunen derved kan opnå store besparelser på driftsbudgettet.

 

Af redegørelse af 1. oktober 2002 til Økonomiudvalget om styrkelse af Københavns Kommunes indkøbsfunktioner ( ØU 247/2002) fremgår, at Økonomiforvaltningen i dialog med forvaltningerne vil udarbejde et forslag til en implementeringsplan for brugen af indkøbssystemet.

 

En sådan plan er ikke udarbejdet for Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen.

 

Revisionsdirektoratet  har konstateret, at forvaltningen ikke har udarbejdet forretningsgangsbeskrivelser for indkøbsområdet. 

 

Den 20. februar 2003 udsendtes på forvaltningens intranet et cirkulære om "Indkøbsaftaler og Indkøbsweb". Cirkulæret indeholder en orientering om indkøbsaftaler og om indholdet af Københavns Kommunes Indkøbsweb.

 

Revisionsdirektoratet  henstiller, at forvaltningen som supplement til cirkulæret om de fælles indkøbsaftaler og Københavns Kommunes Indkøbsweb udarbejder en forretningsgang for brugen af indkøbsaftaler og indkøbsweb.

 

Revisionsdirektoratet har gennemgået indkøb af edb-udstyr i Center for Informatik.

 

Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger.

 

2.6 Anlæg

 

Revisionsdirektoratet har konstateret, at der for 46 anlægsbevillinger med et samlet forbrug på ca. 301,0 mio. kr. kun har været bogført et lille eller intet forbrug siden 2001.

 

Der er tale om anlægsbevillinger givet i 1996 og frem.

 

I regnskab 2002, s. 263 Anlægsoversigt, er yderligere 56 anlægsbevillinger med et samlet opgjort forbrug i 2002 priser på ca. 290,0 mio. kr. afsluttede.

 

Revisionsdirektoratet henstiller, at der udarbejdes anlægsregnskaber for de anlægsarbejder, der reelt er afsluttede.

 

 

2.7 Status og eventualforpligtelser

 

Revisionsdirektoratet konstaterer, at der  - som aftalt – er udarbejdet en vejledning om afstemning og specifikation.

Revisionsdirektoratet har ingen bemærkninger til vejledningen.

 

Revisionsdirektoratet har opgjort, at der ud af 1.220 statuskonti er 570, der ikke er afstemt / specificeret.

 

Disse konti udgør for aktivernes vedkommende 71,2 mio. kr., og for passiverne 169,7 mio. kr.

 

På grundlag af det store antal statuskonti, der ikke er specificeret/afstemt, finder Revisionsdirektoratet, at forvaltningen på dette basale regnskabsområde bør udarbejde en plan, der sikrer udarbejdelse af afstemninger og specifikationer i overensstemmelse med forvaltningens vejledning herom, og at der etableres et ledelsestilsyn, der sikrer overholdelsen.

 

 

2.8. Kasse- og beholdningseftersyn

 

Revisionsdirektoratet anfører, at på tidspunktet for udarbejdelsen af dette protokollat har det ikke modtaget forvaltningens redegørelse, om de i 2002 udførte interne kasseeftersyn.

 

Revisionsdirektoratet anmoder om, at redegørelsen fremsendes.

 

 

2.9 Bevillingskontrol

 

I de specielle bemærkninger til regnskabet for Uddannelses- og Ungdomsudvalgets områder er der redegjort for afvigelser mellem bevillinger og regnskabet.

 

Revisionsdirektoratet anfører, at dets gennemgang af de specielle bemærkninger har givet anledning til følgende:

 

Rammebelagt drift, Folkeskoleområdet:

 

·        Nettobevilling 2.153.067.000 kr.

 

·        Merforbrug 23.655.000 kr.

 

Revisionsdirektoratet har konstateret, at den væsentligste årsag til merudgiften på 23,7 mio. kr. hidrører fra en aktivitetsforøgelse på området for undervisning af børn med vidtgående handicap.

 

Revisionsdirektoratet finder derfor, at det som led i budgetopfølgningen i årets løb, herunder prognosearbejdet, bør sikres, at væsentlige merudgifter til en rammestyret bevilling kun afholdes efter forudgående indhentet tillægsbevilling hos Borgerrepræsentationen, jf. kommunens bevillingsregler.

 

 

3.1 Revisorerklæringer

 

Revisionsdirektoratet anfører, at der er givet revisorerklæringer på i alt 6 typer af regnskabsopgørelser.

 

 

4.1 Økonomiforvaltningens bevillingsmæssige opfattelse af 2 revisionssager, jf.

      Revisorbetænkningen for 2001, side 51.       

 

A.     Revurdering af overførsel fra 2001:

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalget har i regnskabet for 2001 bogført en indtægt på 43,5 mio. kr., som vedrører forskellen på beregnede og faktiske indtægter ved køb og salg af undervisningspladser, fortrinsvis inden for gymnasier og HF.

 

Udgiften vedrører årene 1994 – 1995, hvor der blev bogført et acontobeløb.

