Anden status på takst- og budgetanalysen, 2020

Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til status på Teknik- og Miljøforvaltningens implementering af EY’s anbefalinger i takst- og budgetanalysen samt forvaltningens arbejde med at implementere effektiviseringspotentialer, som forvaltningen selv har identificeret.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,

1. at Teknik- og Miljøforvaltningens status på arbejdet med at implementere EY’s anbefalinger i takst- og budgetanalysen samt forvaltningens arbejde med at implementere effektiviseringspotentialer, som forvaltningen selv har identificeret tages til efterretning.

Problemstilling

Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 17. juni 2019 sagen ”Analyse af omkostningseffektiviteten på administrations- og myndighedsområder, fase 2, i Teknik- og Miljøforvaltningen”, hvor følgende fremgår: ”Teknik- og Miljøudvalget vil halvårligt få en orientering om status på forvaltningens arbejde med EY’s anbefalinger i budgetanalysens fase 1 og 2 samt forvaltningens arbejde med de effektiviseringspotentialer, som forvaltningen selv har identificeret og allerede arbejder med at indfri”. Teknik- og Miljøudvalget behandlede første status på takst- og budgetanalysen den 16. december 2019.

Løsning

I det følgende gennemgås status på forvaltningens handleplaner, der er godkendt i Teknik- og Miljøudvalget (takstanalysen den 28. januar 2019, budgetanalysen fase 1 den 3. juni 2019 og budgetanalysen fase 2 den 17. juni 2019) og arbejdet med at implementere EY’s anbefalinger i takst- og budgetanalysen, herunder de effektiviseringspotentialer, som forvaltningen selv har identificeret.

Status på implementeringen af takstanalysen

Forvaltningen følger den handleplan, som Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 28. januar 2019 på baggrund af EY’s anbefalinger i takstanalysen og den efterfølgende dialog med Intern Revision.

Arbejdet med beregningen af takster for 2021 er gennemført og takstkataloget for 2021 blev godkendt af Teknik- og Miljøudvalget den 25. maj 2020. Endvidere er arbejdet med forvaltningens interne priser blevet igangsat i januar 2020, og Intern Revision deltager i arbejdet. På grund af Covid-19 og nedlukningen af den offentlige sektor i foråret 2020 er afklaringen af forvaltningens interne priser udskudt fra første kvartal til ultimo tredje kvartal 2020, men stadig med virkning for priserne i 2021.

Forvaltningen arbejder jf. handleplanen videre med at forbedre datagrundlaget med øget anvendelse af tidsregistrering samt større gennemsigtighed i beregningsmodellen.

Status på tiltagene i implementeringen af takstanalysen fremgår af bilag 2.

Status på implementeringen af budgetanalysens fase 1

Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 3. juni 2019, at EY’s anbefalinger til effektivisering af driftsområderne grøn pleje og renhold implementeres gennem tre tiltag:

• Intern optimering af driften
• Konkurrenceudsættelse af driften i bydelene Vesterbro og Brønshøj-Husum
• Implementering af en styringsmodel med politisk fastlagte serviceniveauer

Status gennemgås nedenfor.

Implementering af de vedtagne effektiviseringer fra budget 2020

I budgetforhandlingerne for 2020 blev følgende investerings- og effektiviseringscases vedtaget, der alle omhandler intern optimering af driften:

• Bedre udnyttelse af arbejdstiden
• Mere effektiv tømning af affaldskurve
• Effektivisering af opgaveløsningen på grøn pleje og renhold

Alle tre tiltag er under implementering og de vedtagne forslag medfører et varigt effektiviseringskrav på 35,0 mio. kr. ved fuld indfasning. Indfrielsen af effektiviseringen bidrager til forvaltningens omkostningseffektivitet og medførte, at Teknik- og Miljøforvaltningen i budget 2020 kunne håndtere en række af forvaltningens takstudfordringer indenfor egen ramme. Arbejdet medfører desuden, at forvaltningens styring af den grønne drift forbedres og der sikres et mere ensartet serviceniveau i byen.

