Teknik- og Miljøudvalgets mødeplan 2023

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at forslag til mødeplan for Teknik- og Miljøudvalgets ordinære møder i 2023 danner rammen for udvalgets møder i 2023, jf. løsning og bilag 2.

Problemstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen har udarbejdet et forslag til Teknik- og Miljøudvalgets mødeplan for 2023. Planen vil indgå i den samlende politiske mødeplan for 2023 for Borgerrepræsentationen og udvalg.

Teknik- og Miljøudvalgets mødeplan skal i henhold til styrelsesloven § 20 godkendes af udvalget året inden, den træder i kraft.

Løsning

I Teknik- og Miljøudvalgets kutymepapir vedtaget af Teknik- og Miljøudvalget den 10. januar 2022 fremgår, at der årligt bliver planlagt 22 ordinære udvalgsmøder og to buffermøder, der som udgangspunkt finder sted i tidsrummet mandag kl. 15-19 på Rådhuset. Udvalget har herudover ønsket, at nogle af udvalgsmøderne afholdes udenfor Rådhuset typisk i sammenhæng med et temamøde.

Planlægningen af mødeplanen for 2023 er foretaget ud fra princippet om kortest mulig behandling fra fagudvalg og frem til Borgerrepræsentationen, hvilket vil sige i udgangspunktet fire uger. Det er sket på baggrund af, at en samlet Borgerrepræsentation ved behandling af Borgerrepræsentationens mødeplan for 2017 (BR 13. oktober 2016) afgav følgende protokolbemærkning: ”Det forudsættes, at plan- og bevillingssager behandles i et fast track, så sagerne kun undtagelsesvis er mere end fire uger fra behandling i fagudvalg til behandling i Borgerrepræsentationen

De to buffermøder har traditionelt været langt på to mandage i løbet året. I forslag til mødeplan 2023 er buffermøderne som noget nyt lagt på tirsdage (den 20. juni og den 19. september 2022) dagen efter to ordinære udvalgsmøder, hvor forvaltningen forventer, at antallet af sager på dagsordenen kan være relativt mange. Udvalget kan tage buffermøderne i brug, hvis det viser sig ikke muligt at behandle alle indstillinger på det ordinære møde. Forvaltningen foreslår denne model, da antallet af mulige mødedage på mandage er begrænset af, at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget også har fast mødedag om mandagen, og at 1. maj og grundlovsdag 5. juni i 2023 falder på en mandag, hvilket særligt i foråret begrænser antallet af mulige mødedage.

Mødeplanen er koordineret med Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Økonomiforvaltningen for at sikre, at der ikke er tidsmæssigt sammenfald med møderne i Beskæftigelses- og Integrationsudvalget og Økonomiudvalget, der har henholdsvis mandag og tirsdag som fast mødedag.

Indenfor denne ramme har Teknik- og Miljøforvaltningen udarbejdet mødeplan for 2023, der er vedlagt i en kalender i bilag 2. Udvalgsmøderne i kalenderen er farvelagt for at vise sammenhæng til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen (eksempelvis hænger de grønne møder i udvalg og Borgerrepræsentation sammen).

Mødedatoer

Budgetseminar og budgetgennemgang
Der er i mødeplanen fastlagt et budgetseminar den 27. februar kl. 9.00-19. Budgetseminaret vil omhandle budgetproces og forvaltningens økonomi. I seminaret indgår desuden et udvalgsmøde.

Herudover er i forbindelse med udvalgsmødet den 21. august planlagt en budgetgennemgang. Af hensyn til Beskæftigelses- og Integrationsudvalget, der har møde samme dag, er Teknik- og Miljøudvalgets møde planlagt til kl. 13.00-16.00.

Fællesmøder med Handicapråd, Ældreråd og Ungerådet
Møde med Ældrerådet forventes afholdt den 6. februar 2023. Mødet sker på baggrund af, at Teknik- og Miljøudvalget i forbindelse med høringssvar til Københavns Kommunes Ældreråd 2019-2022 har tilkendegivet ønske om et årligt møde med ældrerådet.

