Revisionsrapport og handleplaner vedrørende regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,

1. at forvaltningens handleplan vedrørende tilsyn med overholdelse af regler for konteringspraksis og fakturadokumentation, jf. bilag 2, godkendes.
2. at forvaltningens handleplan vedrørende implementering af kontroller på finansområdet, jf. bilag 2, tages til efterretning.

Problemstilling

Kommunens revisionsselskab Deloitte og Intern Revision har som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2019 foretaget revision af kommunens forretningsgange og interne kontroller på økonomiområdet. Teknik- og Miljøforvaltningen har, sammen med de øvrige forvaltninger, modtaget en rød bemærkning omkring tilsyn med overholdelse af regler for konteringspraksis og fakturadokumentation, samt en gul bemærkning omkring implementering af kontroller på finansområdet. Forvaltningen skal derfor udarbejde to handleplaner.

Løsning

Rød bemærkning: Den af KS udførte stikprøvekontrol samt substansrevision

Revisionen henstiller, at forvaltningerne skærper tilsynet med, at Økonomi- og Indenrigsministeriets autoriserede konteringsregler efterleves og at der i forbindelse med registreringen i økonomisystemet vedlægges tilstrækkelig dokumentation. Herudover anbefales det, at der gennemføres en justering af artskontoplanen og en udarbejdelse af konteringsvejledning hertil. Punktet er rettet mod forvaltningerne generelt, og er videreførte revisionsbemærkninger fra regnskab 2017.

Forvaltningens handleplan

Økonomiforvaltningen har i regi af Budget- og Regnskabskredsen igangsat et arbejde omkring justering af artskontoplanen og konteringsvejledning til denne. Teknik- og Miljøforvaltningen indgår i dette arbejde.

I forhold til punkterne omkring overholdelse af konteringspraksis og fakturadokumentation har Teknik- og Miljøforvaltningen igangsat et større program omhandlende ”Styrket økonomistyring”. Programmet indeholder i alt 13 projekter, hvori der blandt andet arbejdes med registreringsramme, regnskab og budgetopfølgning. Som en del af programmet vil der blandt andet blive udviklet konteringsvejledninger og der vil blive fastlagt retningslinjer for tilsyn i forbindelse med budgetopfølgningen. Herudover er der i programmet et særligt fokus på kompetenceudvikling, som blandt andet skal sikre, at opdaterede konteringsvejledninger og krav til fakturadokumentation implementeres i praksis.

Sideløbende med dette arbejde har forvaltningen fokus på indkøbsområdet i forlængelse af både projektet ”Styrket indkøbsorganisering”, samt projekt ”Betaling til tiden” hvor der også er fokus på korrekt og rettidig behandling af fakturaer.

Gul bemærkning: Forventninger og styringsinformation på de fælles administrative områder

Økonomiforvaltningen har på finansområdet udarbejdet en oversigt over hvilke regnskabsmæssige risici, som falder udenfor deres kontroller og som skal håndteres i forvaltningerne. Revisionen henstiller, at forvaltningerne i forlængelse af denne oversigt får udarbejdet og implementeret forvaltningernes egne forretningsgange, kontroller og ledelsestilsyn på finansområdet.

Forvaltningens handleplan

Teknik- og Miljøforvaltningen har deltaget i den fælles arbejdsgruppe, som har kortlagt de risici, der udestår i forvaltningerne efter Økonomiforvaltningens kontroller indenfor finansområdet.

I arbejdsgruppen var der enighed om værdien af tværgående drøftelser for at sikre et passende kontrolmiljø. Teknik- og Miljøforvaltningen vil medvirke til disse fortsatte drøftelser og vil medtage erfaringerne i forvaltningens arbejde med ”Styrket økonomistyring”, som blandt andet skal bidrage til en klarere ansvarsfordeling på økonomiområdet. Projektet skal også skabe et klarere overblik over hvilke kontroller, som forventes udført i den decentrale budgetopfølgning, og hvilke kontroller, som udføres fra centrale økonomifunktioner i forvaltningen.

Teknik- og Miljøforvaltningens indmelding af handleplaner til Økonomiforvaltningen er vedlagt som bilag 2. Den fulde revisionsrapport er vedlagt som bilag 3.

Økonomi

Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces