Status på implementeringen af takst- og budgetanalysen

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. forvaltningens status på arbejdet med at implementere EY’s anbefalinger i takst- og budgetanalysen samt forvaltningens arbejde med at implementere effektiviseringspotentialer, som forvaltningen selv har identificeret.
2. at opfølgningen på de dele af EY-analysen, som er under fortsat kvalificering, fremover sker i selvstændige indstillinger.
3. at opfølgning på vedtagne effektiviseringsforslag fremover sker i forbindelse med behandling af Teknik- og Miljøudvalgets budgetbidrag.

Problemstilling

Teknik- og Miljøudvalget orienteres halvårligt om status på forvaltningens arbejde med EY’s anbefalinger i takst- og budgetanalysen samt arbejdet med de effektiviseringspotentialer, som forvaltningen selv har identificeret. Teknik- og Miljøudvalget behandlede anden status på takst- og budgetanalysen den 24. august 2020. Teknik- og Miljøudvalget får med denne sag forelagt tredje status på takst- og budgetanalysen.

Løsning

Forvaltningens implementering af Teknik- og Miljøudvalgets besluttede handleplaner forløber overordnet som planlagt. I det følgendes gives en status på tiltagene.

Status på implementeringen af takstanalysen

Forvaltningens arbejde med revidering af interne priser og takster følger den revisionshandleplan, som Teknik- og Miljøudvalget behandlede den 28. januar 2019. Revisionshandleplanen medfører, at der igangsættes et særskilt implementeringsspor i 2021 med henblik på at implementere kommunens nye fælles regelsæt i udarbejdelsen af forvaltningens takstkatalog gældende fra 2022. I forbindelse med projektet ”Styrket Økonomi Styring (SØS)”, arbejder forvaltningen med at øge anvendelsen af tidsregistrering og derigennem forbedre datagrundlaget.

Status på tiltagene i implementeringen af takstanalysen fremgår af bilag 2.

Status på implementeringen af budgetanalysens fase 1

EY’s anbefalinger til effektivisering af driftsområderne grøn pleje og renhold implementeres gennem tre tiltag: intern optimering af driften, konkurrenceudsættelse af driften i bydelene Vesterbro og Brønshøj-Husum og implementering af en styringsmodel med politisk fastlagte serviceniveauer. Alle tiltag er under implementering.

Den aktuelle COVID-19 situation har dog medført en forsinkelse på minimum fire måneder i de planlagte tiltag vedr. interne optimeringer. Forsinkelsen medfører en risiko for, at det fulde effektiviseringspotentiale i budget 2021 ikke kan indfries. Forvaltningen vil sikre, at effektiviseringsarbejdet får højeste prioritet, med henblik på at indhente forsinkelserne og indfri effektiviseringen i 2021. Forvaltningen følger derfor gevinstrealiseringen tæt og har fokus på dette i budgetopfølgningerne. Teknik- og Miljøudvalget vil modtage status for dette arbejde i forbindelse med budgetbidragssagen til budgetforslag 2022, hvor udvalget modtager årlig status for implementering af vedtagne effektiviserings- og investeringsforslag.

Forvaltningen har kvalificeret potentialerne vedr. serviceniveauharmoniseringer, som Teknik- og Miljøudvalget har besluttet at reinvestere på området. Forvaltningen har således kvalificeret hele EY’s potentiale på baggrund af vedtagne effektiviseringer for i alt 35 mio. kr. og geninvestering af potentiale vedr. serviceharmoniseringerne vedr. renhold. Med udvalgets godkendelse af udbudsplanen den 28. september 2020, er EY’s samlede anbefalinger igangsat med de ovenfor nævnte konkrete tiltag.

Status på implementeringen af budgetanalysens fase 1 fremgår af bilag 3.

Status på implementeringen af budgetanalysens fase 2

Status på arbejdet med at kvalificere og indfri potentialerne i fase 2 fremgår af bilag 4. I det følgende gennemgås status for automatiseringsprogrammet og EY’s forslag om Samling og optimering af opgaver i den politiske betjening.

Automatiseringsprogram

KPMG har udarbejdet en automatiseringsanalyse for forvaltningen og kvalificeret EY’s analyse af området. På baggrund af KPMG’s rapport vurderer forvaltningen, at der i løbet af 2022 vil kunne udarbejdes investeringscases med effektiviseringer, som vil kunne fremlægges til forhandlingerne om Budget 2023. Indtil da følger forvaltningen op overfor Teknik- og Miljøudvalget via automatiseringsprogrammet.

Samling og optimering af opgaver i den politiske betjening

Forvaltningen har arbejdet med at kvalificere EY’s forslag 8 ”Samling og optimering af opgaver i den politiske betjening”. EY anbefaler en centralisering af betjeningen af den administrative og politiske ledelse. Forud for organisationsændringen, der blev gennemført sidste år, interviewede Zeuthen Storm flere medlemmer af Teknik- og Miljøudvalget om deres oplevelse af den politiske betjening. Flere medlemmer gav i den forbindelse udtryk for tilfredshed med den høje faglighed i forvaltningen, hvorimod der eks. savnedes en bedre politisk forståelse og mere ensartethed i betjeningen. Forvaltningen vurderer på den baggrund, at kvaliteten i den administrative og politiske betjening bedst sikres ved at fastholde, at betjeningen både sker decentralt i afdelingerne og i det centralt placerede rådhussekretariat. Ved at fastholde politisk betjening tæt på driften er det forvaltningens vurdering, at der sikres en høj faglighed i indstillinger, orienteringsnotater og svar på politikerspørgsmål, samt et bedre grundlag for at implementere de vedtagne politikker i driften, mens den politiske forståelse og ensartetheden på tværs af afdelingerne sikres i det centrale rådhussekretariat, hvilket Teknik- og Miljøudvalget blev orienteret om den 4. februar 2020. Herudover vurderer EY, at der inden for området er et effektiviseringspotentiale ved en videreudvikling af de digitale systemer. Forvaltningen er enig heri, men systemerne er tværkommunale og denne del af effektiviseringspotentialet kræver derfor en central løsning.

EY’s vurdering af potentiale for Samling og optimering af opgaver i den politiske betjening indfrier forvaltningen således ikke. Forvaltningen har fortsat fokus på potentialer ved centrale løsninger i de tværkommunale systemer.

Fortsat opfølgning på takst- og budgetanalysen

Status for takst- og budgetanalysen viser, at arbejdet med at kvalificere og implementere EY’s anbefalinger er så fremskredent, at der kun udestår få opfølgningspunkter. Forvaltningen anbefaler derfor, at opfølgningen på de dele af takst- og budgetanalysen, som er under fortsat kvalificering, fremover sker i selvstændige indstillinger. Hvad angår allerede vedtagne effektiviseringsforslag foreslås det, at opfølgningen fremover sker i forbindelse med den årlige status på effektiviserings- og investeringsforslag, som forelægges udvalget i forbindelse med behandlingen af budgetbidraget.

Forvaltningen vil i forbindelse med behandlingen af takstkataloget give en årlig status til udvalget på forvaltningens takstarbejde.

Økonomi

Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces