Projekt "Lavere sygefravær i TMF"
Projekt "Lavere sygefravær i TMF"
Teknik- og Miljøudvalget
BESLUTNINGSPROTOKOL
fra ordinært møde o nsdag den 25. april 2007
Sager til beslutning
3. Projekt "Lavere sygefravær i TMF"
TMU 254/2007 J.nr. 1330.0003/07
INDSTILLING OG BESLUTNING
Teknik-
og Miljøforvaltningen fremlægger overordnet handlingsplan for nedbringelse af
sygefraværet i forvaltningen med 2 dage i gennemsnit pr. medarbejder inden udgangen
af 2008 fra udgangssituationen i 2006
BESLUTNING
Teknik- og Miljøforvaltningen forelægger hermed
Teknik- og Miljøudvalget forvaltningens oplæg til handlingsplan for
nedbringelse af sygefraværet til orientering Teknik- og
Miljøudvalgets beslutning i mødet den 25. april 2007 Tiltrådt |
PROBLEMSTILLING
På
Økonomiudvalgets møde den 12. december 2006 blev det besluttet at følge Økonomiforvaltningens
indstilling om
§
At alle udvalg
vedvarende skal arbejde for høj brugertilfredshed og medarbejdernes trivsel på
kommunens arbejdspladser, og at det er et mål for arbejdet, at fraværet
nedbringes med mindst 2 dage gennemsnitligt pr. medarbejder inden udgangen af
2009 fra udgangssituationen i 2006
§
At alle udvalg
igangsætter et arbejde for større trivsel og mindre fravær blandt forvaltningens
medarbejdere. Aktiviteterne er beskrevet i indstillingen, og en oversigt findes
i bilag til indstillingen. Hver forvaltning skal udarbejde en handlingsplan for
indsatsen, som forelægges for fagudvalget senest i april 2007.
Dette
er den første overordnede beskrivelse af, hvordan forvaltningen ønsker at udmønte
Økonomiudvalgets beslutning.
LØSNING
Kortlægning:
Indledningsvis
gennemføres en kortlægning af sygefraværet i TMF, bl.a. ud fra statistisk
materiale, af de personalepolitikker, der er vedtaget i forvaltningens enheder
samt af de tiltag, der allerede er gennemført i enhederne inkl. vurdering af deres
effekt. Øvrige elementer af handlingsplanen tager afsæt i blandt andet dette
materiale. Kortlægningen gennemføres i april måned 2007.
Overordnet
handlingsplan
Den
overordnede handlingsplan følger to spor: "Håndtering af sygefravær" samt
"Trivsel og forebyggelse".
Det er
Teknik- og Miljøforvaltningens vurdering, at disse to spor er naturlige - og
vigtige - at følge for at nedbringe sygefraværet.
For det
første: Når en
medarbejder er eller har været sygemeldt, skal det håndteres på den bedst
mulige måde for både medarbejder og arbejdsplads.
Forvaltningen
vil derfor arbejde med at udvikle metoder og processer, der sikrer dette.
Konkret vil det bl.a. være indførelse af trivselssamtaler og afklaring af
forskellige roller samt kompetence-udvikling af ledere og medarbejdere til at
håndtere processerne.
For det
andet: Sygefravær
skal forebygges. Alle ska
l have lyst til at komme på arbejde, det skal være
muligt for dem og de skal ikke blive syge af at gå på arbejde. Der ligger altså
heri både tiltag med hensyn til trivsel og tiltag af mere arbejdsmiljømæssig
karakter. Den tidligere nævnte kortlægning skal hjælpe med til valget af de
tiltag, der kan forventes at give den største effekt i forhold til fraværet i
forvaltningen.
"Håndtering af sygefravær"
En fælles
overordnet sygefraværspolitik herunder en fælles og ensartet registrering af
sygefraværet i forvaltningen og fælles retningslinier for håndtering af
sygefravær er udarbejdet inden udgangen af 3. kvartal 2007.
