Revisionsrapport vedrørende smarte investeringer i kernevelfærden

Teknik- og Miljøudvalget skal tage revisionsrapporten ”Smarte investeringer i kernevelfærden” og forvaltningens handleplan til efterretning.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at revisionsrapporten vedrørende smarte investeringer i kernevelfærden og forvaltningens handleplan godkendes.

Problemstilling

Intern Revision har i overensstemmelse med revisionsplanen for 2018 foretaget en undersøgelse af ordningen vedrørende smarte investeringer i kernevelfærden. Formålet med revisionen er at undersøge, om forvaltningerne opnår de effektiviseringer, som forvaltningerne har indregnet i businesscasen. Endvidere omfatter undersøgelsen en vurdering af projektstyringen, dokumentationen for businesscasen samt målepunkter med videre for de udvalgte projekter.

Undersøgelsen omfatter en stikprøvegennemgang af udvalgte investeringsforslag, som har fået midler fra puljen til smarte investeringer i kernevelfærden. Intern Revision har gennemgået 14 ud af 89 potentielle business cases fra årene 2016 og 2017. Gennemgangen har vist, at der i flere cases er mangler i forhold til forvaltningernes beskrivelse af beregningsforudsætningerne for investeringsbehovet og potentialet (effektiviseringen) og endelig i forhold til økonomiske opfølgningsmål.

Løsning

Intern Revisions gennemgang gav anledning til fire bemærkninger, heraf en bemærkning til Økonomiforvaltningen, to bemærkninger som vedrører alle forvaltninger og en som er rettet specifikt mod Teknik- og Miljøforvaltningen og Børne- og Ungeforvaltningen. Se tabel 1 nedenfor.

Tabel 1. Overblik over bemærkninger

Note: Røde bemærkninger er prioritet 1, og anvendes ved forhold, der anses for kritiske. Gule markeringer er prioritering 2, og anvendes ved forhold, der anses for væsentlige. Grønne markeringer er prioritet 3, og anvendes ved forhold, der ikke har givet anledning til omtale eller kun anses for mindre væsentlige (bilag 2).

I Teknik- og Miljøforvaltningen har revisionen udtaget følgende to investeringscases til gennemgang:

• Insourcing af opgaver med drift og tilsyn af broer, rød bemærkning
• Fælles materielstyring, gul bemærkning

Intern Revisions rapport indeholder en rød bemærkning til Teknik- og Miljøforvaltningen på grund af manglende overholdelse af bevillingsreglerne i det konkrete projekt Insourcing af opgaver med drift og tilsyn af broer (BR 6. oktober 2016). Derudover får Teknik- og Miljøforvaltningen en gul bemærkning på grund af manglende dokumentation for realisering af det økonomiske potentiale i projektet Fælles materielstyring (BR 26. maj 2016). Denne bemærkning gælder for alle forvaltninger. 

Ydermere får alle forvaltninger en rød bemærkning vedrørende efterlevelse af regelsæt (implementering). Intern Revisions konklusion er, at der i flere forvaltningers cases er mangler i forhold til beskrivelse af beregningsforudsætningerne for investeringsbehovet, beregningsforudsætninger for potentialet (effektiviseringen) og endelig i forhold til økonomiske opfølgningsmål.

Økonomiforvaltningens kontrol i forhold til, hvorvidt de endelige business cases er udarbejdet i overensstemmelse med det gældende regelsæt, har ikke været effektiv. Det henstilles, at både forvaltningerne og Økonomiforvaltningen fremover sikrer, at beregningsforudsætninger og økonomiske opfølgningsmål er tilstrækkeligt beskrevet således, at det er muligt at dokumentere, hvordan forvaltningerne følger op på gevinstrealiseringen. Herudover har Økonomiforvaltningen fået en grøn bemærkning vedrørende design af regler og retningslinjer. Bemærkningen fra Intern Revision har afsæt i den skabelon, der skal anvendes i forbindelse med forvaltningernes ansøgninger. Intern Revision er af den opfattelse, at skabelonen er hensigtsmæssig og betryggende, hvis den anvendes og udfyldes i overensstemmelse med intentionerne. Der er dog tilfælde, hvor der ikke eksisterer retningslinjer. Det gælder eksempelvis, hvordan forvaltningerne skal forholde sig, såfremt man ønsker at standse et projekt før planlagt samt, hvordan man skal forholde sig i forhold til eventuelle overskydende midler. Økonomiforvaltningen vil udarbejde retningslinjer for tilbageførelse af ubrugte investeringsmidler og håndtering af ændringer i de budgetterede effektiviseringer, der tager udgangspunkt i kommunens bevillingsregler.

Økonomiforvaltningen vil ligeledes præcisere skabelonen for business cases, så den omfatter opfølgning på økonomiske mål, og Økonomiforvaltningen samarbejder med forvaltningerne om at opdatere kommunens beregning af overhead.

I det følgende redegøres nærmere for de bemærkninger, som specifikt vedrører de to udvalgte investeringscases på Teknik- og Miljøforvaltningens område. Endvidere redegøres for den handlingsplan, som Teknik- og Miljøforvaltningen igangsætter.

Rød bemærkning vedrørende ”Anvendelse til formålet”

Teknik- og Miljøforvaltningen har fået en rød bemærkning fordi investeringsforslaget Insourcing af drift og tilsyn med broer ikke har overholdt bevillingsreglerne. Projektet er ikke gennemført, og investeringsmidlerne er ikke anvendt til indkøb af det materiel, der er anført i business casen.