 

Forskellen mellem acontobeløbet og de faktiske indtægter er først opgjort og bogført i 2001.

 

Økonomiforvaltningen vurderer, at der ved opgørelsen af Uddannelses- og Ungdomsudvalgets adgang til at overføre midler fra 2001, bør korrigeres for denne type posteringer af teknisk karakter, da de ikke modsvares af aktiviteter.

 

Spørgsmålet er drøftet i forbindelse med prioritering af anlægspuljen på 65,0 mio. kr. til folkeskoleområdet. Der er i den forbindelse indgået aftale om, at der ikke skal foretages en regulering af udvalgets ramme.

 

Spørgsmålet forelægges Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen til endelig afgørelse i forbindelse med forelæggelse af sagen om overførsler fra 2002 til 2003. 

 

På Økonomiudvalgets møde den 6. maj 2003 blev behandlingen  af sagen om overførsel fra 2002 til 2003 udskudt, indtil forhandlingerne med regeringen om kommunens økonomi for 2004 var afsluttet.

 

 

B.    Merforbrug for 2001 på den rammebelagte driftsbevilling til

Folkeskoleområdet.

 

Revisionsdirektoratet anmoder om en redegørelse til Revisionsudvalget om sagens opfølgning og udbeder sig en orientering om resultatet af forelæggelsen af sagen i Økonomiforvaltningen.

 

 

4.2 Forvaltningernes udarbejdede mål samt aktivitets- og tidsplaner for en for-

      bedret regnskabsforvaltning.

                     

Revisionsdirektoratet har i betænkning over Københavns Kommunes regnskab for 2001, s. 171, anmodet om at blive holdt orienteret om de enkelte forvaltningers udarbejdede mål samt aktivitets- og tidsplaner for en forbedret regnskabsforvaltning.

 

De af forvaltningen fastsatte mål for 2002 er gennemført.

 

                     

4.3 Opfølgning af sagen i revisionsbetænkningen i 2001, side 46, om økonomi-

      styring af fritidshjem og klubber, herunder om forvaltningens overvejelser

      på grundlag af sammenligningen mellem Københavns Kommune og Malmø    

      Stads økonomistyring af fritidshjem og klubber.

 

Revisonsdirektoratet anfører, at forvaltningen har afgivet en redegørelse til Uddannelses- og Ungdomsudvalget den 22. januar 2003

 

Af redegørelsen fremgår, at  fritidshjemmene i Københavns Kommune har et udvidet tilbud på det socialpædagogiske område i forhold til Malmø Stad.  

 

Det fremgår endvidere, at Malmø er hurtigere end København til at afslutte regnskaberne.

 

Forvaltningen har iværksat forsøg med decentralisering af lønsumsstyring og i 2003 igangsat projekter om personaleressourcernes anvendelse og om bygningsdrift på fritidshjemsområdet. Projekterne skal opstille alternativer til de nuværende mål vedrørende midlernes anvendelse.

 

Når resultaterne foreligger, vil de indgå i forvaltningens overvejelser om forslag til en anden økonomistyring af fritidshjemmene. I overvejelserne vil spørgsmålene om regnskabsopfølgning og regnskabsafslutning blive vurderet.

 

 

5.0 Ledelsens årsberetning.

 

Revisionsdirektoratet anfører, at Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har oplyst, at der dem bekendt ikke påhviler Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen andre forpligtelser end de i regnskabet anførte, og har afgivet erklæring herom.

 

 

6.0 Revision af Københavns Kommunes regnskab for 2002 på visse dele af det

      sociale område (driftsudgifter i forbindelse med aktivering).

 

Revisionsdirektoratet har foretaget en gennemgang af grundlaget for refusion af driftsudgifter i forbindelse med aktiveringstilbud og uddannelsesaktivering m.v. med 50%´s  refusion.

 

Revisionen gav ikke anledning til bemærkninger.

 

 

Besvarelse:

 

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen foreslår, at Uddannelses- og Ungdomsudvalget afgiver følgende besvarelse vedrørende revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 6 / 2002 om årsregnskabet 2002.

 

 

Generelt

 

Det bemærkes indledningsvis, at der i december 2003 udarbejdes en ajourført redegørelse om de forhold, der er behandlet i ovenstående revisionsprotokollat.

 

Nedenfor følger forvaltningens kommentarer til de ovenfor anførte fremhævede forhold i revisionsprotokollatet for årsregnskabet 2002:

 

 

Ad. 2.1

Forretningsgangsbeskrivelser

 

Forvaltningen oplyser, at de øvrige forretningsgange nu ligeledes fremgår af forvaltningens intranet.

 

Der er udarbejdet en konkret tidsplan for en gennemgang og ny bearbejdning af de eksisterende forretningsgange med den aftalte struktur m.m. , og arbejdet er planlagt færdiggjort ultimo 2003.

 

 

Ad. 2.2

Økonomistyringssystemer

 

Forvaltningen har ingen  bemærkninger.

