Evaluering af forløb med prøveboligerne i Tingbjerg

Teknik- og Miljøudvalget skal tage evaluering af forløbet med byggesagsbehandlingen af prøveboligerne i Tingbjerg til efterretning. Endvidere skal Teknik- og Miljøudvalget og Økonomiudvalget tage til efterretning, at forvaltningerne er i dialog med grundejere og bygherrer i Tingbjerg om et forslag til styrket koordinering af arbejdet med Tingbjerg i Københavns Kommune.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at evaluering af forløbet med byggesagsbehandlingen af prøveboligerne i Tingbjerg (bilag 3) tages til efterretning.
   
   Teknik- og Miljøforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget og Økonomiudvalget godkender,
   
   
2. at udvalgene tager til efterretning, at forvaltningerne er i dialog med grundejere og bygherrer i Tingbjerg om et forslag til styrket koordinering af arbejdet med Tingbjerg i Københavns Kommune, som kan indgå i forhandlingerne om budget 2022.
   
   
3. at der hermed er gjort op med medlemsforslag om evaluering af processen med at etablere prøveboliger i Tingbjerg stillet af Venstre den 25. marts 2021 (bilag 2).

Problemstilling

Borgerrepræsentationen vedtog den 25. marts 2021 medlemsforslag om, at Teknik- og Miljøforvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningen skal udarbejde en evaluering til politisk behandling i Teknik- og Miljøudvalget samt Økonomiudvalget. Evalueringen skal belyse processen med etablering af prøveboliger i Tingbjerg samt komme med forslag til, hvordan man fremadrettet kan forenkle koordination, afklaring og tilladelser i den kommunale sagsbehandling på tværs af ressortområder.

Løsning

Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 24. februar 2020 igangsættelsen af byggesagsbehandlingen om opførelsen af op til ti permanente prøveboliger i Tingbjerg. Forløbet med udstedelsen af byggetilladelse til etablering af op til 10 prøveboliger i Tingbjerg gennemgås og evalueres i evalueringen (bilag 3). I evalueringen orienteres også om, hvilke forhold i sagen der har givet anledning til udfordringer og øget sagsbehandlingstid.

Historik

Sagen om prøveboligerne blev behandlet første gang i Borgerrepræsentationen den 20. juni 2019. På mødet blev det besluttet, at Teknik- og Miljøforvaltningen, med inddragelse af Økonomiforvaltningen, skulle udarbejde et forslag til politisk behandling om at opføre op til ti modelboliger i Tingbjerg uden krav om lokalplan. Som led i udarbejdelsen af materialet til den politiske behandling foretog bygherre en inddragelsesproces i Tingbjerg omkring prøveboligerne og Teknik- og Miljøforvaltningen udarbejdede en række anbefalinger for byggeriet, herunder placering, arkitektur mv. Den 24. februar 2020 blev det vedtaget i Teknik- og Miljøudvalget at igangsætte byggesagsbehandlingen med den forudsætning, at forholdet omkring de på arealet anviste parkeringspladser løses af bygherre. Byggesagen blev indledningsvist igangsat i form af en forhåndsdialog. I forhåndsdialogen viste sig flere udfordringer, og særligt afklaring vedr. forhold fra tidligere byggetilladelser i området, herunder et uopfyldt krav til parkeringspladser til Tingbjerg Skole, Kulturhus og svømmehal på nabomatriklen, som der ikke forelå oplysninger om på sagen, tog ca. ni måneder, og endte med at bygherre fremsendte en dispensationsansøgning om flytning af arealudlæg til parkering.

Bygherre anmodede om byggetilladelse til at opføre otte boliger (antal bestemt af bygherre) den 5. november 2020. Bygherre anmodede den 6. januar 2021 om at få en udstykningstilladelse samtidig med byggetilladelsen, hvilket ikke er praksis i Københavns Kommune. Endvidere indsendte bygherre den 3. februar 2021 en dispensationsansøgning til parkeringskravet og den 19. marts 2021 indgik bygherre en aftale med tilstødende grundejer om vejadgang. Behandlingen af disse ansøgninger og afklaring af disse forhold var gensidigt afhængige. Bygherre fik byggetilladelsen mandag den 22. marts 2021. Selve byggesagsbehandlingen tog 4,5 måned.  

Tabellen viser tidslinjen for byggesagsbehandlingen fra bygherre anmodede om byggetilladelse.

Processen i byggesager

I sagen om prøveboligerne blev processen igangsat på baggrund af en politisk beslutning, hvormed denne byggesag er indledt med en længere forhåndsdialog og behandlet forud for lokalplanen for Tingbjerg. De kommende byggetilladelser til nybyggeri i Tingbjerg vil blive behandlet og udstedt med udgangspunkt i lokalplanlægningen.

Når en bygherre/grundejer anmoder Teknik- og Miljøforvaltningen om at opstarte en forhåndsdialog i byggesagen, er det ansøgers ansvar at have et fuldt overblik over, hvilke bindinger der knytter sig til matriklen (krav fastsat i tidligere byggesager, servitutter og lignende) samt en fuldmagt fra tilstødende grundejere, hvis byggeriet påvirker disse.

