Godkendelse af beretning om revision af kommunens regnskab 2010
Indstilling
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller,
- at Teknik- og Miljøudvalget godkender bemærkninger til revisionsberetningen vedrørende revision af regnskabet for 2010.
Problemstilling
Kommunens eksterne revisor Deloitte (Revisionen) har den 15. september 2011 sendt Revisionens beretning til Borgerrepræsentationen (Revisionsberetningen).
Ifølge styrelsesloven § 42, stk. 4 skal kommunens revisor afgive en årsberetning om revisionen af kommunens årsregnskab. Af kommunens revisionsregulativ fremgår det, at Revisionsberetningen skal bevares af de stående udvalg snarest muligt og senest 4 uger efter modtagelsen. Udvalgenes besvarelse skal sendes til Økonomiudvalget, som afgiver en samlet revisionsbetænkning til Borgerrepræsentationen.
Teknik- og Miljøudvalget blev på udvalgets møde den 26. september 2011 orienteret om de forhold, som Revisionen forventede at inkludere i Revisionsberetningen vedrørende Teknik- og Miljøforvaltningen.
Teknik- og Miljøudvalgets bemærkninger til revisionsberetningen skal være fremsendt inden Økonomiudvalgets møde den 8. november 2011.Løsning
Revisionsberetningen
Revisionsberetningen er fælles for hele kommunen, og er emneopdelt med angivelse af, hvilke udvalg som skal svare på de respektive revisionsbemærkninger. Det indebærer, at Revisionsberetningen ikke indeholder særlige afsnit for hvert udvalg. De beskrevne forhold i Revisionsberetningen vedrørende Teknik- og Miljøudvalget er tidligere omtalt i direktionsnotatet til forvaltningen, hvor bemærkninger fra forvaltningens direktion var inkluderet. I forhold til direktionsnotatet er der således ikke fremkommet nye revisionsbemærkninger vedrørende Teknik- og Miljøudvalget i Revisionsberetningen.
Udvalget skal nu kommentere på de revisionsbemærkninger i Revisionsberetningen, der vedrører Teknik- og Miljøudvalget. I alt fem revisionsbemærkninger vedrører Teknik- og Miljøudvalget, hvoraf to revisionsbemærkninger er videreført fra 2009. Tre af disse bemærkninger omfatter andre eller alle udvalg. Et af de fem områder er vurderet som ikke betryggende (revisionsbemærkning nr. 4), mens fire områder er vurderet som mindre betryggende.
Afsnit 3.1 Omkostningsdisponering og udbetalinger
Revisionsbemærkning 4
Periodiseringsfejl af lønrefusion
Vedrører: Alle udvalg
Revisionens bemærkninger
Revisionen har konstateret, at der er bogført lønrefusion i 2011, som rettelig skulle have været bogført i regnskab 2010 i overensstemmelse med kommunens anvendte regnskabspraksis. Revisionen henstiller, at forvaltningen fremover sikrer, at kommunens regnskabspraksis overholdes.
Udvalgets kommentarer og tiltag
Teknik- og Miljøforvaltningen har opdateret forvaltningens forretningsgange på løn- og og personaleområdet, herunder håndtering af lønrefusioner, så det fremadrettet sikres at lønrefusion bogføres i det korrekte regnskabsår.
Afsnit 3.4 Bevillingssystemet
Revisionsbemærkning nr. 13
Flere forvaltningers økonomistyring har ikke været tilstrækkelig til at hindre merforbrug.
Vedrører: Økonomiudvalget, Børne- og Ungdomsudvalget, Socialudvalget og Teknik- og Miljøudvalget.
Revisionens bemærkninger
Revisionen har konstateret væsentlige merforbrug på bevillingerne Byfornyelse ydelsesstøtte og Byfornyelse anlæg, ligesom der ikke er blevet indhentet tillægsbevilling hos Borgerrepræsentationen. Revisionen indskærper, at der sikres overholdelse af bevillingerne.
Udvalgets kommentarer og tiltag
Merforbruget på bevillingen Byfornyelse ydelsesstøtte skyldes, at støtten beror på indekslån, der er en lånetype der er vanskelig at fremskrive ydelser på. Tanken bag indekslånet er, at lånet tilbagebetales med samme reale værdi, som det havde ved lånoptagelsen. Dette betyder, at både lånets hovedstol og restgæld reguleres (indekseres) med udgangspunkt i udviklingen i priser og/eller lønninger i samfundet. Dermed reguleres terminsydelsen tilsvarende.
Teknik- og Miljøforvaltningen har igangsat et omfattende arbejde, der består i, at få systematiseret informationerne på de lån, der ligger til grund for ydelsesstøtten, således at man i højere grad vil kunne være i stand til at budgettere ydelsesstøtten.
Merforbruget på bevillingen Byfornyelse anlæg skyldes flere forhold, herunder at projekter ikke har været fremskredne nok til at kunne indtægtsføre budgetterede tilskudsdeklarationsmidler, en forventet indtægt fra salg af ejendom først kan indtægtsføres i 2011 samt indfrielse af garantier, som er stillet af kommunen.
