Afrapportering af Lean-projektet i Byggeri & Bolig

Teknik- og Miljøudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde onsdag den 22. november 2006

 

 

Sager til beslutning

 

4.      Afrapportering af Lean-projektet i Byggeri & Bolig

 

TMU 918/2006  J.nr. 430.0004/05

 

 

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller,

at Teknik og Miljøudvalget tager afrapporteringen af projektet samt forvaltningens vurdering af ressourcesituationen i Byggeri & Bolig til efterretning.

 

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i mødet den 22. november 2006

Taget til efterretning

 

 

RESUME

Byggeri & Bolig igangsatte i 2006 et projekt om "Proceseffektivisering og serviceniveau i Byggeri & Bolig". Projektet handlede om – ved hjælp af planlægnings- og effektiviseringsmetoden Lean Administration – at skabe en bedre balance mellem Byggeri & Boligs ressourcer og arbejdsopgaver samt at fastholde Byggeri & Boligs serviceniveau. Projektet har haft særligt fokus på byggesagsbehandlingen, hvor en kraftigt forøget byggeaktivitet i byen gennem en årrække har skabt et ressourcemæssigt problem.

Grundlaget for projektet var en foranalyse udarbejdet af konsulentfirmaet Valcon, der bl.a. konkluderede, at såfremt der ikke blev gennemført Lean, var rekrutteringsbehovet i størrelsesordenen plus 20 medarbejdere, mens en succesfuld gennemførelse af Lean-projektet kunne begrænse rekrutteringsbehovet til ca. 7 medarbejdere.

Det blev på denne baggrund ved projektets start besluttet at give en tillægsbevilling til det allerede konstaterede udækkede ressourcebehov, samt at personalesituationen i Byggeri & Bolig skulle genvurderes i efteråret 2006.

Midt i projektet blev yderligere ressourcer til ansættelse af 7-8 personer bevilget, da det viste sig, at forventningerne til aktivitetsudviklingen pga. en yderligere forøget sagsmængde og -kompleksitet ikke længere var retvisende.

Projektet nærmer sig nu sin afslutning, og konsulentfirmaet Valcon, der har bistået Byggeri & Bolig i projektet, har nu udarbejdet en afrapportering.

Projektets resultatskabelse vurderes at være nået, og det vurderes endvidere, at der under nogle nærmere angivne forudsætninger ikke vil være behov for yderligere ressourcer til byggesagsbehandlingen før medio / ultimo 2007.

Byggeri & Bolig vurderer imidlertid allerede nu, at forudsætningen om uændret sagskompleksitet ikke vil holde stik.

Byggeri & Bolig vurderer endvidere, at implementering af Lean-principper og -virkemidler i høj grad har medvirket til en positiv resultatskabelse i projektforløbet. Lean har især vist sig at spille fint sammen med Byggeri & Boligs strategiske tilgang til håndteringen af byggesagsbehandlingen, der har differentieret kundefokus som et af de bærende elementer.