Afrapportering af Teknik- og Miljøforvaltningens servicemål 2016
Indstilling
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,
- at afrapportering af sagsbehandlingstider for 2016 tages til efterretning (bilag 1).
Problemstilling
Teknik- og Miljøudvalget har på møde den 8. september 2014 besluttet, hvilke erhvervsrettede myndighedsopgaver, der fremadrettet bliver forelagt for udvalget til efterretning. Afrapporteringen for 2016 fremgår af bilag 1.
Løsning
Forvaltningen har opgjort resultatet af målopfyldelse for servicemål for 2016 (bilag 1). Af opgørelsen fremgår den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for de forskellige sagstyper, herunder dem, hvor kommunen opfylder servicemålene og en uddybning af dem, hvor der er en manglende målopfyldelse. De fastsatte sagsbehandlingstider er gennemsnitssagsbehandlingstider (undtagen for lokalplaner, hvor tiden er på enkeltsager). Opgørelsen er foretaget for perioden 1. januar til 31. december 2016 og viser, at for tre af de 18 sagstyper er servicemålet for 2016 ikke overholdt.
Af bilag 1 fremgår det, at forvaltningen i 2014 ikke overholdt sagsbehandlingstiden i ni af sagstyperne. I 2015 overholdt forvaltningen ikke servicemålet for to sagstyper. I 2016 er der således sket en mindre tilbagegang i målopfyldelsen.
Opgørelsesmetode
Forvaltningen har i alle tidligere afrapporteringer til Teknik- og Miljøudvalget indlæst sagsbehandlingstider i et overordnet system (Targit). Systemets mindste mulige måleenhed er en uge. Dvs., at sagsbehandlingstider på mellem en og fem dage registreres som en hel uge, Sagsbehandlingstider mellem 6 og 10 dage registreres i Targit som to uger osv. I 2016 har forvaltningen haft en række sager med sagsbehandlingstider på en-tre dage, og Targit, har derfor ikke kunne genere et retvisende billede af de servicemål, som omverdenen oplever i mødet med forvaltningen. Targit vil blive tilrettet, så det viser retvisende opgørelser fremover.
Forvaltningen har derfor for 2016 hentet servicemålene fra de forskellige fagsystemer, der bliver brugt løbende af fagcentrene til at registrere sager i. Oplysningerne fra fagsystemerne er desuden renset for fejlregistreringer og indeholder det præcise antal sager og sagsbehandlingstid.
Opgørelse for 2016
|
Sagstype |
Antal sager årligt – 2016 tal |
Politisk fastsat servicemål Brutto (dog netto ved *) i arbejds- dage/uger2) |
Realiseret servicemål
|
Over- Holdel- se for 2016 |
|
Byggesager – lette sager (nettomål jf ØU-beslutning fra 15. juni 2010) |
23 |
5 arbejdsdage |
6,22 arbejdsdage |
Nej
|
|
Bygge sager – svære (nettomål jf ØU-beslutning fra 15. juni 2010) |
6.107 |
20 arbejdsdage |
21,41 arbejdsdage |
Nej
|
|
Behandling af sager efter jordforureningslovens § 8 til byggeri på forurenede grunde |
75 |
8 uger |
69 kalenderdage (9,9 uge) |
Nej
|
|
Miljøgodkendelse af virksomheder: Ikke risikovirksomheder/risikovirksomheder (kap. 5) – Kompliceret |
28 |
12 uger* |
29 kalenderdag (4,2 uger)* |
Ja |
|
Miljøgodkendelse af virksomheder: Ikke risikovirksomheder/risikovirksomheder (kap. 5) - Meget kompliceret |
4 |
52 uger* |
11 kalenderdage (15,9 uge)* |
Ja |
|
Natbevillinger - udtalelse til politiet |
379 |
2 uger |
13,5 kalenderdage (1,9 uge) |
ja
|
|
Tilladelse til A-boringer – kompliceret |
40 |
4 uger |
8 kalenderdage (1,2 uge) |
Ja |
|
Tilladelse til udledning (Recipient) |
70 |
12 uger |
59 kalenderdage (8,5 uger) |
Ja |
|
Dispensation i henhold til "miljøregulering af visse aktiviteter" - herunder støj og støv ved anlægsarbejder |
324 |
1 uge |
1 kalenderdag (0,1 uge) |
Ja |
|
Forespørgsler på enkeltgrunde og olietanke |
465 |
1 uge |
2 kalenderdage (0,3 uge) |
Ja
|
|
Tilladelse til spildevand (kloak) - midlertidige ukomplicerede |
122 |
4 uger |
7 kalenderdag (1 uge) |
Ja |
|
Tilladelse til spildevand (kloak) - permanente komplicerede |
6 |
52 uger |
262 kalenderdage (37,5 uge) |
Ja |
|
Tilladelse til spildevand (kloak) - permanente ukomplicerede |
8 |
12 uger |
75 kalenderdage 10,7 uge) |
Ja |
|
Tilladelse til gravninger
|
10.973 |
1 uge |
3 kalenderdage (0,4 uge) |
Ja
|
|
Tilladelse til opstilling af stilladser og containere |
12.662 |
1 uge |
2 kalenderdage (0,3 uge) |
Ja |
|
Lokalplaner
|
36 |
52 uger |
52 uger |
Ja2)
|
|
Godkendelse af anlægsøkonomi for nybyggeri og renovering af almene boliger - skema B (teknisk/administrativ behandling, skema B tilsagn) |
17 |
8 uger |
29,1 arbejdsdage (5,8 uge) |
Ja |
|
Tilsagn til nybyggeri og renovering af almene boliger - skema A (teknisk/administrativ behandling, indstilling til BR, skema A tilsagn) |
26 |
24 |
119,6 arbejdsdage (23,9 uge)
|
Ja3) |
1) Nettosagsbehandlingstid er defineret som tiden fra modtagelsen af en fyldestgørende ansøgning til ansøgning gives.
