Opfølgning på revisionsbemærkninger for regnskab 2017

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller overfor Teknik- og Miljøudvalget,

1. at Teknik- og Miljøudvalget godkender forvaltningens handleplaner vedrørende revisionsberetning 2017 til videre behandling i Økonomiudvalget den 11. september 2018

Problemstilling

Kommunens revisionsselskab Deloitte og Intern Revision har udarbejdet et foreløbigt notat om status pr. 1. juni 2018 vedrørende afsluttede og uafsluttede revisionsbemærkninger for regnskab 2017.

Teknik- og Miljøforvaltningen skal bidrage med handleplaner til tre fælleskommunale bemærkninger vedrørende Systemansvarlige for udbetalingssystemer, Kommunens regler for indkøb, samt Cybersecurity og Persondata. Herudover skal forvaltningen følge op på to forvaltningsspecifikke bemærkninger vedrørende byggesagsområdet.

Løsning

Som opfølgning på revisionsberetningen for 2017 har Teknik- og Miljøforvaltningen beskrevet handleplaner for fem bemærkninger:

Systemansvarlige for udbetalingssystemer

Bemærkningen er en fælleskommunal bemærkning, som er videreført fra regnskab 2016. Teknik- og Miljøforvaltningen har kun et enkelt udestående vedrørende Kirkegårdsystemet, som anvendes til salg af ydelser på kirkegårdsområdet. Her er det aftalt med Intern Revision, at der udarbejdes en forretningsgang for det nye Kirkegårdssystem, når det indføres i efteråret 2018.

Byggesagsområdet – Timeprisberegning

Bemærkningen er en forvaltningsspecifik opfølgning på en tidligere revisionsbemærkning om manglende dokumentation for timeprisberegningen for byggesagsgebyrer. Bemærkningen omkring den manglende dokumentation er afsluttet, men forvaltningen skal fremlægge en handleplan for, hvordan den vil tilgå arbejdet med en produktivitetsanalyse på området.

Teknik- og Miljøforvaltningen har udarbejdet forslag til handleplan, som blev behandlet af Teknik- og Miljøudvalget den 18. juni 2018. Forvaltningen blev bedt om at fremsætte et revideret forslag til handleplanen, hvilket sker på Teknik- og Miljøudvalgets møde den 27. august 2018.

Byggesagsområdet - Tilgodehavender

Bemærkningen er en forvaltningsspecifik opfølgning på en tidligere revisionsbemærkning.

Det er aftalt med Intern Revision, at der gennemføres en tæt opfølgning på afslutningen af de gamle byggesager (fra før 2013), og at prognosen indmeldes til risikolisten, når den falder indenfor kriterierne på +/- 10 mio. kr.

Kommunens regler for indkøb

Bemærkningen er en fælleskommunal bemærkning, som er videreført fra regnskab 2016.

Det er Center for Indkøb og Indkøbskredsen, der har det overordnede ansvar for kommunens fælles mål på indkøbsområdet samt implementeringen af Kvantum på indkøbsområdet.

Teknik- og Miljøforvaltningen vil fortsat deltage aktivt i, og støtte op om, de fælles beslutninger og delmål, som forvaltningerne i fællesskab vedtager i indkøbskredsen.

Cybersecurity og Persondata

Bemærkningen er en fælleskommunal bemærkning, som er videreført fra regnskab 2016.

I 2017 blev de seks mest kritiske it-systemer fra Teknik- og Miljøforvaltningen udvalgt til risikovurdering hos Koncern IT. Et af disse systemer er sidenhen blevet udfaset. Teknik- og Miljøforvaltningen har fastlagt en tidsplan med Koncern IT, som indebærer, at de fem systemer vil være sikkerhedsgodkendt primo november 2018.

De fulde revisionsbemærkninger og handleplaner fremgår af Bilag 1.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Deloitte forventer at kunne aflevere den endelige revisionsberetning for regnskab 2017 senest den 15. august 2018, hvorefter den vil blive forelagt Økonomiudvalget den 22. august 2018 på aflæggerbordet.

Økonomiforvaltningen samler herefter handleplanerne fra alle forvaltningerne til kommunens samlede bidrag til revisionsberetningen for regnskab 2018. Handleplanerne vil blive forelagt Økonomiudvalget den 11. september 2018. Efter behandling i Revisionsudvalget vil revisionsberetningen igen blive forelagt Økonomiudvalget den 23. oktober og vil blive endelig behandlet af Borgerrepræsentationen den 1. november 2018.

Pernille Andersen

                                                              / Anna Schou Johansen