Uddannelses- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 1. september 2004

 

 

10.      Revision af regnskaberne for 2001-2003 for Det Kongelige Opfostringshus og Den Thorupske Stiftelse (DKO)

  J.nr. U139/04

 

 

INDSTILLING

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

 

at     udvalget godkender det af forvaltningen udarbejdede forslag til besvarelse om revision af regnskaberne for 2001 – 2003 for Det Kongelige Opfostringshus og Den Thorupske Stiftelse (DKO)

 

RESUME

 

Revisionsdirektoratet har den 22. juli 2004 fremsendt revisionsprotokollat om revision af regnskaberne for 2001 – 2003 for Det Kongelige Opfostringshus og Den Thorupske Stiftelse (DKO) med revisionspåtegning af regnskaberne til bestyrelsen.

 

Revisionsprotokollatet omtaler følgende forhold vedrørende revisionen af regnskaberne:

 

1. Bestyrelsens godkendelse af regnskaberne

2. Revisionsdirektoratets gennemgang af regnskaberne

    A. Kasseeftersyn

    B. Revision i årets løb

    C. Revision af årsregnskabet herunder revisionspåtegning

 

Revisionen har forsynet regnskaberne for 2002 og 2003 med revisionspåtegninger med oplysning om, at regnskaberne  ikke har givet anledning til forbehold  og med følgende enslydende konklusion:

 

"Det er vor opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af institutionens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2002 (hhv. 2003) samt af resultatet af institutionens aktiviteter for regnskabsåret 1. januar - 31. december 2002 (hhv. 2003) i overensstemmelse med de krav til regnskabsaflæggelsen, som følger af den kommunale styrelseslov".

 

Bestyrelsen har behandlet protokollatet den 10. august 2004. Bestyrelsen godkendte de bemærkninger, der fremgår af forslag til svar til Revisionsdirektoratet.

 

Bestyrelsen beklagede i den forbindelse den manglende søgning til skolen og dermed forslaget til at omprofilere skolen. Faldet i søgningen har betydet, at den aftalte handlingsplan for nedbringelse af gælden ikke har været opfyldt.

 

SAGSBESKRIVELSE

 

I det følgende anføres først Revisionsdirektoratets bemærkninger, hvorefter forvaltningens forslag til svar følger.

 

I forbindelse med revisionen af regnskaberne anfører Revisionsdirektoratet i protokollatet, at:

 

·        revisionen af årsregnskaberne for 2002 og 2003 er afsluttet,

·        årsregnskaberne for 2002 og 2003 er behandlet under et, da resultatopgørelserne for flere tidligere regnskabsår opgøres og posteres på balanceposten Bevillingsgæld i regnskabet for 2003

·        de er orienteret om, at DKO´s fremtid har været et dagsordenpunkt på bestyrelsesmødet den 28. maj 2004, men ikke på tidspunktet for revisionens afslutning har modtaget referat fra bestyrelsesmødet

·        UUF har i både 2002 og 2003 forestået skolens økonomistyring med udgangspunkt i "Handlingsplan for Det Kongelige Opfostringshus" samt at økonomi/personale-administration efter drøftelse i bestyrelsen er ført tilbage til DKO pr. 1. januar 2004

·        øvrige punkter i handlingsplanen endnu ikke er afsluttet

 

Revisionen af 2002 og 2003 har omfattet:

 

A.     Kasseeftersyn

 

Der er foretaget 2 uanmeldte kasseeftersyn.

 

Afstemning af institutionens ErhvervsGiro pr. den 27. oktober 2003 viste en ikke overført beholdning på 16.800.000 mio. kr. Kontoen viste ultimo regnskabsåret 2003 en beholdning på 102.586 kr. For statusposterne var ErhvervsGiroen tilskrevet en renteindtægt i 2003 på ca. 253.000 kr. UUF har oplyst, at denne indtægt er bogført i UUF´s driftsregnskab.

 

Eftersynene gav herudover ikke anledning til bemærkninger.

 

 

B.    Revision i årets løb

 

Lønområdet

Revisionsdirektoratet har ved revision af lønudgifterne ved stikprøver undersøgt, om der i sagerne foreligger dokumentation for udbetaling for overarbejde, funktionsløn, godtgørelse og fratrædelsesgodtgørelse.

