Prognose for sagsbehandling af byggesager

Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til opdateret prognose for sagsbehandlingen af byggesager i Område for Bygninger og nye initiativer med fokus på forbedret sagsbehandlingstid, forbedret kundeoplevelse og attraktiv arbejdsplads.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,

1. at nye initiativer til nedbringelse af sagsbehandlingstiden på byggesagsområdet og opdateret prognose tages til efterretning.

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

2. at sagstyper, der prioriteres (fast track), udvides til også at omfatte sager på socialområdet.

Problemstilling

Teknik- og Miljøudvalget fik den 30. august 2021 præsenteret en prognose for den forventede udvikling på byggesagsområdet, ekskl. byggesager i byudviklingsområder. Herefter blev forvaltningen i Budget 2022 tildelt yderligere midler. Dette med henblik på i 1. kvartal 2023 at få afviklet den byggesagsbunke, der havde ophobet sig siden overgangen til Bygningsreglementet 2018 (BR18).

Teknik- og Miljøforvaltningen har fulgt udviklingen på byggesagsområdet tæt og har foretaget en opdatering af prognosen fra august 2021. Status p.t. er, at sagsbeholdningen er faldende og udgør 1.563 sager med nationale servicemål, jf. bilag 3. Byggesagsbunken anses for afviklet, når beholdningen er på ca. 500 sager.

På baggrund af den opdaterede prognose (juni 2022) og yderligere iværksatte initiativer, som beskrevet i løsningsafsnittet, jf. bilag 4, er det forventningen, at sagsbunken er afviklet 1. juli 2023, hvilket er et kvartal senere end i prognosen fra august 2021. Desuden vil forvaltningen for ansøgninger modtaget efter 1. juli 2023 i gennemsnit overholde servicemålene, jf. bilag 3.

For at forvaltningen kan opfylde forventningen, kræver det, at der findes midler i budgetforhandlingerne for 2023 til finansiering af øget brug af ekstern bistand til sagsafvikling også i 2023, ligesom der er behov for en forlængelse af den bevilling til forhåndsdialog, som udløber i 2022, eftersom forhåndsdialog er en vigtig forudsætning for at sikre fuldt oplyste ansøgninger.

Løsning

Den opdaterede prognose (juni 2022)

Et eksternt konsulent-bureau udarbejdede en prognosemodel for den forventede udvikling på byggesagsområdet, som blev præsenteret for Teknik- og Miljøudvalget den 30. august 2021. Udfordringerne for udviklingen i byggesagsbehandlingen var først og fremmest en ophobet sagsbunke med ca. 1.700 sager med nationale servicemål. Ophobningen skyldtes hovedsageligt overgangen til BR18 samt stigende sagsbehandlingstid pr. sag siden 2017, hvilket medførte, at færre sager blev afsluttet. Der var således en manglende overholdelse af KL’s servicemål i en væsentlig andel af sagerne.

Teknik- og Miljøforvaltningen har i forbindelse med en netop gennemført opdatering af prognosemodellen konstateret, at udviklingen på byggesagsområdet på en række områder adskiller sig fra de forudsætninger, der er lagt ind i den oprindelige prognose, og at sagsbunken vil være afviklet 1. juli 2023, hvilket er kvartal senere (bilag 3). Blandt andet har tidsforbruget per sag været højere end det var forudsat i prognosen fra august 2021. Det øgede tidsforbrug skyldes blandt andet øget medarbejderomsætning og dermed kompetencetab i medarbejdergruppen. Endvidere har det vist sig, at en større andel af sagerne er komplekse byggesager, da BR18 har betydet, at mange lettere byggesager (f.eks. badeværelsessager) ikke længere kræver byggetilladelse. Til gengæld modtager forvaltningen pt. færre nye sager end forudsat i prognosen fra august 2021.

Da forvaltningen i foråret 2022 kunne konstatere en stigning i tidsforbrug per sag, blev der allerede i maj 2022 iværksat yderligere initiativer med henblik på at sikre afviklingen af sagsbunkerne på byggesagsområdet. Opdateringen af prognosen viser, at hvis de igangsatte initiativer – som Teknik- og Miljøudvalget allerede har godkendt – bliver forstærket og suppleret af nye initiativer, kan sagsbunkerne være afviklet pr. 1. juli 2023. Den opdaterede prognose viser også, at servicemålene i gennemsnit vil blive overholdt for ansøgninger modtaget efter 1. juli 2023, jf. bilag 3.

