Teknik- og Miljøudvalgets mødeplan 2022

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at den samlede mødeplan for Teknik- og Miljøudvalget 2022 danner rammen for udvalgets møder i 2022 (bilag 2).
2. at tid reserveret til bygherrepræsentationer af kommende byggeprojekter nedsættes fra otte til seks gange.

Problemstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen har udarbejdet et udkast til Teknik- og Miljøudvalgets mødeplan for 2022. Planen vil indgå i den samlende politiske mødeplan for 2022.

Teknik- og Miljøudvalgets mødeplan skal i henhold til styrelsesloven § 20 godkendes af udvalget året inden, den træder i kraft. Mødeplanen vil blive forelagt det nye udvalg til endelig godkendelse på det konstituerende møde.

Løsning

I Teknik- og Miljøudvalgets kutymepapir, der blev vedtaget af udvalget den 8. januar 2018 fremgår, at der årligt planlægges 22 ordinære udvalgsmøder, der som udgangspunkt finder sted i tidsrummet mandag kl. 15-19. Hertil kommer to buffermøder.

Indenfor denne ramme har Teknik- og Miljøudvalget udarbejdet et udkast til mødeplan for 2022, der er vedlagt i en kalender i bilag 2. Udvalgsmøderne i kalenderen er farvelagt for at vise sammenhæng til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen (eksempelvis hænger de grønne møder i udvalg og Borgerrepræsentation sammen). Herudover fremgår reservationer til eksempelvis studieture mv.

Mødedatoer

Sammenhæng mellem møder i Teknik- og Miljøudvalget og Borgerrepræsentationen
I forbindelse med Borgerrepræsentationens behandling af Borgerrepræsentationens mødeplan for 2017 (BR 13. oktober 2016) afgav en samlet Borgerrepræsentationen følgende protokolbemærkning: ”Det forudsættes, at plan- og bevillingssager behandles i et fast track, så sagerne kun undtagelsesvis er mere end fire uger fra behandling i fagudvalg til behandling i Borgerrepræsentationen.”

Der er i forslag til mødedatoer derfor taget udgangspunkt i, at der skal være kortest mulig tid mellem de politiske behandlinger. Det er tilstræbt, at der for møderne i Borgerrepræsentationen er tilrettelagt minimum et møde i Teknik- og Miljøudvalget, hvor der skabes mulighed for et samlet sagsforløb på max fire uger fra fagudvalg over Økonomiudvalg til Borgerrepræsentationen. Undtagelserne skyldes ferier eller studieture for Borgerrepræsentation eller Økonomiudvalget.

Budgetseminar
Der er i forslag til mødeplan fastlagt et budgetseminar over to dage fra den 28. februar til den 1. marts 2022. Forvaltningen foreslår et seminar over to dage af hensyn til at kunne introducere det nye udvalg til budgetprocessen og forvaltningens økonomi. I seminaret indgår desuden et udvalgsmøde den 28. februar 2022.

Besigtigelsestur
Mødet den 15. august 2022 er i forslag til mødeplan fastlagt til budgetgennemgang, udvalgsmøde samt besigtigelsestur kl. 12.00-18.00.

Fællesmøder med Handicapråd og Ældreråd
Teknik- og Miljøudvalget har indgået samarbejdsaftale med Handicaprådet, jf. Teknik- og Miljøudvalget den 18. juni 2018, om at afholde et årligt møde i årets andet kvartal. Dette møde forventes at blive afholdt den 13. juni 2022. Derudover forventes der afholdt møde med Ældrerådet den 25. april 2022. Der er ikke indgået aftale mellem Teknik- og Miljøudvalget og Ældrerådet om årligt tilbagevendende møder, men Teknik- og Miljøudvalget har i forbindelse med høringssvar til Københavns Kommunes Ældreråd 2019-2022 tilkendegivet ønske herom. Disse møder indgår i udvalgsmøderne med varighed på ca. 45 min.

Bygherrepræsentationer
Teknik- og Miljøforvaltningen foreslår, at der reserveres tid til bygherrepræsentationer seks gange årligt kl. 14.30-15.00 forud for møder i Teknik- og Miljøudvalget. Ud fra de hidtidige erfaringer vurderer forvaltningen, at seks gange årligt vil være tilstrækkelig til at dække anmodningerne om bygherrepræsentationer. I 2021 var der afsat tid otte gange. Der er afsat tid ca. hver anden måned den 7. februar, 4. april, 20. juni, 22. august, 3. oktober og 28. november 2022.

Studietur
Teknik- og Miljøudvalget har tradition for at tage på studietur i løbet af valgperioden. Traditionelt har der været gennemført én tur til en europæisk destination og én længere tur til en oversøiske destination. Turene i valgperioden 2018-2021 blev dog aflyst grundet først budgetudfordringer og dernæst pandemien Covid-19.

Der er i forslag til mødeplan reserveret tid til enten en kort studietur i foråret eller en længere i efteråret. Forvaltningen vil forlægge en indstilling for udvalget om valg af destination og rejsetidspunkt primo 2022.  

Introseminar for det nye udvalg
Der afsættes tid til et introseminar mandag den 24. januar 2022 kl. 9-16 for det nye udvalg.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser i sig selv for Københavns Kommune.

Udgifter til afholdelse af møder og budgetseminarer afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets egen budgetramme.

Videre proces