 

Gennemgangen gav ikke anledning til bemærkninger.

 

Revisionsdirektoratet har ved revisionen konstateret, at der for regnskabet for 2002 og 2003 har været væsentlige afvigelser mellem det oprindelige budget og det opgjorte regnskabsresultat.

 

Revisionsdirektoratet har under afsnittet "Revision af årsregnskabet" henstillet, at der vedlægges forklaringer på afvigelser mellem budget- og regnskabstal.

 

Økonomistyringssystemer

Revisionen har omfattet en stikprøvevis gennemgang og vurdering af bogføringen i KØR og dokumentationen herfor. I den forbindelse er det kontrolleret, om bilagene har været behørigt anvist og attesteret.

 

Gennemgangen gav ikke anledning til bemærkninger.

 

Bygningsudgifter

På et ekstraordinært bestyrelsesmøde den 7. marts 2001 blev der vedtaget en strategi for afvikling af underskuddet i regnskabet for 2000. Planen var, at underskuddet skulle afvikles over 5 år dels ved en stigning i prisen på udenbys elever og dels ved yderligere indskrivning af 5 udenbys elever uden tilførsel af ekstra personaleressourcer. Derved kunne der afdrages 3 mio. kr. pr. år. Fra august 2001 1,3 mio. kr. og herefter i alt 12 mio. kr. over de næste 4 år.

 

I en "Redegørelse om Det Kongelige Opfostringshus, februar 2003", som blev forelagt Uddannelses- og Ungdomsudvalget til orientering sammen med handlingsplanen, oplystes bl.a., at de gennemførte beslutninger ikke har haft den budgetterede gennemslagskraft.

 

Afdrag på lån har i 2002 udgjort ca. 1,6 mio. kr. mod et budget på 3,0 mio. kr. Beløbet vedrører primært afdrag på gæld til Københavns kommune (UUF).

 

I 2003 har afdrag på lån udgjort 0,02 mio. kr. mod et budget på 1,5 mio. kr. Afdraget omhandler terminsydelser vedrørende et Hypotekbanklån.

 

Af den samlede gæld til Københavns Kommune er der ultimo regnskabsåret 2003 i alt afdraget ca. 1,7 mio. kr. Det kan således konstateres, at gældsafviklingen ikke er sket som forudsat.

 

Revisionsdirektoratet finder det uheldigt, at planen for afvikling af gælden ikke overholdes, og skal påpege den risiko der hermed opstår for, at Københavns Kommunes tilgodehavende ikke bliver indfriet.

 

C.    Revision af årsregnskabet

 

Afstemning af regnskab til bogføringen (KØR)

Resultatopgørelsen og balancen for 2002 og 2003 er afstemt med registreringerne i KØR.

 

Balancen

Gennemgangen af balancen for 2003 har givet anledning til følgende bemærkninger:

Diverse forskud på ca. 136.000 kr., der vedrører udlæg til primært 3 medarbejdere til brug ved arrangementer, ture m.v. for skolens elever, er udbetalt i perioden august 2000-december 2003. 

 

Da tilskuddene kan henføres til de enkelte arrangementer, skal revision sdirektoratet af kontrolmæssige årsager henstille, at afregning af de enkelte forskud sker umiddelbart efter arrangementets afslutning.

 

På konto for "Tilgodehavende Indbetaling for skolepenge", der ultimo regnskabsåret udgør 489.504 kr., har et tilgodehavende på 326.309 kr. hos Hvidovre Kommune/Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen stået uændret siden januar 2002.

 

Det henstilles, at opkrævningen af tilgodehavendet opprioriteres.

 

 

Ledelsens regnskabserklæring

I modsætning til tidligere år er der ikke modtaget en bekræftelse for 2003 fra den daglige ledelse om årsregnskabets fuldstændighed. Det henstilles, at der udarbejdes en ledelseserklæring.

 

Forslag til Uddannelses- og Ungdomsudvalgets besvarelse til Revisionsdirektoratet:

 

"Generelt

Regnskabsresultatet på skolen er påvirket af, at det har været umuligt at skaffe det fornødne antal elever.

