Finansiering af intern anlægsorganisation i Teknik- og Miljøforvaltningen i 2021
Indstilling
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,
- at der etableres bevillingsmæssig dækning af omkostningerne til den nuværende anlægsorganisation i 2021 svarende til 119,2 mio. kr.
- at der for budget 2022 anvendes en foreløbig gennemsnitlig bidragssats på 12 % baseret på det nuværende omkostningsniveau i 2021 set i forhold til den samlede anlægsbevilling i 2021 (ekskl. Byfornyelsesrammen).
Problemstilling
På møderne den 26. marts og 29. marts 2021 behandlede Teknik- og Miljøudvalget Intern Revisions særlige undersøgelse af den nuværende aflønningsmodel på anlægsområdet, samt Teknik- og Miljøforvaltningens handleplan for at imødekomme rapportens anbefalinger og konklusioner jf. bilag 1.
Handlingsplanen gennemføres i flere faser og med denne sag søges tilslutning til at der skabes bevillingsmæssig dækning for den nuværende anlægsorganisation i 2021 og at det besluttes med hvilken foreløbig bidragssats budgetnotater for 2022 skal udarbejdes. Denne sag er derfor første skridt i retning af en ny model, der har til formål at skabe større budgetsikkerhed, budgetoverholdelse og transparens omkring Teknik- og Miljøforvaltningens finansiering og styring af interne omkostninger til anlægsorganisationen.
Løsning
2021 som overgangsår til en ny model
I henhold Intern Revisions anbefalinger betragtes 2021 som et overgangsår til den nye model. I 2021 etableres derfor en samlet bevilling til dækning af de nuværende omkostninger til forvaltningens anlægsorganisation i 2021.
Med tæt inddragelse af Intern Revision har Teknik- og Miljøforvaltningen udført første del af en budgetanalyse, der har haft til formål at afdække omkostningsniveauet på den aktuelle anlægsorganisation i Teknik- og Miljøforvaltningen i 2021 sammenholdt med den samlede anlægsbevilling, der forventes at blive eksekveret i 2021. Formålet hermed er først og fremmest at definere det aktuelle finansieringsbehov for 2021, som skal sikre bevillingsmæssig dækning og forhindre yderligere underskud på anlægsområdet i Teknik- og Miljøforvaltningen i indeværende år. Det bemærkes, at der i opgørelsen ikke er medtaget byfornyelsesrammen, da der i bevillingen hertil allerede er tilvejebragt finansiering til de afledte interne omkostninger i anlægsorganisationen. Derfor har byfornyelsesrammen heller ikke været en del af den oprindelige aflønningsmodel, men det vil indgå i en senere budgetanalyse af den samlede anlægsorganisation.
Omkostningsniveauet til anlægsorganisationen i 2021 er på den baggrund opgjort til i alt 119,2 mio. kr., der består af 101,9 mio. kr., som direkte kan henføres til udførelsen af anlægsprojekterne samt 17,3 mio. kr., som kan henføres til støttefunktioner og tværgående omkostninger jf. tabel 1 nedenfor.
Tabel 1: Anlægsorganisationens omkostningsniveau i 2021 (mio. kr.)
|
Anlægsorganisation (udførende eller støtte) |
|
|
Udførelse af anlægsprojekter (projektledere, byggeledere mv) |
101,9 |
|
Støttefunktioner og tværgående udgifter |
17,3 |
|
Samlet omkostningsniveau i 2021 |
119,2 |
For at tilvejebringe en samlet bevilling til anlægsorganisationen på 119,2 mio. kr. i 2021 vil der i forbindelse med en sag til Borgerrepræsentationen i efteråret 2021 blive gennemført en budgetmæssig omplacering fra hver enkelt af de aktuelle anlægsprojekter, således at restbudgettet udelukkende udgør en projektbevilling jf. ovenfor.
Beregning af bidragssatser til budget 2022
Opgørelsen af omkostningsniveauet i 2021 udgør det ene ben af beregningsgrundlaget for en samlet procentsats der er fremkommet ved at sammenholde omkostningstotalen for anlægsorganisationen med den samlede anlægsbevilling. Denne er opgjort til 12 procent og er jf. tabel 2 beregnet som de totale omkostningerne til anlægsorganisationen på 119,2 mio. kr. fratrukket støttefunktioner på 17,3 mio. kr., som en andel af det samlede anlægsbudget i 2021 på 879,6 mio. kr. (ekskl. Byfornyelsesrammen).
Der er, efter aftale med Intern Revision, derudover foretaget en nærmere analyse af, hvordan den gennemsnitlige bidragssats kan nedbrydes yderligere til differentiere bidragssatser, der i højere grad afspejler omkostningsprofilerne til anlægsorganisationen fordelt på en række hovedprojektkategorier. Af tabellen nedenfor fremgår beregning af den samlede bidragssats samt en yderligere nedbrydning til differentierede bidragssatser alt efter projektkategori.
Tabel 2: Beregning af bidragssatser
|
Projektkategori/ enheder |
Omkostning til anlægsorg. I 2021(mio. kr.) |
Anlægsbevilling i 2021 * (mio. kr.) |
Beregnet bidragssats (pct) |
|
Klima |
35,0 |
105,4 |
33 |
|
Bro og Tunnel |
15,5 |
164,3 |
9 |
|
Cykel og Vej |
17,3 |
189,5 |
9 |
|
Park og Byrum |
15,7 |
176,9 |
9 |
|
Vejviden og Genopretning |
13,1 |
214,7 |
6 |
|
Øvrige* |
5,3 |
28,7 |
18 |
|
Total omkostning/bidragssats |
101,9 |
879,5 |
12 |
*2. anlægsoversigt 2021 for ordinær anlæg og klima, **Heri indgår Trafik, Tilladelse til vejændring og Mobilitet for MKB
Den yderligere nedbrydning til underliggende projektkategorier giver et øjebliksbillede af ressourcetrækket på den interne anlægsorganisation, men afspejler ikke, at de enkelte projekter kan være i forskellige projektfaser. Der kan derfor være en væsentlig usikkerhed i denne opgørelsesmetode, hvis den anvendes til bidragssatser i budgetnotater. På den baggrund anbefaler Teknik- og Miljøforvaltningen, at der foretages yderligere analyse heraf, hvis differentierede bidragssatser skal anvendes fremover. Indtil denne analyse forelægger anbefales det, at den gennemsnitlige overordnede bidragssats anvendes som foreløbig bidragssats i budgetprocessen for 2022.
Budgetanalyse fase 2
Der gennemføres i efteråret 2021 næste fase af budgetanalysen, der udvides med en dybere opgørelse af omkostningsniveauet med henblik på at beregne differentierede bidragssatser for overførselssagen 2021/22 samt budget 2023 og frem. Derudover vil der blive inddraget erfaringer og nøgletal fra tilsvarende bygherreorganisationer i det offentlige, som led i en benchmark-analyse.
Som perspektivering for den foreløbige nye bidragssats kan der henvises til EY’s benchmarkinganalyse fra 2017, som fandt, at de procentmæssige bygherreomkostninger ligger på 14-20% iFrederiksberg Kommune, By & Havn, Bygningsstyrelsen og Vejdirektoratet(EY ”En ny model for administrationsprocenten” 2017).
Økonomi
Der henvises til ovenstående gennemgang af det økonomiske beregningsgrundlag.
Videre proces
I forlængelse af denne sag fortsætter Teknik- og Miljøforvaltningen arbejdet med at operationalisere den nye anlægsmodel yderligere, herunder tilpasse interne processer, roller og ansvar i anlægsorganisationen og oplæring af medarbejdere, enhedschefer og topledelse i konsekvenserne af den nye anlægsmodel.
Teknik- og Miljøudvalget forelægges en sag med beskrivelse af den nye model, samt anden fase af budgetanalysen, på et møde i efteråret 2021. Den nye model forelægges efterfølgende Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.
Derudover forelægges Borgerrepræsentationen en sag i efteråret 2021 omhandlende den budgetmæssige omplacering fra de nuværende projekter således, at der etableres en samlet bevilling til anlægsorganisationen i 2021.
I den forbindelse vil den eksisterende anlægsportefølje blive gennemgået med henblik på rebudgettering af alle igangværende anlægsprojekter i overensstemmelse med den nye anlægsmodel.
Søren Wille
/Thomas Højlt
Beslutning
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 21. juni 2021
Indstillingen blev godkendt med 8 stemmer mod 0. 3 medlemmer undlod at stemme.
For stemte: A, B, F, Ø og Å.
Imod stemte:
Undlod at stemme: C, O og V.
Det Konservative Folkeparti, Venstre og Dansk Folkeparti afgav følgende protokolbemærkning:
”Vi havde forventet, at der forelå en ny beregningsmodel allerede for budgetnotaterne i august 2021 til brug for forhandlingerne om budget 2022. Når den eksisterende model ikke længere kan anvendes, er det nødvendigt, at der hurtigst muligt vedtagnes en ny model, så anlægsbudgettet og regnskab bliver retvisende senest fra og med regnskab 2022. Vi har noteret os, at det allerede i 2020 blev konstateret, at den nuværende beregningsmodel ikke længere kan anvendes. Vi havde gerne set, at man havde lavet en ny model allerede fx med udgangspunkt i de seneste tre års regnskaber”.
Det samlede udvalg afgav følgende protokolbemærkning:
”Udvalget noterer sig at modellen for finansiering af anlægsorganisationen er udarbejdet med inddragelsen af Økonomiforvaltningen og Intern revision, og at der er med denne sag ikke tale om en ny budgetudfordring pga. ufinansieret merforbrug eller anden økonomisk ubalance, som kan henføres til sagen om aflønningsmodellen. Der er tale om første skridt i overgangen til en ny model jf. anbefalingerne fra Intern Revisions særlige undersøgelse, hvor omkostningerne til forvaltningens anlægsorganisationen fremover bliver dækket af en samlet bevilling fremfor gennem den gamle aflønningsmodel, hvor omkostningerne blev henført til den enkelte anlægsprojektbevilling baseret på timepriser og tidsregistrering”.