Anlægsanalyse og iværksættelse af initiativer

Teknik- og Miljøudvalget skal tage Teknik- og Miljøforvaltningens anlægsanalyse og de initiativer, der udspringer heraf, til efterretning.

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at analysen og anbefalingerne til forbedringer af anlægsområdet i Teknik- og Miljøforvaltningen (bilag 1) tages til efterretning.  

I overførselssagen 2013-2014 (A, B, F, O, Ø) (BR 8. maj 2014) og den underliggende tekst, blev det besluttet, at der skulle foretages en analyse af anlægsområdet i Københavns Kommune. Analysen skulle fokusere både på planlægnings- og anlægsfasen, samt fagudvalgenes ansvar for de bevilligede projekter. Centralt i analysen skulle også stå fagudvalgenes ejerskab og ansvar for styringen på de bevilligede anlægsprojekter, herunder at fagudvalgene har ansvaret for at sikre, at økonomistyringen på området løftes.

Analysen tager sit udgangspunkt i de af forvaltningens projekter, som ved 1. reperiodisering i 2014 var forsinkede, samt tre af de anlægsprojekter som i forbindelse med overførselssagen 2013-2014 fik tilført yderligere midler.

Disse data suppleres med input fra andre bygherrer, som forvaltningen med rimelighed kan sammenligne sig med. Således er der afholdt erfaringsudvekslingsmøder med Vejdirektoratet, HOFOR, Banedanmark og Københavns Lufthavne i forhold til, hvordan de tilrettelægger eksekvering og styring af anlægsopgaverne i deres portefølje.

Teknik- og Miljøforvaltningen har i analysearbejdet taget udgangspunkt i den procesfasemodel, som anlægsprojekterne i forvaltningen følger. De tre hovedfaser er: Beslutningsoplægsfasen, Projekteringsfasen og Udførelsesfasen.

Anlægsprojekter er i budgetteringen som udgangspunkt mere komplekse end driftsprojekter, idet forvaltningen i anlægsprojekter ofte arbejder på ukendt territorium, fx kan forvaltningen ikke altid forudse, hvad der ligger under jorden, når man går i gang med gravearbejdet, eller om et entreprenørfirma vil gå konkurs. Disse er vilkår, der kan forsinke og fordyre projekter, og som der arbejdes med som grundlæggende risici. 

Analysens anbefalinger

Teknik- og Miljøforvaltningen arbejder løbende med at optimere styringen på anlægsområdet og indhenter input til at forbedre forvaltningens kompetencer på anlægsområdet. Ernest og Young vurderede i 2013 forvaltningens anlægsstrategi, hvilket har affødt en del forbedringstiltag. Således skal anbefalingerne i denne analyse ses som et supplement til allerede igangsatte tiltag. Samtidig fokuseres der på tiltag, der rækker udover den interne styring i TMF, og dermed har betydning på den måde som kommunen styrer anlægsprojekter på.

Beslutningsoplægsfase

Det er forvaltningens vurdering, at følgende tiltag kan reducere udfordringerne i budgetnotatfasen, jf. beskrivelsen af udfordringerne i bilag 1:

• At man styrker risikostyringen i beslutningsoplægsfasen ved i første omgang kun at afsætte midler til udarbejdelse af idéoplæg på større projekter og/eller projekter, der ikke er rutine for forvaltningen. Dette implementerer ØUs beslutning om øget brug af foranalyser. Formålet er, at skabe et mere robust beslutningsgrundlag, inden der træffes endelig beslutning om projektet, herunder at synliggøre risici og give mulighed for politisk at tage stilling til, om man ønsker at løbe den (og evt afsætte en risikopulje jf. nedenfor) eller alternativt vælge et projekt med mindre risici.
• At der arbejdes med en øget bevidsthed om risici i større, komplekse eller innovative anlægsprojekter, og at der afsættes en økonomisk reserve på op til 30 % af anlægsbudgetterne til håndtering af risici. Reserven afsættes udelukkende til konkrete projekter og placeres i en centralt placeret pulje, som styres af ØU. Ikke anvendte midler tilbageføres til kommunekassen, når projektet er afsluttet. De projekter, som skulle have en sådan økonomisk risiko-reserve, vil være udvalgte højrisikoprojekter.
• At der sættes styrket fokus på koordinering med andre projekter og aktiviteter. Forvaltningen har med omorganiseringen skabt et stærkere fundament herfor, men området kræver styrket fokus og fortsat udvikling. Dette kan få konsekvenser for allerede vedtagne projekter, hvilket skal tydeliggøres som en del af de kommende beslutningsoplæg.
• Ved flere projekter af ensartet karakter, vil forvaltningen fremadrettet i højere grad arbejde med at anlægsprojekterne samles i pakker med ensartede projekter (også kaldet segmentering). Et eksempel på dette er ”Genopretning af byens broer” (TMU 28-04-2014), hvor fire brobevillinger blev samlet til én pakke. Denne mulighed vil forvaltningen fremadrettet udvikle yderligere og benytte, når det vurderes hensigtsmæssigt.

Projekteringsfase

Det er forvaltningens vurdering, at følgende tiltag vil kunne reducere udfordringerne i projekteringsfasen, jf. beskrivelsen af udfordringerne i bilag 1:

• Forvaltningen vil fremadrettet arbejde mere intensivt med projektgranskning med det formål at fange evt. mangler tidligere i processen, og vil fra projekt til projekt vurdere, om det vil være hensigtsmæssigt at indhente tredjepart til dette.

Udførelsesfase

Det er forvaltningens vurdering at følgende tiltag vil kunne reducere udfordringerne i udførelsesfasen, jf. beskrivelsen af udfordringerne i bilag 1:

• Hurtigere politisk afklaring af udfordringer og muligheder for ændrede budgetteringsmetoder og bevillingsregler. For at understøtte dette, bør det overvejes at dele, den eksisterende pulje til uforudsete udgifter under ØU, mellem ØU og TMU for at sikre hurtigere beslutningsprocesser og større forankring af anlægsprojekterne i TMU. Samlet set tilføres ikke flere midler, men der ændres på retten til at udmønte dem. Dette tiltag skal suppleres med interne incitaments- og styringsmekanismer i TMF, som sikrer økonomisk tilbageholdenhed i projekterne, og at evt. mindreforbrug på anlægsprojekter tilgår TMUs anlægsramme. Hvis puljen ikke bruges føres midlerne tilbage til kommunekassen. Undersøgelsen af hvordan dette gøres bevillingsmæssigt vil ske i samarbejde med Økonomiforvaltningen.

Generelle tiltag

• Forvaltningen vil tage initiativ til et strategisk samarbejde med relevante aktører både i rådgiver og i bygge- og anlægsbranchen, idet det er forvaltningens vurdering, at en styrket dialog og en fælles forståelse vil optimere arbejdet med anlæg i Københavns Kommune. Dette initiativ igangsættes i efteråret 2014.
• Fokuseret afrapportering og opfølgning på problemprojekter. Forvaltningen vil undersøge, hvorvidt en optimering af den eksisterende afrapportering- og opfølgningsproces vil kunne medføre en tidligere identifikation af problemer og håndtering heraf, inden større forsinkelser eller budgetoverskridelser bliver en realitet.

Indstillingen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser.

Teknik- og Miljøforvaltningen vil med denne indstillings vedtagelse igangsætte de tiltag, der fremgår af indstillingens løsningsafsnit. 

         Pernille Andersen

                                                                  /Anders Møller

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i mødet 25. august 2014

Indstillingen blev godkendt.