 

Bestyrelsen for Det Kongelige Opfostringshus har flere gange drøftet elevsituationen på skolen. 

 

Medio maj var der kun indskrevet 10 – 12 døgnelever til skoleåret 2004/2005. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen i Københavns Kommune har anført, at der ikke efterspørges pladser med den indholdsmæssige profil, som DKO's tilbud repræsenterer. Baggrunden er, at udviklingen for børn og unge med særlige behov i øjeblikket ikke går i retning af at oprette store døgninstitutioner langt fra København, men derimod mere i retning af mindre og mere mobile tilbud med base i byen, hvor børnene og de unge bor og opholder sig.

 

Forvaltningen har derfor fremlagt forslag til at omdefinere skolen med sigte på at opretholde en undervisningsaktivitet på skolen for den samme målgruppe f.eks. et af kommunens observationstilbud.

 

Bestyrelsen har stor forståelse for forslaget, og der arbejdes videre med forslaget med henblik på at få afklaret de udestående spørgsmål og at fremlægge et forslag til politisk behandling.

 

Der er taget kontakt med socialforvaltningerne for at få placeret de 6 tilbageværende børn, der har fået besked på, at de skulle fortsætte på skolen, i et andet tilbud. Skolen vil tage sig af børnene, indtil dette tilbud foreligger. Det forventes, at alle børn er placeret i et andet undervisningstilbud inden udgangen af oktober 2004. Personalet er også orienteret om udsigterne. Der er i øjeblikket 13 ansatte på skolen, der alle har fået løfte om et tilbud om ansættelse et andet sted i forvaltningen.

 

Ad Referat fra bestyrelsesmødet den 28. maj 2004

Referat fra mødet er udarbejdet og sendt til Revisionsdirektoratet.

 

Ad Handlingsplan for Det kongelige Opfostringshus

 

Handlingsplanen foreskrev bl.a.:

 

A. De administrative funktioner på skolen skulle styrkes og gøres driftssikre.

B. Kontakt til Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen med henblik på at skabe tydelig ansvarsfordeling til DKO, herunder tilsyn, visitation og økonomi.

C. Vurdering af organisationen på DKO.

D. Indgåelse af undervisningsoverenskomst med Helsingør Kommune og herefter revision af vedtægt, driftsoverenskomst og fundats.

 

Ad A og C. Der er løbende sket en vurdering af organisationen og de administrative rutiner på DKO.

 

Medio 2003 er ansat en administrativ leder. Efter en overgangsperiode varetager skolen nu på ny de regnskabsmæssige funktioner. Herunder udarbejder skolen nu periodiserede budgetter (betalingsplaner), og der foretages løbende budgetkontrol. Resultatet forelægges på bestyrelsesmøderne. Arbejdet sker i nært samarbejde med forvaltningen.

 

En afdelingsleder er ophørt som følge af omlægninger ved færre elever. 

 

Ad B. Skolen har været drøftet med Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. Herunder har Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen tilkendegivet, at der ikke efterspørges pladser med den indholdsmæssige profil, skolen repræsenter jf. ovenfor.

Der er indgået en aftale om principperne for, hvem der afholder udgifter ved elevers undervisning og ophold. Aftalen er dog stillet i bero som følge af ændringen vedrørende skolen. 

 

Ad D. Tiltagene er sat i bero som  følge af sonderingerne omkring DKO's fremtid.

 

 

Ad Kasseefter syn

I forbindelse med Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens overtagelse af institutionen fra Magistratens 1. afdeling blev institutionens tilskudsform ændret således, at udgifter og indtægter blev bogført direkte i forvaltningens regnskabssystem, og samtidig fik institutionen ret til at anvende det centrale regningsbetalingssystem. De kontante udgifter og indtægter blev afholdt via et kasseforskud fra Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen.

 

Kommunens overgang til koncernaftalen med bankerne omfattede også DKO´s konto. Denne aftale indebærer bl.a., at samtlige konti i kommunen ses under et. Tilsvarende gælder renteindtægten, der tilhører kommunen og ikke den enkelte institution.

