Drøftelse af retningslinjer for administration af arrangementspuljen

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget drøfter,

1. at de nuværende retningslinjer for tildeling af midler fra arrangementspuljen skærpes, og gøres mere transparente herunder, at arrangementspuljens midler fordeles over året, i to runder, i henholdsvis foråret og efteråret.

Problemstilling

Arrangementspuljen har til formål at yde refusion af forskellige udgifter af praktisk karakter i forbindelse med udendørs eller indendørs arrangementer afholdt i Københavns Kommune.

På nuværende tidspunkt er arrangementspuljen på 800.000 kr. ekskl. moms hvert år til og med 2018. Puljen kan søges af både private og offentlige arrangører, herunder de dele af den kommunale forvaltning, der selv arrangerer arrangementer. Fordelingen af midler sker i dag fire gange årligt i Teknik- og Miljøudvalget.

Teknik- og Miljøudvalget besluttede i forbindelse med godkendelsen af sidste tildelingsrunde for arrangementspuljen i 2015, at Teknik- og Miljøforvaltningen skulle fremlægge en drøftelsessag med henblik på at skærpe kriterierne, så der sikres en højere grad af gennemsigtighed i tildelingen af midlerne.

Løsning

Teknik- og Miljøudvalget kan med afsæt i nedenstående løsningsforslag drøfte:

1. Hvilke arrangementer, der skal prioriteres
2. Hvor mange årlige ansøgningsrunder, der skal være
3. Hvor meget støtte der skal gives til enkelte projekter

Teknik- og Miljøudvalget kan med afsæt i nedenstående løsningsforslag drøfte hvilke parametre, der skal indgå i vurderingen af ansøgningerne og hvor højt parametrene hver især skal vægtes.

Løsningsforslag:

Arrangementerne rates efter en eventvurderingsmodel, hvor forskellige parametre, baseret på underliggende indikatorer, hver udløser fra 0-4 point, som det også kendes fra Kultur- og Fritidsforvaltningens eventvurdering til event- og festivalpuljen.

Parametre:

Store arrangementer prioriteres

I vurderingen af hvilke indikatorer som skal definere et stort arrangement indgår:

1. Antal deltagere
2. Antal tilskuere
3. Fysisk omfang
4. Tidsmæssigt omfang

Åbne arrangementer prioriteres

Indikatorer som definerer et åbent arrangement er:

1. Gratis entré (eventuel graduering ved mindre entré).
2. Deltagergebyr – fx har de fleste løbeevents et deltagergebyr men gratis adgang for tilskuere.

Geografisk spredning prioriteres

Koncentrationen af arrangementer er meget stor i særligt Indre By og til dels i brokvartererne. Tildelingen af støtte til arrangementer kan bidrage til geografisk spredning. Dermed understøttes målsætningen i Fællesskab København om, at 90 % af københavnerne er enige i, at deres lokalområde er levende og varieret. Derfor skal arrangører have et incitament for at afholde arrangementer i de bydele, der har forholdsmæssigt få arrangementer.

Vægtning af parametre for tildeling

Som baggrund for vægtning af de ovenstående parametre foreslår forvaltningen følgende:

• 40 % Arrangementets størrelse
• 30 % Åbne arrangementer
• 30 % Geografisk spredning

2. Hvor mange ansøgningsrunder skal der være?

Teknik- og Miljøudvalget kan med afsæt i nedenstående løsningsforslag endvidere drøfte, hvordan det sikres, at de bedst ratede arrangementer opnår støtte samtidig med, at der også sikres midler til arrangementer, der ligger sidst på året.

Løsningsforslag: 

Der uddeles fremover midler til arrangementspuljen to gange om året, Midlerne fordeles med 50 % til første halvår og 50 % til andet halvår således, at også arrangementer der søger sidst på året, har mulighed for at opnå støtte.

Der indføres et princip om, at der kun uddeles midler til arrangementer, der opnår en rating på baggrund af de ovenstående parametre. Såfremt der ikke er ansøgninger nok, der opnår den fastsatte rating, går restbeløbet videre til næste uddelingsrunde. Efter årets sidste uddelingsrunde bortfalder eventuelle restbeløb.

I tilfælde hvor der er flere ansøgninger, der opnår den definerede rating, end der er midler i uddelingsrunden, overføres ansøgningerne til næste uddelingsrunde inden for samme kalenderår.

3. Hvor meget støtte skal der gives?

Minimums- og maksimumsbeløb er i dag hhv. 10.000 kr. og 100.000 kr., med det forbehold, at hvis arrangementet har færre udgifter end 10.000 kr., kan der tildeles mindre beløb, hvis tildelingskriterierne i øvrigt er opfyldt.

Teknik- og Miljøudvalget kan med afsæt i de nuværende beløbsgrænser drøfte, hvor meget der skal gives i støtte.

Løsningsforslag:

Minimums- og maksimumsbeløbene fastholdes, men forbeholdet fjernes. Således understøttes prioriteringen af større arrangementer.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser for forvaltningen.

Videre proces

På baggrund af Teknik- og Miljøudvalgets drøftelse, vil Teknik- og Miljøudvalget fremlægge indstilling til nye retningslinjer hurtigst muligt. Ansøgninger til arrangementspuljen vil først blive behandlet, når de nye retningslinjer er godkendt.

De allerede modtagne ansøgninger i 2016, vil blive behandlet efter de gamle retningslinjer, dog vil forvaltningen tilbyde disse ansøgere, at få behandlet deres ansøgninger efter de nye retningslinjer, når disse er godkendt.  

Pernille Andersen

                             / Anne-Sofie Degn