2) Dog undtagen for 16 sager. 20 sager overholder servicemål på 52 uger. Derudover er der vedtaget yderligere 16 lokalplaner på ’aftalt tid’, hvor forvaltningen af forskellige årsager aftaler med bygherre, at det tager længere tid end 52 uger
3) Dog har et projekt med både plejeboliger og serviceareal (i alt 2 tilsagn) taget 138 uger at behandle. Projektet er ikke medtaget i opgørelsen, da overskridelsen skyldes, at projektet efter aftale med Bygherre og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har gennemgået en omfattende bearbejdning.
Afrapporteringen viser, at der er sket overskridelser på følgende sager:
Byggesager – lette sager hvor 10 sager ud af 23 sager har overskredet servicemålet. Dette skyldes ændringer i lovgivningen, som siden medio 2015,har medført ændringer i definitionen af, hvad der skal betegnes som en let sag. Det har derfor været en udfordring at skelne mellem hvad der var lette og svære sager. Der er i dag meget få byggesager, der behandles som lette sager, og i overgangsperioden er en række sager fejlagtigt rubriceret som lette sager.
Fremadrettet
Forvaltningen arbejder med ændringer i visiteringsprocesserne, så sager med kortere servicemål opfanges og registreres allerede ved modtagelsen. Det vil sikre, at forvaltningen straks ved modtagelse kan afgøre, om en sag er fyldestgørende og sende den direkte til behandling indenfor servicemålet.
Byggesager – svære hvor 1.982 sager ud af 6.107 sager har overskredet servicemålet.Dette skyldes en længere periode med stort pres på sagsbehandlingen, med ophobning af en stor mængde sager. Antallet af byggesager var væsentlig større end estimeret i budget 2016 (ca. 1000 flere sager end forventet). Specielt har der været pres på afdelingen for konstruktionssager i komplicerede byggesager.
Altansager
På grund af afklaring af nye retningslinjer for altansager lå nye ansøgninger i bero frem til marts 2016, hvor de nye retningslinjer trådte i kraft og administrationsgrundlaget lå klart. Det betød, at altanteamet efterfølgende havde svært ved at nå både de ophobede sager og nye sager. Servicemålet har generelt været svært at overholde i de altansager, der sagsbehandles efter de nye retningslinjer, fordi altanfirmaerne også har skullet lære den nye praksis at kende, så de kan rådgive boligforeningerne og tilpasse ansøgningerne bedst muligt. Derfor har der været mere dialog end før, hvor forvaltningen har forsøgt at imødekomme altanønskerne mest muligt.
Fremadrettet
Forvaltningen arbejder med at justere processer i forhold til borgernes og erhvervslivets behov. Dette indebærer bl.a. i en hurtigere visitering til byggesagsbehandlende enheder, hurtig screening og straksafklaring, kompetenceudvikling af medarbejdere og generelt et fokus på at skabe effektivitet i sagsbehandlingen.
Behandling af sager efter jordforureningslovens § 8 til byggeri på forurenede grunde hvor 25 ud af 75 sager har overskredet servicemålet. Det skyldes, for sager med lang overskridelse af sagsbehandlingstiden, at bygherre/bygherrerådgiver ikke fremsender uddybende materiale, hvis de ikke selv har en skarp tidsgrænse for projektet. Forvaltningen skal opgøre sagsbehandlingstiderne i bruttotider. Når forvaltningen beder om at få sagen bedre oplyst, stilles sagen derfor ikke i bero.Sagsbehandlingstiden tæller således med, mens forvaltningen afventer yderligere materiale fra ansøger. De sager, der har mindre overskridelser, skyldes længere sagsbehandlingstid mellem myndighederne/regionen og forvaltningen.
Fremadrettet
Forvaltningen arbejder med at styrke samarbejdet internt i forvaltningen, og vil fortsat drøfte med Region Hovedstaden, om muligheder for at regionen svarer på lovpligtige høringer hurtigere end fire uger. Forvaltningen vil desuden afholde workshops for rådgivere om forvaltningens praksis og lovgivning på området.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser for forvaltningen.
Videre proces
Teknik- og Miljøudvalget vil, primo 2018, få forelagt afrapporteringen af servicemålene for 2017.Det overordnede system (Targit) vil i forbindelse med afrapporteringen 2017 blive justeret.
Pernille Andersen
/ Anne-Sofie Degn
Beslutning
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 27. februar 2017
Indstillingen blev godkendt uden afstemning.