Byggesagsgebyrer 2017

Borgerrepræsentationen skal tage stilling til timetaksten for byggesager i 2017, som er baseret på en ny beregningsmodel. Forvaltningen indstiller, at timetaksten for 2017 fastsættes til 658 kr. pr. forbrugt time, samt at udestående finansieringsbehov på 8,6 mio. kr. indgår i overførselssagen 2016-2017.  

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at byggesagsgebyret per 1. januar 2017 opkræves med 658 kr. pr. forbrugt time, jf. bilag 1.
    
   Teknik- og Miljøforvaltningen indstillinger, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,
    
2.  at udestående finansieringsbehov på i alt 8,6 mio. kr. indgår i forhandlingerne om overførselssagen 2016-2017.

Problemstilling

Timetaksten for byggesager i 2017 fremgik ikke af Teknik- og Miljøudvalgets budgetbidrag for 2017 (TMU 25. april 2016). En videreførelse af niveauet fra 2016 på 550 kr. pr. time indgik formelt i budgetforhandlingerne, og Teknik- og Miljøudvalget godkendte 19. september 2016, at Teknik- og Miljøforvaltningen inden udgangen af 2016 skulle fremlægge en indstilling med et opdateret bud på en timesats.

Det fremgik ligeledes af indstillingen 19. september 2016, at sagsbehandlingen for nye byggesager efter 2015 har været underfinansieret, og at der fra 2017 og frem som følge af vedtagelse af Teknik- og Miljøforvaltningens håndtering af gamle byggesager (BR 25. august 2016) ikke vil være mulighed for at håndtere dette via merindtægter fra de gamle byggesager. Der skal derfor ligeledes tages stilling til håndtering af eventuel underfinansiering i 2017.  

Jf. budgetaftale 2015 og 2016 er det hensigten, at vurdering af ressourceforbrug til byggesagsbehandling skal indgå i budgetforhandlingerne. Modellen for det nye beregningsgrundlag forelå imidlertid først ultimo august, og takstberegningerne i henhold til modellen har efterfølgende skullet konsolideres i samarbejde med Deloitte. Det har derfor ikke været muligt at få taksterne beregnet tids nok til, at ressourcebehovet kunne indgå i budgetforhandlingerne for 2017.

Løsning

Gebyret for byggesagsbehandlingen opkræves hos ejendommens ejer efter tidsforbrug i forbindelse med udstedelse af både byggetilladelse og ibrugtagningstilladelse. Der opkræves gebyr for sagsbehandlingstimer fra det tidspunkt, hvor sagsbehandlingen igangsættes, og indtil byggeriet kan tages lovligt i brug. Såfremt et byggeprojekt ikke færdiggøres, vil der blive opkrævet gebyr for den tid, der er brugt på sagsbehandlingen.I forbindelse med Budget 2015 og 2016 blev der afsat midler til fritagelse af enkelte sagstyper fra gebyr, samt til at en del af området skattefinansieres i form af en generel sænkelse af gebyret jf. bilag 1.

Teknik- og Miljøforvaltningen har med bistand fra Deloitte udviklet en ny model til beregning af timesatsen for byggesagsbehandlingen. Modellen er udarbejdet for at skabe et bedre styringsgrundlag og sikre bedre dokumentation for omkostninger bag takstfastsættelsen, som også blev påpeget i revisionsbemærkningen på området (TMU 2. maj 2016). På baggrund af oplysninger om lønudgifter og andelen af fakturerbar sagsbehandlingstid (det vil sige tid, som kan registreres og opkræves på konkrete gebyrbelagte byggesager) beregner den nye model en timesats, der modsvarer de konkrete omkostninger.  Modellen tager samtidig højde for, at de skattefinansierede sagstyper fritages for gebyr.

I henhold til modellen, vil der være fuld finansiering af udgifterne med en takst på 813 kr. i 2017. Hvis takstopkrævningen i 2017 skal dække alle forvaltningens omkostninger til byggesagsbehandling, omfatter dette imidlertid også udgifter i 2017 vedrørende sager fra tidligere år.

Udgifterne vedrørende tidligere år kan inddeles i 2 kategorier (se i øvrigt bilag 3 for uddybning):

1) Udgifter, der kan tilskrives ændret lovgivning/opkrævningsmetode i forhold til perioden 2013-2014. Teknik- og Miljøforvaltningen vil udføre sagsbehandling på disse sager i 2017, men størstedelen af indtægterne blev opkrævet i forbindelse med byggetilladelsen. I 2015 og 2016 har udgifterne hertil kunnet håndteres via ekstraindtægter fra byggesager før 2013, der fremover er disponeret til andre formål. Udgifterne i 2017 forventes at udgøre ca. 5,2 mio. kr.

2) Manglende indtægter, der skyldes, at op mod 45 pct. af de fakturerede timer i 2017 vil ske til taksten i 2016, som var 550 kr. i timen. Den takst, modellen beregner, tager udgangspunkt i, at alle afregnede timer i 2017 kan ske til den samme pris. Der vil derfor være en underfinansiering i modellen, eftersom den takst, modellen forudsætter for 2017, vil være højere end taksten i 2016, som en stor del af opkrævningen skal ske til. Størrelsen på denne underfinansiering afhænger af, hvilket takstniveau, der besluttes i 2017. Ud fra den forventede sagsmængde giver det en underfinansiering på 3,4 mio. kr., hvis taksten fastsættes til 658 kr. Såfremt taksten i 2017 kun fastsættes til 550 kr. vil finansieringsbehovet vokse med yderligere 4,2 mio. kr. i 2017, da alle sager vil være underfinansierede (se tabel 1).