Selvom kunderne vil opleve lavere sagsbehandlingstid fra 1. juli 2023, vil den gennemsnitlige sagsbehandlingstid dog fortsat være lang i 2023, da der afgøres ældre byggesager frem mod sommeren 2023. Dermed vil det først i KL’s opgørelse fra afgjorte byggesager i 2024 kunne aflæses, at forvaltningen i gennemsnit overholde de nationale servicemål (den udkommer i foråret 2025). Forvaltningen vil løbende opgøre sagsbehandlingstiderne, der skelner mellem de ældre sager, der afvikles, og de nye sager efter 1. juli 2023, der overholder nationale service i gennemsnit.

Yderligere iværksatte initiativer

De yderligere initiativer, der er iværksat efter maj 2022, er opdelt i tre fokusområder; forbedret sagsbehandlingstid, forbedret kundeoplevelse og attraktiv arbejdsplads, hvoraf de væsentligste fremgår nedenfor. For yderligere beskrivelse se bilag 4.

Forbedret sagsbehandlingstid

• Opjustering af den eksterne bistand, der leveres på byggesagsområdet. Den eksterne bistand er opjusteret til 1.000 sager i 2022 og 500 sager i 2023 (fra 522 sager i 2022 og 150 sager i 2023). Derudover prioriteres fremover alene sager med nationale servicemål i den eksterne bistand (det var forudsat, at de skulle afvikle ca. 2/3 sager med nationalt servicemål og ca. 1/3 af sager uden servicemål fx lovliggørelse). I forvaltningens sagsbehandling vil lovliggørelses- og anmeldelsessager fortsat blive prioriteret.
• Straks-afklaring af enfamilieshuse (”Odsherredmodellen”), som kan give en hurtig sagsbehandling til de ansøgere, der indsender fyldestgørende dokumentation med alle nødvendige oplysninger og tegninger, hvor byggeriet er korrekt indplaceret i ift. brand- og konstruktionsklasse, samt lever op til nogle fastsatte kriterier, bl.a. om at være i overensstemmelse med BR18.

   

• Optimering af sagsbehandling vedrørende brandmæssige forhold, bedre forventningsafstemning med kunderne og udrulning af standardiseret procedure for at lette sagsbehandlingen. BR18 lægger op til, at forvaltningen i sagsbehandlingen baserer sig på dokumentationen fra blandt andet certificerede brandrådgivere og dermed ikke foretager en efterprøvning af dokumentationens indhold. Forvaltningen vurderer på nuværende tidspunkt, at det er nødvendigt, at der i sagsbehandlingen fortsat foretages en form af efterprøvning. Dog bør forvaltningen løbende revidere niveauet med henblik på at kunne spare ressourcer og forkorte sagsbehandlingstiden, hvilket dog bør ske ud fra en forsvarlig afvejning. Det er forudsat, at der kan spares to timer pr. sag pr. 1. juli 2022 i forlængelse heraf.
• Forøget brug af automatisering i sagsbehandling ved, at der implementeres flere sagsunderstøttende robotter i sagsbehandlingen. Kommende automatiseringer skal indgå i sagsprocessen i lighed med allerede ibrugtagne robotter (Ændrea, der ser på ændringer i indsendte ansøgninger, og ByggeBob, der opretter byggesager).

Forbedret kundeoplevelse

• Ændring af tekst på hjemmeside og kvitteringsmails, så det fremgår, hvornår man kan forvente at modtage en afgørelse. Forvaltningens nuværende kvitteringsbrev oplyser, at det i gennemsnit tager ca. ni måneder før, at der træffes afgørelse i en byggesag. I Budget 2023 har forvaltningen et ønske om midler til en digital løsning, som kan skabe yderligere transparens vedrørende sagsbehandlingen og styrke ansøgernes indblik i, hvor deres sag er i sagsprocessen, og hvornår der kan forventes afgørelse i sagen.
• Forsatte kundemøder med interessenter fra erhvervslivet, som blandt andet kan medvirke til bedre forståelse af sagsprocessen for byggetilladelser.
• Fokus på vejledning til ansøgeren med samlet materiale på hjemmeside/brochure med tjekliste og link til relevant dokumentation skal gøre det let gennemskueligt, hvordan en sag er oplyst fyldestgørende.

