Evaluering af udvalgets arbejds- og mødeform

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 1. september 2004

 

 

16.      Evaluering af udvalgets arbejds- og mødeform

  J.nr. U 126/04

 

 

INDSTILLING

 

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

 

at      besvarelsen af spørgeskemaet danner udgangspunkt for en drøftelse af udvalgets arbejde

 

at      udvalget godkender, at mødeplanen for 2004 og 2005 ændres, så det sidste møde før sommerferien og før jul forlænges med 1 time 

 

 

RESUME

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalget fik til mødet den 16. juni 2004 udleveret et spørgeskema vedrørende udvalgets arbejds- og mødeform. Besvarelserne af spørgeskemaet foreligger nu.

 

Sammenskrivningen er udarbejdet på baggrund af  de 8 spørgeskemaer, som er afleveret. Medlemmernes besvarelse af spørgeskemaet viser generelt, at der i udvalget er tilfredshed med udvalgets arbejds- og mødeform.

 

Forvaltningen foreslår, at besvarelsen af spørgeskemaet danner udgangspunkt for en drøftelse af udvalgets arbejde.

SAGSBESKRIVELSE

 

I lighed med praksis i den forrige periode og de sidste to år har man valgt at gennemføre en evaluering af udvalgets arbejds- og mødeform. Evalueringen er baseret på en spørgeskemaundersøgelse og har taget sit afsæt i forretningsordenen for udvalget.

 

Sammenskrivningen er udarbejdet på baggrund af  de 8 spørgeskemaer som er afleveret. Med udgangspunkt i de indkomne besvarelser fra samtlige medlemmer af udvalget er der udarbejdet et materiale indeholdende det samlede resultat af udvalgsmedlemmernes afkrydsninger.

 

Medlemmernes besvarelse af spørgeskemaet viser generelt, at der i udvalget er tilfredshed med udvalgets arbejds- og mødeform og billedet er stort set uændret i forhold til evalueringen i 2003.

 

Nedenfor har forvaltningen fremhævet og kommenteret nogle af de spørgsmål, hvor der i besvarelsen er delte meninger blandt udvalgets medlemmer, og hvor evalueringen adskiller sig fra sidste år. Opgørelsen i 2003 er baseret på besvarelse fra 10 medlemmer og i 2004 på 8 besvarelser.

 

Spørgeskemaet er besvaret gennem afkrydsning af én af 10 svarmuligheder, hvor 1 er utilfredsstillende, 3 nogenlunde, 5 tilfredsstillende (middel) 7 fint og 9 meget tilfredsstillende. Desuden kan "ved ikke" afkrydses.

 

Spørgsmål 2 Udvalgsmødernes varighed: Der er en større utilfredshed med mødernes varighed i 2004, idet 3 medlemmer ligger på 5 og derunder. I 2003 lå kun et medlem på 5. Utilfredsheden går især på, at mødetidspunktet overskrides.

 

Spørgsmål 5 Mødetidspunktet: I lighed med 2003 er to medlemmer kritiske over for mødetidspunktet. Der er ønske om morgenmøder, henholdsvis et ønske om at undgå møder i arbejdstiden.

 

Spørgsmål 7 Frist for udsendelse af udvalgets dagsorden: Der er en øget utilfredshed med tidspunktet for udsendelse af dagsordenen, idet der ønskes mere tid til at sætte sig ind i den. Der nævnes tilfredshed med ordningen med, at større rapporter udsendes forud. 

 

Efter udvalgets forretningsorden udsendes dagsordenen seks dage før mødets afholdelse, dvs. om onsdagen inden udvalgsmødet den følgende onsdag, så medlemmerne har materialet om torsdagen. Lørdage betragtes som hverdage. Styrelsesloven angiver, at dagsordenen til kommunalbestyrelsens møder så vidt muligt skal udsendes 4 hverdage før mødet. Forvaltningen vurderer, at det ikke vil være muligt med en tidligere udsendelse af dagsordenen.  

 

Spørgsmål 8 Antallet af sager på dagsordenen: Der er et ønske om, at sidste møde før sommerferien og før jul forlænges med 1 time.

 

Hvis udvalget tilslutter sig ønsket, vil der blive lagt 1 time ekstra ind i de respektive møder i mødeplanen for 2004 og 2005. 

 

Spørgsmål 17 og 18 Den gule mappe (supplerende materiale til udvalget): Der er en del utilfredshed med den nuværende ordning med udsendelse af noget af materialet elektronisk inden møde og udlevering af andet materiale på selve mødet. Kritikken retter sig desuden mod, at materiale først udleveres på selve mødet, at noget kun leveres elektronisk og at der skal udskrives for meget hjemme.

 

Vedrørende den gule mappe foreslår forvaltningen, at supplerende materiale fremover udsendes elektronisk og på papir om fredagen inden udvalgsmødet. Desuden udsendes det seneste materiale om tirsdagen elektronisk og på papir, således at kun nyt og væsentligt materiale i begrænset omfang omdeles på mødet.

 

Spørgsmål 35 Høringsproceduren: Der har tidligere været kritik af for korte høringsfrister og i 2003 lå tre besvarelser på 5 og derunder. I 2004 ligger alle besvarelser på 6 og derover.

 

  

 < /o:p>

Økonomi

 

Ingen bemærkninger

 

 

Miljøvurdering

 

Forslaget har ingen væsentlige miljømæssige konsekvenser

 

 

Høring

 

Ingen bemærkninger

 

 

 

 

BILAG VEDLAGT

 

·        Forvaltningens opsummering af besvarelse af spørgeskema om udvalgets arbejds- og mødeform

 

 

 

 

Peter Rasmussen

Pernille Theut