Projekt "Lavere sygefravær i TMF"

Teknik- og Miljøudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 25. april 2007

 

 

Sager til beslutning

 

3.      Projekt "Lavere sygefravær i TMF"

 

TMU 254/2007  J.nr. 1330.0003/07

 

 

 

Teknik- og Miljøforvaltningen fremlægger overordnet handlingsplan for nedbringelse af sygefraværet i forvaltningen med 2 dage i gennemsnit pr. medarbejder inden udgangen af 2008 fra udgangssituationen i 2006

 

BESLUTNING

Teknik- og Miljøforvaltningen forelægger hermed Teknik- og Miljøudvalget forvaltningens oplæg til handlingsplan for nedbringelse af sygefraværet til orientering

 

PROBLEMSTILLING

På Økonomiudvalgets møde den 12. december 2006 blev det besluttet at følge Økonomiforvaltningens indstilling om

§         At alle udvalg vedvarende skal arbejde for høj brugertilfredshed og medarbejdernes trivsel på kommunens arbejdspladser, og at det er et mål for arbejdet, at fraværet nedbringes med mindst 2 dage gennemsnitligt pr. medarbejder inden udgangen af 2009 fra udgangssituationen i 2006

§         At alle udvalg igangsætter et arbejde for større trivsel og mindre fravær blandt forvaltningens medarbejdere. Aktiviteterne er beskrevet i indstillingen, og en oversigt findes i bilag til indstillingen. Hver forvaltning skal udarbejde en handlingsplan for indsatsen, som forelægges for fagudvalget senest i april 2007.

 

Dette er den første overordnede beskrivelse af, hvordan forvaltningen ønsker at udmønte Økonomiudvalgets beslutning.

 

LØSNING

Kortlægning:

Indledningsvis gennemføres en kortlægning af sygefraværet i TMF, bl.a. ud fra statistisk materiale, af de personalepolitikker, der er vedtaget i forvaltningens enheder samt af de tiltag, der allerede er gennemført i enhederne inkl. vurdering af deres effekt. Øvrige elementer af handlingsplanen tager afsæt i blandt andet dette materiale. Kortlægningen gennemføres i april måned 2007.

 

Overordnet handlingsplan

Den overordnede handlingsplan følger to spor: "Håndtering af sygefravær" samt "Trivsel og forebyggelse".

 

Det er Teknik- og Miljøforvaltningens vurdering, at disse to spor er naturlige - og vigtige - at følge for at nedbringe sygefraværet.

 

For det første: Når en medarbejder er eller har været sygemeldt, skal det håndteres på den bedst mulige måde for både medarbejder og arbejdsplads.

 

Forvaltningen vil derfor arbejde med at udvikle metoder og processer, der sikrer dette. Konkret vil det bl.a. være indførelse af trivselssamtaler og afklaring af forskellige roller samt kompetence-udvikling af ledere og medarbejdere til at håndtere processerne.

 

For det andet: Sygefravær skal forebygges. Alle skal have lyst til at komme på arbejde, det skal være muligt for dem og de skal ikke blive syge af at gå på arbejde. Der ligger altså heri både tiltag med hensyn til trivsel og tiltag af mere arbejdsmiljømæssig karakter. Den tidligere nævnte kortlægning skal hjælpe med til valget af de tiltag, der kan forventes at give den største effekt i forhold til fraværet i forvaltningen.

 

"Håndtering af sygefravær"

En fælles overordnet sygefraværspolitik herunder en fælles og ensartet registrering af sygefraværet i forvaltningen og fælles retningslinier for håndtering af sygefravær er udarbejdet inden udgangen af 3. kvartal 2007.

 

Implementering af sygefraværspolitikken er gennemført inden udgangen af 2007. Implementeringen skal sikre, at alle kender politikkens indhold, eget ansvar i forhold til politikken samt har kompetencerne til hensigtsmæssig/relevant adfærd.

