Kontraktudløb af driftsopgaver i udliciterede bydele, Vesterbro og Brønshøj-Husum (udsat sag)

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at Teknik- og Miljøforvaltningen gør brug af optionen på forlængelse af de tre kontrakter vedr. driftsopgaver i bydelene Vesterbro og Brønshøj-Husum i 2 x 1 år, så kontakterne forlænges frem til udgangen af marts 2027.

Problemstilling

Teknik- og Miljøudvalget besluttede den 3. juni 2019 at konkurrenceudsætte opgaverne grøn drift og pleje; renhold af veje, cykelstier og pladser; rengøring af ubemandede toiletter; og tømning af affaldskurve på Vesterbro og i Brønshøj-Husum samt drift af Brønshøj Kirkegård. Baggrunden for konkurrenceudsættelsen var blandt andet at markedsteste forvaltningens omkostningseffektivitet.  

Teknik- og Miljøudvalget besluttede den 28. september 2020 at udbyde driftsopgaverne som tre selvstændige kontrakter med kontraktstart pr. 1. april 2021. Kontrakterne udløber i marts 2025 og indeholder en option på forlængelse i 2 x 1 år. Hvis kontrakterne skal genudbydes uden at forlænge med de to år, bør forberedelsen, som vurderes at tage op til to år, igangsættes nu. Skal driftsopgaverne hjemtages, skal processen ligeledes igangsættes nu, da det kræver, at der afsættes finansiering til tilpasning af forvaltningens organisation, indkøb af materiel mv. Teknik-og Miljøudvalget skal derfor nu tage stilling til, om kontrakterne for driftsopgaverne i de to bydele skal forlænges eller genudbydes når de udløber i marts 2025, eller om de skal søges hjemtaget fra 2026.

Løsning

Driftsopgaverne i bydelene Vesterbro og Brønshøj-Husum er udbudt i følgende tre kontrakter: 

• Grøn drift og pleje på Vesterbro og i Brønshøj-Husum.
• Renholdelse af veje, cykelstier og pladser på Vesterbro og i Brønshøj-Husum inkl. rengøring af ubemandede toiletter samt tømning af affaldskurve.
• Grøn drift og pleje på Brønshøj Kirkegård.

De tre kontrakter er firårige og har nu været i drift i ca. to år. Ved udløbet af kontrakterne i marts 2025 kan de enten forlænges, helt eller delvist genudbydes eller driftsopgaverne kan hjemtages, hvis der findes finansiering hertil. Hjemtagelse kan dog tidligst ske per 1. april 2026 og forudsætter, at de nuværende kontrakter forlænges med minimum ét år.  

Forlængelse (forvaltningens anbefaling)

Det kræver ikke særlig forberedelse at gøre brug af optionen på forlængelse af kontrakterne i 2 x 1 år. En forlængelse forudsætter alene, at forvaltningen og leverandører indgår aftale senest seks måneder før kontrakternes udløb om at fortsætte på de nugældende vilkår.

Det er forvaltningens anbefaling, at der gøres brug af optionen på de to år, så de nuværende kontrakter forlænges frem til udgangen af marts 2027. Forvaltningen anbefaler dette ud fra en betragtning om, at det dels vil give forvaltningen mulighed for at fortsætte indsamlingen af data til brug for den løbende udvikling af forvaltningens drift, dels at det nuværende samarbejde med leverandørerne vurderes at gå godt med levering af den rette kvalitet. Sidstnævnte understøttes overordnet set af kvalitetsmålingerne samt af de jævnlige tilsyn som forvaltningen foretager.

Det er forvaltningens ambition, at indsamling af data skal være med til at sikre en god og omkostningseffektiv drift, der løbende udvikler sig og tilpasser sig byen. Samtidig skal den fortsatte dataindsamling være med til at give bedre indikationer af, hvordan forvaltningens omkostningseffektivitet klarer sig overfor markedet. Dette arbejde er forvaltningen godt i gang med, men forvaltningen er endnu ikke i stand, til uden store forbehold for kvaliteten af data, at benchmarke forvaltningens egne priser overfor det private marked. Der er derfor behov for over de kommende år at fortsætte indsamlingen af data, hvilket en forlængelse af kontrakterne frem til 2027 giver mulighed for. Det bemærkes dog hertil, at økonomisk benchmarking altid vil være behæftet med usikkerheder, også selvom forvaltningens egne data med tiden vil blive underbygget og kvalificeret.

