Fælles materielstyring i Københavns Kommune

Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til Teknik- og Miljøforvaltningens forslag om at gennemføre trin 1 af 3 i en proces, der fuldt implementeret samler al materielstyring i Københavns Kommune.

Indstilling

Teknik og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik og Miljøudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at business case for ”Fælles materielstyring trin 1” godkendes med henblik på at søge om finansiering i kernevelfærdspuljen til dækning af initialomkostninger og efterfølgende implementering af trin 1.

    

2. at der frigives en anlægsbevilling på 12,14 mio. kr. i 2016 og afsættes en servicebevilling på 1,3 mio. kr. i 2016 og 2017 samt en servicebevilling på 1,2 mio. kr. i 2018 til investeringsforslaget vedr. Fælles materielstyring i Københavns Kommune (se bilag 1). Anlægsbevillingen frigives på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær anlæg og driftsbevillingerne afsættes på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær drift. Bevillingerne er finansieret af den pulje, der i Budget 2016, blev afsat til smarte investeringer i kernevelfærd, se også Økonomiafsnittet.

Problemstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen varetager i dag udbud, indkøb og den løbende drift af alle Københavns Kommunes personbiler, der kører på el og brint, mens de tilsvarende opgaver for alle andre køretøjer og andet materiel varetages af de enkelte forvaltninger. Forvaltningerne i Københavns Kommune ser et stort potentiale for effektivisering og optimering af den samlede bil- og materielportefølje gennem en fælles materielstyring i Københavns Kommune.

Løsning

Teknik- og Miljøforvaltningen foreslår, at der arbejdes hen imod at placere den fælles materielstyring for hele kommunen i Teknik- og Miljøforvaltningen, hvor en del af de tværgående opgaver med materielstyring allerede er placeret i dag. Etablering af fælles materielstyring forudsætter, at der søges om finansiering i kernevelfærdspuljen til dækning af initialomkostninger og efterfølgende implementering. Teknik- og Miljøforvaltningen har derfor i samarbejde med de øvrige forvaltninger i Københavns Kommune udarbejdet den business case, der her forelægges Teknik- og Miljøudvalgets til godkendelse. Godkendelsen omfatter alene trin 1 i vedlagte business case, som beskriver forslaget og økonomien i detaljer og er vedlagt i bilag 1.

Forslaget kort:

Fælles materielstyring i Københavns Kommune vil give væsentlige stordriftsfordele på indkøb, drift og administration af køretøjer og materiel, herunder synergi og merværdi i markedskendskab, udbudsproces og transportplaner. Den realiserede effekt hos forvaltningerne findes ved at forvaltningerne får en mindre og nyere vognpark, og at drift administration og indkøb foretages samlet.

Fælles materielstyring vil på sigt sikre større fleksibilitet og en bæredygtig anvendelse af kommunens materiel. Den fulde implementering af én samlet materielstyring i Københavns Kommune foregår i tre trin, der er beskrevet herunder.  Denne indstilling, business case og den beskrevne økonomi vedrører alene implementering af trin 1. Business cases for trin 2 og trin 3 vil blive fremlagt for Teknik- og Miljøudvalget i 2018 såfremt det besluttes.

Den langsigtede effektivisering og optimering af kommunens flådestyring sker over seks år:

Trin I - Implementeres fra 2016-2019:

• Udskiftning af resterende konventionelle biler til elbiler. Effekten er lavere omkostninger til drift og administration.

• Systematisk registrering af samtlige forvaltningers køretøjer, maskiner og materiel samt udvidelse af den nuværende GPS-ordning, som giver det nødvendige overblik over alt materiel i kommunen i forhold til at opnå en optimeret kapacitetsstyring. Effekten er optimal udnyttelse af materiel.

• Afdækning og analyse af de øvrige forvaltningers indkøbsmønstre i forhold til optimering af materielindkøb. Effekten er bl.a. målrettede og billigere indkøb grundet bedre overblik.

• Den indsamlede viden og data danner grundlag for etablering af en fælles central indkøbsfunktion på materielområdet. Effekten er tværgående strategiske og målrettede indkøb, til optimale priser.

Trin 2 - Implementeres i 2019-2020 såfremt det besluttes:

• Her opnås yderligere driftsoptimeringer gennem anvendelsen af tværgående puljeordninger, f.eks. en fælleskommunal bilflåde, mv., som følge af den databaserede flådestyring.

Trin 3 - Implementeres i 2020-2021 såfremt det besluttes:

• Fuld udnyttelse af kommunens stordriftspotentiale, hvor samlingen af materielopgaven og de dertilhørende effekter implementeres fuldt ud.

   

Det er den optimerede kapacitetsstyring og etablering af fælles indkøb, som opnås i ”Trin 1”, der skaber effektiviseringsgevinster hos alle forvaltninger i Københavns Kommune.

Økonomi

Forslaget (trin 1) vil medføre en årlig nettobesparelse på 1,54 mio. kr. i 2016 og herefter en årlig nettobesparelse på 3,08 mio. kr. Omkostningerne til etablering af fælles materielstyring i Teknik- og Miljøforvaltningen, herunder omkostninger til projektstyring, er medtaget i business casen og søges finansieret af kernevelfærdsmidler. Der skal på den baggrund overføres en serviceinvestering på 1,30 mio. kr. i 2016, 1,30 mio. kr. i 2017 og 1,20 mio. kr. i 2018 og en anlægsinvestering på 12,14 mio. kr. i 2016 fra ”Kernevelfærdspuljen 2016” til projektet ”Fælles materielstyring". De i alt 15,94 mio. kr. skal overføres fra Økonomiudvalget til Teknik- og Miljøudvalget jf. tabellen nedenfor:

Tabel 1. Bevillingsmæssige konsekvenser

 *Øgede indtægter er indikeret med negativt fortegn, mens reducerede indtægter er indikeret med positivt fortegn. Øgede udgifter er indikeret med positivt fortegn, mens reducerede udgifter er indikeret med negativt fortegn.

Anlægsbevilling på 12,14 mio. kr. skal frigives på Teknik- og Miljøudvalgets bevilling Ordinær anlæg, funktion 2.22.01.3 i 2016.

Tabel 3. Fordeling af netto besparelse mellem udvalg.

Når business casen vedtages af udvalget, skal den fremlægges for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen til godkendelse. Når denne er godkendt, vil Teknik- og miljøforvaltningen påbegynde implementeringen af Trin 1 af den fælles materielstyring i Københavns kommune. Trin 2 og 3 er næste skridt i processen og skal besluttes særskilt. Business cases for trin 2 og trin 3 forventes fremlagt i 2018. Teknik- og Miljøudvalgets gevinst indgår i budgetudmøntningen for 2017.

Pernille Andersen

                                /Carsten Riis