Opfølgning på Borgerrådgiverens Beretning 2011 - herunder status på fokuspunkter og klageregistrering

Teknik- og Miljøudvalget skal afrapportere status til Økonomiudvalget om Teknik- og Miljøforvaltningens fokuspunkter for bedre sagsbehandling og status for Teknik- og Miljøforvaltningens klagesagsregistrering som opfølgning på Borgerrådgiverens beretning.

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1.  at status på Teknik- og Miljøforvaltningens fokuspunkter for bedre sagsbehandling og klagesagsregistrering er forelagt udvalget til orientering.

2. at Teknik- og Miljøforvaltningens fokuspunkter for bedre sagsbehandling og klageregistrering samt Borgerrådgiverens udtalelse (bilag 1) fremsendes til Økonomiforvaltningen med henblik på den samlede forelæggelse for Økonomiudvalget af statusorienteringer om de stående udvalgs fokuspunkter.

Borgerrepræsentationen har på sit møde den 20. juni 2012 pålagt de stående udvalg at indmelde fokuspunkter for opfølgningen på Borgerrådgiverens konstateringer til Økonomiudvalget om sagsbehandlingen. Samtidig pålagde Borgerrepræsentationen de stående udvalg at registrere klager og afrapportere status til Økonomiudvalget hvert halve år, herunder komme med et mål for procentvis nedbringelse af klageantallet i 2013. Første afrapportering skal finde sted til Økonomiudvalget i marts 2013.

Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 8. oktober 2012, at Teknik- og Miljøforvaltningen indmeldte fokuspunkterne ”undervisningsforløb om forvaltningsret og god sagsbehandling” og ”sagsbehandlingstid”. Endvidere godkendte Teknik- og Miljøudvalget, at Teknik- og Miljøforvaltningen igangsætter en proces, der får defineret klagebegrebet, herunder detaljeringsgraden, samt hvordan en registrering kan tilrettelægges.

Teknik- og Miljøforvaltningen har den 28. januar 2013 sendt en status for Teknik- og Miljøforvaltningens arbejde med fokuspunkterne til udtalelse hos Borgerrådgiveren, jf. BR-beslutningen af 20. juni 2012. Borgerrådgiveren har den 31. januar 2013 afgivet sin udtalelse, jf. bilaget. Teknik- og Miljøforvaltningens status for arbejdet med fokuspunkterne og Borgerrådgiverens udtalelse skal herefter oversendes til Økonomiudvalget i henhold til Borgerrepræsentationens beslutning af 20. juni 2012.

Status for indmeldte fokuspunkter

Undervisningsforløb om forvaltningsret og god sagsbehandling

Som led i forbedring af sagsbehandlingen i Teknik- og Miljøforvaltningen har der gennem de senere år været fokus på at tilbyde medarbejderne interne undervisningsforløb i forvaltningsret og god forvaltningsskik. Kurserne har hidtil været tilrettelagt efter behov og været gennemført dels som generelle kurser dels som modulkurser med særligt fokus på enkeltdele i sagsbehandlingsreglerne f.eks. om aktindsigt. For at skærpe fokus på vigtigheden af sagsbehandlingen har Teknik- og Miljøforvaltningen intensiveret undervisningstilbuddene, og har i efteråret 2012 udbudt og gennemført tre undervisningsforløb i ”Forvaltningsret og god sagsbehandling”. Kurserne er á 1 ½ dags varighed, og er målrettet nye medarbejdere med ingen eller kun ringe kendskab til formelle sagsbehandlingsregler, men kan også bruges som brush-up kursus for øvrige sagsbehandlere. Herudover har der været gennemført ét undervisningsforløb om regler for aktindsigt.

I 2013 planlægges udbudt yderligere 4-6 undervisningsforløb i ”Forvaltningsret og god sagsbehandling”, og der forventes udbudt 2-4 undervisningsforløb i de mere specificerede forvaltningsretlige emner som for eksempel ”Aktindsigt” og ”Afgørelser”.

