Beretning fra Revisionsdirektoratet

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 4. oktober 2000

7. Beretning fra Revisionsdirektoratet

UUU 288/2000 J.nr. U151/00

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

Revisionsdirektoratet har i brev af 14. september 2000 fremsendt beretningen om direktoratets virksomhed og revisionen af årsregnskabet for 1999. Beretningen er sendt til samtlige medlemmer af Borgerrepræsentationen.

Direktoratet udbeder sig Uddannelses- og Ungdomsudvalgets stillingtagen til den del af beretningen, der angår udvalgets forvaltning.

Afsnittet om Uddannelses- og Ungdomsudvalget omhandler alene emner, der er omtalt i revisionsprotokollatet 8/1999. Dette blev behandlet på udvalgets møde den 21. juni 2000. Der foreligger ikke på nuværende tidspunkt yderligere bemærkninger.

Derudover er Uddannelses- og Ungdomsudvalget tillige særskilt omtalt i den tværgående undersøgelse vedrørende anlægsvirksomheden.

Forvaltningen har udarbejdet forslag til bemærkninger vedrørende dette emne.

Forslag til udtalelse:

I beretningen indgår (side 77 – 96) emner vedrørende Uddannelses- og Ungdomsudvalget. Disse emner indgår i revisionsprotokollatet 8/1999. Dette protokollat blev behandlet på udvalgets møde den 21. juni 2000.

Der foreligger ikke på nuværende tidspunkt yderligere oplysninger i sagen, men i overensstemmelse med forvaltningens indstilling til udvalgsmødet vil der til december blive udarbejdet en ajourført redegørelse om forholdene beskrevet i protokollatet. Denne redegørelse vil efter behandlingen i udvalget blive fremsendt til Revisionsdirektoratet.

I beretningen er anført tværgående undersøgelser. Uddannelses- og Ungdomsudvalget er alene direkte omtalt om bevillingsregler og regnskaber for kommunens anlægsregnskaber.

Det endelige protokollat om anlægsregnskaber er ikke fremsendt til Uddannelses- og Ungdomsudvalget til besvarelse, men er alene fremsendt til Økonomiudvalget. Uddannelses- og Ungdomsudvalget henviser derfor til Økonomiudvalgets besvarelse.

Uddannelses- og Ungdomsudvalget har dog følgende supplerende bemærkninger:

I rapporten peges på (side 310/325), at Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen ikke har aflagt anlægsregnskaber for 1998 og 1999.

I forvaltningens samlede regnskabsforklaringer redegøres for forskydninger i det enkelte års forbrug i forhold til det beløb, der afsættes i det pågældende år. Disse forklaringer indgår også i regnskabsforklaringerne for 1998 og 1999.

Det fremgår, at der skal aflægges anlægsregnskaber senest 3 måneder efter arbejdets afslutning. Efter Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens opfattelse indebærer dette, at anlægsregnskaberne skal afleveres 3 måneder efter 1 års gennemgangen af byggerierne med entreprenørerne. Dette sikrer, at der ikke efterfølgende vil være behov for justeringer i regnskabsforklaringerne.

Under denne forudsætning er der alene tale om et begrænset antal anlægsregnskaber for Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen.

Regnskabsaflæggelsen vedrører institutioner, hvor regnskabsføringen dels er sket i det gamle Socialdirektorat, Magistratens 3. afd., og dels i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen. Dette har vanskeliggjort regnskabsaflæggelsen, men regnskaberne vil inden årets udgang blive fremsendt til Revisionsdirektoratet.

Disse projekter, der er godkendt i perioden fra før januar 1998, vil blive fremsendt direkte til Revisionsdirektoratet, men fremover vil anlægsregnskaberne blive fremsendt via Uddannelses- og Ungdomsudvalget.

I rapporten peges på (side 319/324), at bl.a. Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen anvender eksterne rådgivere.

Dette skal ses i sammenhæng med, at forvaltningens bemanding kun er baseret på alene delvist at udfylde bygherrefunktionerne, samt de dertil knyttede administrative opgaver (indstillinger, notater, regnskaber, økonomistyring, journalisering mv.) i forhold til de løbende anlægsopgaver i forvaltningen.

I bygherrerollen indgår fastlæggelse af standarder, normer, udarbejdelse af programmer, planlægning af struktur, indhold og økonomi mv. Projektering, byggestyring og –ledelse mv. er derfor udlagt til fremmede rådgivere.

Projektering og gennemførelse af byggerier kræver medvirken af en lang række specialister: statistikere, vvs-ingeniører, el-ingeniører, byggeledere, arkitekter til projektering, arkitekter til programmering, miljø"teknikere", landskabsarkitekter osv. – en specialistrække, som en lille bygherreorganisation ikke vil kunne opdyrke, vedligeholde eller beskæftige.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har derfor valgt at købe denne specialistviden hos eksterne rådgivere. Herved sikres mulighed for hele tiden at have de bedst mulige rådgivere med den nødvendige specialistviden og ikke mindst løbende at afpasse antallet af medarbejdere efter opgavernes omfang og karakter.

Ingen bemærkninger

Ingen

• Beretning om revisionen af Københavns Kommunes regnskab for 1999, september 2000 (er allerede sendt til samtlige medlemmer af Borgerrepræsentationen)

Peter Rasmussen