Fastlæggelse af harmoniserede serviceniveauer for grøn drift, kirkegårdsdrift samt renholdelse af veje og pladser

Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til en plan for fastlæggelse af politisk besluttede serviceniveauer på områderne grøn drift, kirkegårdsdrift samt renholdelse af veje og pladser mm.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,  

1. at forvaltningen udarbejder forslag til serviceniveauer til politisk stillingtagen primo 2021 efter den plan, som er beskrevet i løsningsafsnittet.

Problemstilling

Takst- og Budgetanalysens Fase 1 anviste Ernst & Young (EY) besparelsespotentialer på driftsområderne grøn pleje og renholdelse. Ud over besparelser gennem effektivisering af driften pegede EY på et besparelsespotentiale gennem harmonisering af serviceniveauer på tværs af driftsenheder i forvaltningen. På baggrund af EY’ s analyse og anbefaling besluttede Teknik- og Miljøudvalget den 3. juni 2019 en model for styring af driften bl.a. ud fra politisk besluttede serviceniveauer. Det fremgik af sagen, at udvalget i tredje kvartal 2019 ville få forelagt en sag vedrørende fastlæggelse af serviceniveauer på de klassiske driftsområder og samtidig fastlægge besparelsespotentialet. Som EY har påpeget, er der behov for en kortlægning af driftsopgaverne som grundlag for at etablere serviceniveauer.

Forvaltningen har konstateret, at denne kortlægning og manglen på øvrige data er langt mere omfattende end først antaget og fremlægger hermed en plan for fastlæggelse af serviceniveauer, hvor kortlægning mv. færdiggøres i løbet af 2020 med henblik på, at Teknik- og Miljøudvalget kan træffe beslutning om serviceniveauer primo 2021.

Løsning

På baggrund af EY´s forslag til effektiviseringstiltag har Teknik- og Miljøforvaltningen fremlagt tre effektiviseringsforslag til en samlet besparelse på 36,8 mio. kr. Forslagene er vedtaget af Teknik- og Miljøudvalget på møder den 19. august, 16. september og 7. oktober 2019 jf. bilag 2. Forvaltningen vurderer, at de besluttede effektiviseringer kan gennemføres uden at påvirke serviceniveauerne i driften. I en udvidet analyse (TMU 19. august 2019) har EY peget på et besparelsespotentiale gennem implementering og harmonisering af fastlagte serviceniveauer i driften på op til 26,6 mio. kr. (med korrektioner jf. bilag 2). Udmøntning af dette besparelsespotentiale vil på nogle områder påvirke serviceniveauet i byen.

Serviceniveauer handler dels om byens indretning med bænke, vejtræer, offentlige toiletter mv., dels om hvor rent der holdes på gader, i de grønne områder, på byens offentlige toiletter osv. Det aktuelle serviceniveau er et resultat af en lang række af politiske beslutninger. Fx beslutninger om strategisk omprioritering jf. HOD (Helhedsorienteret Drift) med reduceret plejestandard for græsarealer på kirkegårde og øget vedligeholdelse af parkboldbaner. Desuden konkrete beslutninger om budgetbevillinger til fx øget renholdelse af prioriterede byrum og til flere toiletter. Der er også truffet mere generelle beslutninger fx om målsætninger for københavnernes oplevelse af byen mht. renholdelse, en grøn by mv. i Fællesskab København.

At beskrive forskellige serviceniveauer, og hvad de koster, kræver udførlig viden om byens indretning samt beskrivelser af de driftsopgaver, der er knyttet til det enkelte areal og element. Hertil kommer behovet for enhedspriser for udførelsen af driftsopgaverne.

I de enkelte enheder i forvaltningen har chefer og medarbejdere stor viden og praksiserfaring om de driftsopgaver, der er i byen. Som EY har påpeget, er denne viden ikke på alle fagområder samlet systematisk og er heller ikke fuldstændig dækkende for alle opgaverne. Når det gælder grøn pleje, er grundlaget udbygget, men især på renholdelsesområdet er der stort set ikke et systematisk, samlet data- og vidensgrundlag. Forvaltningen har i kraft af gennemførte udbud mm. en lang række enhedspriser, som bl.a. anvendes til beregning af de afledte driftsudgifter til nye opgaver, men der er flere priser, der mangler eller er forældede. Der er derfor behov for, at forvaltningen færdiggør et igangværende arbejde med at opdatere og systematisere digitale driftskort og driftsbeskrivelser. Desuden er der behov for, at opdaterede enhedspriser beregnes dels ud fra markedspriser, som indhentes gennem udbuddet af driftsopgaverne i Brønshøj-Husum og på Vesterbro, dels ud fra et nyt og opdateret tidsregistreringssystem, som dækker forvaltningens drift af den øvrige by.

