Drøftelse af forvaltningens betjening af udvalget og evaluering af budgetprocessen for Budget 2025
Indstilling
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,
- at forvaltningens betjening af udvalget drøftes.
- at budgetprocessen for Budget 2025 drøftes mhp. at give input til forberedelsen af Budget 2026.
Problemstilling
Teknik- og Miljøudvalget har som udgangspunkt en årlig evaluering af forvaltningens betjening af udvalget.
Løsning
Nedenfor fremgår først tre forhold, som udvalget kan tage afsæt i ifm. drøftelse og evaluering af forvaltningens betjening. Sidste del af indstillingen omhandler evaluering af budgetprocessen for Budget 2025.
Evaluering af forvaltningens betjening
Nedenfor beskrives tre konkrete forhold, som forvaltningen pt. har fokus på i betjeningen af Teknik- og Miljøudvalget.
Antal sager
Forvaltningen har løbende fokus på at sikre en nogenlunde jævn fordeling af antal sager mellem udvalgsmøderne. Der er gennemsnitligt 15 sager på dagsordenen per udvalgsmøde (ekskl. medlemsforslag og sager til orientering), jf. bilag 2. Forvaltningen vurderer, at dette som udgangspunkt er et niveau, som giver udvalget den efterspurgte tid til behandling af sagerne. Der har dog også været tilfælde, hvor forvaltningen ikke er lykkedes med en god fordeling af sager. Fx var der 27 sager på udvalgsmødet 6. maj 2024, mens der på mødet forinden alene var 13 sager.
For at sikre udvalget så optimale vilkår for forberedelse som muligt og en hensigtsmæssig afvikling af møderne, vil forvaltningen derfor have en skærpet opmærksomhed på en større balance i antal sager. Forvaltningen vil desuden være obs på at planlægge møderne, så der sikres tid til sager, der fylder for udvalget (fx udeservering, ressource- og affaldsplan samt større lokalplaner).
Selvom forvaltningen har et øget fokus på fordeling af sager, vurderes det dog, at der vil forekomme spidsbelastningsperioder i løbet af et år. Desuden er der andre forhold end sagsantallet, der har betydning for presset på de enkelte udvalgsmøder, fx et højt antal foretræder eller medlemsforslag.
Justeret proces for håndtering af medlemsforslag
Udgangspunktet er, at forvaltningen håndterer medlemsforslag hurtigst muligt. Forvaltningen fastsætter dog fremadrettet en intern frist på seks måneder ift. hvor lang tid forvaltningen har til at håndtere et medlemsforslag. Kan fristen ikke overholdes, udarbejdes et processvar, der lægges på TMU-portalen og kk.dk. Processvarene vil være kortfattede og indeholde begrundelse for forsinkelse samt forventet opfølgning.
For nogle medlemsforslag afventer forvaltningen eksterne parter i længere perioder (fx staten/lovændring). Fremover orienteres udvalget således om dette via processvarene.
Formålet med den justerede praksis er at sikre en mere systematisk opfølgning og øget gennemsigtighed for udvalget.
Fokus på at styrke skriftlig kommunikation
Forvaltningen har medio 2024 opstartet et kursusforløb hos virksomheden Slotsholmmetoden for ca. 400 af forvaltningens medarbejdere samt ca. 90 chefer. Kurset har til formål at styrke forvaltningens skriftlige kommunikation og give medarbejderne redskaber til at sikre en velstruktureret og præcis opbygning af skriftlige produkter, så de bliver lettere for modtageren at forstå og afkode.
Det vurderes, at kurset vil medføre et løft af forvaltningens skriftlige produkter, fx indstillinger, notater og svar på politikerspørgsmål. Herudover indeholder metoden også værktøjer, der bidrager til en mere effektiv produktion af skriftlige dokumenter. Bilag 3 indeholder en kort beskrivelse af metoden.
Flere andre forvaltninger enten har eller er ved at implementere metoden.
Drøftelsespunkt vedr. forvaltningens betjening
- Udvalget kan drøfte forvaltningens betjening af udvalget.
Evaluering af budgetprocessen
Teknik- og Miljøudvalget godkendte en række nye tiltag i budgetprocessen til Budget 2024 (TMU 19.12.2022). Dette med henblik på at øge udvalgets involvering i prioriteringen af budgetnotater på Teknik- og Miljøudvalgets område. Det betyder blandt andet, at udvalget aktivt prioriterer, hvilke budgetønsker udvalget ønsker at henvise, og at forvaltningen ikke af eget initiativ udarbejder budgetnotater. De nye tiltag i budgetprocessen indebærer også, at udvalget prioriterer lokaludvalgenes budgetønsker.
I budgetprocessen for 2025 har forvaltningen arbejdet med at skabe overblik over budgetnotater. Tiltag som blandet andet indeholder, at udvalgets sharepointsite med budgetnotater er organiseret efter tema og kategori og at udvalget får tilsendt et overblik over nye eller opdateret budgetnotater. Forvaltningen har også udarbejdet covers til budgetnotater, samt udarbejdet bydelskort, som viser budgetnotaternes placering i byen.
Udestående finansiering i handleplaner
Teknik- og Miljøudvalget godkendte 16. september 2024 forslag til realisering af visionen ’Vores København’, herunder at visionen skal realiseres igennem strategier og handleplaner.
Når udvalget forelægges handleplaner mv., der indeholder et finansieringsbehov, er forvaltningens nuværende praksis at anbefale en prioritering af tiltag. Dvs. at forvaltningen på baggrund af en faglig vurdering anbefaler, at nogle tiltag henvises til finansiering i budgetforhandlinger før andre. Udvalget har altid mulighed for at prioritere anderledes. Forvaltningen forventer at forsætte denne praksis ifm. realisering af visionen.
Drøftelsespunkt vedr. budgetprocessen
- Udvalget kan evaluere Budget 2025 og drøfte, om der ønskes nye tiltag i budgetprocessen til Budget 2026.
- Udvalget kan drøfte de nye tiltag i budgetprocessen, herunder tiltagene til at skabe overblik over budgetnotater.
- Udvalget kan drøfte, om der ønskes ændringer i, hvordan udvalget præsenteres for udestående finansiering i handleplaner.
Politisk handlerum
Udvalgets handlerum er begrænset, da det er en drøftelsessag, hvor udvalget kan give input til forvaltningens arbejde og tilrettelæggelse af budgetproces.
Der kan ikke træffes beslutning om selve indholdet i drøftelsen.
Økonomi
Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.
Videre proces
Når Teknik- og Miljøudvalget har drøftet sagen, vil udvalgets input indgå i det forvaltningens videre arbejde med at betjene Teknik- og Miljøudvalget og forberedelserne af budgetprocessen for Budget 2026.
Forvaltningen udarbejder processvar for de medlemsforslag, der er besluttet for mere end seks måneder siden.
Søren Wille
/ Morten Rixen
Beslutning
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 28. oktober 2024
Indstillingen blev drøftet.