Høring af Københavns Kommunes Indkøbspolitik 2019-2022

Der skal tages stilling til høringssvar om Københavns Kommunes Indkøbspolitik. Indkøbspolitikken skal gælde fra 2019-2022, og er Københavns Kommunes fælles styringsværktøj på indkøbsområdet.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at høringssvar vedlagt som bilag 2 afgives til Økonomiudvalget.
   
   

Problemstilling

Københavns Kommune skal have en ny Indkøbspolitik, der skal gælde fra 2019-2022.  Borgerrepræsentationen skal godkende Indkøbspolitikken i december 2018. Økonomiudvalget har sendt Indkøbspolitikken i høring for at give fagudvalgene mulighed for at fremhæve områder, der har særlig strategisk betydning for fagudvalgenes virke. Det kan være områder, der enten har særlig betydning for fagforvaltningernes kernedrift, eller områder, hvor fagudvalget har særlige ansvarsområder, der er gensidigt afhængige af Indkøbspolitikken.

For Teknik- og Miljøudvalget drejer dette sig især om forvaltningens ansvar for Københavns Kommunes fælles mål og visioner på miljø- og klimaområdet. Forvaltningen vurderer, at der er behov for i højere grad at skrive konkrete handlinger og tiltag ind i politikken for at sikre, at visionerne får reel betydning for Københavns Kommunes indkøb.

Løsning

Økonomiforvaltningen har udarbejdet vedlagte udkast til Indkøbspolitikken (Bilag 3) i dialog med fagforvaltningerne, indkøbsfaglige fora, indkøbsmedarbejdere samt eksterne interessenter.

Udkastet består af følgende fem strategiske fokusområder, som tilsammen beskriver, hvad Københavns Kommune ønsker at have fokus på i forbindelse med indkøb frem mod 2022:

1. En mere professionel og effektiv indkøbsorganisation

2. Øget e-handel og digitalisering

3. Stærkere samarbejde med eksterne aktører

4. Mere ansvarligt og bæredygtigt indkøb

5. Fokus på innovation og vækst

De strategiske fokusområder er inspireret af blandt andet KL’s fælleskommunale indkøbsstrategi 2017-2020, regeringens indkøbsudspil (2017) og regionernes fælles indkøbsstrategi frem mod 2022.

Hvert strategisk fokusområde består af målsætninger, som Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen allerede har truffet beslutning om, samt nye indsatsområder, som beskriver, hvad Københavns Kommune ønsker at arbejde med frem mod 2022.

Tilsammen stiller de politiske målsætninger og nye indsatsområder mange forskelligartede krav og hensyn til kommunens arbejde med indkøb, herunder omkostninger, effektivitet, klima, miljø og sociale forhold. Derfor skal Indkøbspolitikken balancere mellem fokus på effektiviseringer og hensyn til for eksempel klima, miljø og sociale forhold.

Ifølge Indkøbspolitikken skal Teknik- og Miljøforvaltningen fortsat spille en central rolle som kompetencecenter for alle forvaltningernes udbudsenheder i forhold til miljø- og klimaområdet. Det betyder blandt andet, at forvaltningen skal bidrage med fastsættelse af miljø- og klimakrav samt kontraktopfølgning i alle udbud med en væsentlig miljøbelastning.

Høringssvar

Det er Teknik- og Miljøforvaltningens vurdering, at Indkøbspolitikkens visioner understøtter kommunens visioner og mål på miljø- og klimarådet, herunder KBH 2025 Klimaplanen samt udkast til Ressource- og Affaldsplanen 2024. Desuden understøtter bæredygtige indkøb FNs verdensmål.

Teknik- og Miljøforvaltningen vurderer, at konkrete målsætninger og tiltag, der understøtter de overordnede målsætninger, der allerede er beskrevet i Indkøbspolitikken, vil gøre det mere håndgribeligt for forvaltningernes udbuds- og indkøbsmedarbejdere at arbejde med målsætningerne i den løbende opgavevaretagelse.Teknik- og Miljøudvalget foreslår, at følgende tiltag konkretiseres eller tilføjes:

Cirkulære indkøb: Kommunen bør undersøge potentialerne for cirkulære indkøb og dermed udvikle kommunens nuværende forbrug og indkøbspraksis i en cirkulær retning, hvor produkters levetid forlænges, eller værdifulde ressourcer genbruges eller genanvendes. Dette skal ske ved pilotforsøg for at få konkrete erfaringer med denne udbudsform, inden cirkulære indkøb kan danne praksis i kommunen. Dette kan eksempelvis ske inden for IT, møbler og beklædning.