Forvaltningen foreslår derfor en plan for fastlæggelse af serviceniveauer, som er beskrevet herunder. Planen indebærer, at forvaltningen vil kunne forelægge forslag til reviderede serviceniveauer med eventuelle besparelsesmuligheder for udvalget primo 2021, og at den nuværende drift i byen fastholdes indtil da. Teknik- og Miljøudvalget kan eventuelt beslutte, at den første forelæggelse af serviceniveauer udskydes til september 2021 for at give forvaltningen mulighed for at underbygge indstillingen yderligere bl.a. med data for driftsøkonomi for et helt år.

Plan for fastlæggelse af serviceniveauer
Færdiggørelse af datagrundlag mv., forelæggelse af serviceniveauer og tidsplan i overblik.

Kortlægning og etablering af datagrundlag mv.
Arbejdet med kortlægning af byens indretning og med fælles driftsbeskrivelser er igangsat og gennemføres i løbet af 2020. Data vedrørende de to udbudte bydele Brønshøj-Husum og Vesterbro prioriteres først.

Data vedrørende forvaltningens driftsøkonomi vil løbende blive udbygget i løbet af 2020, så der primo 2021, hvor forslag til serviceniveauer forelægges, tilnærmelsesvist er opnået data for et helt driftsår. Data udbygges bl.a. gennem Implementering af aktivitetsbaseret registrering af tid- og materielforbrug på aktiviteter i byens rum.

Markedspriser afdækkes gennem driftsudbuddet i de to bydele Brønshøj-Husum og Vesterbro. Udbuddet gennemføres i løbet af 2020 med kontraktstart fra 1. januar 2021. Når udbudspriserne kendes ultimo 2020, vil forvaltningen foretage benchmark med egen drift. Særskilt indstilling om udbudsplan er forelagt Teknik- og Miljøudvalget 28. oktober 2019 og forventes genfremstillet for udvalget i marts 2020.

Serviceniveauer for den udbudte drift
Udbudsmaterialet for de to bydele skal offentliggøres i sommeren 2020 og skal indeholde en beskrivelse af, hvilke serviceniveauer der skal leveres. Teknik- og Miljøudvalget vil derfor i maj 2020 få forelagt et forslag til serviceniveauer for de to bydele til stillingtagen.

Forvaltningen vil prioritere at færdiggøre datagrundlag, kort og driftsbeskrivelser for de to udbudte bydele allerede i foråret 2020, så materialet kan indgå i forslaget til serviceniveauer, men det vil ikke være muligt at give en detaljeret beskrivelse af økonomien allerede på dette tidspunkt.

Der vil i udbudsbetingelserne så vidt muligt blive taget højde for, at der kan opstå behov for at justere serviceniveauerne i de to bydele i forhold til udvalgets beslutning om serviceniveauer for hele byen primo 2021. Udbudslovgivningen begrænser dog justeringsmulighederne.

Serviceniveauer for den samlede drift
Forslag til reviderede serviceniveauer forelægges primo 2021 med en redegørelse for de økonomiske følger af forslagene. Forslag til ændring af serviceniveauer vil både kunne omfatte ændringer i den fysiske indretning af byen og ændringer i driftstilstanden og driftsudførelsen. Forslag til ændring af serviceniveauet kan fx være begrundet med;

• et ensartet serviceniveau på tværs af byen
• resultater af borgertilfredshedsmålinger
• specifikke politiske udmeldinger, herunder håndtering af eventuelle forvaltningsmæssige økonomiske udfordringer eller prioriteringer.

Forslagene vil blive forelagt sammen med redegørelse for benchmark-analysen af driften samt den første borgerundersøgelse. Udvalget vil herefter få forelagt forslag til reviderede serviceniveauer hvert andet år (TMU 3. juni 2019). Forvaltningen forventer, at der, i samarbejde med det politiske udvalg og i takt med et stigende erfaringsgrundlag i driften, løbende vil ske en udvikling af kvaliteten og præcisionen i indstillingerne omkring serviceniveauer. 

Tidsplan i overblik

• Inden udgangen af 2020 færdiggøres kortlægningen af byens rum og fælles driftsbeskrivelser. Der indsamles data gennem 2020 vedrørende den interne driftsøkonomi for tilnærmelsesvist et helt driftsår. Datahåndteringssystemer implementeres.
• I foråret 2020 forelægges Teknik- og Miljøudvalget serviceniveauer for driften i de bydele, der udbydes med kontraktstart fra 1. januar 2021.
• I løbet af 2020 tilrettelægges og gennemføres første borgerundersøgelse.
• Primo 2021 forelægges Teknik- og Miljøudvalget indstilling om serviceniveauer for driften.

Erfaringer med Helhedsorienteret drift fra 2007-2015 (HOD)
Forvaltningen har taget afsæt i erfaringerne fra arbejdet med HOD, jf. bilag 3, i tilrettelæggelsen af grundlaget for politisk fastlagte serviceniveauer. Forvaltningen arbejdede således allerede i relation til HOD med at udvikle mere udførlige driftsbeskrivelser på især det grønne område og med at udvikle en mere direkte kobling mellem serviceniveauer og økonomi. Dette arbejde har været begrænset, efter at HOD blev opgivet i forbindelse med beslutning om en ny styringsmodel (TMU 23. november 2015). Også tilrettelæggelsen af undersøgelser af borgertilfredshed bygger videre på de tidligere erfaringer.

