Produktivitetsanalyse af byggesagsbehandlingen

Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til handlingsplan for øget produktivitet i byggesagsbehandlingen samt tage stilling til konkrete tiltag, der kan implementeres umiddelbart med effekt på taksten for 2019.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at tiltag om effektiviseringer af indirekte aktiviteter og lokalt overhead i form af reduktion i timetal til møder, halvering af traineeteam samt reduktion af arkivfunktion iværksættes umiddelbart.
2. at de politisk besluttede aktiviteter Altanhøring ophører
3. at de politisk besluttede aktiviteter om Udvidet partshøring ophører
4. at forvaltningen arbejder videre med de i handlingsplanen nævnte tiltag om udarbejdelse af business case for automatisering af sagsregistrering og procesoptimeringsanalyse med henblik på indregning i taksten for byggesagsgebyrer for 2020 og 2021.

Problemstilling

Teknik- og Miljøudvalget behandlede den 18. juni 2018 indstillingen om ” Handlingsplan for produktivitetsanalyse af byggesagsområdet”. Produktivitetsanalysen var en opfølgning på bemærkninger fra Intern Revision om, at den nuværende produktivitet på området bør øges.

Teknik- og Miljøudvalget besluttede på mødet, at analysen skal påbegyndes straks med henblik på at identificere tiltag, der kan iværksættes hurtigst muligt. Teknik- og Miljøforvaltningen har med udgangspunkt heri analyseret området, og i bilag 2 anføres en række konkrete aktiviteter, der kan helt eller delvist nedjusteres for at nedbringe ressourceforbruget og dermed taksten i 2019. Handlingsplanen angiver desuden en række tiltag, der bør analyseres nærmere med mulighed for implementering i forbindelse med takstfastsættelsen for 2020 og 2021. Konsekvenserne for kundeorientering og kvalitet ved gennemførsel af tiltagene er behandlet i analyserne.

Løsning

I forbindelse med revisionen af timetakstberegningen på byggesagsområdet har Intern Revision i rapport om ”Opfølgning på Revisionsbemærkning vedrørende beregning af byggesagsgebyrer” (TMU 28. maj 2018) påpeget en række forhold, der indikerer, at byggesagsbehandlingen ikke løses økonomisk mest effektivt.

Forvaltningen er enig i vigtigheden af, at opgaveløsningen er omkostningseffektiv og har i forbindelse med de seneste års takstfastsættelser haft fokus på medarbejdernes produktivitet. Dette er blandt andet sket i forbindelse med indregning af nye medarbejdere til håndtering af sagsstigninger, hvor der løbende er forudsat effektiviseringer af tidsforbruget. Indsatsen mod øget produktivitet er sket sideløbende med, at forvaltningen har fokuseret på at øge kvaliteten og kundetilfredsheden på området ved blandt andet at oprette Dialogteam, som indgår i forhåndsdialog med borgere og virksomheder om eventuelle byggeprojekter (se bilag 2). Desuden er der etableret såkaldte traineeteams, hvor helt nyuddannede ansættes og oplæres intensivt og fokuseret, så de hurtigt kan blive sagsløsende på egen hånd.

I forlængelse af Teknik- og Miljøudvalgets drøftelse af Intern Revisions rapport udarbejdede Teknik- og Miljøforvaltningen et forslag til handlingsplan, der skulle sikre en øget produktivitet i byggesagsbehandlingen i de kommende år. Det centrale element heri skulle udgøres af en produktivitetsanalyse, der skal gennemføres af eksterne konsulenter. Den eksterne gennemgang skal bidrage til at fastsætte, hvad de konkrete mål for produktiviteten bør være. Forslaget til handlingsplanen blev drøftet på Teknik- og Miljøudvalgets møde 18. juni 2018. Her blev det besluttet, at forvaltningen i første omgang selv skulle udarbejde en handlingsplan for tiltag, der kan iværksættes hurtigst muligt.

