Mødedato: 28.11.2011, kl. 15:00
Mødested: Rådhuset, 1. sal, værelse 51
Opfølgning på Borgerrådgiverens beretning 2010
I overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutning den 15. juni 2011 skal de stående udvalg i efteråret 2011 drøfte Borgerrådgiverens beretning for 2010. Hermed forlægges Borgerrådgiverens beretning for 2010 til Teknik- og Miljøudvalgets drøftelse.
Indstilling og beslutning
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller,
1. at Teknik- og Miljøudvalget drøfter Borgerrådgiverens beretning for 2010
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,
2. at forvaltningens opfølgning på Borgerrådgiverens beretning 2010 tages til efterretning
Problemstilling
Borgerrepræsentationen har på sit møde den 15. juni 2011 behandlet Borgerrådgiverens beretning 2010 og pålagt de stående udvalg, dels at fastholde fremdriften i det igangsatte arbejde med at forbedre sagsbehandlingen, dels at der fortsat skal arbejdes for at det bliver muligt at foretage en generel sammenlignelig registrering af klager og sagsbehandlingstider i kommunen.
Teknik- og Miljøudvalget blev ved notat på mødet den 6. juni 2011 forhåndsorienteret om indholdet i beretningen.
Teknik- og Miljøudvalget blev ved notat på mødet den 6. juni 2011 forhåndsorienteret om indholdet i beretningen.
Løsning
Beretningen viser, at antallet af henvendelser i form af klager til Borgerrådgiveren er steget med 39 % på KK-niveau. Typerne af fejl i sagsbehandlingen er i vid udstrækning de samme. De hyppigste klagepunkter er fortsat lang sagsbehandlingstid og manglende svar.
Antallet af henvendelser med klager over Teknik- og Miljøforvaltningen er uændret (37 klager) i forhold til 2009.
Det er ikke alle sager til Borgerrådgiveren, der kan behandles af Borgerrådgiveren. Det kan skyldes flere forhold. For eksempel kan Borgerrådgiveren ikke behandle klager over forvaltningernes afgørelse og formidler derfor klagerne videre til forvaltningerne. Borgerrådgiveren kan heller ikke behandle klager, hvor der er andre klagemuligheder, eller hvis klagen er indbragt for det kommunale tilsyn eller folketingets Ombudsmand.
I de sager, som Borgerrådgiveren har undersøgt, er der i beretningsåret konstateret færre fejl end sidste år, nærmere bestemt 55,5 % i 2010 mod 60,2 % i 2009.
Teknik- og Miljøforvaltningens sagstyper er ikke omfattet af de ti hyppigste sagstyper, som Borgerrådgiveren har modtaget klager over. Teknik- og Miljøforvaltningen bliver således ikke fremhævet negativt i beretningen med hensyn til antallet af henvendelser til Borgerrådgiveren.
Konkret nævnes en enkelt sag fra Teknik- og Miljøforvaltningen, hvor Borgerrådgiveren udtaler kritik. Den vedrører en erstatningssag, hvor der blev klaget over sagsbehandlingen, og hvor Borgerrådgiveren finder det kritisabelt, at forvaltningen ikke vejledte borgeren om, at det ville have lettet sagsbehandlingen, hvis der var indsendt fotodokumentation af uheldsstedet. Det var kritisabelt især henset til, at borgeren specifikt havde spurgt om, hvordan han skulle forholde sig. I sagen udtalte Borgerrådgiveren udtaler endvidere kritik af forvaltningens mangelfulde klagevejledning og af, at der var givet aktindsigt i oplysninger med henvisning til forvaltningsloven i stedet for efter offentlighedsloven.
Forvaltningen har taget kritikken til efterretning, og har indrettet sin sagsbehandling herefter.
Borgerrådgiverens anbefalinger vedrørende alle forvaltninger
Borgerrådgiveren anbefaler også i dette års beretning, at retssikkerhed skal være et fast integreret princip i kommunen, og at retssikkerheden skal have en opmærksomhed, der ligger på linje med kommunens økonomi.
Herudover anbefaler Borgerrådgiveren, at forvaltningerne fortsat indhøster erfaringer med de allerede opstillede mål, som afrapporteres til Økonomiudvalget, og eventuelt overvejer, om der er grundlag for at opstille flere supplerende mål her og nu.
Teknik- og Miljøforvaltningens tiltag
Teknik- og Miljøforvaltningen er enig i, at det er vigtigt, at der løbende er fokus på borgerbetjeningen og på, om retssikkerhedsgarantierne overholdes. Det er selvsagt vigtigt, at både den formelle sagsbehandling er korrekt og lovlig, og at borgeren også føler sig hørt og velorienteret undervejs i et sagsforløb. Teknik- og Miljøforvaltningen arbejder derfor til stadighed på at forbedre og højne kvaliteten i sagsbehandlingen. Undervisningsindsatsen over for medarbejderne fortsætter, og der gennemføres jævnligt både generelle og specifikke uddannelsesforløb indenfor forvaltningsretten, herunder offentlighedsloven, ligesom nye medarbejdere i Teknik- og Miljøforvaltningen gennemgår et introforløb, hvor de bliver indført i, hvad det betyder at arbejde i en forvaltning, vigtigheden af den gode borgerbetjening og forvaltningsrettens betydning for sagsbehandlingen.
De nuværende mål er gode og anvendelige, og Teknik- og Miljøforvaltningen er enig med Økonomiudvalget i, at arbejdet med at fastsætte de forpligtende og synlige mål for sagsbehandlingen bør sikres gennem den Tværgående Juridiske Koordinationsgruppes løbende overvejelser om og revurdering af de aktuelle målepunkter.
Borgerrådgiveren har anbefalet at forvaltningerne skal overveje at opstille supplerende mål ud over de allerede vedtagne, der afrapporteres til Økonomiudvalget. Teknik- og Miljøforvaltningen tilslutter sig Økonomiudvalgets bemærkninger om, at arbejdet med statusrapporteringer og evalueringer ikke må fjerne fokus fra det indholdsmæssige i arbejdet med at fremme den gode og korrekte sagsbehandling.
Antallet af henvendelser med klager over Teknik- og Miljøforvaltningen er uændret (37 klager) i forhold til 2009.
Det er ikke alle sager til Borgerrådgiveren, der kan behandles af Borgerrådgiveren. Det kan skyldes flere forhold. For eksempel kan Borgerrådgiveren ikke behandle klager over forvaltningernes afgørelse og formidler derfor klagerne videre til forvaltningerne. Borgerrådgiveren kan heller ikke behandle klager, hvor der er andre klagemuligheder, eller hvis klagen er indbragt for det kommunale tilsyn eller folketingets Ombudsmand.
I de sager, som Borgerrådgiveren har undersøgt, er der i beretningsåret konstateret færre fejl end sidste år, nærmere bestemt 55,5 % i 2010 mod 60,2 % i 2009.
Teknik- og Miljøforvaltningens sagstyper er ikke omfattet af de ti hyppigste sagstyper, som Borgerrådgiveren har modtaget klager over. Teknik- og Miljøforvaltningen bliver således ikke fremhævet negativt i beretningen med hensyn til antallet af henvendelser til Borgerrådgiveren.
Konkret nævnes en enkelt sag fra Teknik- og Miljøforvaltningen, hvor Borgerrådgiveren udtaler kritik. Den vedrører en erstatningssag, hvor der blev klaget over sagsbehandlingen, og hvor Borgerrådgiveren finder det kritisabelt, at forvaltningen ikke vejledte borgeren om, at det ville have lettet sagsbehandlingen, hvis der var indsendt fotodokumentation af uheldsstedet. Det var kritisabelt især henset til, at borgeren specifikt havde spurgt om, hvordan han skulle forholde sig. I sagen udtalte Borgerrådgiveren udtaler endvidere kritik af forvaltningens mangelfulde klagevejledning og af, at der var givet aktindsigt i oplysninger med henvisning til forvaltningsloven i stedet for efter offentlighedsloven.
Forvaltningen har taget kritikken til efterretning, og har indrettet sin sagsbehandling herefter.
Borgerrådgiverens anbefalinger vedrørende alle forvaltninger
Borgerrådgiveren anbefaler også i dette års beretning, at retssikkerhed skal være et fast integreret princip i kommunen, og at retssikkerheden skal have en opmærksomhed, der ligger på linje med kommunens økonomi.
Herudover anbefaler Borgerrådgiveren, at forvaltningerne fortsat indhøster erfaringer med de allerede opstillede mål, som afrapporteres til Økonomiudvalget, og eventuelt overvejer, om der er grundlag for at opstille flere supplerende mål her og nu.
Teknik- og Miljøforvaltningens tiltag
Teknik- og Miljøforvaltningen er enig i, at det er vigtigt, at der løbende er fokus på borgerbetjeningen og på, om retssikkerhedsgarantierne overholdes. Det er selvsagt vigtigt, at både den formelle sagsbehandling er korrekt og lovlig, og at borgeren også føler sig hørt og velorienteret undervejs i et sagsforløb. Teknik- og Miljøforvaltningen arbejder derfor til stadighed på at forbedre og højne kvaliteten i sagsbehandlingen. Undervisningsindsatsen over for medarbejderne fortsætter, og der gennemføres jævnligt både generelle og specifikke uddannelsesforløb indenfor forvaltningsretten, herunder offentlighedsloven, ligesom nye medarbejdere i Teknik- og Miljøforvaltningen gennemgår et introforløb, hvor de bliver indført i, hvad det betyder at arbejde i en forvaltning, vigtigheden af den gode borgerbetjening og forvaltningsrettens betydning for sagsbehandlingen.
De nuværende mål er gode og anvendelige, og Teknik- og Miljøforvaltningen er enig med Økonomiudvalget i, at arbejdet med at fastsætte de forpligtende og synlige mål for sagsbehandlingen bør sikres gennem den Tværgående Juridiske Koordinationsgruppes løbende overvejelser om og revurdering af de aktuelle målepunkter.
Borgerrådgiveren har anbefalet at forvaltningerne skal overveje at opstille supplerende mål ud over de allerede vedtagne, der afrapporteres til Økonomiudvalget. Teknik- og Miljøforvaltningen tilslutter sig Økonomiudvalgets bemærkninger om, at arbejdet med statusrapporteringer og evalueringer ikke må fjerne fokus fra det indholdsmæssige i arbejdet med at fremme den gode og korrekte sagsbehandling.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Teknik- og Miljøforvaltningens arbejde med de forpligtende mål vedrørende god sagsbehandling fortsætter.
Hjalte Aaberg
/Martin Nordrup Andersen
Beslutning
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i møde den 28. november 2011
Indstillingens 1. at-punkt blev drøftet.
Indstillingens 2. at-punkt blev taget til efterretning.
Indstillingens 1. at-punkt blev drøftet.
Indstillingens 2. at-punkt blev taget til efterretning.