Konklusion

Evalueringen af sagen viser, at der har været mange uforudsete udfordringer undervejs. Forløbet vedr. afklaringen af parkering har været den primære årsag til sagens lange forløb. Hvis konklusionen om, at det ikke var muligt at revurdere antallet af byggelovspladser havde foreligget hurtigere, fx i foråret 2020, kunne forvaltningerne og grundejerne hurtigere have håndteret spørgsmålet om flytning af arealudlæg til parkeringspladser. Dermed kunne byggetilladelsen formentlig have været givet et halvt år tidligere, forudsat at de andre nævnte forhold, såsom vejadgang mv., var håndteret. Evalueringen har været til kommentering hos bygherre, og deres bemærkninger er indarbejdet i evalueringen.

Teknik- og Miljøforvaltningen har efterfølgende, den 26. marts 2021, tilsendt bygherre og grundejere i Tingbjerg en procesplan for forhåndsdialogen (bilag 4) med henblik på at sikre en bedre forventningsafstemning til de næste behandlinger af byggetilladelser. I forhåndsdialogen går hele dialogen gennem afdelingen Plan, Analyse, Ressourcer og CO2-reduktion i Teknik- og Miljøforvaltningen, som koordinerer processen, inddrager bl.a. Hovedstadens Beredskab og sørger for, at de relevante parter deltager i møderne. Grundejer har kvitteret for, at den giver et godt overblik over sagsgangene.

Denne proces vil være gældende for den fremtidige byggesagsbehandling i Tingbjerg lige såvel som i langt de fleste andre byggesager. Endvidere vil der i det kommende arbejde foreligge en lokalplan, som danner grundlag for byggesagsbehandlingen. Det er således forvaltningens vurdering, at der fremadrettet kan tilrettelægges mere effektive forløb som i øvrige byggesager med lokalplan.

Endvidere deltager de kommunale parter, som ligeledes er bygherre i området, i lokalplan-processen, når udbygningen af de kommunale arealer skal planlægges. Dette er ligeledes fast procedure i lokalplanlægningen. Hermed sikres en koordinering af de kommunale aktiviteter som vedrører den fysiske planlægning, hvor evalueringen og forløbet med prøveboligerne også har vist, at denne koordinering er central – både mellem bygherre og Københavns Kommune og internt på tværs af forvaltningerne. En stor del af afklaringerne kan dermed ske i takt med planlægningen og være afklaret når byggesagsbehandlingen af det kommende, lokalplanlagte nybyggeri påbegyndes.

Evalueringen klarlægger således de udfordringer, der har været i den konkrete sag og opridser de væsentligste læringspunkter herfra, som tages med videre. Evalueringen skitserer endvidere de faste procedurer, som allerede findes og som Teknik- og Miljøforvaltningen oplever fungerer i hovedparten af byggesagerne.

De væsentligste læringspunkter er:

• Tydelig forventningsafstemning mellem bygherre og Københavns Kommune ved opstart af en byggesag eller forhåndsdialog, herunder dokumentation som bygherre skal levere, temaer som sagsbehandles, forventet sagsbehandlingstid mv.,
• Tidlig inddragelse af og/eller partshøring hos relevante kommunale parter samt sikring af de nødvendige fuldmagter, herunder i Økonomiforvaltningen (fx KEID når kommunen er grundejer på tilstødende matrikler),
• Indgå klare aftaler vedr. bindinger på grunde, herunder ex. parkeringskrav. Den konkrete sag blev bl.a. udfordret af en arealreservation til parkeringspladser på ’prøveboliggrunden’, som der blev opnået enighed om i 2015 mellem boligorganisationerne SAB og fsb, Kultur- og Fritidsforvaltningen og Byggeri København for at muliggøre opførelse af Kulturhuset i Tingbjerg på et tidligere parkeringsareal. Løsningsmodellen vedr. arealudlæg til parkering skal ses i lyset af, at der i 2013 ikke var udsigt til byudvikling og frasalg af grunde til boligbyggeri i Tingbjerg. Problemstillingen opstod, fordi parterne ikke havde en klar aftale om, hvad der ville ske, hvis SAB ønskede at anvende grunden til noget andet.

Styrket koordinering fremadrettet

Økonomiforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen er i gang med at udarbejde et forslag til styrket koordinering af arbejdet med Tingbjerg i Københavns Kommune. Konkret indeholder forslaget en ny koordinatorfunktion i kommunen, der kan være primært kontakt for henvendelser vedr. byudvikling i Tingbjerg. Koordinatoren skal tage ejerskab til at sikre, at problemer løses og følge op på fremdrift i dialog med de relevante forvaltninger. Økonomiforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen vil konkretisere forslaget i dialog med grundejere og bygherrer i Tingbjerg med henblik på at Økonomiforvaltningen kan udarbejde et budgetforslag til budget 2022.

Økonomi

Denne indstilling har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces

Når Teknik- og Miljøudvalget har taget evalueringen til efterretning, foretager Teknik- og Miljøforvaltningen sig ikke yderligere.

                  Søren Hartmann Hede                           Søren Wille

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 21. juni 2021

Indstillingens 1. og 2. at-punkt blev taget til efterretning

Indstillingens 3. at-punkt blev godkendt over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen uden afstemning.