 

 

Ad. 2.3

Løn

 

Forvaltningen har ingen  bemærkninger.

 

 

Ad. 2.4

IT anvendelse

 

Forvaltningen afventer Revisionsdirektoratets fremsendelse af skrivelse om yderligere uddybende kommentarer.

 

Forvaltningen har ikke yderligere bemærkninger.

 

 

Ad. 2.5

Varekøb og tjenesteydelser

 

Forvaltningen har som supplement til allerede udsendt information om indkøbssystemet udarbejdet af en  plan for implementering af brugen af indkøbssystemet.

 

Efter planen undervises instruktørerne i uge 35, 2003 og slutbrugerne i september og oktober 2003.

 

Orientering til slutbrugerne er lagt på Infoweb.

 

Planen fremsendes til Revisionsdirektoratets orientering.

 

Endvidere har forvaltningen igangsat udarbejdelse af en forretningsgang for forvaltningens brug af indkøbsaftaler og infoweb, som indarbejder Revisionsdirektoratets henstillinger.

 

Forretningsgangen forventes færdigt ultimo september 2003, og fremsendes til udtalelse i Revisionsdirektoratet inden ikrafttræden.

 

 

Ad. 2.6

Anlæg

 

Forvaltningen er i gang med at aflægge regnskaber for gamle anlægsarbejder. Der resterer imidlertid fortsat en "pukkel" af gamle anlægsarbejder, for hvilke der endnu ikke er aflagt regnskab.

 

På mødet den 4. juni 2003 blev 16 regnskaber for anlægsarbejder godkendt af udvalget. 

 

Forvaltningen forventer, at  regnskaber for gamle anlægsarbejder vil være aflagt i løbet af 2004.

 

 

Ad. 2.7

Status og eventualforpligtelser m.v.

 

 

Forvaltningen har udarbejdet en plan, der sikrer udarbejdelse af afstemninger og specifikationer i overensstemmelse med forvaltningens vejledning herom.

 

Planen omfatter blandt andet dialogmøder med de regnskabsansvarlige på skoler og institutioner under forvaltningen, og et af temaerne vil være kvalitetssikring i økonomistyringen, blandt andet afstemninger og herunder afstemning af statusposter, samt  forvaltningens regler for ledelsestilsyn m.m.

 

Dialogmøder er programsat til efteråret 2003.

 

 

Ad. 2.8

Kasse- og beholdningseftersyn

 

Redegørelsen  er afsendt til Revisionsdirektoratet den 2. juli 2003.

 

 

Ad. 2.9

Bevillingskontrol

 

Forvaltningen er principielt enig med Revisionsdirektoratet og vil så vidt muligt forsøge at få spørgsmålet om bevillingsmæssige flytninger afklaret i forbindelse med kalkulen for oktober kvartal. Der kan dog opstå afvigelser efter dette tidspunkt, f. eks. i forbindelse med modtagelse af regninger fra andre amter og kommuner.

 

 

Ad. 3.1

Revisorerklæring

 

Forvaltningen har ingen yderligere bemærkninger.

 

 

Ad. 4.1

Økonomiforvaltningens bevillingsmæssige opfattelse af 2 revisionssager

 

A.     Revurdering af overførsel fra 2001.

 

Spørgsmålet forventes forelagt Økonomiudvalget den 5. august 2003.

 

 

B.     Merforbrug i 2001 på  rammebelagt driftsbevilling til Folkeskoleområdet

 

Forvaltningen vil orientere Revisionsdirektoratet om resultatet af sagens forelæggelse i Økonomiforvaltningen.

 

 

Ad. 4.2

Forvaltningens udarbejdede mål samt aktivitets- og tidsplaner for en forbedret regnskabsforvaltning

 

Forvaltningen har ingen yderligere  bemærkninger.

 

 

Ad. 4.3

Opfølgning af sagen i revisionsbetænkningen i 2001, side 46, om økonomistyring af fritidshjem og klubber m.m.

 

Det kan oplyses, at der fortsat arbejdes med at indlægge budgetrammerne i KØR.

 

Arbejdet forventes afsluttet inden for kort tid.

 

Forvaltningen har udarbejdet en skitse til en mere enkel og overskuelig budgetmodel, som forelægges for udvalget i efteråret 2003 med henblik på udmeldingen for 2004.

 

 

Ad. 5.0

Ledelsens årsberetning

 

Forvaltningen har ingen yderligere bemærkninger.

 

 

 

Ad. 6.0

Revision af Københavns Kommunes regnskab for 2002 på visse dele af de sociale områder

 

 

Forvaltningen har ingen yderligere bemærkninger.

 

 

Økonomi

 

Ingen yderligere bemærkninger

 

 

Miljøvurdering

 

-

 

 

Høring

 

Ingen bemærkninger

 

 

 

BILAG VEDLAGT

 

·        Revisionsprotokollat nr. 6/2002 fra Revisionsdirektoratet

      (udsendt til orientering den 4. juli 2003)

 

 

Peter Rasmussen

                                            Søren Stahl Nielsen