Det gælder også, at forvaltningen de senere år har gennemgået en større reorganisering og flere store effektiviseringer, som er med til at spille ind i det samlede billede af forvaltningens omkostningseffektivitet. Over de kommende år arbejder forvaltningen fortsat med at implementere de sidste effektiviseringer, som blev besluttet i forlængelse af budgetanalysen i 2018/19. Dette taler ligeledes for at forlænge kontrakterne frem til 2027 og afvente at forvaltningen er i mål med de planlagte effektiviseringer.

Uagtet om Teknik- og Miljøudvalget beslutter at forlænge, genudbyde eller igangsætte en proces for at hjemtage driftsopgaverne i de to bydele, gælder det, at forvaltningen fortsat vil indsamle data på relevante opgaver i byrummet, herunder GIS-data og tidsregistrering eller tidsstudier for at sikre en god og omkostningseffektiv drift, der løbende udvikler sig. Indsamlingen af data anvendes blandt andet til at vurdere ændringer i brugen af byen, fx når der sker ændring i antallet af brugere i bestemte byrum og dermed mere affald.

Genudbud

Et genudbud af driftsopgaverne giver mulighed for at reformulere udbudskriterier, baseret på indhentede erfaringer fra den udliciterede drift. Desuden giver det en ny test af markedet, ligesom det kan besluttes, at forvaltningen skal afgive kontrolbud.

Som beskrevet ovenfor er det på nuværende tidspunkt en udfordring at give et retvisende billede af forvaltningens egne priser. Det er derfor forvaltningens anbefaling, at der ikke afgives kontrolbud, hvis kontrakterne genudbydes i 2025. Forvaltningen forventer først at være moden til at afgive et eventuelt kontrolbud i 2027, idet der vil være større sikkerhed omkring data.

Det er forvaltningens vurdering, at der ikke på nuværende tidspunkt kan forventes bedre priser ved at genudbyde de tre kontrakter. Dette set i lyset af de generelt stigende priser på varer og tjenesteydelser, samt det forhold, at der er relativt få leverandører på markedet. 

Nye kontrakter kan vise sig at være enten dyrere eller billigere end de nuværende. Mer- eller mindreudgifter til nye kontrakter vil indgå i forvaltningens budgetplanlægning for 2025. Udgifterne til genudbud og eventuelt kontrolbud skal findes inden for forvaltningens egen ramme.

Hjemtagelse (kræver finansiering)

Hvis udvalget ønsker det, kan der arbejdes videre med en hjemtagelse af driftsopgaverne i de to bydele. Hjemtages opgaverne vil der ikke længere vil være mulighed for at benchmarke kvalitativt og økonomisk mod markedet.  

En hjemtagelse af driftsopgaverne er afhængig af en række forhold, som skal tages højde for, før forvaltningen igen kan overtage driftsopgaverne i de to bydele. Det gælder herunder, at det skal sikres, at forvaltningen har det nødvendige materiel til at løse opgaverne. I forbindelse med udliciteringen i 2021 afhændende forvaltningen alt materiel samt driftspladserne tilknyttet driften af de to bydele, da forvaltningen ikke må have overskudskapacitet af hverken mandskab eller materiel i den eksisterende drift. Det er muligt at finde tilstrækkelige driftspladser igen, men det nødvendige materiel til opgaverne vil skulle generhverves og kræver et større nyindkøb. Dertil kommer, at en hjemtagelse vil kræve en organisationstilpasning i forvaltningen, hvor driftsopgaverne skal forankres effektiv på ny, ligesom der vil skulle håndteres virksomhedsoverdragede medarbejdere fra de afgående leverandører. En hjemtagelse af opgaverne vil således kræve en del forberedelse og implementering, som vil kræve en større engangsinvestering til indkøb af materiel, og omkostning til driftspladser mv. Gennemførelse af en hjemtagning af opgaverne vil derfor afhænge af, at Borgerrepræsentationen afsætter finansiering hertil i kommende budgetaftale. Efter hjemtagelsen af opgaverne vil forvaltningen have uændret økonomi til opgaverne. Der er for 2023 afsat samlet ca. 27 mio. kr. til betaling af de tre kontrakter.