Der skulle således ikke ske en løbende tømning af de enkelte konti. På nuværende tidspunkt er saldoen på kontoen dog nedbragt.

 

Det indestående beløb på kontoen dækker betaling for elever m.m. og dækker delvis de udlæg, som forvaltningen har ved DKO's betalinger over de fælles betalingssystemer.

 

Ad  Revision i årets løb

·        Lønområdet

Dette forhold er generelt og behandlet under revision af årsregnskabet.

·        Økonomistyringssystemer

 

Ingen bemærkninger

 

·        Bygningsudgifter

 

I regnskabet er afdrag af lån på bygninger optaget som husleje. Endvidere anvendes kontoen i forbindelse med afvikling af anden gæld.

 

Afviklingen af gælden er ikke forløbet som forudsat. Det skyldes, at det ikke i fuldt omfang har været muligt at tilpasse omkostningerne ved det vigende elevtal, at der har været ekstraordinære udgifter i forbindelse med stillingsophør, udposteringer af tilgodehavender for elevers undervisning og udbetalte forskud.

 

Revision af årsregnskabet

 

Afstemning af regnskab til bogføringen (KØR)

Ingen bemærkninger

Bemærkninger til afvigelser mellem budget og regnskab

Det opstillede budget i regnskabet for DKO er udarbejdet med udgangspunkt i det  forventede regnskabsresultatet for det foregående regnskabsår korrigeret for kendte personaleændringer og forventet elevtal.

 

Det samlede budget  er af forvaltningen tildelt DKO som en ramme  og budgetfordelingen er udarbejdet til brug for den interne styring på DKO. Generelt sker der ikke omflytninger i det opstillede budget i forbindelse med en regnskabsopfølgning, der forelægges bestyrelsen.  Til hvert bestyrelsesmøde udarbejdes en opgørelse over det aktuelle forbrug og det forventede regnskabsresultat for DKO.

 

Dog foretages der ved væsentlige ændringer i budgetforudsætningerne en omfordeling af budgettet.

 

Balancen

Afdelingsledernes forskud har været udbetalt således, at der løbende er indsat beløb ind på en særlig bankkonto oprettet i DKO´s navn for den enkelte afdelingsleder. Kontoen er oprettet til afdelingslederens brug til udbetaling af forskud til lærere ved afholdelse af afdelingens udgifter.  Kontoens indestående er herefter suppleret efter behov, mens afviklingen af regninger til bogføring er sket løbende. Ordningen er nu ophørt, og der udbetales forskud som for øvrigt personale via DKO's kontor. Saldoen er søgt verificeret og restbeløbet udposteres. 

 

Vedrørende tilgodehavende for indbetaling af skolepenge kan oplyses, at det resterende tilgodehavende er udposteret over DKO´s regnskab for 2004. Optagelse af elever på DKO kan ske efter henvendelse fra forvaltningens Pædagogisk Psykologisk Rådgivning (PPR), sagsbehandlere i Familie- og  Arbejdsmarkedsforvaltningen (FAF),  eventuelt efter aftale mellem PPR og FAF eller efter anmodning fra anden kommune. For en elev har Hvidovre Kommune fået medhold i Den Sociale Ankestyrelse i, at kommunen ikke er betalingsforpligtet i forbindelse med forsørgers flytning til kommunen.

 

Det er indskærpet overfor institutio nen, at der ved enhver elevs optagelse skriftligt skal foreligge afgørelse på, hvem der er betalingspligtig.

 

Ledelsens regnskabserklæring

Ledelsens regnskabserklæring foreligger nu og er fremsendt til Revisionsdirektoratet."

 

Økonomi

 

Ingen yderligere bemærkninger.

 

 

Miljøvurdering

 

-

 

 

Høring

 

Ingen bemærkninger

 

 

BILAG VEDLAGT

 

·        Revisionsprotokollat: Revision af regnskaberne for 2001-2003 for Det Kongelige Opfostringshus og Den Thorupske Stiftelse (DKO)

 

 

 

 

                                               Peter Rasmussen

                                                                                            Søren Stahl Nielsen