Anlægsregnskaber

Uddannelses- og Ungdomsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 4. juni 2003

2. Anlægsregnskaber

UUU 125/2003 J.nr. U106/03

INDSTILLING

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

at udvalget godkender de vedlagte regnskabsforklaringer, som herefter videresendes til Revisionsdirektoratet og Økonomiforvaltningen

RESUME

Der skal aflægges særskilt regnskab for alle anlægsarbejder. Regnskaberne skal revideres af Revisionsdirektoratet. Med denne indstilling forelægges 16 regnskabsforklaringer for Uddannelses- og Ungdomsudvalgets. Regnskaberne skal efterfølgende videresendes til Revisionsdirektoratet og Økonomiforvaltningen.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Der skal aflægges særskilt regnskab for alle anlægsarbejder. Anlægsregnskaberne skal revideres af Kommunens revision. Regnskaberne fremsendes til Revisionsdirektoratet via Uddannelses- og Ungdomsudvalget.

Regnskaberne består af en regnskabsdel og en forklaringsdel. Formålet med regnskabsdelen er at sikre, at samtlige originalbilag vedrørende anlægsarbejdet forefindes, og at de er bogført korrekt. Formålet med regnskabsforklaringen er for det første at forklare eventuelt mer- eller mindreforbrug i forhold til anlægsbevillingen. Derudover forklares eventuelle væsentlige ændringer i det færdige projekt i forhold til projektbeskrivelsen i indstillingen.

Det er alene regnskabsforklaringerne, som forelægges Uddannelses- og Ungdomsudvalget, da regnskabsdelen er af ren teknisk karakter.

Til denne indstilling er der vedlagt 16 regnskabsforklaringer med anlægsbevillinger på i alt 59,7 mio. kr. Mer- eller mindreforbrug i forhold til anlægsbevillingerne fremgår af nedenstående skema (alle beløb er fremskrevet til 2003-priser):

Bevillings- og BR-nr.

Anlægsarbejde

Anlægsbevilling

Merforbrug

Merforbrug i %

K 01-132

(8010038)

BR 132/01

Etablering af juniorklub og udvidelse af eksisterende fritidshjem i Ungdomshuset Thomas P. Hejle

1.147.802 kr.

13.184 kr.

1,1%

K 01-40

(8010040)

K 00-150

(8000150)

BR 133/01

Indretning af ungdomsklub samt leje af lokaler i Heimdalsgade 39

3.786.597 kr.

-169.669 kr.

-4,5%

K 00-49

(8000049)

BR 117/00

Permanentgørelse af 30 fritidsklubpladser ved den integrerede institution "Højen", Vanløsehøj 4

1.780.788 kr.

-204.898 kr.

-11,5%

K 01-73

(8010073)

BR 195/01

Udvidelse af eksisterende fritidshjem ved Jagtvejens Skole med to grupper

4.605.815 kr.

875.396 kr.

19,0%

(2303012)

(2303025)

BR 599/98

BR 260/99

Etablering af fritidshjem med 24 specialpladser og 44 normalpladser på Jagtvejens Skole

4.501.795 kr.

-27.086 kr.

-0,6%

K 01-37

(8010037)

BR 132/01

Indretning af opholdsrum i fritidshjemmet Saxoly

178.316 kr.

-1.300 kr.

-0,7%

K 00-27

(8000027)

BR 40/00

Indretning af fritidshjem på Skansebjerg 3 resulterende i en nettoudvidelse med 22 pladser

2.863.738 kr.

-574.626 kr.

-20,1%

K 98-21

(2302405)

BR 799/97

Udvidelse af Ungdomsskolen i Utterslev fra 32 til 36 pladser (etape 2)

1.703.659 kr.

-26.804 kr.

-1,6%

K 97-25

(2302409)

BR 165/97

Flytning af Nørrevold Enkeltfags-HF til Gasværk-vejens Skole

9.731.301 kr.

56.126 kr.

0,6%

K 01-94

(8010094)

BR 189/01

Køb, etablering og indretning af pavilloner til en midlertidig KKFO til 44 børn på Voldparkens Skole

1.932.481 kr.

152.408 kr.

7,9%

(2303023)

BR 218/99

Montering af 22 fritidshjemspladser i satellit til fritidshjemmet Blommestien

132.580 kr.

-847 kr.

-0,6%

K 01-36

(8010036)

BR 100/01

Flytning af fritidsklubben Teaterbutikken til lokaler i Brune Kødby

1.778.049 kr.

-616.628 kr.

-34,7%

K 01-150

(8010150)

BR 359/01

Etablering af 60 midlertidige fritidsklubpladser ved Boldklubben Fremad Amager

1.439.969 kr.

-523.480 kr.

-36,7%

K 00-134

(8000134)

BR 474/00

Ombygning og udvidelse af fritidshjemmet Hjørnelodden med 2 fritidshjemsgrupper

5.272.061 kr.

754.353 kr.

14,3%

(2302414)

BR 120/99

BR 392/99

Flytning af Center for Informatik og Voksen Pædagogisk Center til Artillerivej 126

17.290.704 kr.