Medarbejderinddragelse
Udarbejdelse af datagrundlag og fælles driftsbeskrivelser vil ske i samarbejde med relevante medarbejdere og chefer i forvaltningen. Serviceområdets MED-udvalg vil få forelagt de fælles driftsbeskrivelser.

Forvaltningen har foreløbig inddraget medarbejderne i kvalificering af nærværende plan for fastlæggelse af serviceniveauer via MED-udvalget på en række møder i efteråret 2019 og januar 2020. Medarbejderne har i den forbindelse givet følgende bemærkninger hertil:

Benchmarking Medarbejderne er bekymrede over, at serviceniveauerne for de udbudte områder skal besluttes allerede i foråret 2020, mens serviceniveauet for de ikke-udbudte områder først skal besluttes 2021. Dermed fastlægges serviceniveauet for de udbudte områder uafhængigt af serviceniveauet i resten af byen. Da det vil være svært at ændre serviceniveauet i de udbudte områder med tilbagevirkende kraft, er det medarbejdernes bekymring, at det bliver tilsvarende svært fremadrettet at kunne benchmarke de udbudte bydele med resten af byen, hvilket ellers er formålet med konkurrenceudsættelsen af bydelene Vesterbro og Brønshøj-Husum.

Driftsmanualer (fælles driftsbeskrivelser): Medarbejderne bemærker, at der er lovet en direkte inddragelse af relevante medarbejdere i udarbejdelsen af disse. Denne inddragelse er endnu kun sket på dele af renholdelsesområdet, mens der ikke har været nogen inddragelse vedrørende kirkegårdene og det grønne område. Medarbejdersiden bemærker derfor, at også medarbejderne i de udførende led skal inddrages i udarbejdelsen af driftsmanualerne således, at erfaringer og viden herfra også indgår. Medarbejderne understreger, at det ikke er nok, at driftsmanualerne sendes i skriftlig høring og at inddragelsen skal ske allerede i forbindelse med udarbejdelsen.

Tilsyn Medarbejderne gør opmærksom på, at det er vigtigt, at de besluttede serviceniveauer efterfølgende løbende kan kontrolleres samt at der er sat midler af til dette.

Forvaltningens vurdering
Arbejdet med at beskrive serviceniveauet i de to bydele, der skal udbydes, vil blive tilrettelagt på en måde, så medarbejderes og chefers viden om serviceniveauet i resten af byen bliver inddraget. Forvaltningen vil i videst muligt omfang sikre, at der er sammenhæng mellem serviceniveauerne i de udbudte bydele og resten af byen, så benchmarking vil være mulig og reel. Forvaltningen er enig i, at udarbejdelse af datagrundlag og fælles driftsbeskrivelser skal ske i samarbejde med relevante medarbejdere og chefer i forvaltningen. Driftsmanualer for grøn pleje og kirkegårde, som allerede er udarbejdet, skal ikke udarbejdes fra grunden, men det skal sikres, at de er opdaterede og relevante, hvilket ligeledes vil ske i samarbejde med medarbejderne. Forvaltningen er ligeledes enig i, at tilsyn med de fastlagte serviceniveauer er af stor betydning og skal prioriteres højt.

Økonomi

Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune, idet udbygning af datagrundlag mv. finansieres indenfor forvaltningens nuværende driftsramme.

Videre proces

Når Teknik- og Miljøudvalget har godkendt indstillingen, vil forvaltningen gennemføre udbygningen af grundlaget for fastlæggelse af serviceniveauer, så udvalget kan tage stilling til forslag herom primo 2021.

Søren Wille

                                           /Jon Pape     

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 27. januar 2020

Det Konservative Folkeparti stillede ændringsforslag (ÆF1) som nyt 1. at-punkt:
”At renholdelsesopgaven og grøn pleje bringes i udbud for hele kommunen senest den 1. april 2020.”

Ændringsforslaget (ÆF1) blev ikke vedtaget med 6 stemmer mod 2. 1 undlod at stemme.

For stemte: C og O.
Imod stemte: A, F, Ø og Å.
Undlod at stemme: B.

Det Konservative Folkeparti stillede ændringsforslag (ÆF2) til erstatning af 1. at-punkt:
”At forvaltningen skal fremlægge indstillingen allerede inden udgangen af juni 2020 for Teknik- og Miljøudvalget, idet opdraget blev besluttet allerede den 3. juni 2019.”

Ændringsforslaget (ÆF2) blev vedtaget uden afstemning.

Den således ændrede indstilling blev godkendt uden afstemning.

Radikale Venstre og Det Konservative Folkeparti afgav følgende protokolbemærkning:
”Partierne er efter behandlingen af punktet i dag ikke overbeviste om, at de 13 % af driften, der sættes i udbud er repræsentativt nok ift. at sikre de rette priser på driftsopgaver i udvalgte bydele i hhv. Brønshøj-Husum og Vesterbro, og dermed rette priser på ydelserne til Københavnerne.”