Afslutning af revisionsbemærkning vedrørende beregning af byggesagsgebyrer (udsat sag)

Indstillingen er en opfølgning på Intern Revisions rapport om manglende gennemsigtighed i gebyrberegning på byggesagsområder, der blev udarbejdet i forlængelse af Regnskab 2015. Teknik- og Miljøforvaltningen vil i juni forelægge et forslag til takst for byggesagsgebyr 2019, herunder vurdering af den afsatte budgetkompensation.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget tager til efterretning,

1. at Intern Revisions bemærkning fra 2016 om manglende dokumentation for, at de gældende regler for beregning af byggesagsgebyrer efterleves, er frafaldet, jf. bilag 2.
2. at Teknik- og Miljøforvaltningen i juni 2018 vil fremlægge en handlingsplan for en nærmere analyse af produktiviteten i byggesagsbehandlingen, der tager højde for de seneste ændringer af Bygningsreglementet, kvalitetsudfordringer mv.

Problemstilling

Intern Revision udarbejdede i foråret 2016 en rapport om byggesagsgebyrer. Heri blev anført, at ”der fra 1. januar 2015 og frem til primo 2016 ikke har været tilrettelagt en tidsregistrering og omkostningsvurdering, der kan understøtte beregning af en retvisende timetakst”. Intern Revision kunne således ikke vurdere, hvorvidt timetaksten for 2015 og 2016 var retvisende.

Teknik- og Miljøforvaltningen udarbejdede herefter en beregningsmodel til takstfastsættelsen i 2017 (TMU 28. november 2016) og 2018 (TMU 8. maj 2017). Modellen blev udarbejdet med ekstern revisionsmæssig bistand (Deloitte). Forvaltningen har efterfølgende inddraget ekstern juridisk bistand (Horten), der har bekræftet, at forvaltningens skøn for indregning af omkostninger ligger indenfor lovgivningens rammer.

Intern Revision foretog i november 2017 fornyet revision og konkluderede, at der fortsat ikke var tilstrækkelig gennemsigtighed til, at den oprindelige revisionsbemærkning kunne frafaldes.

Sagen blev udsat af Teknik- og Miljøudvalget på mødet den 7. maj 2018.

Løsning

På baggrund af Intern Revisions opfølgning i november 2017 gennemførte Teknik- og Miljøforvaltningen i december 2017 et forløb i samarbejde med Intern Revision, som har ført til udarbejdelsen en revideret beregningsmodel. Den reviderede model har dannet baggrund for efterkalkulation af taksten for 2017 samt for beregning af taksten for 2019. Intern Revision har på baggrund heraf udarbejdet Revisionsrapport om ”Opfølgning på Revisionsbemærkning vedrørende beregning af byggesagsgebyrer” (bilag 1).

Hovedprincippet i den nye beregningsmodel er, at omkostningerne er fastsat på baggrund af medarbejdernes tidsregistrering for et helt år tillagt overhead. 2017 er det første år, hvor der foreligger fuld tidsregistrering, som muliggør en gebyrberegning baseret på aktivitetstal med høj validitet. Med tilstedeværelsen af et helt års registreringer minimeres således en stor del af den usikkerhed om produktionen (antal timer, normtid og faktureringsgrad) og kapacitetsudnyttelsen, der var et vilkår for takstberegningerne i 2017 og 2018.

Ud over minimering af usikkerheder som følge af tilstedeværelsen af tidsregistrering for et helt år, er der i modellen for 2019 sket en række konkrete ændringer i de omkostninger, der indregnes i gebyret. Alle omkostninger er således gennemgået og konkret vurderet med udgangspunkt i den gældende bekendtgørelse, så det sikres, at de lovligt kan indregnes. I den proces er en række konkrete medarbejderes løn og bestemt udgiftstyper fjernet fra modellen (fx BBR, generel vejledning i kundeteam).

Efterberegningen af taksten for 2017 med udgangspunkt i det samlede års tidsregistreringsdata viser bl.a., at der andelen af sager, der kan opkræves sammenholdt med antallet af gebyrfritagne sager er højere end skønnet i den hidtidige gebyrberegningsmodel, som blev anvendt ved takstfastsættelsen. Det bidrager til, at den efterberegnede takst er lavere end den budgetterede, da budgetkompensationen til generel gebyrnedsættelse dermed får større effekt (rækker længere).

Samtidig er det i forbindelse med udarbejdelsen af den nye beregningsmodel blevet klart, at en række sagsbehandlingstimer, som hidtil har været forudsat dækket af den politisk fastsatte budgetkompensation til gebyrfritagelse, fremover skal finansieres uden for takstberegningsmodellen. Det medvirker også til, at der resterer flere midler til generel takstnedsættelse og dermed en lavere beregnet takst.