 

Administrationen af politikkens indhold er fastlagt (teknik og arbejdsgange), og der er opbygget den fornødne kompetence hos ledere og HR-medarbejderne inden udgangen af  2007.

 

"Trivsel og forebyggelse"

En af aktiviteterne i forbindelse med dannelsen af Det ny TMF er et tværgående arbejde i forvaltningen med at udvikle en stærk fælles kultur og definere, hvad forvaltningen ser som en attraktiv arbejdsplads. Hvad er det der gør, at medarbejderne trives? Og hvordan sikrer vi en relevant løbende dialog, hvor ledere og medarbejdere sammen afklarer forventningerne til hinanden?

 

Med afsæt i ovenstående og i resultatet af kortlægningen besluttes  hvilke tiltag, der skal gennemføres i forvaltningen med henblik på at forebygge sygefravær og skabe en mere attraktiv arbejdsplads, herunder hvilke personalepolitikker, der skal udarbejdes og i hvilken rækkefølge. Handlingsplanen for "Trivsel og forebyggelse" er besluttet 3. kvartal 2007

 

Kommunikation

Der fastlægges en kommunikationsplan, som har til formål at sikre fokus på og åbenhed omkring projektet, dets mål og aktiviteter frem til udgangen af 2008. Kommunikationsplanen udarbejdes inden 1. juni 2007.

 

Opfølgning i forhold til Teknik- og Miljøudvalget

Indsatserne evalueres løbende og resultaterne af evalueringerne forelægges Teknik- og Miljøudvalget årligt sammen med en orientering om status for projektet - første gang inden udgangen af 2007.

 

Processen

De konkrete indsatser i handlingsplanen vælges på baggrund af

§         den analyse af fraværet blandt kommunens medarbejdere, der lå som bilag til økonomiudvalgets beslutning

§         projektgruppens viden om enhederne i forvaltningen på dette områder (skal yderligere kortlægges) og

§         viden om hvad er har betydning for fraværet i øvrigt.

 

ØKONOMI

Besparelse forbundet med faldende sygefravær

Det er fra Økonomiforvaltningens side teknisk beregnet, at Teknik- og Miljøforvaltningen vil kunne spare 2,4 mio.kr. ved at nedsætte sygefraværet; en besparelse, der er lagt ind i budgetforslag 2008.

 

I april måned 2007 gennemføres som nævnt en kortlægning af forvaltningens samlede sygefravær, herunder den enkelte forvaltningsenheds tidligere sygefravær.

 

Kortlægningen vil afdække

·         i hvilke dele af forvaltningen,

·         inden for hvilke typer af sygefravær samt

·         inden for hvilke medarbejdergrupper,

der er baggrund for at nedbringe sygefraværet, således at forvaltningen samlet set kan nedbringe sygefraværet med mindst 2 dage gennemsnitligt pr. medarbejder allerede i 2008.

 

Gennemførelse af projektet

Gennemførelsen af projektets del om "Håndtering af sygefravær" - fastlæggelse af en fælles sygefraværspolitik - indebærer begrænsede udgifter til afholdelse af workshops, samt kompetenc eudvikling af ledere og HR-medarbejdere.

Gennemførelsen af projektets del om "Trivsel og forebyggelse" indebærer ligeledes udgifter til afholdelse af workshops.

Herudover må forventes udgifter forbundet med at implementere de konkrete tiltag, der besluttes som led i projektet.

Der udarbejdes en redegørelse for de udgifter der vil være forbundet med gennemførelsen af projektet, når projektet er beskrevet i detaljer og med milepæle.

 

VIDERE PROCES

Endelig behandling i Teknik- og Miljøudvalget

Handlingsplanen sættes umiddelbart i værk.

Teknik- og Miljøudvalget får den første orientering om status for projektet inden udgangen af 2007.

 

 

BILAG

Ingen

 

 

Hjalte Aaberg