Møde med Handicaprådet forventes afholdt den 9. oktober 2023. Mødet sker på baggrund af, at Teknik- og Miljøudvalget har indgået samarbejdsaftale med Handicaprådet om at afholde et årligt møde, jf. Teknik- og Miljøudvalget den 18. juni 2018. Det har tidligere været ønsket af Handicaprådet, at mødet blev afholdt i andet kvartal men grundet meget mødeaktivitet i foråret har rådet foretrukket et møde senere på året.

Møde med Ungerådet forventes afholdt den 4. december 2023. Mødet sker på baggrund af, at Teknik- og Miljøudvalget i forbindelse med godkendelse af mødeplan 2022 den 10. januar 2022 ønskede et årligt møde med ungerådet, hvilket første gang vil finde sted i forbindelse med udvalgsmødet den 19. september 2022.

Fællesmøderne med rådene indgår i udvalgsmøderne med varighed på ca. 45 min.  

Besigtigelsestur
Mødet den 28. august 2023 er i mødeplanen fastlagt til udvalgsmøde kl. 12.00-16.00 og besigtigelsestur kl. 16.00-19.00.

Temamøder
Teknik- og Miljøudvalget har i 2022 planlagt fire temamøder samt et temamøde på besigtigelsesturen, hvor udvalget har mulighed for at drøfte større emner. På baggrund af erfaringerne fra 2022 vil forvaltningen ultimo 2022 foreslå en række temaer til drøftelse i 2023. Der er reserveret tid til temamøder to gange i første halvår og to gange i andet halvår i tidsrummet kl. 14.00-15.00 forud for udvalgsmøderne. Hertil kommer besigtigelsesturen, jf. ovenfor. Da temamøderne afholdes forud for udvalgsmøderne, har udvalgsmedlemmerne ikke mødepligt.

Bygherrepræsentationer
Der er reserveret tid til bygherrepræsentationer seks gange årligt kl. 14.30-15.00 forud for møder i Teknik- og Miljøudvalget. Ved en bygherrepræsentation har bygherre med større byggeprojekter mulighed for at præsentere sit projekt for Teknik- og Miljøudvalget tidligt i forløbet, jf. Budget 2019 (A, B, C, F, I, O og V) (BR 4. oktober 2018) og Teknik- og Miljøudvalget den 17. december 2018. Da bygherrepræsentationerne afholdes forud for udvalgsmøderne, har udvalgsmedlemmerne ikke mødepligt.

Studietur
Teknik- og Miljøudvalget har tradition for at tage på studietur i løbet af valgperioden. Traditionelt har der været gennemført én tur til en europæisk destination og én længere tur til en oversøisk destination. Da Teknik- og Miljøudvalget var på studietur i juni 2022, foreslår forvaltningen, at næste studietur afvikles i 2024, hvorved studieturene i denne valgperiode ligger i første og tredje år.  Forvaltningen foreslår, at der forud for næste studietur nedsættes et forberedende udvalg med udvalgsmedlemmer, der sammen med forvaltningen, kan foreslå emner og destination for næste studietur.

Politisk råderum
Udvalget har mulighed for at vedtage en ændret mødeplan:

• Ændre antallet af møder, længden af møderne eller mødetid.
• Ændre mødedage, hvilket vil kræve at indstillingen sendes tilbage til forvaltningen med henblik på at koordinere mødetidspunkterne med øvrige udvalg.
• Antal af studieture, besigtigelsesture, temamøder kan ændres eller turene/møderne kan annulleres.
• Budgetseminaret inkl. udvalgsmødet kan afholdes på to dage i stedet for den foreslåede ene dag.
• Det er besluttet i Budget 2019(A, B, C, F, I, O og V) (BR 4. oktober 2018), at der skal være mulighed for bygherreforetræde, men Teknik- og Miljøudvalget kan ændre på antallet af reserverede tidspunkter til bygherrepræsentationer.
• Udvalget kan beslutte, at der skal være mødepligt til temamøder og bygherrepræsentationer. Det vil betyde, at det vil være muligt at få tabt arbejdsfortjeneste for de medlemmer, der er på den ordning.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser i sig selv for Københavns Kommune.

Udgifter til afholdelse af møder og budgetseminarer afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets egen budgetramme.

Videre proces

Når Teknik- og Miljøudvalget har godkendt mødeplan for 2023, vil den blive offentliggjort på kk.dk.