Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til den årlige afrapportering for 2017 af sagsbehandlingstider på forvaltningens erhvervsrettede myndighedsopgaver.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller,

1. at afrapportering af sagsbehandlingstider for 2017 tages til efterretning (bilag 2).

Problemstilling

Teknik- og Miljøudvalget besluttede på udvalgsmødet den 8. september 2014 (bilag 1), hvilke sagsbehandlingstider for erhvervsrettede myndighedsopgaver, der fremadrettet forelægges udvalget. Afrapporteringen for 2017 fremgår af bilag 2.

Løsning

Forvaltningen har opgjort resultatet af målopfyldelse for servicemål for 2017 (bilag 2). De fastsatte sagsbehandlingstider er de gennemsnitlige sagsbehandlingstider - undtagen for lokalplaner, hvor tiden er på enkeltsager. Opgørelsen er foretaget for perioden 1. januar 2017 til 31. december 2017 og viser, at der i alt måles på 21 sagstyper, hvoraf 18 af sagstyperne overholder servicemålet i 2017. De resterende tre sagstyper, som ikke overholder servicemålet i 2017, er ’Byggesager: Enfamiliehuse’, ’Natbevillinger - udtalelse til politiet’ og ’Tilsagn til nybyggeri og renovering af almene boliger - skema A’. Opgørelsen viser samtidig, at der særligt er sket en stor stigning i antallet af byggesager (ca. 18 %) i forhold til 2016. Der er således blevet behandlet 7.720 byggesager i 2016 og 9.116 byggesager i 2017. Heraf har forvaltningen truffet afgørelse i 3.069 sager, som er omfattet af de nationale servicemål, jf. de fem byggesagskategorier i nedenstående tabel.

Opgørelsesmetode

Forvaltningen har i alle tidligere afrapporteringer til Teknik- og Miljøudvalget indlæst sagsbehandlingstider i et overordnet system, hvor den mindste mulige måleenhed er en uge. Dvs., at sagsbehandlingstider på mellem en og fem dage tidligere blev registreret som en hel uge. For at imødegå denne uhensigtsmæssighed blev afrapporteringen for 2016 af servicemålene hentet fra de forskellige fagsystemer for på den måde at kunne præsentere det præcise antal sager og sagsbehandlingstid. Det overordnede system er nu fra 2017 blevet ændret, således at systemets mindste måleenhed er en dag. Denne metode giver det mest retvisende billede af de servicemål, som omverdenen oplever i mødet med forvaltningen.

Opgørelsesmetode for byggesager

Tallene for 2017 er for byggesager opgjort i fem kategorier (de første fem kategorier i skemaet nedenfor) til forskel fra tidligere år, hvor der kun var to kategorier henholdsvis svære og lette sager. Dette følger af de nationale servicemål, som er aftalt mellem KL og regeringen. Borgerrepræsentationen besluttede den 25. august 2016, at forvaltningen skulle afrapportere efter de nye nationale servicemål på alle byggesager og miljøsager modtaget fra og med 1. januar 2017. Indførelsen af de nye nationale servicemål medfører, at forvaltningen ikke kan sammenligne antallet af afgjorte sager med servicemål for 2017 med de tidligere år (bilag 2).

Kalenderdage og uger

Forvaltningen måler sagsbehandlingstid i kalenderdage, hvor både første og sidste sagsbehandlingsdag tæller med. Når forvaltningen afventer oplysninger fra ansøger, bliver sagen stillet i bero. Begreberne bruttotid og nettotid bruges i forhold til sagsbehandlingstiden til at skelne mellem, om sagslængden er udregnet henholdsvis inklusiv eller eksklusiv de dage, hvor sagen har været stillet i bero. Stort set alle sagsbehandlingstider regnes i bruttotid. Undtagelserne med nettotid er markeret i skemaet nedenfor med (*).

Opgørelse 2017

Sagstype	Antal sager i 2017	Politisk fastsat servicemål	Realiseret servicemål	Overholdes servicemål for 2017
Byggesager: Simple Konstruktioner (byg)	46	40 kalenderdage	39,5 kalenderdage	JA
Byggesager: Enfamilieshuse (byg)	286	40 kalenderdage	47,6 kalenderdage	NEJ
Byggesager: Industri og lagerbygninger (byg)	38	50 kalenderdage	49,7 kalenderdage	JA
Byggesager: Etagebyggeri, Erhverv (byg)	1.880	55 kalenderdage	39,2 kalenderdage	JA
Byggesager: Etagebyggeri, Boliger (byg)	819	60 kalenderdage	28,4 kalenderdage	JA
Behandling af sager efter jordforureningslovens § 8 til byggeri på forurenede grunde	82	8 uger	7 uger, 2 dage	JA
Miljøgodkendelse af virksomheder: Ikke risikovirksomheder/risikovirksomheder (kap. 5) - Kompliceret	22	12 uger*	5 uger*	JA
Miljøgodkendelse af virksomheder: Ikke risikovirksomheder/risikovirksomheder (kap. 5) - Meget kompliceret	10	52 uger*	9 uger*	JA
Natbevillinger - udtalelse til politiet	504	2 uger	2 uger, 6 dage	NEJ
Tilladelse til A-boringer - kompliceret	39	4 uger	1 uge, 3 dage	JA
Tilladelse til udledning (Recipient)	74	12 uger	8 uger, 5 dage	JA
Dispensation i henhold til "miljøregulering af visse aktiviteter" - herunder støj og støv ved anlægsarbejder	672	1 uge	2 dage	JA
Forespørgsler på enkeltgrunde og olietanke	79	1 uge	2 dage	JA
Tilladelse til spildevand (kloak) - midlertidige ukomplicerede	121	4 uger	1 uge	JA
Tilladelse til spildevand (kloak) - permanente komplicerede	1	52 uger	48 uger, 5 dage	JA
Tilladelse til spildevand (kloak) - permanente ukomplicerede	13	12 uger	9 uger, 3 dage	JA
Tilladelse til gravninger	9.301	1 uge	4 dage	JA
Tilladelse til opstilling af stilladser og containere	13.435	1 uge	2 dage	JA
Lokalplaner	25	52 uger	40 uger, 5 dage	JA 1)
Godkendelse af anlægsøkonomi for nybyggeri og renovering af almene boliger - skema B (teknisk/administrativ behandling, skema B tilsagn)	8	8 uger	6 uger, 3 dage	JA
Tilsagn til nybyggeri og renovering af almene boliger - skema A (teknisk/administrativ behandling, indstilling til BR, skema A tilsagn)	15	24 uger	50 uger, 6 dage	NEJ 2)

