Intern Revisions rapport om beregning af byggesagsgebyrer
Indstilling
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,
- at revisionsrapporten vedrørende opfølgning på revisionsbemærkning vedrørende revision af byggesagsgebyrer og forvaltningens handlingsplan i forlængelse heraf tages til efterretning.
Problemstilling
Intern Revision udarbejdede i foråret 2016 en rapport om administration af byggesagsgebyrer. Heraf fremgik, at der fra 1. januar 2015 og frem til primo 2016 ikke havde været tilrettelagt en tidsregistrering og omkostningsregistrering, der kunne understøtte beregning af en retvisende timetakst. Teknik- og Miljøforvaltningen igangsatte på den baggrund i samarbejde med Deloitte udarbejdelse af en ny takstberegningsmodel, der skulle sikre en korrekt og gennemsigtig opgørelse af ressourcebehovet og timetaksten for byggesager. Modellen har dannet baggrund for takstfastsættelsen i 2017 og 2018.
Intern Revision har i 2017 gennemført en opfølgning på bemærkningen fra 2016 (se bilag 1). Intern Revision konkluderer, at den nye beregningsmodel ikke sikrer den nødvendige gennemsigtighed.
Løsning
Intern Revisions nye opfølgning i 2017 har især fokus på, at den nye beregningsmodel ikke sikrer den nødvendige gennemsigtighed, hvad angår de indirekte udgifter og indirekte timer, samt at beregningen for 2018 stadig i overvejende grad er baseret på skøn. Intern Revision kan på den baggrund ikke vurdere, hvorvidt de fastsatte takster for 2018 er retvisende og i overensstemmelse med gældende regler, og vurderer, at de fortsat ikke har opnået den fornødne indsigt i, hvad kommunen beslutter, skal indgå i timeprisen. På den baggrund fastholdes revisionsbemærkningen fra 2016.
Den nuværende beregningsmodel og Intern Revisions vurdering heraf
Teknik- og Miljøforvaltningen har som opfølgning på revisionsrapporten i 2016 som nævnt udarbejdet en ny takstberegningsmodel. Modellen blev udarbejdet i 2016 og er første gang anvendt i takstfastsættelsen for 2017 (jf. TMU 28. november 2016). Frem mod takstfastsættelsen for 2018 har forvaltningen arbejdet videre med at validere og reducere usikkerheder i modellen (jf. TMU 8. maj 2017).
På baggrund af oplysninger om lønudgifter for de medarbejdere, der udfører byggesagsbehandlingen kombineret med andelen af fakturérbar sagsbehandlingstid (tid, der kan registreres og opkræves på konkrete gebyrbelagte byggesager) beregner modellen en timesats, der modsvarer de konkrete omkostninger. Modellen tager samtidig højde for, at konkrete skattefinansierede sagstyper fritages for gebyr. Modellen er udarbejdet med ekstern bistand fra Deloitte med det dobbelte formål at sikre både øget gennemsigtighed og overholdelse af reglerne på området. Sideløbende har forvaltningen arbejdet målrettet på at tilrettelægge en tidsregistreringspraksis, der dækker 100 % af de berørte medarbejderes tid, så de timer, der anvendes henholdsvis til direkte sagsbehandling og til indirekte, understøttende aktiviteter, kan dokumenteres. Denne indsats er forvaltningen 95 % i mål med, mens de sidste områder er under implementering.
Særligt indregningen af de indirekte udgifter såsom it-udgifter, kompetenceudvikling, juridiske vurderinger mv. giver anledning til usikkerhed og stiller dermed høje krav til dokumentationen. Ministeriets vejledning giver stor frihed for den enkelte kommune til at fastsætte sit serviceniveau på dette område. Teknik- og Miljøforvaltningen har indhentet ekstern bistand (såvel revisionsmæssig som juridisk) til fortolkningen af rammerne herfor. Denne rådgivning har bekræftet forvaltningens opfattelse af, at kommunen efter lovgivningen er tillagt en bred skønsmæssig kompetence på området, og har ikke påpeget konkrete eksempler på udgiftstyper, der er indregnet i uoverensstemmelse med reglerne.
Revisionsrapporten handler dermed som udgangspunkt om behovet for større gennemsigtighed, og konkluderer ikke, at gebyrerne har været for høje.
Teknik- og Miljøforvaltningens handlingsplan frem mod takstfastsættelse for 2019
I forlængelse af modtagelse af rapporten har Teknik- og Miljøforvaltningen fremsendt yderligere materiale til Intern Revision med uddybende forklaringer af beregningerne. Forvaltningen har derudover rådført sig med Horten jf. bilag 2.
Teknik- og Miljøforvaltningen er enig i, at modellen er kompliceret, hvilket især skyldes, at reglerne på området er komplicerede. Det gælder især reglerne for indregning af en række indirekte udgifter jf. ovenfor.
Forvaltningen er enig med Intern Revision i vigtigheden af en gennemsigtig og validerbar dokumentation på området. Med udgangspunkt i den hidtidige rådgivning, var det forvaltningens opfattelse, at den nuværende model tilvejebragte et sådant grundlag. Men på baggrund af rapporten vil forvaltningen drøfte de konkret behov for ændringer nærmere med Intern Revision. Derudover vil forvaltningen indlede et samarbejde med Intern Revision om at skabe en model, der lever op til Intern Revisions krav til gennemsigtighed.
Intern Revision anbefaler samtidig i rapporten, at der arbejdes sammen om at udarbejde en ny instruks, der sikrer, at det kan dokumenteres, at lovgivningen på området efterleves, og at der er den fornødne gennemsigtighed i økonomien på området. Teknik og Miljøforvaltningen er enige i, at også dette samarbejde bør igangsættes med henblik på at udarbejde en revideret instruks i sammenhæng med den reviderede model.
Forvaltningen vil derfor indkalde Intern Revision til opstartsmøde i uge 49, hvor det konkrete forløb vedrørende tilpasning af model og instruks kan fastlægges. Forvaltningen vil indgå i et tæt samarbejde med Intern Revision og vil gennem et kort og fokuseret forløb sikre et resultat, der kan revideres og godkendes. Forvaltningen har, jf. ovenstående, indhentet ekstern juridisk bistand i forlængelse af rapporten. Denne juridiske bistand vil også blive tilknyttet arbejdsgruppen.
Teknik- og Miljøforvaltningen vil sideløbende arbejde med at validere tidsregistreringen og sikre, at der følges tilfredsstillende og ensartet op herpå i alle de relevante enheder.
Økonomi
Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.
Videre proces
Revisionsrapporten forelægges Revisionsudvalget den 29. november 2017 og er ligeledes sendt til Økonomiforvaltningen, som følge af Økonomiudvalgets lovpligtige indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for alle kommunens administrationsområder.
Når indstillingen er taget til efterretning, vil Teknik- og Miljøforvaltningen arbejde videre med den beskrevne handlingsplan, der skal sikre en revisionsgodkendt model inden fastsættelse af gebyret for 2019, forventeligt i maj 2018.
Pernille Andersen
/Anne-Sofie Degn
Beslutning
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 27. november 2017
Sagen blev sendt tilbage til forvaltningen med henblik på ny politisk behandling, når der er fundet en løsning på de påpegede uenigheder om takstberegningsmodellen.