Intern Revision konkluderer i rapporten, at den nye beregningsmetode samlet set ikke betyder, at taksten afviger markant fra tidligere år. Konkret afviger taksten for 2017 med ca. 11 % (efterberegnet 711 mod budgetteret 799 kr.). Det fremgår af Trafik- og Byggestyrelsens gebyrvejledning fra 2015, at gebyrindtægterne ikke må overstige de samlede omkostninger, som kommunen har haft i forbindelse med at udstede tilladelsen. Genberegningen viser, at dette ikke er tilfældet, bl.a. som følge af, at den fastsatte takst er nedsat med 15 mio. kr. via den generelle budgetkompensation. Der kan således ikke stilles krav om tilbagebetaling af gebyrer for 2017.

Intern Revision vurderer samlet, jf. bilag 1, at den nye metode giver et godt afsæt i forhold til at foretage de fremtidige kalkulationer. Det vurderes samtidig, at der fortsat er behov for at forbedre tidsregistreringen og genbesøge overheadberegningen, men at der er gennemsigtighed og dokumentation for de væsentligste elementer i beregningen, så den beregnede timetakst i al væsentlighed er et udtryk for de omkostninger, kommunen kan indregne i taksten. Intern Revision anser dermed bemærkningen omkring manglende dokumentation for, at de gældende regler efterleves, for afsluttet. Teknik- og Miljøforvaltningen vil som anbefalet af Intern Revision tilsikre større præcision på enkelte tidsregistreringsområder.

Intern Revision har dog i rapporten fremsat en ny kritisk bemærkning rettet mod produktiviteten i byggesagsbehandlingen, som efter revisionens vurdering bør øges. Intern Revision hæfter sig i den forbindelse ved andelen af direkte registrerede timer på en konkret byggesag samt på gebyret størrelse sammenholdt med andre kommuner som udtryk for produktivitet. Dette element indgik ikke i den oprindelige revisionsrapport, og er således udtryk for nye observationer. Forvaltningen er enig i, at effektiv opgaveløsning og høj produktivitet er centrale også for områder, hvor der opkræves brugerbetaling og/eller anvendes skattefinansierede midler.

Produktiviteten har allerede forvaltningens fokus, og den nye beregningsmodel viser, at den er steget i perioden 2016-2019 (budgetteret). Den beregnede produktivitet forstået som den andel af en medarbejdernes tid, der kan henføres direkte på en konkret byggesag, er således beregnet til 37,0 % i 2017, 42,1 % i 2018 og 48,4 % i den foreløbige beregning for 2019. Produktiviteten på ca. 48 % er udtryk for, at lidt over halvdelen af de forbrugte timer i byggemyndigheden i dag er af understøttende og mere indirekte karakter, og derfor ikke kan registreres direkte på en konkret byggesag til opkrævning. De understøttende aktiviteter består bl.a. i sagsstyring og dokumentation (visitation af indkomne sager), kurser, oplæring af medarbejdere, IT-opgaver, interne møder, projektledelse, kommunikation, byggesagsarkiv, mm. Den endelige budgettering af 2019 – og dermed også af den forventede produktivitetsprocent – afventer en opdateret takstberegning, der tager højde for det ændrede bygningsreglement. Denne vil blive forelagt Teknik- og Miljøudvalget i juni 2018.

Byggesagsbehandlingen står samtidig over for en række større ændringer i de kommende år som følge af bl.a. bortfald af den tekniske byggesagsbehandling. Dette vil medføre væsentlige omlægninger i arbejdsprocesser og aktivitetsniveau. Forvaltningens målsætninger for produktivitet knytter sig til både til medarbejdernes relative ”fakturerbare” tid, men i høj grad også til selve arbejdstilrettelæggelsen og sagsgangene, så det sikres, at normtiderne på de konkrete sager holdes så lave som muligt til gavn for kunderne. Sideløbende hermed skal kvaliteten i sagsbehandlingen og fokus på god dialog fastholdes.

Forvaltningen vil i juni 2018 ligeledes fremlægge en handlingsplan, der uddyber, hvordan produktiviteten vil blive analyseret nærmere, og sammenligning af byggesagstakster set i forhold til andre kommuner kan gennemføres samt hvordan den vil blive påvirket af de vedtagne lovændringer, kvalitetsudfordringer mv.

Økonomi

Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces

Når Teknik- og Miljøudvalget har taget indstillingen til efterretning, vil forvaltningen udarbejde en handlingsplan for det videre arbejde med en produktivitetsanalyse med henblik på forlæggelse for Teknik- og Miljøudvalget i juni 2018. Et samlet forslag til takst for 2019 vil ligeledes blive forelagt Teknik- og Miljøudvalget i juni 2018.

 

Pernille Andersen

/Anne-Sofie Degn

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 28. maj 2018

Det Konservative Folkeparti fremsatte følgende ændringsforslag (ÆF1):
”At forvaltningen fremlægger er forslag til, hvordan de endnu ikke opkrævede takster for 2017 og 2018 beregnes efter det nye, korrekte og lavere niveau.”

Ændringsforslaget (ÆF1) blev vedtaget uden afstemning.

Det Konservative Folkeparti fremsatte følgende ændringsforslag (ÆF2):
”At forvaltningen fremlægger et forslag til, hvordan dem, der allerede har betalt for høje gebyrer i 2017 og 2018, får det for meget betalte gebyr retur.”

Ændringsforslaget (ÆF2) blev vedtaget uden afstemning.

Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.