Borgerrådgiverens udtalelse

Borgerrådgiveren noterer sig, at der er fremdrift i aktiviteten, og at kurserne også omfatter undervisning i nogle af de emner, som ses at volde særlige problemer i kommunen.

Sagsbehandlingstid 

For lang sagsbehandlingstid og manglende svar er det, der oftest klages over til Borgerrådgiveren vedrørende Teknik- og Miljøforvaltningen. I den seneste beretning for 2011 modtog Borgerrådgiveren 19 klager over disse forhold. Borgerrådgiverens beretning for 2012 foreligger først i efteråret 2013. Der kan således endnu ikke oplyses om antallet af klager i 2012.

Teknik- og Miljøforvaltningen har ikke fastsat én fælles frist for sagsbehandlingstiden, da der er stor variation i sagstyperne og stor forskel på kompleksiteten i sagerne – både inden for og mellem Teknik- og Miljøforvaltningens fagområder. Derfor er servicemålene for sagsbehandlingstiden fastsat individuelt for de enkelte fagcentre. For eksempel er der fastsat en sagsbehandlingstid for byggesager på maksimum 1 uges sagsbehandlingstid for ”lette” sager og 4 uger for ”komplicerede” sager.

Senest er der besluttet servicemål for de erhvervsrettede myndighedsopgaver og Teknik- og Miljøforvaltningen vil foreløbig følge sagsbehandlingstiden for disse myndighedsopgaver. Som udgangspunkt skal alle ”ukomplicerede” erhvervsrettede myndighedsopgaver behandles inden for 2 uger, mens de mere komplicerede sager, fx udarbejdelse af lokalplaner og boligsociale helhedsplaner, kan have en sagsbehandlingstid helt op til 1 år. Det er besluttet, at sagsbehandlingstiderne bliver målt årlig i november måned og status vil blive afrapporteret til Teknik- og Miljøudvalget.

I forvejen følges sagsbehandlingstiden for klager til Center for Parkering og til borgmesteren over den formelle del af sagsbehandlingen, og der afrapporteres henholdsvis halvårligt og årligt til Teknik- og Miljøudvalget.  

Borgerrådgiverens udtalelse

Borgerrådgiveren kan ikke på nuværende tidspunkt vurdere effekten af de iværksatte initiativer. Det er dog opfattelsen, at fastsættelse af konkrete målsætninger for sagsbehandlingstider, opsamling af statistik for overholdelsen samt opfølgning (analyse) på tilfælde af væsentlige overskridelser, generelt er egnet til at begrænse lange sagsbehandlingstider. 

Status for klagesagsregistrering

Teknik- og Miljøforvaltningen har tilrettelagt en proces for en ensartet registrering af klager til Teknik- og Miljøforvaltningen. Der er tillige udarbejdet en vejledning til sagsbehandlerne om korrekt registrering af klagesager.

Teknik- og Miljøforvaltningen skal udarbejde kvartalsvise registreringer til brug for orientering af kredsen af de administrerende direktører og halvårlige registreringer til orientering af Teknik- og Miljøudvalget til brug for orienteringen af Økonomiudvalget. Den første registrering sker således for 1. kvartal 2013.

Nedbringelse af antal klager i 2013

Den første måling af antal klager vil ske efter første kvartal af 2013 til brug for den kvartalvise afrapportering til kredsen af administrerende direktører. Teknik- og Miljøforvaltningen forventes først på dette tidspunkt at kunne fastsætte et måltal for en procentvis nedbringelse af antallet af klager.

Når Teknik- og Miljøudvalget har godkendt indstillingen, fremsendes indstillingen til Økonomiforvaltningen med henblik på en samlet forelæggelse for Økonomiudvalget.

Jens Elmelund

                                                                  /Martin Nordrup Andersen