Information til borgerne om aktiviteter i deres nærområde
Indstilling
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,
- at resultatet af forvaltningens behovsafdækning af muligheden for at borgere kan abonnere på informationer om anlægsarbejder og arrangementer i deres nærområde tages til efterretning.
- at forvaltningen fremlægger et budgetnotat til forhandlingerne om Budget 2018, der dækker de nedenfor beskrevne anlægsinvesteringer og driftsudgifter forbundet med en abonnementsordning.
- at der hermed er blevet gjort op med Venstres medlemsforslag fra Borgerrepræsentationens møde den 12. november 2015.
Problemstilling
Borgerrepræsentationen besluttede den 12. november 2015, at Teknik- og Miljøforvaltningen skulle udarbejde forslag til en sms-ordning, der kan informere borgerne om anlægsarbejder og arrangementer i borgernes nærområde, og at der i denne sammenhæng skulle foretages en analyse af de økonomiske konsekvenser i forbindelse med udarbejdelse og ibrugtagning af en sådan sms-ordning. Den 20. juni 2016 besluttede Teknik- og Miljøudvalget, at Københavns Kommunes Borgerpanel skulle hjælpe med at afdække behovet for en sms-ordning.
Løsning
Forvaltningen har afdækket behovet for en sms-ordning via Københavns Kommunes Borgerpanel (se bilag 1). Resultatet af brugerundersøgelsen viste en stor interesse for at kunne modtage informationer om kommende anlægsarbejder og arrangementer.
De overordnede konklusioner var:
- At borgerne i høj grad er interesserede i at få en sms-ordning.
- At borgerne er interesserede i at modtage information om nærområdet ved deres bopæl.
- At borgerne ønsker information om hvor, hvad og hvor længe aktiviteten varer.
Ordningen vil, udover at tilbyde en sms-ordning, også blive tilgængelig for de borgere, der ønsker at få informationerne pr. mail. Ordningen vil derfor udfylde et bredere behov, end den løsning Borgerrepræsentationen besluttede den 12. november 2015.
Det er teknisk muligt at lave en digital løsning, der dækker dette informationsbehov. Løsningen er knyttet op på de data, der opsamles i Erhvervsportalen. Det er den selvbetjeningsløsning, der samler en række ansøgninger til kommunen om brug af byens rum, herunder gravetilladelser og arrangementer.
Sms-løsningen indebærer, at alle borgere kan blive informeret om aktiviteter, der i deres nærområde er relateret til gravearbejde eller andre aktiviteter i byens rum, som kommunen har givet tilladelse til. Borgere vil gratis kunne modtage relevante oplysninger via et abonnement, der kan tilmeldes og afmeldes efter borgernes eget behov.
Tilmelding til ordning
Ved tilmeldingen skal borgerne angive, hvilke gader de ønsker information om. De kan her vælge, om deres nærområde er den vej, de bor på, eller om de er interesserede i at få informationerne omkring et større område, for eksempel et helt skoledistrikt.
Når borgerne tilmelder sig løsningen, vil det være muligt at vælge, om de ønsker informationer fremsendt via mail eller sms. Borgerne skal således kun oplyse telefonnummer/mailadresse og de gader, de ønsker at få informationer om. Der er derfor ikke tale om, at borgerne skal oplyse CPR-nr. eller andre personfølsomme oplysninger.
Abonnementsordningen vil give mulighed for at informere borgerne om alle de tilladelser, forvaltningen løbende giver til ansøgere, der i en midlertidig periode ønsker at bruge vejene til andre formål end de normale trafikale formål. Ordningen vil således gælde for tilladelser til gravearbejder, containeropstillinger, stilladser, filmoptagelser og arrangementer.
Forvaltningen har allerede en sms-løsning, der anvendes til forvaltningens egne vejarbejder. Det er ikke en abonnementsordning, som borgerne kan tilmelde sig til, men en ordning, hvor forvaltningen via udtræk fra en database udsender en sms-besked til de borgere, der direkte berøres af vejarbejdet. Denne løsning vil forsætte, da den dækker et andet informationsbehov end den nye abonnementsordning. Forvaltningen sikrer via denne ordning, at alle beboere, der berøres af et kommende vejarbejde, bliver informeret. Dette kan eksempelvis være med til at sikre, at gravearbejder ikke bliver forsinket, fordi beboere når at flytte deres bil i tide. Den nye løsning omfatter kun tilmeldte borgere, men dækker et bredere informationsbehov, da den også når ud til borgere, der ikke direkte er berørt af vejarbejdet. Samtidigt vil abonnementsordningen sikre information om andre tilladelser, forvaltningen giver i borgernes nærområde, herunder også gravearbejder, der ikke udføres af forvaltningen selv.
Økonomi
Forvaltningen vurderer, at udviklingen af løsningen vil kræve en anlægsinvestering på ca. 500.000 kr., og årlige afledte driftsudgifter på ca. 1.000.000 kr. De samlede afledte driftsudgifter indeholder afgifter til teleselskab samt udgifter til den it-tekniske løsning (hosting og service). Forvaltningen har for beregningen forudsat ca. 50.000 tilmeldinger og meget begrænsede nærområder (bilag 2).
Forudsætningen for overslaget på driftsudgifterne indeholder stor usikkerhed, da forvaltningen ikke kender antallet af borgere, der vil tilslutte sig ordningen, størrelsen på de områder borgere ønsker at blive informeret om, og hvilken informationskanal borgerne vælger.
En sms-besked til en borger vil, med forvaltningens nuværende teleabonnementsordning, koste ca. 20 øre at udsende. Hvis borgerne vælger at få samme information i en mail, er der ingen omkostninger for forvaltningen.
Forvaltningen giver årligt ca. 30.000 tilladelser til gravearbejder, containeropstillinger, stilladser, filmoptagelser og arrangementer. Forvaltningen vurderer på den baggrund, at ordningen kan have stigende afledte driftsomkostninger (se bilag 2 for eksempler på prisoverslag). Eksempelvis vil en borger, der ønsker at modtage en sms, når der gives tilladelse på Frederikssundsvej, kunne modtage ca. 300 sms’ er om året.
Videre proces
Forvaltningen vil fremlægge et budgetnotat til budget 2018, der dækker de beskrevne anlægsinvesteringer og driftsudgifter.
Pernille Andersen
/Anne-Sofie Degn
Beslutning
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 24. april 2017
Indstillingen blev godkendt.