Intern Revision bemærker til punktet, at udmøntede midler fra investeringspuljerne er underlagt kommunens bevillingsregler, hvilket indebærer, at midlerne skal anvendes i overensstemmelse med forudsætningerne og til formålet med bevillingen. Det betyder ligeledes, at såfremt der sker indholdsmæssige ændringer til investeringen, der væsentligt ændrer forudsætningerne for bevillingen, skal forvaltningen ansøge Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen om godkendelse af ændringen.

Gul bemærkning vedrørende ”Dokumentation for realisering af det økonomiske potentiale”

Denne bemærkning gælder alle forvaltninger. I Teknik- og Miljøforvaltningens tilfælde omhandler den investeringsforslaget Fælles materielstyring.

Konklusionen fra Intern Revision er, at mange projekter som minimum er forsinket et år, og derved er der ikke som forudsat en tæt kobling mellem initiativer, der modtager midler og effektiviseringen ved projektets start, idet effektiviseringerne budgetteres for optimistisk. Forvaltningerne har desuden generelt vanskeligt ved efterfølgende at dokumentere, i hvilken grad det økonomiske potentiale er realiseret, eller vil blive realiseret fuldt ud. Teknik- og Miljøforvaltningen kan ikke i den konkrete case dokumentere, at det økonomiske potentiale er indfriet.

Forvaltningens handleplan til revisionsbemærkningerne

Teknik- og Miljøforvaltningen ser alvorligt på revisionsbemærkningerne og vil igangsætte en række tiltag, der skal sikre en bedre styring og opfølgning på forvaltningens investeringscases.

Teknik- og Miljøforvaltningen har i maj 2018 udarbejdet en håndbog for arbejdet med investeringsforslag. I håndbogen er fastsat en række krav til arbejdet, der skal sikre, at forvaltningen i forbindelse med udarbejdelse af investeringscases har et øget fokus på gevinstrealisering. Håndbogen fastsætter dog ikke i tilstrækkelig grad retningslinjer i forvaltningen for, hvordan der følges op på vedtagne investeringscases i forvaltningen, herunder hvilke retningslinjer der gælder såfremt en investeringscase ikke kan gennemføres eller er forsinket.

Som handling på dette punkt vil håndbogen blive opdateret med skærpede krav til styring og opfølgning for alle investeringsforslag i forvaltningen. For at sikre implementering af de skærpede krav vil forvaltningen indføre et opfølgningskoncept, der sikrer, at der hvert kvartal følges systematisk op på, om bevillingen anvendes til formålet, og om projektet følger den planlagte tidsplan samt om effektiviseringen realiseres. Såfremt en vedtaget investeringscase ikke kan realiseres eller er væsentlig forsinket vil forvaltningen forelægge Teknik- og Miljøudvalget en sag omkring håndtering. Endvidere vil forvaltningen årligt forelægge en evaluering af de vedtagne investeringscases med henblik på at give en samlet status på forvaltningens arbejde med at implementere investeringsprojekterne.

Endelig vil forvaltningen sikre en implementering af de vedtagne effektiviseringer i forvaltningens takstberegninger, således at anbefalingerne fra Ernst & Young i forbindelse med takst- og budgetanalysen implementeres.

For at sikre, at forvaltningen kan etablere en betryggende styring og opfølgning på investeringscases vil forvaltningen opbygge de nødvendige kompetencer til en øget indsats på området.

Tidsfrist for forvaltningens handlingsplan er, at Teknik- og Miljøforvaltningen senest den 1. august 2019 har opdateret håndbogen med skærpede retningslinjer for forvaltningens arbejde. Deadline for implementering af de skærpede retningslinjer i forhold af et systematisk opfølgningskoncept er 1. december 2019.

Økonomi

Indstillingen i sig selv har ingen økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces

Teknik- og Miljøforvaltningen følger op på bemærkningerne fra Intern Revision ved at skærpe de interne retningslinjer for investeringscases i forvaltningen. Dette vil både ske via skærpede krav i håndbog for forvaltningens omstillingsarbejde, samt via øget opfølgning på vedtagne investeringscases. Såfremt forvaltningen fremadrettet oplever, at en investeringscase ikke kan implementeres eller er væsentlig forsinket, vil forvaltningen forelægge en indstilling for udvalget omkring håndtering.

Michel Schilling

                                            /Anna Schou Johansen

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 27. maj 2019

Det Konservative Folkeparti fremsatte følgende ændringsforslag til erstatning af indstillingens 2. at-punkt:
”At forvaltningens handleplan godkendes dog således, at de midler, der ikke er anvendt til det bevilgede formål, betales tilbage til kommunekassen.”

Ændringsforslaget blev vedtaget med otte stemmer mod nul. Ingen undlod at stemme.

For stemte: A, C, F, O, Ø og Å.
Imod stemte: -

Indstillingens 1. at-punkt med det tekniske ændringsforslag blev taget til efterretning uden afstemning.

Den således ændrede 2. at-punkt med det tekniske ændringsforslag blev godkendt uden afstemning.

Alternativet og Socialistisk Folkeparti afgav følgende protokolbemærkning:
”Generelt er kommunale effektiviseringer og besparelser problematiske, hvis ikke der er skarpt fokus på, at disse ikke fører til forringelser i serviceniveauet. Partierne ønsker også fokus på grønne og sociale investeringer, som kan give besparelser på kommunale ydelser over tid.”  

Et samlet udvalg afgav følgende protokolbemærkning:
”Partierne finder det problematisk, at investerings-casen har været for optimistisk i analysen af effekterne af effektiviseringen. Partierne noterer sig derfor også med tilfredshed forvaltningens arbejde med at udarbejde mere realistiske analyser af gevinstrealiseringen og herunder arbejdet med styrket business cases/beregningsforudsætninger, gevinstrealisering, bevillingsstyring og benchmarking.”