770.816 kr.

4,5%

K 01-82

(8010082)

BR 278/01

Indretning af 35 fritidsklubpladser i lokaler i Vanløse Idrætsforening

1.508.837 kr.

-853.635 kr.

-56,6%

I alt

59.654.492 kr.

-376.690 kr.

-0,6%

Regnskabsforklaringerne til de enkelte anlægsarbejder er indeholdt i bilaget. Det bemærkes, at der i mange af regnskabsforklaringerne er en forskel i opdelingen af budgettet og regnskabet. Det skyldes, at kontoplanens opbygning ikke har været i overensstemmelse med opdelingen af budgettet i enkeltposter bl.a som følge af kravene til opdeling af regnskabsdelen. Forvaltningen er opmærksom på, at det er uhensigtsmæssigt. I indstillingerne er praksis nu ændret, så der er overensstemmelse mellem budget og regnskab.

Afvigelser i fo rhold til bevilling

Der er merforbrug på 6 af anlægsregnskaberne, mens de resterende 10 regnskaber udviser et mindreforbrug.

De større afvigelser knytter sig hovedsageligt til mindre arbejder på Fritidshjem- og Klubområdet og kan generelt forklares med en stram tidsplan. Erfaringsmæssigt opstår der problemer med kapaciteten og sikringen af pladsgarantien på fritidshjemsområdet op mod sommerferien. Af tidsmæssige årsager er det derfor sjældent muligt at vente med at fremlægge ansøgningen om anlægsbevilling til den egentlige projektering er foretaget, og den endelige økonomi dermed kendes med større sikkerhed. Budgetterne, som ligger til grund for bevillingerne, er derfor som oftest meget usikre.

Bl.a. for at imødegå de usikre budgetter og de afledte afvigelser i forhold til bevillingerne har forvaltningen i 2003 valgt at søge en samlet anlægsbevilling på 5 mio. kr. til en pulje til afhjælpende foranstaltninger på fritidshjemsområdet. Bevillingen dækker udgifter til mindre arbejder til etablering af den nødvendige kapacitet. Forvaltningen giver Uddannelses- og Ungdomsudvalget en redegørelse for brugen af puljen i slutningen af 2003, og der vil blive aflagt et samlet anlægsregnskab for hele puljen, når arbejderne er afsluttede.

Regnskaber med forbehold

Det er ofte nødvendigt at udarbejde et anlægsregnskab inden arbejdet er afsluttet i økonomisk forstand – dvs. inden den sidste regning er bogført på sagen. Det skyldes typisk, at udgifter til ibrugtagningstilladelse, mangeludbedring mv. først kan afholdes efter arbejdets afslutning.

Det bemærkes i den sammenhæng, at der i tre af regnskaberne er taget forbehold for forventede ekstraudgifter. Det drejer sig om K 01-36 Flytning af fritidsklubben Teaterbutikken til lokaler i Brune Kødby, K 01-150 Etablering af 60 midlertidige fritidsklubpladser ved Boldklubben Fremad Amager og K 00-134 Ombygning og udvidelse af fritidshjemmet Hjørnelodden med 2 fritidshjemsgrupper. Forbeholdene omhandler udgifter for i alt 400.000 kr. i forbindelse med nedtagning af en pavillon, mangeludbedring samt ibrugtagningstilladelse. Tillæg til regnskabsforklaringerne fremsendes direkte til Revisionsdirektoratet, når udgifterne er bogført.

Bogføring af centrale bygherreudgifter

Forvaltningens variable udgifter i forbindelse med varetagelse af bygherrefunktionen er udposteret til de enkelte anlægssager. De variable udgifter omfatter udgifter knyttet til forvaltningens bygherrefunktion, herunder projektledelse samt varetagelse af økonomisk/administrative opgaver knyttet til projekternes gennemførelse. Udgifterne kan ikke præcist henføres til de enkelte anlægsarbejder. På baggrund af anlægsbevillingens størrelse beregnes derfor en andel af de samlede bygherreudgifter, som udposteres til det enkelte anlægsarbejde. I gennemsnit bruges ca. 2% af anlægsbevillingerne til centrale bygherreudgifter.

Tidsfrist for aflæggelse af anlægsregnskaber

I henhold til Københavns Kommunens regler for aflæggelse af anlægsregnskaber skal regnskaberne aflægges senest tre måneder efter anlægsarbejdets afslutning. Forvaltningen har hidtil ikke været i stand til at aflægge regnskaberne til tiden, og ingen af de 16 regnskaber, som aflægges i denne omgang, er aflagt inden for tidsfristen. Der resterer fortsat en "pukkel" af gamle anlægsarbejder, der endnu ikke er aflagt regnskab for. Forvaltningen forventer, at puklen kan afvikles i løbet af 2004, så alle anlægsregnskaber fra og med 2005 aflægges indenfor tidsfristen.

Økonomi

Ingen yderligere bemærkninger

Miljøvurdering

Høring

Ingen bemærkninger

BILAG VEDLAGT

· Regnskabsforklaringer

Peter Rasmussen

Jørn Larsen

Til top