Implementering
af sygefraværspolitikken er gennemført inden udgangen af 2007. Implementeringen
skal sikre, at alle kender politikkens indhold, eget ansvar i forhold til
politikken samt har kompetencerne til hensigtsmæssig/relevant adfærd.
Administrationen
af politikkens indhold er fastlagt (teknik og arbejdsgange), og der er opbygget
den fornødne kompetence hos ledere og HR-medarbejderne inden udgangen af 2007.
"Trivsel og forebyggelse"
En af
aktiviteterne i forbindelse med dannelsen af Det ny TMF er et tværgående
arbejde i forvaltningen med at udvikle en stærk fælles kultur og definere, hvad
forvaltningen ser som en attraktiv arbejdsplads. Hvad er det der gør, at
medarbejderne trives? Og hvordan sikrer vi en relevant løbende dialog, hvor
ledere og medarbejdere sammen afklarer forventningerne til hinanden?
Med afsæt i
ovenstående og i resultatet af kortlægningen besluttes hvilke tiltag, der skal gennemføres i
forvaltningen med henblik på at forebygge sygefravær og skabe en mere attraktiv
arbejdsplads, herunder hvilke personalepolitikker, der skal udarbejdes og i
hvilken rækkefølge. Handlingsplanen for "Trivsel og forebyggelse" er besluttet
3. kvartal 2007
Kommunikation
Der
fastlægges en kommunikationsplan, som har til formål at sikre fokus på og
åbenhed omkring projektet, dets mål og aktiviteter frem til udgangen af 2008.
Kommunikationsplanen udarbejdes inden 1. juni 2007.
Opfølgning i forhold
til Teknik- og Miljøudvalget
Indsatserne
evalueres løbende og resultaterne af evalueringerne forelægges Teknik- og
Miljøudvalget årligt sammen med en orientering om status for projektet - første
gang inden udgangen af 2007.
Processen
De konkrete
indsatser i handlingsplanen vælges på baggrund af
§
den
analyse af fraværet blandt kommunens medarbejdere, der lå som bilag til
økonomiudvalgets beslutning
§
projektgruppens
viden om enhederne i forvaltningen på dette områder (skal yderligere
kortlægges) og
§
viden
om hvad er har betydning for fraværet i øvrigt.
ØKONOMI
Besparelse forbundet med
faldende sygefravær
Det er fra
Økonomiforvaltningens side teknisk beregnet, at Teknik- og Miljøforvaltningen
vil kunne spare 2,4 mio.kr. ved at nedsætte sygefraværet; en besparelse, der er
lagt ind i budgetforslag 2008.
I april måned 2007
gennemføres som nævnt en kortlægning af forvaltningens samlede sygefravær,
herunder den enkelte forvaltningsenheds tidligere sygefravær.
Kortlægningen vil afdække
·
i hvilke dele af
forvaltningen,
·
inden for hvilke
typer af sygefravær samt
·
inden for hvilke
medarbejdergrupper,
der er baggrund for at
nedbringe sygefraværet, således at forvaltningen samlet set kan nedbringe
sygefraværet med mindst 2 dage gennemsnitligt pr. medarbejder allerede i 2008.
Gennemførelse af projektet
Gennemførelsen af projektets del om "Håndtering af sygefravær" -
fastlæggelse af en fælles sygefraværspolitik - indebærer begrænsede udgifter
til afholdelse af workshops, samt kompetenceudvikling af ledere og HR-medarbejdere.
Gennemførelsen af projektets del om "Trivsel og forebyggelse" indebærer
ligeledes udgifter til afholdelse af workshops.
Herudover må forventes udgifter forbundet med at implementere de
konkrete tiltag, der besluttes som led i projektet.
Der udarbejdes en redegørelse for de udgifter der vil være forbundet
med gennemførelsen af projektet, når projektet er beskrevet i detaljer og med
milepæle.
VIDERE PROCES
Endelig behandling i Teknik-
og Miljøudvalget
Handlingsplanen sættes
umiddelbart i værk.
Teknik- og
Miljøudvalget får den første orientering om status for projektet inden udgangen
af 2007.
BILAG
Ingen
Hjalte Aaberg