Det bemærkes, at den politiske beslutning i budget 2016 om takstnedsættelser ingen betydning har for størrelsen på underfinansieringen. Taksten blev med budget 2016 sat ned fra 800 kr. til 550 kr. Takstniveauet på de 800 kr., som var udgangspunktet for takstnedsættelsen i budget 2016, var imidlertid for lavt, idet antallet af fakturerbare timer var estimeret for højt. Det betyder, at takstnedsættelsen i budget 2016 medførte, at taksten blev parallelforskudt fra et for lavt udgangspunkt på 800 kr. til et tilsvarende for lavt niveau på 550 kr., men at selve nedsættelsen af taksten med 250 kr. var korrekt beregnet. 

Sagsbehandling i 2017 vedrørende sager fra 2015 vurderes ikke at give anledning til udfordringer, da taksten her var fastsat til 800 kr., hvilket stort set svarer til den takst, der dækker omkostningsniveauet i 2017. Samtidig er antallet af sager fra 2015 af et mindre omfang.

    Tabel 1: Takstscenarier og budgetkompensation

Som nævnt ovenfor, vil en takst på 813 kr. dække omkostninger, som ikke kan henføres til sagsbehandling i 2017. Taksten vil derfor skulle reduceres i efterfølgende år, hvor udgifterne til tidligere års sager falder (se bilag 3). Såfremt taksten i 2017 skal være lavere end 813 kr., skal der ske en forhøjelse af budgetkompensationen, hvilket jf. problemstillingsafsnittet tidligere er besluttet skal indgå i budgetforhandlingerne.

Eftersom takstberegningen først kunne foreligge efter budgetforhandlingernes afslutning, foreslår Teknik- og Miljøforvaltningen, at en forhøjelse af budgetkompensationen indgår i forhandlingerne om overførselssagen 2016-2017. Teknik- og Miljøforvaltningen foreslår, at taksten i 2017 fastsættes til 658 kr., hvorved takstniveauet forventes at kunne holdes stabilt i de efterfølgende år. Dette takstniveau forudsætter en budgetkompensation på 8,6 mio. kr. i forbindelse med overførselsforhandlingerne til håndtering af udgifter vedrørende sagsbehandling af sager fra tidligere år. Med denne løsning vil efterslæbet fra tidligere år ikke belaste taksterne fremover.

Sagsbehandlingen vedrørende sager fra tidligere år vil også påvirke omkostningerne i 2018 og 2019. De konkrete beløb er behæftet med væsentlig usikkerhed. Baseret på den nuværende forventning til sagsafviklingen, må der påregnes udgifter i størrelsesordenen 1-3 mio. kr. i både 2018 og 2019 vedrørende behandling af sager fra 2013 og 2014. Behandling af sager fra 2016 vurderes at få en meget begrænset effekt på omkostningerne i 2018 og frem (under 0,5 mio. kr.). Teknik- og Miljøforvaltningen foreslår, at dette håndteres i forbindelse med budgetforhandlingerne om 2018, hvor der foreligger et valideret beregningsgrundlag (se økonomiafsnittet).

Økonomi

Der er som nævnt tale om en nyudviklet model, som forudsætter et datainput (eksempelvis tidsregistrering på sagsfamilier), som ikke har været tilvejebragt i denne form tidligere. Beregningerne til 2017-taksten er derfor behæftet med en række usikkerheder blandt andet som følge af, at tidsregistreringsdata kun er tilgængelige for en begrænset periode. Den konkrete tid, som medarbejderne forventes at kunne fakturere i 2017 er derfor til en vis grad baseret på skøn. Modellen er derudover i sin nuværende form meget følsom i forhold til ændringer på enkeltmedarbejderniveau. Med henblik på beregningen af 2018-taksterne vil Teknik- og Miljøforvaltningen arbejde videre med at kvalitetssikre modellens datainput og skabe et bedre grundlag at beregne en omkostningsdækkende takst ud fra.

Teknik- og Miljøforvaltningen arbejder løbendepå at effektivisere sagsbehandlingen, hvilket til dels er lagt ind i modellen, men det videre arbejde hermed vil ligeledes fortsætte frem mod 2018. I forbindelse med udarbejdelsen af takstberegningsmodellen, er det herudover blevet klarlagt, at der til budget 2018 vil være behov for opjustering af budgetkompensationen, hvis gebyrfritagelsen af konkrete sagsområder vedtaget i budget 2015 skal fastholdes. Den vedtagne kompensation dækker således kun akkurat de fritagne områder i 2017, og der må forventes en stigende aktivitet på de gebyrfritagne områder i de kommende år.

Afhængig af den valgte takst foreslås det, at det nødvendige supplerende finansieringsbehov indgår i overførselssagen 2016-2017 og budgetforhandlingerne for 2018. Såfremt der ikke afsættes midler i forbindelse med overførselssagen, eller såfremt det ikke godkendes, at udestående finansieringsbehov bør sendes videre til prioritering i overførselssagen, vil den manglende finansiering skulle håndteres indenfor Teknik- og Miljøforvaltningens egen ramme. Eftersom der ikke kan forventes ekstraindtægter vedrørende tidligere byggesager fra tidligere år, vil dette som udgangspunkt skulle ske ved servicereduktioner, som kan få konsekvenser på andre af forvaltningens kerneopgaver. Afhængigt af beslutningen, vil Teknik- og Miljøforvaltningen evt. vende tilbage med en indstilling, der anviser mulige håndteringer af en resterende udfordring.

Videre proces

Den godkendte takst videresendes til godkendelse i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. Hvis 2. at godkendes, indgår det nødvendige supplerende finansieringsbehov i overførselssagen 2016-2017.

                 Pernille Andersen

                                                                  / Anne-Sofie Degn

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 21. november 2016

Punktet blev trukket af forvaltningen i forbindelse med godkendelse af dagsordenen.