Kvalificering af EY’s øvrige effektiviseringscases

Initiativerne vedrørende konkurrenceudsættelse af driftsopgaverne i bydelen Vesterbro og Brønshøj-Husum samt udarbejdelse af model til styring af politisk fastlagte serviceniveauer er igangsat.

Den 22. juni 2020 behandlede Teknik- og Miljøudvalget indstilling vedrørende harmoniserede serviceniveauer og besluttede, at det identificerede effektiviseringspotentiale på 8-10 mio. kr. benyttes til at ensarte serviceniveauet i byen. Hermed kan forvaltningen indenfor egen ramme arbejde med at forbedre serviceniveauet i den grønne pleje. Teknik- og Miljøudvalget sendte derudover udbudsplanen retur med henblik på at få forelagt ny udbudsplan med særligt fokus på kravsspecifikation. Når den reviderede udbudsplan er godkendt i udvalget, er EY’s anbefalinger indenfor budgetanalysens fase 1 håndteret og igangsat med de konkrete tiltag ”Bedre udnyttelse af arbejdstiden”, ”Mere effektiv tømning af affaldskurve” og ”Effektiviserings af opgaveløsningen på grøn pleje og renhold”.

Status på implementeringen af budgetanalysens fase 1 fremgår af bilag 3.

Status på implementeringen af budgetanalysens fase 2

Teknik- og Miljøudvalget godkendte på mødet den 17. juni 2019 forvaltningens handleplan for implementering af fase 2. Foruden EY’s identificerede effektiviseringspotentialer arbejder forvaltningen på at indfri egne identificerede effektiviseringspotentialer på administrations- og myndighedsområdet jf. bilag 4. Med forslagene sætter forvaltningen fokus på en styrket økonomistyring og på et systematisk automatiseringsprogram, der skal give erfaringer med at sikre en omkostningseffektiv drift gennem øget brug af teknologi.

Implementering af de vedtagne effektiviseringer fra budget 2020

På baggrund af den vedtagne handleplan fremlagde forvaltningen til Budget 2020 fem effektiviserings- og investeringsforslag på IT-, HR- og parkeringsområdet, der alle er vedtaget og medfører effektiviseringer på i alt 4,6 mio. kr. årligt ved fuld indfasning. EY vurderede effektiviseringspotentialet for de fem forslag til 4,9-8,0 mio. kr. Forvaltningen er i gang med implementeringen af de fem effektiviseringscases, der forløber som planlagt.

Kvalificering af EY’s øvrige effektiviseringscases

Investeringsforslag vedrørende automatiseringsprogram til Budget 2021 blev godkendt af Teknik- og Miljøudvalget den 18. juni 2020. Forslaget vil bidrage til at indfri effektiviseringer på administrations- og myndighedsområdet og bidrage til erfaringerne med automatiseringsteknologi til indfrielse af yderligere potentialer ved den tekniske anvendelse. Investeringsforslaget indgår i budget 21 med henblik på at opnå finansiering, hvorefter forvaltningen igangsætter implementeringen. Forvaltningen arbejder derudover med automatiseringsteknologien på sagsbehandlingsområdet med forslaget ”Digital sagsbehandlingsassistent til byggesagsområdet” fra Budget 20, hvor implementeringen følger tidsplanen.

Forvaltningens analyse af konsulentforbruget i perioden 2017-2018 blev den 8. juni 2020 godkendt af Teknik- og Miljøudvalget, herunder 10 indsatser til at optimere og reducere forvaltningens konsulentforbrug. Forvaltningens interne analyse suppleres af Intern Revisions arbejde på området med blandt andet etablering af retningslinjer for en mere strategisk anvendelse af rammeaftaler.

Forvaltningen har derudover indledt arbejdet med at kvalificere EY’s forslag 8 ”Samling og optimering af opgaver i den politiske betjening”. Grundet Covid-19 og nedlukningen af den offentlige sektor i foråret 2020 er der imidlertid en mindre forsinkelse i dette arbejde.

Jf. bilag 4 arbejder forvaltningen på nuværende tidspunkt med at kvalificere forslag med et samlet effektiviseringspotentiale på 12,3-20,4 mio. kr.

