Løbende revision 2020

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller,

1. at Teknik- og Miljøudvalget tager revisionsrapporten vedrørende den løbende revision af økonomiområdet i 2020 til efterretning
2. at Teknik- og Miljøudvalget tager forvaltningens handleplaner for fakturabehandling og indkøb til efterretning

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2020 har ekstern revision (Deloitte) med bistand fra Intern Revision foretaget revision af udvalgte områder i kommunens regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller på økonomiområdet. Her får alle forvaltningerne en rød og gul revisionsbemærkning for henholdsvis fakturabehandling og indkøb. Revisionsrapporten er vedlagt som bilag 1.

I henhold til BR’s beslutning skal revisionsrapporter med en rød bemærkning tilgå udvalget inden for tre uger. Teknik- og Miljøudvalget forelægges revisionsrapporten og forvaltningens handleplaner for håndtering af revisionsbemærkningerne vedrørende den løbende behandling af fakturaer og indkøb i Kvantum.

Løsning

I revisionsrapporten bemærker revisionen, at der er sket en forbedring af den løbende fakturabehandling siden 2018 og 2019. Dog er det stadig ikke tilfredsstillende, at der på tidspunktet for revisionens udførelse, samlet set for hele kommunen var ubehandlede fakturaer for 235 mio. kr., hvoraf de 50 mio. kr. var forfaldne til betaling.

Forvaltningerne får således en rød revisionsbemærkning for ikke at håndtere fakturaer i tilstrækkelig grad.

Yderligere får forvaltningerne en gul revisionsbemærkning for ikke at sikre håndteringen af fakturaer uden en godkender samt indkøb som ikke er blevet endeligt håndteret i systemet.

Forvaltningens iværksatte tiltag

Teknik- og Miljøforvaltningen har et stort fokus på at sikre betaling til tiden, hvilket har bevirket, at der i perioden 2019 til 2020 er sket en markant reduktion i antallet af fakturer, som er ældre end 12 dage. Revisionsrapportens bilag 1 viser at antallet er faldet fra 1033 fakturaer i 2019 til 384 fakturaer i 2020. 

Forvaltningens egne opgørelser viser, i lighed med revisionens, at der har været en positiv udvikling i både antallet af fakturaer og det samlede beløb i forvaltningens fakturapulje.  Den positive udvikling viser at antallet af forfaldne fakturaer er mere end halveret sammenlignet med 2019.

For at imødekomme den røde bemærkning på fakturabehandling vil forvaltningen derfor arbejde videre med de allerede igangsatte tiltag og sætte yderligere fokus på en række skærpede processer, herunder:

• Daglig udsendelsen af rapporter til relevante ledere og medarbejdere med henblik på at fakturaer håndteres korrekt – og i overensstemmelse med revisionens og KS’ anbefalinger.
• Løbende rapportering til forvaltningens direktion og målrettet opfølgning med enheder med mange forfaldne fakturaer.
• Skærpet fokus på at få rettet forkert faktureringsinformation i dialog med leverandørerne hvilket forventes at fremme en hurtigere behandlingstid

For at imødekomme den gule bemærkning, vil forvaltningen indføre et skærpet fokus i forbindelse med lukning af regnskabsperioder, som sikrer at forvaltningen løbende for ryddet op på faktura- og indkøbsområdet. Derudover vil omfanget af den nuværende ledelsesinformation til forvaltningens direktion blive udvidet, så ledelsestilsynet skærpes.

Teknik- og Miljøforvaltningen forventer på baggrund af ovenstående tiltag, at forvaltningens løbende fakturabehandling er yderligere forbedret inden årets udgang

Økonomi

Indstillingen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Videre proces