Bæredygtige indkøb i kommunale selskaber: Kommunen bør i videst muligt omfang udarbejde samarbejdsaftaler med de kommunalt ejede selskaber, som sikrer, at disse også følger Københavns Kommunes Indkøbspolitik 2019-2022 og Paradigme for miljø- og klimakrav. Det gælder for eksempel HOFOR, Movia og ARC. Teknik- og Miljøforvaltningen undersøger i samarbejde med Økonomiforvaltningen mulighederne for at benytte kommunens bestemmende indflydelse i kommunalt ejede selskaber til at udbrede målsætningerne på især ansvarligt og bæredygtigt indkøb samt innovation og vækst, så også de kommunalt ejede selskaber arbejder for øget bæredygtighed, større socialt ansvar og reduktion af klimapåvirkningen.

Klimavenlig varetransport: Kommunen bør stille krav til den transport, der er forbundet med kommunens indkøb. Det skal ske for at fremme bæredygtige mobilitetsløsninger og bidrage til at reducere CO₂, luftforurening og trængsel. Der er et ønske fra Økonomiforvaltningen om, at Teknik- og Miljøforvaltningen fortsat bidrager til udmøntningen af budgetforslaget ”Skærpet miljøkrav til leverandørkøretøjer og grøn varelevering” (Budget 2019, BR, 4. oktober 2018) (A, B, C, F, I, O, V) og bidrager med viden til, hvordan man sikrer, at indsatsen understøtter kommunens strategier for grøn mobilitet.   

Mikroplast: Inden udgangen af 2018 orienteres Økonomiudvalget og Teknik- og Miljøudvalget om en strategi for reduktion af mikroplast via vareindkøb. Her er blandt andet fokus på kunstgræsbaner, dæk, tekstiler og vejstriber, da Teknik- og Miljøforvaltningen vurderer, at det er fra disse områder, at kommunen har de største bidrag til mikroplast. Derfor vil forvaltningen efterspørge miljørigtige alternativer og gå i dialog med markedet for at udvikle og afprøve produkter, som afgiver mindre eller ingen mikroplast.

Høringssvaret er vedlagt som Bilag 2.

Teknik- og Miljøforvaltningen vurderer, at en tilpasning af Indkøbspolitikken i henhold til det anbefalede høringssvar vil have en positiv effekt i forhold til reduktion af CO2-emmisioner, udledning af mikroplast m.m. Samtidig vil en udvidelse af Københavns Kommunes indsatser til også at omfatte kommunalt ejede selskaber yderligere udbrede de positive effekter af kommunens indsatser på miljø- og klimaområdet. Øgede miljø- og klimakrav kan potentielt have en negativ effekt på Københavns Kommunes muligheder for at opnå indkøbseffektiviseringer via udbud og genudbud på områder, hvor markedet vil have en meromkostning ved at omstille sig til nye krav. I et totaløkonomisk perspektiv, eller i forhold til cirkulære indkøb og bedre ressourceudnyttelse, kan der dog opnås langsigtede økonomiske gevinster.

Økonomi

Den øgede indsats indenfor cirkulære indkøb, klimavenlig transport, bæredygtige indkøb i kommunalt ejede selskaber og reduktion i mikroplast vurderes at koste 0,9 mio. kr. årligt. De 0,7 mio. kr. er baseret på prisen for at ansætte et årsværk til pilotforsøg, markedsdialog, udvikling af samarbejdsaftaler med kommunalt ejede selskaber med videre indenfor de fire nævnte områder. De resterende 0,2 mio. kr. er en vurdering af behovet for ekstern assistance i forbindelse med markedsinddragelse, kvalitative undersøgelser og adgang til forskningsresultater med videre.

Såfremt Teknik- og Miljøudvalget godkender høringssvaret i denne indstilling, og Indkøbspolitikken tilpasses, så anbefalingerne i Teknik- og Miljøudvalgets høringssvar indgår, vil Teknik- og Miljøforvaltningen søge finansiering af de 0,9 mio. kr. i Overførselssagen 2018-2019.

Videre proces

Når Indkøbspolitikken har været i høring i fagudvalgene i løbet af oktober 2018, skal Indkøbspolitikken forelægges Økonomiudvalget til godkendelse på mødet den 4. december 2018, og herefter i Borgerrepræsentationen den 14. december 2018. Indkøbspolitikken træder i kraft 1. januar 2019.

                         Pernille Andersen          

                                                                  / Anna Schou Johansen