Bevillingen byfornyelse, anlæg er indtil 2012 stjernemarkeret. Stjernemarkeringen medfører at rammen til og med 2015, der senest er godkendt af Borgerrepræsentationen til Byfornyelse anlæg er udmøntet til byfornyelse. Administrativt betyder det, at der ikke er bundet noget budget op på de enkelte projekter i byfornyelsen, førend der er givet retlig forpligtigelse til et givent byfornyelsesprojekt. Ydermere er der fri overførsel af midler mellem projekter i byfornyelsen. Alle omkostninger relateret til byfornyelsen afholdes inden for bevillingen inklusive omkostninger til tab på garantier. Derfor har praksis været at afholde omkostninger til tab på garantier på bevillingen uden at ansøge Borgerrepræsentationen om en tillægsbevilling. Økonomistyringen af bevillingen har således båret præg af lavere gennemsigtighed og uklar budgettering af de enkelte byfornyelsesprojekter.
Teknik- og Miljøforvaltningen har et klart ønske om en bedre økonomistyring af bevillingen og de enkelte byfornyelsesprojekter. I overensstemmelse med aftale indgået mellem Teknik- og Miljøforvaltningen og Økonomiforvaltningen skal bevillingen Byfornyelse, anlæg fra og med budget 2012 styres som bevillingen ordinært anlæg. Dette betyder, at stjernemarkeringen af bevillingen bortfalder, samt at der lægges budget på de enkelte byfornyelsesprojekter og at der følges op på projektniveau.
Revisionsbemærkning nr. 14
Manglende eventualforpligtelser i kommunens regnskab
Vedrører: Teknik- og Miljøudvalget
Revisionens bemærkninger
Revisionen har konstateret, at en række eventualforpligtelser ikke er blevet medtaget i kommunens oversigt over ”Garantier, eventualrettigheder og – forpligtelser”. Revisionen indskærper, at forvaltningen foretager den fornødne kvalitetssikring af garantioversigten.
Udvalgets kommentarer og tiltag
Teknik- og Miljøforvaltningen og Koncernservice vil fremadrettet sikre, at de pågældende eventualforpligtelser bliver medtaget i oversigten.
Afsnit 3.5 Revisionsbemærkninger fra 2009, der videreføres i 2010
Revisionsbemærkning nr. 17
Svagheder i adgangsrettigheder til Navision
Vedrører: Teknik- og Miljøudvalget
Revisionens bemærkninger
Revisionen har i 2009 konstateret svagheder vedrørende adgangsrettigheder til Navision. Teknik- og Miljøforvaltningen har foretaget tiltag i 2010 og mener, at der nu kun er et meget begrænset risikofelt tilbage. Revisionen vil vurdere dette i forbindelse med revisionen for 2011.
Udvalgets kommentarer og tiltag
Koncern Service har i 2010 gennemgået samtlige brugers adgang til Navision 5.01. Inden oprettelse af en bruger i Navision skal der foreligge et underskrevet rettighedsblad.
Hvert kvartal udsendes rapporter til godkendelse i TMF over eksisterende rettigheder og bemyndigelser – både gældende for KØR og Navision.
Alle rettighedsblade opbevares elektronisk i Koncern Service med adgangskontrol til brug for kontrol af bilag og/eller rettigheder.
Revisionsbemærkning nr. 25
Ved servicebesøg har der været mange bemærkninger til regeloverholdelsen
Vedrører: Alle udvalg
Revisionens bemærkninger
Revisionen anfører, at der er gennemført servicebesøg i kommunens institutioner på stikprøvebasis, og at der er foretaget særskilt rapportering til forvaltninger på baggrund af det udførte arbejde. Det er revisionens vurdering, at der på institutionsniveauet fortsat er behov for at styrke kendskabet til de gældende regnskabsregler for kommunen og forvaltningerne.
Udvalgets kommentarer og tiltag
Teknik- og Miljøforvaltningen skal bemærke, at der er tale om en opfølgning på revisionsbemærkninger fra revisionen i 2009, og at revisionen i 2009 kun gav anledning til en observation vedrørende et beholdningseftersyn i Center for Parkering.
I direktionsnotatet vedrørende revision af regnskabet for 2010 har revisionen afsluttet observationen, idet revisionen efter et beholdningseftersyn den 20. juli 2011 i Center for Parkering er af den opfattelse, at der nu er tilrettelagt hensigtsmæssige og fornuftige forretningsgange til imødegåelse af såvel tilsigtede som utilsigtede fejl.
Da revisionen har afsluttet observationen i forvaltningens direktionsnotat, burde Teknik- og Miljøforvaltningen ikke have været omfattet af revisionsbemærkningen i revisionsberetningen.Økonomi
Denne indstilling har ingen selvstændige økonomiske konsekvenser.Videre proces
På baggrund af udvalgenes besvarelser udarbejder Revisionsudvalgets en samlet revisionsbetænkning for hele kommunen til Borgerrepræsentationen. Revisionsbetænkningen behandles af Økonomiudvalget den 8. november og af Borgerrepræsentationen den 15. december 2011, hvor revisionen af årsregnskabet afsluttes med beslutning om decision af regnskabet.
Hjalte Aaberg
/Martin Nordrup Andersen