Evaluering af forvaltningens betjening af Teknik- og Miljøudvalget og udvalgets arbejdsvilkår

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,

1. at forvaltningens betjening af Teknik- og Miljøudvalget drøftes med henblik på at evaluere betjeningen af udvalget og udvalgets arbejdsvilkår i det først halvår af valgperioden 2022-2025.

Problemstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen foreslår, at Teknik- og Miljøudvalget drøfter det første halve års virke i udvalget med henblik på at evaluere forvaltningens betjening af udvalget og udvalgets arbejdsvilkår. Forvaltningen foreslår en evaluering på dette tidspunkt, så forvaltning og udvalg om nødvendigt kan justere i betjeningen og arbejdsvilkår på baggrund af udvalgets erfaringer i det første halvår af valgperioden.

Løsning

Forvaltningen foreslår en evaluering af forvaltningens introduktion til arbejdet i Teknik- og Miljøudvalget, mødematerialet til udvalgsmøderne, udvalgets muligheder for forberedelse inden udvalgsmøderne, erfaringer med udbytte af temamøder samt mulighederne for borgerdialog. Nedenfor er forvaltningens og udvalgets praksis på disse områder beskrevet.

Introduktion til arbejdet i Teknik- og Miljøudvalget
Teknik-og Miljømiljøudvalget modtog ved valgperiodens start et skriftligt intromateriale, hvor fokus var lagt på, hvordan udvalget kan sætte retningen for udviklingen af byen og forvaltningens arbejde inden for udvalgets ansvarsområde. Herudover indeholdt intromaterialet en oversigt over og status på de politisk besluttede strategier, visioner og retningslinjer, som udgør grundlaget for forvaltningens daglige arbejde. Materialet er tilgængeligt for udvalget i eDagsordenssystemet på et møde den 1. januar 2022.

Det skriftlige materiale blev suppleret med et introseminar den 24. januar 2022 og et frivilligt praktikforløb på områder, som det enkelte udvalgsmedlem fandt særlig relevant. Herudover havde det årlige budgetseminar i foråret en særlig fokus på introduktion til budget og forvaltningens økonomi.

Udvalgets evaluering af introduktionen, vil blive anvendt, når et nyt udvalg tiltræder næste gang i 2026.

Indstillinger og sager til orientering
Forvaltningen udarbejder indstillinger til udvalget efter en skabelon vedtaget af Borgerrepræsentationen den 12. oktober 2006, der skal sikre, at problemstilling, løsning, økonomi og videre proces er belyst på maksimalt tre sider. Forvaltningen anser det som essentielt for udvalgsarbejdet og borgernes mulighed for indsigt i udvalgets arbejdet, at indstillinger til udvalget er korte, præcise og forståelige.

Forvaltningen har endvidere haft et stort fokus på at nedbringe antallet af indstillinger til udvalget mest muligt, så sager uden et egentligt politisk handlerum som udgangspunkt forelægges som en sag til orientering frem for en sag til efterretning. Ønsker et udvalgsmedlem en politisk behandling af en sag til orientering, vil den kunne rejses til en sag til beslutning.

I foråret 2022 begyndte forvaltningen at indarbejde et afsnit om det politiske handlerum for at tydeliggøre udvalgets handlerum i den enkelte sag. Herudover ønsker forvaltningen fremadrettet at erstatte den korte indledende manchet med et resume af indstillingen, der skal sikre et hurtigt indblik i indstillingen. Vurderingen er, at det eksempelvis kan give et overblik over udvalgets dagsorden, samt være nyttigt til et hurtigt indblik i sagen, når en sag fra Teknik- og Miljøudvalget efter fire uger skal behandles i Borgerrepræsentationen.

Udover disse initiativer arbejder forvaltningen løbende på at ensrette og optimere indstillinger mv. Udvalgets evaluering af indstillinger og andet skriftligt materiale til udvalget vil indgå i det arbejde.

Udvalgets muligheder for forberedelse inden udvalgsmøderne
Af Teknik- og Miljøudvalgets kutymepapir, der blev vedtaget af udvalget den 10. januar 2022, fremgår processen for spørgsmål til indstillinger, ændringsforslag og protokolbemærkninger.

Spørgsmål til indstillinger
Spørgsmål til indstillinger på dagsordenen inden udvalgsmødet kan besvares mundtligt på selve mødet. Hvis spørgsmålet sendes til forvaltningen forud for udvalgsmødet, vil forvaltningen typisk kunne svare mere uddybende på mødet, end hvis det stilles under udvalgsbehandlingen. Hvis et udvalgsmedlem ønsker et skriftligt svar, vil det blive udarbejdet, sendt til udvalgsmedlemmet og lagt på sagen, så hele udvalget har adgang til svaret.

Teknisk gennemgang og spørgetime
Ved særligt teknisk komplekse indstillinger har forvaltningen mulighed for at tilbyde udvalgsmedlemmerne inden udvalgsmødet en teknisk gennemgang af indstilling. Det er anvendt en enkelt gang i denne valgperiode i forbindelse med indstillingen om serviceniveauer for driften i byen, hvor der var teknisk gennemgang en halv time forud for udvalgsmødet den 25. april 2022. Derefter blev selve indstillingen behandlet den 30. maj 2022.

Herudover introducerede forvaltningen på baggrund af ønske fra borgmesteren en spørgetime forud for udvalgsmødet den 20. juni 2022, hvor udvalgsmedlemmerne havde mulighed for stille opklarende spørgsmål til forvaltningen umiddelbart inden udvalgsmødet. Målet var at sikre mere tid til den politiske drøftelse af sagerne på selve udvalgsmødet, der havde en relativ lang dagsorden den 20. juni 2022.

Forvaltningen foreslår, at muligheden for teknisk gennemgang og spørgetime tages i anvendelse, når det findes relevant ved kommende udvalgsmøder.

Ændringsforslag og protokolbemærkninger
Ændringsforslag og protokolbemærkninger kan sendes til udvalgssekretærerne senest fredag kl. 11, såfremt udvalgsmedlemmet ønsker et kvalitetstjek fra forvaltningen inden udvalgsmødet. Hvis de modtages efter dette tidspunkt, kan udvalgsmedlemmerne af tidsmæssige hensyn ikke forvente at få en tilbagemelding på kvalitetstjekket forud for udvalgsmødet. Kvalitetstjek består bl.a. i om ændringsforslaget er lovligt og indenfor udvalgets ressort.

Modtagne ændringsforslag og protokolbemærkninger fremgår af en oversigt, der sendes til udvalget fredag før mødet. Hvis forvaltningen modtager yderligere til oversigten efter fredag kl. 11 får udvalget udleveret en opdateret oversigt forud for udvalgsmødet. I oversigten er det farvemarkeret, hvilke ændringsforslag og protokolbemærkninger, der er modtaget før og efter fredag kl. 11. Udvalget kan på den måde orientere sig om, hvilke ændringsforslag, der er indleveret til kvalitetstjek inden mødet.

Der er tale om en ny praksis, og forvaltningen arbejder derfor fortsat på at justere sin proces for kvalitetstjek af ændringsforslag. En af de seneste udfordringer forvaltningen har identificeret er, at ikke alle udvalgsmedlemmer har samme viden om konsekvenserne af et ændringsforslag, når kvalitetssikringen sker forud for selve mødet. Forvaltningen anbefaler derfor, at den ansvarlige vicedirektør kort skitserer konsekvenserne af et ændringsforslag, hvis der er et ønske herom fra et eller flere udvalgsmedlemmer.

Evaluering af mulighederne for som udvalgsmedlem at forberede sig forud for udvalgsmøderne vil indgå i forvaltningens videre arbejde. 

Temadrøftelser
Som et nyt initiativ i denne periode har udvalget valgt at afholde en række temamøder. På de fem møder i 2022 vil forvaltningen præsentere en række strategier, visioner og politiker, der udløber i denne valgperiode. På møderne bliver udvalget præsenteret for status, evt. udfordringer samt politiske handlemuligheder. På den baggrund kan udvalget drøfte og give forvaltningen en pejling af, om udvalget vil igangsætte et arbejde med erstatning af nogle af de strategier, visioner og politikker, der udløber, samt processen herfor.

Nogle af temamøderne og det efterfølgende udvalgsmøde vil blive afholdt på en lokalitet med relevans for temamødet.

Udvalget har hidtil afholdt temamøder den 30. maj 2022 om parkering og grøn mobilitet, den 15. august 2022 om bynatur og genopretningsstrategi og forud for udvalgsmødet den 29. august 2022 vil et temmøde om sammenhængende by og flere billige boliger blive afholdt.

Evalueringen af de foreløbige erfaringer med temamøder vil indgå i planlægningen af de sidste to temamøder i 2022 og ved planlægningen af temamøderne i 2023, som udvalget vil blive orienteret om i slutningen af året.

Dialog med lokaludvalg og københavnere m.fl.
Udvalgsmedlemmer modtager løbende henvendelser fra borgere om konkrete udfordringer. Herudover arrangerer forvaltningen, lokaludvalg m.fl. borgermøder for at sikre en direkte dialog med borgerne.

Hvis en borgerhenvendelse er sendt til hele udvalget, vil borgmesteren svare på vegne af udvalget, hvorefter udvalget orienteres på TMU-portalen. Hvis henvendelsen kun sendes til et udvalgsmedlem, vurderer udvalgsmedlemmet om henvendelsen kræver svar. Hvis et svar kræver, at en problemstilling belyses af forvaltningen, kan det ske gennem et politikerspørgsmål til forvaltningen.

I forhold til borgermøder har udvalget haft ønske om løbende at modtage en oversigt over kommende borgermøder med henblik på at sikre, at udvalget er repræsenteret på borgermøder, hvor det er relevant. Forvaltningen foreslår, at oversigten indeholder aktuelle borgermøder i forbindelse med høringer, hvor forvaltningen er arrangør, samt borgermøder, hvor borgmester eller udvalg er inviteret. Oversigten vil blive lagt på aflæggerbordet. I bilag 2 er en uddybning af, hvilke typer af borgermøder, som forvaltningen foreslår, at oversigten vil indeholde.

Evaluering af udvalgets muligheder for borgerdialog indgår i forvaltningens videre arbejde.

Økonomi

Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces