Handleplan for revisionsrapport vedrørende beregning af interne takster

Teknik- og Miljøudvalget skal tage Intern Revisions rapport om Teknik- og Miljøforvaltningens beregning af interne takster og forvaltningens handleplaner for revisionsrapporten til efterretning.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget, 

1. at revisionsrapport vedrørende beregning af interne takster tages til efterretning
2. at handleplan for revisionsrapport vedrørende beregning af interne takster tages til efterretning.

Problemstilling

Intern Revision har i overensstemmelse med revisionsplanen for 2021 foretaget en særlig undersøgelse af Teknik- og Miljøforvaltningens beregning af interne takster.

Ved interne priser/takster forstås priser på intern handel/afregning for varer, tjenesteydelser, intern husleje, m.v., der udveksles mellem forvaltningerne i Københavns Kommune eller internt i forvaltningen mellem styringsområder, f.eks. drift og anlæg.

Denne særlige og omfattende undersøgelse påbegyndtes i december 2021 og Teknik- og Miljøforvaltningen modtog revisionsrapporten i august 2022 med en gul anmærkning, som primært vedrører forvaltningens interne priser for kørsel for eksterne (se bilag 1). Som følge af den gule bemærkning har forvaltningen udarbejdet en handleplan som forelægges Teknik- og Miljøudvalget til orientering. 

Løsning

Intern Revisions overordnede konklusion er, at Teknik- og Miljøforvaltningens forretningsgang og vejledninger vedrørende beregning af interne timepriser og maskinpriser generelt er designet hensigtsmæssigt og betryggende.

Af revisionsrapporten fremgår derudover følgende enkelte bemærkninger, som lægges til grund for den gule bemærkning

• Forrentning af materiellets restværdi kan ikke indgå i beregningen af de interne takster.
• Teknik- og Miljøforvaltningen skal være opmærksom på løbende at vurdere de aktivitetsdata, der anvendes ved beregningen af maskintimepriserne, da disse har væsentlig betydning for priserne.
• Teknik- og Miljøforvaltningen har i mindre omfang faktureret eksterne kunder med en pris svarende til de beregnede interne takster. Fakturering af eksterne kunder skal jævnfør lovgivningen faktureres til markedspris eller udvidet kostpris, såfremt denne er højere.

Teknik- og Miljøforvaltningen er enig i Intern Revisions konklusioner og anbefalinger, og gør samtidigt opmærksom på, at omfanget af underfakturering vurderes at være meget begrænset og udgør under 10.000 kr. på årsbasis. Endvidere har det ikke været teknisk muligt at få de differentierede priser fuldt ud implementeret på materielområdet grundet underliggende tekniske forhold i kommunens økonomisystem.

Teknik- og Miljøforvaltningen iværksætter følgende tiltag for at imødekomme revisionsrapportens konklusioner og anbefalinger:

• Udfasning af kørselsopgaver for eksterne, som vil være helt ophørt med udgangen af 2022.
• Opfølgning på og genberegning af normtid i hhv. PKR og MKB, således at de opdaterede normtidsberegninger lægges til grund for prisberegningen fremadrettet.
• Forrentning af materiellets restværdi indregnes ikke fremadrettet i TMF interne priser
• Genvurdering af aktivitetsdata, der anvendes ved beregningen af maskintimepriserne.

Økonomi

Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces

Efter forelæggelse af revisionsrapporten og handleplanen for Teknik- og Miljøudvalget, er det Teknik- og Miljøforvaltningens ansvar at følge op på handleplanen, idet opfølgninger på handleplaner til gule bemærkninger ikke indgår i den samlede sag om opfølgning på revisionsbemærkninger, som forelægges for Økonomiudvalget.

Søren Wille

                           / Thomas Højlt

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 31. oktober 2022