Attraktiv arbejdsplads

• Dialog med andre kommuner om erfaringer med rekruttering, ligesom der undersøges muligheder for rekruttering af flere faggrupper og fra andre uddannelser.
• Etablering af yderligere fastholdelsesinitiativer, herunder er der allerede mulighed for fast hjemmearbejde.

Forespørgsel i Borgerrepræsentationen den 7. april 2022

Teknik- og miljøborgmesteren besvarede tre forespørgsler i Borgerrepræsentationen om sagsbehandlingstider, hvor bl.a. nedenstående temaer blev drøftet. Som opfølgning på forespørgslen har forvaltningen iværksat følgende:

1) Mere gennemsigtighed ift. sagsbehandlingstider – her har forvaltningen allerede nu ændret tekst på hjemmeside og kvitteringsmails, så der fremgår, hvornår man kan forvente at modtage en afgørelse.

2) Forvaltningen er i dialog med forskellige uddannelsesinstitutioner ift. samarbejde om øget og bedre rekruttering fra disse.

3) Fra 1. september 2022 vil forvaltningen indføre fast track af byggesager på socialområdet under hensyn til at prioritere almene interesser, hvilket vil gælde for både offentlige og private ansøgere, jf. bilag 5.

Økonomi

De præsenterede initiativer (bilag 4) forudsætter, at der findes yderligere finansiering i Budget 2023 på 9,9 mio. i 2023 kr., 15,5 mio. kr. i 2024 og 2025, samt 9,5 mio. kr. i 2026.

• 5,2 mio. kr. til videreførelse af bevilling til udvidet forhåndsdialog (fast bevilling 2023 og frem)
• 4,7 mio. kr. til øget bevilling til ekstern byggesagsbehandling (2023)
• 4,3 mio. kr. til Videreførelse af bevilling til fastholdelse af medarbejdere (2024-2026)
• 6,0 mio. kr. til nedbringelse af sagsbehandlingstider i den afsluttende del af byggesagsbehandlingen (2024-25)

* Den oprindelige bevilling fra 2019 p/l er 4,8 mio. kr. De 5,2 mio. kr. er denne bevilling fremskrevet med løn og prisregulering til 2023 tal og giver 5,2 mio. kr. ** 4,7 mio. er udover hvad der er afsat i budget 2022 for året 2023 og 2024, jf. bilag 6.

Midlerne til yderligere ekstern sagsbehandling i 2022 finansieres via omdisponeringer på andre områder inden for Teknik- og Miljøforvaltningen, hvilket ekstraordinært er vurderet som en forretningskritisk nødvendig prioritering.

Udover ovenstående midler i tabellen søger forvaltningen 3-6 mio. kr. i budgetforhandlingerne til udvikling af IT-løsning, der kan give ansøgere overblik over, hvor deres sag er i sagsprocessen. Omkostningerne er i høj grad afhængig af, om man vælger en model med kommunikation gennem det nationale Byg & Miljø eller en dyrere model med selvstændig kommunikation fra en KK-side med login og flere kommunikationsmuligheder.

Videre proces

Når Teknik- og Miljøudvalget har godkendt indstillingen, vil forvaltningen udarbejde budgetnotater, der kan indgå i budgetforhandlingerne om Budget 2023.

Søren Wille

/Lena Kongsbach

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 20. juni 2022

Det Konservative Folkeparti stillede følgende ændringsforslag som erstatning af 1. og 2. at-punkt:

”at sagen sendes retur til forvaltningen med henblik på en mere ambitiøs plan for sagsafvikling; men henblik på at undgå yderligere forsinkelser i forhold til afvikling af den oparbejdede sagspukkel.”

Ændringsforslaget blev forkastet med 4 stemmer mod 6. Ingen undlod at stemme.

For stemte: B, C og V

Imod stemte: A, F, Ø og Å

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.

Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt uden afstemning.

Det Konservative Folkeparti afgav følgende protokolbemærkning:

”Det Konservative Folkeparti anerkender de nye initiativer der igangsættes med dette initiativ, men er bekymret i forhold til den fortsatte sagsophobning.”