Revision af administrationsbidrag og forrentning på affaldsområdet

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller overfor Teknik- og Miljøudvalget,

1. at revisionsrapport vedrørende administrationsbidrag og forrentning på affaldsområdet tages til efterretning
2.  at Teknik- og Miljøforvaltningens forslag til tiltag på området tages til efterretning.

Problemstilling

Intern Revision har, i overensstemmelse med revisionsplanen for 2015, udarbejdet en rapport om Teknik- og Miljøforvaltningens administration og forrentning på affaldsområdet, som den 24. februar 2016 er sendt til Teknik- og Miljøforvaltningen.

Revisionsrapporten er omfattet af Borgerrepræsentationens beslutning fra den 27. november 2014 om revisionsorientering, herunder fast track-behandling, der indebærer, at revisionsrapporter fra forvaltningens eksterne revisor samt og Intern Revision forelægges for fagudvalget inden for tre uger med direktionens bemærkninger. Revisionsrapporter, der indeholder prioritet 1 markeringer (rød markering), skal forelægges fagudvalgene på dagsordenen. Rapporten forventes desuden forelagt for Revisionsudvalget den 16. marts 2016.

Teknik- og Miljøudvalget skal tage forvaltningens tiltag på området til efterretning.

Løsning

Der er identificeret to områder, hvor der er behov for opfølgning; budgettering og fordelingsnøgler samt prissætning af interne administrationsomkostninger. Revisionen har haft til formål at undersøge Teknik- og Miljøforvaltningens administration, forrentning og mellemværende på affaldsområdet, samt om det er i overensstemmelse med den gældende lovgivning samt internt fastsatte retningslinjer. Gennemgangen har taget udgangspunkt i materiale anvendt til fastsættelsen af affaldstakster 2015 samt budget og forbrug i 2014. Revisionen af området er en del af revisionsplanen for 2015.

På to af de undersøgte områder er Teknik- og Miljøforvaltningen blevet vurderet i prioritet 1 (rød markering):

• Budgettering og fordelingsnøgler
• Prissætning af interne administrationsomkostninger

Nedenfor ses en uddybning af vurderingerne i prioritet 1:

Budgettering og fordelingsnøgler

Budgettet, der vedrører administrationsudgifter, som ligger til grund for de beregnede takster for 2015, vurderes ikke at være præcist nok til at udgøre et validt styringsgrundlag. I 2014 var forskellen mellem de budgetterede og faktiske udgifter på ca. 21 %. Der er tale om mindreforbrug (altså at er der blevet opkrævet mere, end der rent faktisk administreres for) og der vil derfor ske en nedsættelse af gebyret i 2017-18.  

Intern Revision påpeger endvidere, at der ikke er forelagt dokumentation for de fordelingsnøgler, der anvendes ved fordeling af administrationsudgifterne mellem husholdninger og erhvervsaffald. Det betyder, at det ikke er muligt at sikre, at der ikke sker krydssubsidiering mellem husholdninger og erhverv.

Prissætning af interne administrationsomkostninger

Intern Revision har ikke fået forelagt dokumentation for, at prissætningen af de interne administrationsomkostninger, der er forbundet med opkrævningen, afspejler de faktiske kostpriser.  En del af de omkostninger, der indgår i de realiserede administrationsudgifter, består af udgifter, som overføres fra det brugerfinansierede område til det skattefinansierede område. For kontrol af, at der ikke sker subsidiering mellem det skattefinansierede og det brugerfinansierede, skal det dokumenteres, at priserne er omkostningsægte. De interne administrationsomkostninger stammer fra udgifter internt i Teknik- og Miljøforvaltningen samt udgifter til administration i både Koncernservice og Københavns Borgerservice.

Teknik- og Miljøforvaltningen kan oplyse, at der er igangsat flere tiltag for at imødegå konklusionerne fra Intern Revision:

1. Yderligere fokus på budgettering og prognosticering, særligt i forhold til Ressource- og Affaldsplan 2018 og de øvrige udviklingsinitiativer. Det betyder, at det samlede budget- og opfølgningsansvar koncentreres på færre hænder.
2.  Revision af fordelingsnøgler i forlængelse af totalomkostnings-analysen af erhvervsadministrationsgebyret, jf. Budget 2016. Forvaltningen har igangsat en omfattende revidering af fordelingsnøglerne, hvori indgår en gennemgang af samtlige budgetposter hver for sig for at identificere det bedste grundlag til at fordele disse efter.
3.  Tilvejebringelse af nødvendigt dokumentation hos Koncernservice og Københavns Borgerservice for fakturering af erhvervsaffaldsgebyrer og opkrævning via ejendomsskattebilletten. Det er for at undgå, at der sås tvivl om hvorvidt de reelle udgifter bliver afspejlet, så der ikke sker krydssubsidiering mellem den takstfinansierede og skattefinansierede drift.
4.  Genberegninger af administrationsbidraget for forvaltningens interne centrale overhead med udgangspunkt i den nye organisering i Teknik- og Miljøforvaltningen inkl. det såkaldte rådhusbidrag. Forvaltningen overvåger og foretager løbende genberegning ved væsentlige ændringer. Beregningerne vil ligge til grund for økonomistyringen.
5.  Med virkning fra 2016 er der oprettet nye balancekonti, så mellemværendet for den enkelte ordning opdelt på husholdninger og erhverv kan følges direkte, da håndtering af husholdningsaffald og erhvervsaffald i flg. Revisionsrapporten skal holdes økonomisk adskilt.

Intern Revision vurderer, at de anførte tiltag vil medvirke til at reducere de identificerede risici.

Økonomi

Denne indstilling har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Videre proces

Teknik- og Miljøforvaltningen vil sikre, at forvaltningens planlagte tiltag vil blive implementeret løbende jf. de i revisionsrapporten fastsatte tidspunkter, således at alle tiltag er implementeret ved udgangen af 2016.

Intern Revision oplyser, at de ultimo 2016 / primo 2017 vil foretage en opfølgning på implementeringen af forvaltningens tiltag.

Pernille Andersen

                   /Anne-Sofie Degn 

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 29. marts 2016

Indstillingen blev taget til efterretning.