Samlet vurderer forvaltningen, at det vil tage op til 2 år at forberede en hjemtagelse af opgaverne fra en beslutning i Borgerrepræsentationen om finansiering i forbindelse med kommende budgetforhandlinger. Det skyldes særligt en forventning om lange leveringstider på nyt materiel. Det er derfor en forudsætning for en hjemtagelse af opgaverne, at de nuværende kontrakter forlænges med minimum ét år frem til udgangen af marts 2026, så forvaltningen har tid til at implementere de nødvendige foranstaltninger og indkøb.

Medarbejderinddragelse

Medarbejdersiden har fået forelagt forvaltningens anbefaling vedrørende forlængelse af kontrakterne for de to bydele på et møde i det relevante MED-udvalg den 1. juni 2023. Medarbejdere har herefter haft mulighed for at give deres bemærkninger hertil. Medarbejderne har fremsendt bemærkninger den 19. juni 2023 (bilag 2).

Medarbejderne opfordrer til, at driftsopgaverne hjemtages, når kontrakterne udløber i 2025 på grundlag af følgende:

• Den foreløbige økonomiske benchmark mod det private marked, som Teknik- og Miljøudvalget blev orienteret om den 19. december 2022 (bilag 3), viser, at forvaltningen er konkurrencedygtig.
• Et fremtidigt mere detaljeret datagrundlag vil ikke give en mere sikker benchmark.
• Det er muligt at hjemtage opgaverne allerede i 2025 og ikke først i 2026, som beskrevet i denne indstilling.

Medarbejdernes bemærkninger er gengivet i sin helhed i bilag 2.

Politisk handlerum
Teknik- og Miljøudvalget kan beslutte:

• Kun at forlænge kontakterne med ét af de mulige to optionsår, så kontakterne forlænges til marts 2026. Herefter vil det igen skulle besluttes, om der skal ske hjemtagelse eller genudbud.

• At der skal ske genudbud af opgaverne pr. 1. april 2025, herunder også om forvaltningen i den forbindelse skal afgive kontrolbud. I relation til dette gælder også, at det er muligt at beslutte at konkurrenceudsætte en større eller mindre del af forvaltningens samlede driftsopgaver, herunder fx at inddrage opgaver i andre bydele.
• At henvise finansiering af en hjemtagning af driftsopgaverne i de to bydele til forhandlingerne om Budget 2024 ved at vedtage et ændringsforslag herom. Det er som nævnt ovenfor forvaltningens vurdering, at der med denne løsning vil være behov for at forlænge de nuværende kontrakter ét år. Opnås der ikke finansiering i budgetforhandlingerne vil det betyde, at kontrakterne skal forlænges eller genudbydes.

Teknik- og Miljøudvalget kan også vælge allerede nu at beslutte, hvad der skal ske efter en forlængelse af kontrakterne til 2027, altså om der her søges om midler til hjemtagning eller gennemføres genudbud og eventuelt kontrolbud.

Økonomi

Det vil ikke få økonomiske konsekvenser at forlænge kontrakterne med de to optionsår, da kontrakterne dermed fortsætter som i dag.

Videre proces

Når Teknik- og Miljøudvalget har godkendt forlængelsen af kontrakterne, vil forvaltningen varsko leverandørerne om dette. Teknik- og Miljøudvalget vil næste gang blive orienteret om økonomisk benchmark af forvaltningens drift i forhold til markedet i forbindelse med indstilling om serviceniveauer primo 2024.

Teknik- og Miljøforvaltningen vil i 2025 vende tilbage til udvalget med en indstilling til beslutning om udliciteringen af driftsopgaver i bydelene Vesterbro og Brønshøj-Husum efter kontrakternes udløb i 2027, herunder om opgaverne skal genudbydes og hvorvidt forvaltningen i den forbindelse skal afgive kontrolbud.

Søren Wille

/ Rikke Skovbølling Brandt