Ét anlægsregnskab for hurtigere scanning af byggesagsarkivet

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at ét anlægsregnskab for ’hurtigere scanning af byggesagsarkivet’ (én anlægsbevilling) godkendes, jf. bilag 5.
2. at de bevillingsmæssige konsekvenser godkendes, jf. økonomiafsnittet og de bevillingsmæssige konsekvenser i bilag 6.

Problemstilling

Med denne indstilling aflægger forvaltningen ét anlægsregnskab for hurtigere scanning af byggesagsarkivet (én anlægsbevilling), inkl. de bevillingsmæssige konsekvenser, for Teknik- og Miljøudvalget. Anlægsregnskabets ene bevilling er placeret på bevillingen ordinær anlæg.

Efter Teknik- og Miljøudvalgets behandling forelægges anlægsregnskabet for Økonomiudvalget og efterfølgende Borgerrepræsentationen til godkendelse.

Løsning

Forvaltningen har udarbejdet ét anlægsregnskab for hurtigere scanning af byggesagsarkivet (én anlægsbevilling), der er placeret på bevillingen ordinær anlæg, som afregnes med forvaltningens overskuds-/underskudsmodel (O/U-model). Anlægsprojektet er ibrugtaget i 2022, men bevillingen går tilbage til 2016 (BR 25. august 2016).

Overblik over den politiske behandling fremgår af bilag 1. Forklaringer af ord og begreber i anlægsregnskabet fremgår af bilag 2, retningslinjer for mer- og mindreforbrug fremgår af bilag 3, og et overblik over rådighedsbeløb, forbrug og afvigelse i anlægsregnskabet fremgår af bilag 4. Selve anlægsregnskabet fremgår af bilag 5 og de bevillingsmæssige konsekvenser af bilag 6.

Anlægsprojektet ’Hurtigere scanning af byggesagsarkivet’

Det digitale byggesagsarkiv for Københavns Kommune rummer sager vedrørende godkendt byggeri, herunder tegninger over bygninger, byggetilladelser, vand- og spildevandssager m.v. Den overordnede målsætning med scanningen af byggesagsarkivet var at gøre arkivet digitalt tilgængeligt for borgere og erhvervsliv samt til brug for kommunens sagsbehandling. Med digitaliseringen af byggesagsarkivet har medarbejdere, borgere og bygherrer fået en væsentlig hurtigere adgang til arkivet.

Digitaliseringen af arkivet var allerede i gang med kommunens egne scanningsmedarbejdere i 2016, men det var forvaltningens vurdering, at opgaven kunne afsluttes hurtigere med tilførsel af ekstra midler. Borgerrepræsentationen behandlede den 25. august 2016 indstillingen vedr. ”Gebyroprydning i gamle byggesager” og besluttede at budgettere med 85,0 mio. kr. i netto merindtægter fra gebyrudeståender i gamle byggesager. Det blev samtidig besluttet at anvende 42,5 mio. kr. af disse forventede merindtægter til hurtigere scanning af byggesagsarkivet, og 42,5 mio. kr. skulle tilgå Kommunekassen. Ifølge Økonomiudvalgets principper for tværgående prioriteringer af mindreforbrug på service (ØU 22. maj 2012) kan et udvalg gøre brug af denne 50/50–regel, hvormed udvalget kan omprioritere 50 pct. af et konstateret mindreforbrug til nye aktiviteter inden for eget udvalg (på service og anlæg), mod at de resterende 50 pct. tilgår kommunekassen.

Der blev således frigivet en anlægsbevilling på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling ordinær anlæg på 42,5 mio. kr. til hurtigere scanning af byggesagsarkivet. Med anlægsprojektet kunne forvaltningen få ekstern assistance til at scanne en del af byggesagsarkivet. Det var forvaltningens vurdering, at scanningen af byggesagsarkivet med denne finansiering ville kunne udføres hurtigere og afsluttes efter ca. 7 år (dvs. i 2023) frem for efter 10 år (dvs. i 2026).

Med nærværende indstilling afsluttes anlægsprojektet regnskabsmæssigt efter endt ibrugtagning i december 2022, da den eksterne leverandør har afsluttet sit arbejde. Forvaltningen har fået ekstern assistance til at scanne, indeksere og uploade gamle byggesager svarende til ca. 13.500 arkivkasser. Denne opgave har kostet i omegnen af 7,5 mio. kr. Derudover er der brugt midler til blandt andet projektledelse, flere kvalitetskontroller af det udførte arbejde samt flytning af de kasser, der skulle retur på hylderne efter endt scanning.

Selvom den eksterne leverandørs arbejde er afsluttet - og lukkes ned med aflæggelse af dette anlægsregnskab – så er der forsat arbejde i forbindelse med digitaliseringen af byggesagsarkivet, som udføres af forvaltningens egne folk. De udestående opgaver er scanning af sagstyper, som ikke var omfattet af det arbejde, som blev udført af den eksterne leverandør. Opgaven varetages internt i forvaltningen og udgiften afholdes indenfor forvaltningens servicebevilling. Digitalisering af byggesagsarkivet forventes derfor først helt færdigscannet ultimo 2023.

Anlægsprojektets økonomi var ved projektets igangsættelse tilbage i 2016 forbundet med en stor grad af usikkerhed, da forventningen var, at der var meget få virksomheder, som ville kunne byde på opgaven. Forvaltningen vurderede på daværende tidspunkt, at der var en risiko for, at en eventuel ekstern leverandør ikke ville kunne løfte opgaven, og at forvaltningen kunne være nødt til selv at overtage scanningen. Det viste sig, at udbuddet blev betydeligt billigere end forventet, og at leverandøren kunne færdiggøre arbejdet, hvilket resulterede i et betydeligt netto-mindreforbrug på 31,8 mio. kr., som afregnes med Teknik- og Miljøforvaltningens overskuds-/underskudsmodel, jf. tabel 1.

Tabel 1. Anlægsprojekt, som afregnes med overskuds-/underskudsmodellen (1.000 kr.)

* Udgifter: Intet fortegn angiver færre udgifter end bevillingen, negativt fortegn flere udgifter.

** Indtægter: Intet fortegn angiver flere indtægter end bevillingen, negativt fortegn færre indtægter.

Det konkrete anlægsregnskab med forklaringer på afvigelser på mindreforbruget fremgår af bilag 5.

Politisk handlerum

Anlægsprojektet i indstillingen er ibrugtaget og lukket, og mangler blot aflæggelse af anlægsregnskab.

Udvalget kan vælge ikke at godkende regnskabet, og i så fald vil forvaltningen gennemgå det pågældende regnskab igen.

Økonomi

Anlægsregnskabet har en samlet nettobevilling på 47,3 mio. kr. (løbende priser) og udviser et samlet netto-mindreforbrug på 31,8 mio. kr., som tilføres forvaltningens overskuds-/underskudsmodel.

Midler, der overføres til Teknik- og Miljøforvaltningens overskuds-/underskudsmodel kan bl.a. anvendes til at dække eventuelle merforbrug – af begrænset omfang – på andre anlægsprojekter inden for ordinær anlæg.

De bevillingsmæssige konsekvenser fremgår af bilag 6.

Videre proces

Når Borgerrepræsentationen har godkendt indstillingen, vil de regnskabsaflagte anlægsprojekter blive taget ud af Teknik- og Miljøudvalgets samlede anlægsportefølje.

Forvaltningen forventer at forelægge yderligere anlægsregnskaber for Teknik- og Miljøudvalget og Borgerrepræsentationen i første halvår af 2023.

Søren Wille

                            /Thomas Højlt