Note:

1) Ud af 25 vedtagne lokalplaner er servicemålet overskredet for en lokalplan, mens 12 lokalplaner er på aftalt tid efter aftale med bygherre.
2) Ud af 15 tilsagnssager er servicemålet overholdt på 9 sager. Øvrige sager er løst på aftalt tid med boligorganisationen.

Afrapporteringen viser, at der er sket overskridelser på tre sagstyper i 2017:

Byggesager (enfamiliehuse)
For enfamilieshuse (byg) er servicemålet på 40 kalenderdage overskredet, da det realiserede servicemål i 2017 var på 47,6 kalenderdage. Dette skyldes, at en generel høj sagstilgang i 2017 (stigning på ca. 18 % i forhold til 2016), specielt i første halvår, medførte en stor ophobning af sager, hvilket gjorde det svært at overholde servicemålene på de sagstyper med de korteste servicemål. Derudover har en række konkrete dobbelthussager haft en ekstraordinær lang sagsbehandlingstid. Den lange sagsbehandlingstid på dobbelthussager kan ikke alene forklare overskridelsen af servicemål for enfamiliehuse, da det realiserede servicemål uden medregning af dobbelthussagerne ville have været på 43 dage.

Fremadrettet
Forvaltningen forventer at overholde servicemålene i 2018. Der er arbejdet intensivt med at tilføre området flere sagsbehandlingsressourcer og det ses, at bl.a. det nyoprettede Trainee-team i byggesagsbehandlingen (oprettet august 2017) begynder at vise sin positive effekt på nedbringelse af sagsbehandlingstiden.

Natbevillinger - udtalelse til politiet
For natbevillinger er servicemålet på 2 uger overskredet, da det realiserede servicemål i 2017 var på 2 uger og 6 dage. Det skyldes, at forvaltningen, politiet og Bevillingsnævnets sekretariat, jf. Restaurations- og Nattelivsplanen (BR 24. august 2017), i øjeblikket udviklersamarbejdet omkring forvaltningens udtalelse til natbevillingerne. Forvaltningen har derfor haft stort fokus på at øge kvaliteten og har bl.a. foretaget flere uanmeldte tilsyn i driftsperioden i weekenden, som baggrund for udtalelsen, hvilket gør det vanskeligere at nå servicemålet om at sende svar til politiet inden for14 dage. Andre årsager til enkelte lange svartider er, at forvaltningen af hensyn til restaurationerne og bevillingsnævnets behandling af sagen venter med at sende udtalelsen, hvis restaurationen arbejder på at opfylde støjkrav og fx er ved at etablere lydsluse eller få udarbejdet støjmålerapporter.

Fremadrettet
Som følge af nattelivsplanen arbejder forvaltningen sammen med politiet og Bevillingsnævnets sekretariat for at udvikle proces for og indholdet i bevillingssvarene. Forvaltningens svartid vil ligeledes blive optimeret i den anledning.

Tilsagn til nybyggeri og renovering af almene boliger - skema A
For skema A-sager er servicemålet på 24 uger overskredet, da det realiserede servicemål i 2017 var på 50 uger og 6 dage. Det skyldes primært de to nedenstående sager, der har haft en ekstraordinær lang sagsbehandlingstid. Det gælder for begge sager, at de er løst i dialog med boligorganisationen og efter aftalt tid med samme. Servicemålet er overholdt for 9 ud af de i alt 15 sager i 2017.

Mjølnerparken (realiseret servicemål på 105 uger)
Renoveringerne og nybyggerisagerne skulle udbydes samlet, hvorfor sagerne har ventet på hinanden. Samlet set er det en kompleks samling arbejder, hvor der har været mange forhold, der har skullet afklares. Endvidere har bygherre ikke kunne oplyse sagen, som der har været behov for.

Socialt Kollegium (realiseret servicemål på 361 uger)
Borgerrepræsentationen har først for nyligt bevilliget midler til at kunne finansiere støtten. Herudover har sagen været særdeles kompleks, da det vedrører et renoveringsprojekt med dele af nybyggeri, som på grund af sagens karakter har omfattet løbende projektændringer, forhandlinger om tilbagekøbsret med Økonomiforvaltningen, forhandlinger med staten om statsgaranterede lån og indfrielse af forfaldne statslån, samt en betydelig huslejeforhøjelse ved renoveringen som følge af årevis forsømt vedligehold.

Økonomi

Denne indstilling har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces

Teknik- og Miljøudvalget vil primo 2019 få forelagt afrapporteringen af servicemålene for 2018.

 

Pernille Andersen

/Anne-Sofie Degn

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 26. februar 2018

Indstillingen blev taget til efterretning.