EY effektiviseringsforslag der ikke kan realiseres

For fire af EY’s forslag har forvaltningen kvalificeret potentialet og fundet, at EY’s estimerede effektiviseringspotentialer ikke kan indfries i forvaltningen. De fire forslag fra EY udgør i alt et potentiale på 11-16,5 mio. kr., som forvaltningen vurderer, ikke er muligt at indfri jf. bilag 4. Det drejer sig om følgende forslag:

• ”Samling og bortfald af økonomi- og indkøbsopgaver”, EY’s forslag 3 med et samlet potentiale på 4,1-5,7 mio. kr. Forvaltningen har gennemført den organisatoriske samling af økonomifunktionen, men det er forvaltningens vurdering, at der er behov for et væsentligt kvalitetsløft i den økonomiske styring, hvorfor der ikke vurderes at være økonomiske effektiviseringer på området.
• ”Automatiseret tidsregistrering til variable løndele”, EY’s forslag 5 med et samlet potentiale på 1,8-2,3 mio. kr. Forslaget kan ikke gennemføres, idet volumen for automatiseringen har vist sig at være begrænset og aftalegrundlaget for lønningerne løbende ændrer sig, hvilket vil kræve tilpasninger i den tekniske løsning omkring automatiseringen. Grundlaget for automatisering er således uhensigtsmæssigt, og vurderes dyrere at gennemføre end potentiale herved.
• ”Reduceret anvendelse af løntillæg til nyuddannede akademikere”, EY’s forslag 9 med et samlet potentiale på 3,6-4,6 mio. kr. (se nedenfor).
• ”Reduceret gennemsnitsløn ved ændret medarbejdersammensætning og mindre udbredt brug af løntillæg”, EY’s forslag 10 med et samlet potentiale på 2,0-4,6 mio. kr. (forslag 9 og 10 har overlap i effektiviseringspotentialer på 0,5-0,8 mio. kr., som er fratrukket i det samlede potentiale). Forslag 9 og 10 kan ikke gennemføres, da områderne er underlagt forhandlingsretten, hvorfor forvaltningen ikke af egen drift kan vedtage at begrænse eller fjerne anvendelsen af tillæg.

Da forvaltningen har vurderet, at potentialerne ikke kan indfries, vil forslagene udgå af fremadrettede statusrapporteringer.

Som følge af ovenstående er det forvaltningens vurdering, at EY’s identificerede effektiviseringspotentiale på administrations- og myndighedsområdet ikke fuldt ud kan realiseres.

Implementering af effektiviseringscases Teknik- og Miljøforvaltningen har identificeret

Forvaltningen har selv identificeret effektiviseringspotentialer på 23,3 mio. kr. årligt ved fuld implementering, hvor effektiviseringspotentialet på indkøbsområdet på nuværende tidspunkt vurderes at udgøre omkring 16 mio. kr. Forvaltningen følger handleplanen og er i gang med at implementere tiltagene.

Effektiviseringspotentialet på indkøbsområdet vil blive kvalificeret efterhånden som udbuddene af indkøbskategorier gennemføres, og Økonomiforvaltningen foretager således løbende tekniske korrektioner til de vedtagne indkøbseffektiviseringer.

Status på implementeringen af budgetanalysens fase 2 fremgår af bilag 4.

Økonomi

Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces

Teknik- og Miljøudvalget vil få forelagt den næste status på implementeringen af takst- og budgetanalysen i 4. kvartal 2020.

Søren Wille

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 24. august 2020

Det Konservative Folkeparti fremsatte ændringsforslag til nyt 2. at-punkt:

”at også de anbefalinger om færre tillæg bør implementeres, så det er et politisk valg, om man vil hæve lønniveauerne generelt i Teknik- og Miljøforvaltningen.”

Ændringsforslaget blev ikke vedtaget med 3 stemmer mod 8. Ingen undlod at stemme.

For stemte: C, O og V.

Imod stemte: A, B, F, Ø og Å.

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.