Opgørelse af sagsbehandlingstider

Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til den årlige afrapportering af sagsbehandlingstider samt fremtidig proces for afrapportering af to servicemål.

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at tage afrapportering for 2014 af sagsbehandlingstider til efterretning (bilag 1).
2. at servicemål for sagsbehandlingstid for § 3 efter Naturbeskyttelsesloven udgår fra 1. januar 2015, da sagstypen ikke er erhvervsrettet.
3. at servicemål for A-boringer fastsættes som et samlet mål på fire uger i stedet for nu som to mål for hhv. komplicerede og ukomplicerede sager fra 1. januar 2015.

Teknik- og Miljøudvalget har den 8. september 2014 besluttet hvilke sagstyper, der fremadrettet skal afrapporteres til udvalget, med fokus på sagstyper der er fremmende for væksten og spiller ind i Københavns Kommunes kommende Erhvervs- og Vækstpolitik.

Herudover blev servicemål for 2015 fastlagt med mulighed for, at forvaltningen i 2015 ville vende tilbage med eventuelt reviderede servicemål for 2015 og forelægge afrapportering af sagsbehandlingstider for 2014.

Opgørelse af sagsbehandlingstider for 2014
Forvaltningen har opgjort resultatet af målopfyldelse for servicemål for 2013 samt 2014 (bilag 1). Af opgørelsen fremgår den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for de forskellige sagstyper, herunder de sagstyper, hvor kommunen opfylder servicemålene, og en uddybning af de sagstyper, hvor der er en manglende målopfyldelse.

Opgørelsen er foretaget for perioden 1. januar til 31. december 2014. 

Opgørelsen for 2014 viser, at for 11 af de 20 sagstyper er servicemålet overholdt. Opgørelserne for 2013 og 2014 kan ikke sammenlignes, da antallet af servicemål er reduceret fra 2013 til 2014 jf. Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 8. september 2014.

Sagsbehandlingstid 2014

Sagstype	Antal sager - 2014 i alt	Politisk fastsat servicemål (uger) Brutto undtagen *	Overholdes servicemål- realiseret servicemål (uger)
Byggesager – lette sager (nettomål jf ØU-beslutning fra 15. juni 2010)	1200	1  (*netto)	Nej - 2 uger OBS - for nye sager efter 1. oktober overholdes servicemål
Bygge sager – svære (nettomål jf ØU-beslutning fra 15. juni 2010)	4500	4 uger (*netto)	Nej - 5 uger OBS - for nye sager efter 1. oktober overholdes servicemål
Miljøgodkendelse af virksomheder – Kompliceret	30	12 uger (*netto)	Nej – 17 uger
Miljøgodkendelse af virksomheder - Meget kompliceret	5	52 uger (*netto)	Ja - 45 uger
Natbevillinger - udtalelse til politiet	600	2 uger	Ja - 2 uger
Naturbeskyttelsesloven (Dispensation)	50	30 uger	Ja - 26 uger
Tilladelse til A-boringer - Ukomplicerede	60	2 uger	Ja - 2 uger
Tilladelse til A-boringer - Komplicerede	60	4 uger	Ja - 4 uger
Tilladelse til udledning (Recipient)	60	12 uge	Ja – 10 uger
Dispensation i henhold til "miljøregulering af visse aktiviteter"	200	1 uge	Ja – 1 uge
Forespørgsler på enkeltgrunde og olietanke	300	1 uger	Ja – 1 uge
Behandling af sager efter jordforureningslovens § 8 til byggeri på forurenede grunde	40	8 uger	Nej – 9 uger
Tilladelse til spildevand (kloak) - midlertidige ukomplicerede	100	4 uger	Nej – 5 uger
Tilladelse til spildevand (kloak) - permanente komplicerede	6	52 uger	Nej – 88 uger
Tilladelse til spildevand (kloak) - permanente ukomplicerede	20	12 uge	Nej – 26 uger
Tilladelse til gravninger	10.000	1 uge	Ja – 1 uge
Tilladelse til opstilling af stilladser og containere	12.000	1 uge	Ja – 1 uge
Lokalplaner	10	52 uger	Nej – 54 uger
Tilsagn til nybyggeri og renovering af almene boliger - skema A	11	24 uger	Nej – 27 uger
Godkendelse af anlægsøkonomi for nybyggeri og renovering af almene boliger - skema B	8	8 uger	Nej – 16 uger

Sagsbehandlingstid overholdes ikke
Af indstillingen den 8. september 2014 fremgik det, at forvaltningen forventede overskridelser på sagsbehandlingstider for:

• byggesager
• A-boringer
• lokalplaner
• godkendelse af anlægsøkonomi for nybyggeri og renovering af almene boliger.

Afrapportering for 2014 viser, at der er sket overskridelser på disse sager undtagen for A-boringer. Derudover er sagsbehandlingstiden for 2014 ikke overholdt for følgende sager:

• regulering af miljøgodkendelser af virksomheder (kompliceret),
• spildevandstilladelser
• § 8 tilladelser efter jordforureningsloven.

Manglende overholdelse af servicemål skyldes bl.a.:

• Stigning af antallet af sager, grundet den stigende byggeaktivitet i byen (byggesager og § 8 tilladelser efter jordforureningsloven)
• Øget kompleksitet i sagerne (spildevandstilladelser og miljøgodkendelser) og at flere ansøgninger, ikke er fuldt oplyst ved indsendelse, og at ansøgningen derfor ikke kan danne grundlag for en afgørelse førend, der indsendes supplerende oplysninger
• For godkendelse af anlægsøkonomi til nybyggeri og renovering af almene boliger har forvaltningen valgt ikke tilbagesendt mangelfuldt oplyste sager, men fastholdt dem i et sammenhængende sagsfoløb, for at sikre fremdrift i nybyggeri og renovering af almene boliger. Dette har medført en overskrivelse af servicemål.
• For tilladelse til spildevand – permanente komplicerede – gælder, at sagsbehandlingstiden er overholdt i 4 og 6 sager. To af sagerne har været 2 år undervejs grundet langstrakte forhandlingsforløb mellem ansøger og forvaltningen.
• For tilladelser til spildevand – permanente ukomplicerede – gælder, at sagsbehandlingstiden er overholdt i 12 af 20 sager. For 8 sager har sagsbehandlingen været præget af, at sagsflowet ikke har været optimalt. Dette vil der i 2015 være fokus på.

Tiltag for at nedbringe sagsbehandlingstiden
På byggesagsområdet har man tilpasset ressourcerne i forhold til den ekstra store sagsmængde, og på sager modtaget efter den 1. oktober 2014 overholdes servicemålene. Forvaltningen vil fremadrettet have øget fokus på dialog med ansøgerne både inden og under ansøgningsprocessen for at sikre, at ansøgningsmateriale hurtigere kan danne grundlag for afgørelse. Derudover vil forvaltningen i højere grad end i dag drøfte ønsket godkendelsesdato med ansøgerne. Dette sker allerede i dag i forbindelse med udvalgte ansøgningstyper f.eks. A-boringer. Endvidere vil en øget digitalisering af arbejdsgange betyde, at virksomhederne oplever hurtigere og mere gennemskuelige sagsgange, og forvaltningen vil få en mere effektiv styring af sagsbehandlingstider.

I indstilling til Teknik- og Miljøudvalget om den kommende Erhvervs- og Vækstpolitik (Teknik- og Miljøudvalget den 23. februar 2015) samt den dertil knyttede handlingsplan for 2015, lægges der vægt på, at forvaltningen overholder servicemålene, og at øget digitalisering er en vigtig indsats for forvaltningen - både i forhold til overholdelse af servicemål, og i forhold til at skabe en forudsigelig og gennemsigtig sagsbehandling.

Justering af servicemål for 2015
Forvaltningen indstiller, at tilladelser til § 3 i Naturbeskyttelsesloven fremadrettet udgår, da ansøgergruppen ikke er virksomheder, men alene er Teknik- og Miljøforvaltningen og andre offentlige myndigheder. Derudover indstiller forvaltningen, at servicemålet for A-boringer fremadrettet bliver samlet til et mål i stedet for i dag, hvor sagstypen opdeles i komplicerede og meget komplicerede. Erfaringen har vist, at alle ansøgninger om boringer, har en sagsbehandling, der kræver fire ugers sagsbehandlingstid. Derudover er det svært at skelne mellem de to kategorier, og dermed er det svært at formidle de to forskellige servicemål til ansøgerne

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Teknik- og Miljøudvalget vil i forbindelse med budgetudmøntningen for 2016 få forelagt servicemål for 2016 til beslutning.

Pernille Andersen
                                                    /Lis Napstjert