På den baggrund har forvaltningen udarbejdet en række konkrete forslag til effektiviseringer og angivet implementeringshorisonten herfor. Forslagene fremgår af bilag 2. Tiltagene har forskellige tidshorisonter og enkelte vil efterfølgende blive forelagt politisk jf. at-punkt 4. Handlingsplanen omfatter en analyse af de parametre/aktiviteter, der påvirker taksten, og det fremgår, hvorledes de forskellige omkostningselementer kan reduceres. Fokus er således på at synliggøre den rent økonomiske betydning af de forskellige aktiviteter. Konsekvenserne ved at reducere ressourceforbruget på de konkrete områder for kundetilfredshed og kvalitet i sagsbehandlingen er angivet som en del af beskrivelsen for at understøtte prioriteringsgrundlaget. Det er i analysen og i at-punkt 1 samlet angivet, hvilke konkrete reduktioner forvaltningen vil anbefale til umiddelbar implementering Disse uddybes ligeledes nedenfor.

Analysen tager udgangspunkt i Intern Revisions konkrete kritikpunkter i forhold til den nuværende produktivitet. Disse omfatter blandt andet det samlede omfang af overheadomkostninger, der indgår i byggesagstaksten, samt at den gennemsnitlige medarbejder i byggesagsbehandlingen registrerer for få timer direkte på konkrete byggesager. Intern Revision har desuden vurderet, at den fastlagte byggesagstakst i Københavns Kommune er højere end i andre kommuner, hvilket ligeledes vurderes at være et udtryk for potentialer for øget produktivitet.

Analysen omfatter tre dimensioner af ressourceforbrug/produktivitet i byggesagsbehandlingen:

1. Muligheder for at nedbringe timetaksten (den pris den enkelte time faktureres med),
2. Muligheder for at sikre en hurtigere sagsbehandling (antallet af timer, der pålægges den enkelte sag), samt
3. Muligheder for at optimere skattefinansierede opgaveområder i Center for Bygninger.

Forvaltningen bemærker, at valget af mulige effektiviseringer på byggesagsbehandlinger bør ses i lyset af de store omlægninger, der skal ske på byggesagsområdet i de kommende år i forbindelse med blandt andet implementeringen af det nye bygningsreglement (BR18). Denne skal ske sideløbende med, at en del af sagsbehandlingen fortsat sker efter det hidtidige reglement (BR15), hvilket stiller store krav til organisationens omstillingsparathed. Samtidig er området kendetegnet ved, at der er høj konkurrence om arbejdskraften. Begge dele medfører, at der løbende er behov for et relativt højt niveau af kompetenceudvikling for at sikre såvel kundetilfredsheden som den nødvendige kvalitet i sagsbehandlingen.

Effektiviseringsforslag på baggrund af analysen

Samlet foreslås det i analysen, at der opstilles et mål om at øge produktiviteten i form af procentsatsen for direkte sagsbehandlingstid, for de medarbejdere, der primært arbejder med byggesagsbehandling fra 54 % i 2017 til 65 % i 2020. Produktiviteten skal primært øges ved at nedbringe medarbejdernes indirekte aktiviteter. Teknik- og Miljøforvaltningen vil fokuseret arbejde med opfølgning på dette mål. Implementering af de foreslåede optimeringsforslag vil bidrage til at opnå målet, men vil skulle suppleres.

En række tiltag foreslås samtidig indført med effekt på taksten i 2019. Konkret foreslås det, at traineeindsatsen reduceres fra 2019 og frem, så der fremadrettet uddannes ét i stedet for to hold om året. Samtidig foreslås antallet af afsatte timer til interne møder reduceret, samt en mindre reduktion af det decentrale overhead i form af nedbringelse af antallet af arkivmedarbejdere.

Forvaltningen fraråder at foretage yderligere reduktioner i ressourceforbrug til kompetenceudvikling udover reduktionen af antallet af hold vedrørende traineeteamet. Kompetenceudvikling vurderes at være central for at fastholde og udbygge fagligheden i sagsbehandlingen.

Ligeledes frarådes det, at der reduceres yderligere i udgifterne til proces- og konceptudvikling (såsom projekter om forbedret tilrettelæggelse af sagsgange, kvalitetsforbedringer, styrkelse af kundetilfredsheden) udover den reduktion på tre årsværk, der allerede er indregnet i takstforslaget til 2019 på 782 kr. Dette er uddybet i bilag 2.

Det foreslås samtidig, at de politisk besluttede aktiviteter i form af altanhøringer og høring af parter (i alt ca. 4.200 timer jf. bilag 2), der ikke er omfattet af lovgivningskrav, afskaffes, hvorved tidsforbruget hertil vil ophøre. Forvaltningen har en lovmæssig pligt til at foretage partshøring af ejere, andelsboligforeninger og udlejere, som forvaltningen naturligvis fortsætter med. Derudover er det politisk besluttet også at høre andelsejere og lejere. Den udvidede høring af parter blev besluttet for at give underboere mulighed for at blive hørt, men da bestyrelsen sender en ansøgning på vegne af ejerforeningen, vurderer forvaltningen, at beboerne allerede har haft mulighed for at tage stilling til ansøgningen. Ophør af disse aktiviteter vil ikke have større effekt på selve taksten, men vil betyde, at der ikke opkræves for disse opgaver fremover. Det forventes samtidig at have en positiv effekt på sagsbehandlingstiden.

Analysen indeholder ligeledes en beskrivelse af de skattefinansierede aktiviteter på byggesagsområdet, der ligeledes bør indgå i samlet vurdering af produktiviteten. Størstedelen af disse aktiviteter er lovgivningsmæssigt fastsatte, men serviceniveauet kan justeres, hvis det ønskes. Dialogteamet er en valgfri skattefinansieret aktivitet, der ligeledes kan justeres, men forvaltningen fraråder reduktion på dette område af hensyn til de positive effekter på kundetilfredsheden, som indførelsen af aktiviteten har medført.

Det foreslås at der frem mod takstfastsættelsen i 2020 og 2021 arbejdes videre med en række øvrige tiltag i handlingsplanen herunder organisationsomlægninger i Center for Bygninger, automatisering af sagsregistreringen og konsekvenser af implementering af BR18 med henblik på at opstille måltal for sagsbehandlernes tidsforbrug på den enkelte sag. Teknik- og Miljøforvaltningen vil fremlægge en samlet analyse af effektiviseringspotentialet i forlængelse af handlingsplanen medio 2019. Heri vil ligeledes indgå en sammenlignende analyse af byggesagstaksten i relevante andre kommunerne.

Samlet vil de foreslåede ændringer medføre en reduktion i taksten på 38 kr., hvorefter taksten i 2019 kan fastsættes til 744 kr. Samlet er det forvaltningens vurdering, at ovenstående tiltag kan implementeres uden markante forringelser af kvaliteten i sagsbehandlingen. Eftersom der er tale om reduktioner af en række aktiviteter sammenholdt med det nuværende, kan det dog ikke udelukkes, at nogle kunder vil opleve en forringet oplevelse af forvaltningens service.

Økonomi

De i at-punkt 1 foreslåede initiativer vil samlet nedbringe omkostningerne til byggesagsbehandlingen med 3,1 mio. kr. i 2019 Dette vil medføre en timetakst i 2019 på 744 kr. Det udgør en reduktion på 38 kr. sammenholdt med den takst på 782 kr. i 2019, som Teknik- og Miljøudvalget godkendte 18. juni  2018. Et opdateret takstbilag vil blive udarbejdet med henblik på at indgå i budgetforhandlingerne i Borgerrepræsentationen. Se indstilling om ”Fornyet godkendelse af takstkatalog 2018 og 2019”.

De økonomiske konsekvenser af handlingsplanens øvrige forslag vil indgå i forbindelse med takstfastsættelsen for 2020 og 2021.

Videre proces

Når Teknik- og Miljøudvalget har godkendt indstillingen, vil forvaltningen implementere de besluttede tiltag. Forvaltningen vil arbejde videre med at identificere yderligere optimeringsmuligheder, herunder med inddragelse af eksterne konsulenter på visse områder, med henblik på at fremlægge et samlet effektiviseringspotentiale frem mod takstfastsættelsen for 2020 og 2021.

Pernille Andersen

                             /Pia Holm Nielsen                              

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 27. august 2018

Indstillingens 1. og 2. at-punkt blev godkendt uden afstemning.

Indstillingens 3. at-punkt blev ikke godkendt med to stemmer mod ni. Ingen undlod at stemme.

For stemte: C og I.
Imod stemte: A, B, F, O, Ø og Å.

Indstillingens 4. at-punkt blev godkendt uden afstemning

Enhedslisten, Radikale Venstre, Alternativet, Socialistisk Folkeparti, Dansk Folkeparti og Socialdemokratiet afgav følgende protokolbemærkning:
”Partierne stemmer imod, at den udvidede partshøring afskaffes, da den sikrer lejere og andelshavere samme demokratiske rettigheder som ejere”.